医院档案管理存在的问题及发展对策

殷万芹

[中图分类号]R197.3[文献标识码]B[文章编号]1672-4208(2009)18-0006-02

档案是重要的信息资源，医院的档案记载了医院发展的基础性工作，是医院管理工作的重要部分，它体现了医院的管理水平。随着医疗技术水平的不断提高、各项资金投入的不断加大，档案工作从制度建设、软硬件建设、人员素质等方面都应适应医院发展的需要，以达到与医院的发展同步。

1医院档案管理的现状

1.1组织管理方面(1)部分医院没有专门的档案管理机构，医院档案室一般隶属办公室，有的医院办公室、政工科、党办综合为一个科室，档案人员身兼数职，既要做文书处理工作、人事工资、办公室的日常事务、领导安排的临时性工作，还要应对一些应急性工作，常常没有精力做好档案管理工作，存在心有余力不足现象。(2)忽视了对档案管理人员整体素质的要求，没有将档案人员的培训纳入继续教育计划，造成档案管理人员的思想观念、业务知识、管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新和活力。没有将档案工作纳入领导工作议事日程、单位发展规划和目标考核中，归档管理制度落实不到位，在重要科学研究、重点工程项目建设、大型仪器设备管理等工作鉴定验收时，不能保证档案人员参加，造成归档材料不齐全、不完整。

1.2设施设备从基本建设方面看，档案库房面积小，达不到规定的标准要求。办公室、阅览室和档案室没有分开，档案安全保管、档案库房、档案装具等条件及档案数据库、网络安全等硬件建设达不到国家规定的有关标准和要求。

1.3基础业务建设医院档案管理水平不高，在医院近期和远期规划中，一般对医院发展目标、内外环境建设、医疗设备、技术水平、专业技术人员培训等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与医疗业务同步发展。现代化管理手段应用较差，整个档案管理工作中，手工操作方式所占比例较大，档案规范化和现代化管理水平与实际要求有差距，医院档案室虽然配有计算机，有的也安装了档案管理软件，但由于多方面的原因，现代化管理手段没有得以充分利用，档案管理水平滞后，影响了档案业务技术的发展，影响了医院整体管理水平的提高。

1.4开发利用部分专业技术人员，甚至是领导干部，对档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏深刻的认识，片面地将档案利用局限于查时间、查事件、查制度、查规定，仅限于来查什么就找什么，档案利用工作处于被动状态。信息资源开发处于零阶段。对室藏内容没有进行有效的宣传，档案的利用价值没能得到充分的体现，造成档案信息资源的浪费。

2医院档案管理的发展对策

2.1加强宣传力度。提高全员档案意识加大对档案法律法规的宣传，让全员了解档案法律法规的内容和档案工作的重要意义。档案工作人员要充分利用档案信息，积极为医院建设献计献策，提供决策依据，使全院职工了解档案是医院建设发展不可缺的宝贵信息资源。是医院积累的不可估量的宝贵财富，档案工作能帮助提高医护水平，促进医院医疗、护理、科研工作，利用档案信息资源可为医院创造巨大的社会效益和经济效益，让医院领导意识到医院档案工作的重要性，把档案工作放在重要的位置上。利用会议、展览、电视、网络等宣传形式对有说服力的档案利用典型事例对档案信息所起的作用及其意义进行宣传报道，增强全院职工的档案意识。

2.2利用考核契机，破解档案工作难题要充分利用档案年度考核机会，争取单位领导在财力、物力、人力上的支持，从根本上解决档案库房、设施软硬件、人员配备的实质性、基础性的问题，同时，要扎实做好档案基础业务建设工作。努力争取好成绩，让领导充分认识到档案管理水平是医院管理水平的具体体现。档案管理工作得到上级主管部门的认可，能进一步提高领导对档案工作的认识，加大医院在档案管理工作中的投资力度。破解档案工作在组织管理、基础业务建设、设施设备建设等方面的难题，逐步达到国家规定的各项标准和要求。

2.3强化奖惩机制，提高档案管理人员工作积极性根据档案工作的不同分工，制定切合实际的管理制度，明确职责，将档案工作目标任务列入相关科室、相关人员的工作目标年度考核中。综合档案室作为档案管理的职能部门。工作目标任务主要负责当年度《档案法》及有关档案工作法律法规的贯彻执行，制定相应的规章制度。检查、指导各职能科室年度档案工作情况，做好档案开发利用工作和年度档案归档等工作：对重视档案工作、档案收集齐全完整、年度工作任务目标完成好的科室予以奖励，反之予以通报批评，从而调动科室和个人工作的积极性和主动性，确保档案管理水平不断提高。

2.4加强继续教育，提高档案管理人员的整体素质医院档案工作是一项专业性很强的工作。从事这项工作的人员应是具备较强的文化素质、档案专业知识和多方面知识的复合型人才。档案工作人员除熟悉档案工作法律法规和业务规范，以及档案学科基础理论知识外，还要熟练掌握档案工作程序和管理技巧，掌握医院医疗业务、基础建设、行政管理等各方面的专业知识。档案工作的自动化、数字化、网络化的发展趋势，促使档案管理人员要不断更新知识，加强学习，具备电子信息的收集、存贮、分类、控制和利用技能，具备网上信息资源的组织和筛选的技能。通过不断学习，不断扩展知识面，完善自己的知识结构，提高整体素质，成为一名称职的档案工作者。

2.5加强硬件设施的配置，实现档案现代化管理

随着科学技术的进步，计算机这一高科技的产品已投入到档案管理工作中，用计算机储存、检索、查阅医院的各种门类和载体的档案已成为现实，档案现代化管理手段的实施。能节省大量的人力、物力和财力，缩短查找时间，提高查准率，能更加方便利用者的查找和阅读，为利用者节省宝贵的时间，档案工作人员要不断研究完善档案现代化管理手段，提高档案现代化管理水平。

2.6做好深层次开发，充分发挥档案应有的作用(1)为了使所保存档案的内容、项目一目了然，对所需的档案材料能迅速、准确的查找，要编制科学、实用的检索工具。这是提高档案管理水平和做好医院档案开发利用的主要手段。(2)档案工作者深入医院第一线调研，了解各项工作对档案信息的需求，有目的地从室藏档案材料中挖掘有价值的信息。加强二次文献和三次文献的编研工作，主动为医院各项工作提供档案信息资源。(3)收集利用反馈信息，了解和研究档案利用的各种反馈信息，可以了解档案效益发挥的情况，以此总结经验教训，从而提高档案利用率，改变以往那种只管信息输出，不管用途如何的现象。反馈内容可包括：对提供者的评价、对各种服务方式的评价、对服务水平及质量的评价以及对利用效果的评价。

总之，医院的档案工作在医院整体管理工作中占有非常重要的地位。随着医院的不断发展对档案工作提出了许多新的问题和挑战，也向档案工作提出了许多新的更高的要求，只要我们档案工作者不断学习，超越自我，掌握扎实的专业知识、具备良好的综合素质，就一定能适应不断发展的档案管理工作，为医院的建设做出自己的贡献。