当前企业档案工作面临的问题及对策

张　亭

企业档案工作是企业管理的一项基础性工作，管理着企业的无形资产和商业技术机密，其发展水平的高低直接影响着企业的经济效益和改革进程。因此，企业档案工作者和档案界有必要深入研究企业档案工作目前所面临的问题和发展机遇，采取有效对策，促使企业档案工作获得创新发展。

企业档案工作面临的问题

１．企业决策者的档案意识问题。近几年来，随着我国经济体制改革的深入，大部分国有企业进行了产权制度改革，完成了股份制改造。由于国有经济在某些领域的淡出，国家对企业的资产不再拥有绝对的所有权和决策权。作为企业无形资产的企业档案的处置权已经从国家转移到股东，在法律许可范围内，企业档案的相关事宜几乎完全取决于企业本身。因此，如何让企业新的领导者、决策者以及股东们认识企业档案资源的特点、价值和档案工作的意义，以便管好用好保护好这些企业资产，使它为企业的改革发展发挥更大的作用，是当前档案界尤其是企业档案工作者必须思考的问题。

２．企业档案管理标准的完善问题。为适应新形势的变化，最近几年来国家各部门纷纷颁发和修订了一系列标准规范，如《国家机关公文处理办法》、《归档文件整理规则》、《企业档案管理规定》、《电子文件归档与管理规范》等。这些文件的颁布与实施，一方面标志着我国档案工作日趋与现代化接轨，档案管理更加科学规范，同时也使企业档案的管理工作从文件的产生、收集到整理利用等各项工作，都面临着调整、改革和接轨的问题。

３．业务指导工作的加强问题。企业经过一系列的经济体制改革之后，频繁的兼并、重组、拆分，精简机构，竞争上岗，对企业的档案工作产生了深刻的影响。机构的变动与管理流程的重塑，打破了企业现有的管理网络和工作程序。档案人员的精简和全员竞争上岗导致了档案人员结构的变化，一部分工作经验丰富的老档案员离开了工作岗位，档案队伍中出现了大批的新面孔。新的工作程序与新的工作人员，使企业档案业务指导工作面临着巨大压力。另外，随着政府职能的转换和行政许可法的实施，档案行政机构的工作重心从微观的业务指导向宏观的执法监督方向转移，其业务指导力度锐减，使习惯了几十年行政机构业务培训和业务指导的企业档案部门不得不自己强筋壮骨，承担起对整个企业专兼职档案人员的业务培训和整个企业档案工作的指导监督。

４．企业档案管理流程的重构问题。国家电子政务的推广与普及使企业电子文件大量涌现，與纸质文件相比，电子文件不只具有对系统的依赖性、易变性、密集性等特点，而且其管理流程也不同于传统的纸质文件。企业档案部门为了保证企业档案的齐全完整，保护好档案的安全，维护企业的合法权益，必须要按照国家标准规范，进行管理流程的重构。

５．企业档案利用的新变化。企业档案的利用长期以来一直以本企业工作查考为主，为企业的日常事物性管理服务。但最近几年企业档案的利用正悄然发生变化，利用者对档案的需求标准越来越高，利用次数越来越频繁，利用领域越来越宽广，而且档案的利用者已不再局限在企业内部，许多中介机构、学术部门和个人也加入了利用者的行列。档案利用的目的也不再仅仅为企业服务，企业档案的社会功能逐渐显现。

企业档案工作的发展策略

新形势为企业档案工作带来冲击的同时，也使企业档案工作面临着众多的发展机遇。企业档案工作者要紧紧抓住这个机遇，适应企业改革和发展的需要，创新企业档案工作的管理理念、管理机制和管理方法，使企业的档案工作在改革中求进步，在调整中得发展。

１．加大宣传力度，增强全员档案意识。宣传教育是档案工作的基础。企业档案种类众多，产生于企业的每一个部门。针对企业员工档案意识比较薄弱的情况，企业档案部门要进行全方位的宣传，一方面可通过企业内部刊物、墙报、知识征答等形式进行集中式的宣传教育，另一方面可将宣传教育寓于整个档案管理过程之中。在文件收集时，可进行档案齐全性完整性方面的教育，在档案提供利用时进行档案重要性和安全方面的教育，以增强全员的档案意识，加深人们对档案工作的理解和支持，为企业档案工作的开展创造良好的思想和环境氛围。

２．完善管理制度，适应企业发展需要。规章制度是各项工作顺利开展的保证。对于企业来说，上世纪八、九十年代都制订有一套切实可行的档案管理制度。随着经济形式的变化和企业的改革发展，这些制度已经不能适应现代企业管理的需求，急需对这些制度进行重新修订，补充新的内容。

３．优化管理流程，注重电子文件收集。当前不少企业为了提升自己的竞争能力，进行了机构调整和管理流程重塑。企业档案部门要紧紧抓住这一契机，对企业现有的管理流程进行改进，建立精简、高效、与企业发展相一致的档案管理网络和业务流程。特别是要针对电子文件信息易于更改易于流逝的特点，建立确保电子文件随时归档的运行机制，构建电子文件归档管理的工作程序，对电子文件进行全过程的监控，使收集、鉴定、著录等工作环节都能恰如其分地嵌入文件控制程序之中，既达到简化整理、提高效率的目的，又能严密配合相得宜彰。

４．强化业务培训，提高管理人员素质。人是兴盛之基、发展之本，提高企业档案人员专业素质是做好企业档案工作的关键，而业务培训是提高档案工作人员专业素质和企业档案工作水平的主要手段。针对企业基层档案人员非专业人员多、工作经验缺乏和企业情况复杂等特点，企业档案部门不但要开展档案理论知识、法律知识、行业标准规范的系统培训，而且要结合企业实际进行具体工作方法的传授。

５．围绕“效益”主题，做好档案资源开发。我们知道，企业虽然承担着一定的社会责任，但其毕竟是一个经济实体。企业经营的目标就是在市场竞争中获得生存、发展、壮大并取得最大的经营效益。在当前经济全球化，竞争白热化的情况下，企业的一切活动皆是围绕着“效益”而进行的。企业档案工作要想获得生存和发展，也必须与企业的发展目标相一致，紧紧扣住“效益”这个主题。企业档案是企业的无形资产，是企业信息资源的核心，对企业具有重要的凭证价值和参考价值。目前，国内企业在质量、技术、服务等方面不能与国外优秀企业相抗衡的情况下，要想在竞争中获得发展，必须重视并善于运用企业的无形资产，特别是对商标、信誉、销售渠道以及企业文化等方面市场价值的保护和开发。因此，企业档案部门要保护好企业的商标档案、专利权档案、知识产权档案等各种关乎企业机密的档案，保证其在必要时能够充分发挥凭证价值，维护好企业应有的权益，并积极进行档案信息资源的综合开发，为企业的各项发展发挥决策参考作用。（作者单位：中国神马集团）