如何加强企业档案服务工作

哈增慧

企业档案是企业在生产、建设、经营、管理、科研等活动中形成的真实记录，是企业重要的信息资源和潜在的生产力。随着新形势的发展和变化，企业档案工作也因生产和经营管理等方面变化而变化，认识这种客观变化，探讨适应这种变化的相应对策，是企业档案管理工作面临的新问题。我国加入ＷＴＯ之后，石化销售企业正面临着成品油市场逐步开放、为建立现代企业制度而进行的改革改制不断向纵深推进的新形势。如果我们还是墨守成规、不思变通地按照原来的路子走下去，势必背离档案工作的宗旨，造成档案工作滞后。因此，面对这样一个充满变革的新局面，作为石化销售企业的档案工作人员要努力提高自身素质、强化服务意识，充分发挥档案的服务职能，加大档案为企业改革和发展提供有效信息资源的力度，实现档案工作和企业相互促进发展的良好局面。要树立企业档案工作人员正确的服务意识，要从以下几方面入手。

一、良好的职业道德是树立服务意识的基础

档案职业道德，是档案工作者在从事档案行政、档案保管和档案利用服务等项职能活动中，应当遵守的基本行为准则。档案职业道德与各行各业的职业道德是一样的，都具有鲜明的时代性与历史性、职业性与具体性等特征。但是，档案工作又是一项专门职业，有着区别于其他职业的特殊要求，因此，档案人员职业道德又有自己的特点。概括地讲档案工作者职业道德主要表现在五个方面：一是要实践“三个代表”重要思想，坚持四项基本原则，坚定正确的政治方向；二是有良好的工作态度，自尊、自信、自强，热爱本职工作，忠诚档案事业；三是有高度的责任感，爱档如珍，据实立档，保守国家机密，确保档案的完整和完全；四是积极开发档案信息资源，全心全意为利用者服务；五是努力提高业务素质，保持科学严谨的工作作风。

档案工作者职业道德的几项内容并不是简单的并列，而是相互作用、相互影响的，同时也是相互制约和相互促进的，共同构成了档案工作者职业道德系统结构。作为新时代、新形势下的档案工作者，要不断提高自身的职业道德，时时刻刻以职业道德约束自己的行为，只有这样，才能适应时代的发展，才能端正服务态度，才能为企业发展、为利用者提供高质量、高效率的服务。

二、档案工作人员的素质是提高服务质量的保证

档案工作者的素质是管理档案过程中的知识水平和组织、整理、开发等整体综合能力的具体体现。它包括政治素质、思想素质、文化素质。政治素质表现为对党的热爱、对社会主义的信念、以及对工作的态度；思想素质主要表现在道德修养、思想品德、涵养性等方面；文化素质包括文化知识水平、专业知识水平以及文化修养等等。档案工作者的素质就是政治素质、思想素质、文化素质在管理过程中的具体表现。

档案工作是一项服务性工作，它的服务性集中体现在档案信息资源的开发利用上。就企业档案工作人员来说，作为企业档案信息管理者，他的任务除了要认真负责地搞好本企业档案材料的搜集、整理、保管等项基础工作外，其最主要的任务就是扩大档案信息资源开发的深度和广度，尽可能挖掘档案信息的隐性化价值，积极主动为企业各项工作提供及时有效的服务，这也是企业档案工作最根本的服务方向。以上两个任务完成的好与坏直接影响着档案服务工作质量的高低，而档案工作人员素质的高低又直接影响着这两个任务完成的质量。

（一）档案工作者的素质决定着档案管理工作的质量和水平。档案管理，就是人对档案的管理。人为管理之本，人的思想、心理、知识直接影响到管理的整个过程，管理人员素质高低决定着管理的成败优劣。档案工作者是档案管理部门的主体，在构成档案管理工作的整个过程中，档案工作的一整套管理原则、方法、技术以及库房等物质条件仅是手段，而发挥作用的关键在于管理者本身。管理者素质的优劣，水平的高低，直接影响到工作的质量，例如：在同一环境下，不同的人进行管理往往效果各异，有的资料收集不全，有的保管期限划分不准等等。所以，只有重视对档案管理者的培养，加强对档案人员的事业心和专业知识的培养教育，提高档案人员的整体素质水平，才能有档案管理的高效率和高质量。

（二）档案工作者的素质决定着档案信息资源开发的深度和广度。实现档案高质量的管理体系是开发档案信息资源的前提和基础，档案管理的最终目的是开发利用，实现档案的价值，这一目标的实现与人紧密联系在一起。档案本身的价值是潜在的，它发挥作用有赖于人们认识它的价值，进而用自己的劳动通过一定的工作方法和技术手段来加以开发。所以，档案价值的充分实现，档案资源的充分利用很大程度上决定于档案人员的管理水平。低水平的管理，只能停留在你借我调、你交我收，工作被动、受人牵制的局面上。高素质的管理，要求管理者有广博的知识和才干，凭借超前意识和超前服务的现代思想，能深层次、系统地开发出档案资料中的各种有用信息，为企业发展服务，为社会进步服务。因此，档案工作者素质的高低，对档案信息资源的开发起着重要的作用，它决定着档案信息资源开发的深度和广度。

由此可见，作为一名企业档案管理人员，只有不断加强自身修养，努力提高自身素质，才能不断改进自己的工作质量，为企业发展提供高效优质的服务。

三、不断创新是适应形势变化、提高服务质量的关键

当今社会是知识经济时代，经济全球化趋势发展和我国加入世贸组织，必将加快社会转型，这将带来社会全方位的变革。同样，我国的档案工作也面临着变革与挑战。面对这种变革，只有激发创新意识，不断创新，才能使我国的档案事业发展到一个新水平，适应形势的变化，才能在社会转型期尽可能大的发挥档案的服务作用。

（一）服务意识创新。档案的服务作用、服务意识已经被社会广泛地接受，服务意识的创新应该着力于树立高标准意识和大发展意识。改变过去那种你借我调、坐等的被动工作方式。增强大服务意识，进一步提高服务的主动性；增强大开放意识，进一步提高服务的深度和广度；增强大档案意识，进一步提高服务的整体效益。树立大发展的意识需要档案工作者善于从新角度、采用新方法来分析问题，用科学的思维方式解释现象，敢于走前人未开创之路，变被动服务为主动服务，变固守为开放，变独我为融通，实事求是的态度。进一步解放思想，开拓进取，创新服务意识是新形势下档案工作应对未来，迎接挑战的重要思想。

（二）工作手段创新。随着石化系统办公自动化的推广与普及，有效解决了档案信息资源增长无限性与储存空间有限性的矛盾；利用需求增多、利用角度多样化和传统的检索、服务手段的矛盾，极大地提高了档案工作的质量和效率。因此我们在实际工作中要注意取长补短，充分利用办公自动化和网络快速、准确、便捷的特点，建立文档电子索引，提高档案的查找速度、利用效率，更好地为企业发展服务。

（三）管理模式创新。档案工作必须着眼服务企业的观念，要求我们必须创新管理模式，其中包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段的革新。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化档案部门长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案资料编研、档案信息交流以及档案业务管理等方面的应用则较少。只有我们牢固树立服务意识，不断提高自身素质，才能不断创新工作方式，提高工作效率和服务水平，使档案工作更好地服务于企业的改革和发展。

（作者单位：中国石化销售华北公司）