ＥＲＰ 系统下的销售与收款业务内部控制

任文跃

ERP系统作为控制环境的一部分，深刻影响着会计系统和控制程序等内部控制要素。企业在享受ERP系统能带来的诸如降低库存投资、降低采购成本、提高生产效率、提高客户服务水平等效益的同时，还应该深入研究在ERP系统环境下的内部控制问题，以保证业务活动的有效进行，防止、发现、纠正错误和舞弊，保证财产安全，保证会计资料的真实完整。

销售作为企业利润和现金流量的直接源泉，在以客户为中心的商业社会，销售管理的好坏直接影响企业生存和发展。销售管理模块或功能是ERP系统集成的重要组成部分，是处理企业与企业赖以生存的客户之间业务的接口。通过销售管理模块和功能，人们期望能贯彻以客户为中心的理念，优化企业销售管理流程，在广阔的地域实现实时的控制，提高销售管理的水平。研究ERP系统下销售与收款业务的内部控制，对于ERP的应用企业、对开发ERP的企业具有普遍意义。

本文在ERP系统环境下，结合销售与收款业务特性，探讨如何实现销售与收款业务内部控制目标的问题。

销售与收款循环的特性包括两部分内容，一是该业务活动的有关凭证和会计记录，二是有关的业务流程。

一、 主要凭证和会计记录

主要凭证和记录如下：顾客订货单；销售单；发运凭证；销售发票；商品价目表；贷项通知单；应收账款明细账；主营业务收入明细账；折扣与折让明细账；汇款通知书；现金日记账和银行存款日记账；坏账审批表；转账凭证；收款凭证等。

无论在手工业务系统中，还是在基于信息技术的管理信息系统中，上述凭证和会计记录都会根据企业的具体需要设计成不同的体现形式，也会根据需要进行合并、简化。

在ERP系统中，一些凭证和记录应根据信息技术的特点进行重新设计。通过采用适合于ERP系统特性的形式，简捷、高效地达成各种凭证和记录原有存在目的。例如，在手工业务系统中的一些内部凭证的联次设计的目的，在ERP系统中可以利用信息系统的实时性，通过由拥有不同权限的人员联签一个文件记录的形式来达成，这样既避免了一个凭证多联次造成的繁琐、冗长、效率低下的传递流程，也能堵塞由于凭证多联次造成的舞弊漏洞。再如，原有的凭证连续编号控制程序在ERP系统中也相应地设计成编号授权使用范围和断号管理两项控制内容。

二、 销售与收款循环中的主要业务活动

（一） 接受顾客订单

业务流程：1、顾客提出订货要求。2、根据顾客订货要求编制销售单。3、销售当局对销售单进行审批。主要包括对顾客、价格、商品种类规格、数量的审批。对销售单中体现的各项销售因素的签审过程是对此笔销售交易的认可过程，也是对此笔销售交易的控制过程。

控制目标：1、顾客是真实的，2、价格符合企业的定价政策，3、商品种类规格的正确性，4、销售商品的数量是可接受的。

控制程序：

在ERP系统中通常设销售管理模块来进行销售的管理和控制。销售单一般是进入销售管理系统的第一张单据，销售单的审批包括对销售产品种类、规格、数量、单价、顾客、赊销额度、信用政策等各项目的审批，是销售的关键内部控制环节。对其实施有效的内部控制，可以保证销售业务发生的真实性、估价的正确性，也可以保证后续数据的正确性

职责划分：

在ERP系统环境下，应统筹考虑，进行符合内部控制要求的职责分工。价格的制定权限、顾客名单的管理权限和销售单的编制权限必须分开，由具有相应授权的独立的部门和人员来执行。同时销售项目主管应有特别处理权。

ERP系统内的价格的制定和调整、顾客名单的修改和增加必须附有相关批准文件。

独立检查与评价：应有严格的流程管理制度和责任管理制度，并独立评价这些制度在ERP系统环境下的执行情况。

控制过程：

在ERP环境下，系统内应内置严格的销售业务的批准程序，并且种程序可以在ERP系统定制。

应内置的批准程序有：符合企业销售政策的业务的批准程序；不符合企业销售政策的业务的特殊批准权限授权。这些批准程序包括：销售客户审批，销售价格政策审批。

在程序的内部审核机制上设立严格的单据的完整性检查，审核项目不完整的销售单将不能流转到下一步骤。

在对销售商品的品种规格和数量的审核上，应充分利用ERP的集成性，调用生产制造和进销存等功能的信息，设置不正确品种规格、短缺数量的报警机制。避免给企业造成信誉和经济上的损失。

（二）批准赊销信用

赊销信用的批准是销售单批准的一部分，赊销信用的管理包括两部分内容，一是赊销额度的制定，是指根据对现有顾客或新顾客的调查，针对每个客户制定赊销额度。二是赊销的日常管理，包括对销售业务赊销额度的比较和超出赊销额度的销售的特殊批准。

控制目标：降低坏帐风险。

控制程序：

1， 职责分工

销售业务与信用检查和信用额度制定业务是不相容业务，不能指定由同一人负责，以切实避免销售人员为扩大销售而使企业承受不适当的信用风险

批准赊销信用的权限应分级设置，在程序中应设有严格的操作限制，不同信用额度的赊销应由不同层次的管理人员进行审批。

2， 控制过程

在ERP系统中，应内置客户信用额度比较和报警机制。与之相对应的措施是，应在ERP系统内设置完整的信用额度体系和信用额度审批机制。赊销额度核查由系统强制进行，可以避免人工核对的随意性，减少隐瞒、漏报不符合信用条件和超过信用额度销售事项的可能性。对不符合信用条件和超过信用额度的销售项目必须由具有相应权限的人员进行审批.

（三）按销售单供货

企业管理当局通常要求商品仓库只有在收到经过批准的销售单时才能供货。设立这项控制程序的目的是为了防止仓库在未经授权的下擅自发货。

控制程序：

对于本环节的控制，理想的控制程序是全部销售出库单均由系统根据完整的销售单生成，并设置单据的内部追踪能力，从根本上避免存货管理人员自行发货的可能性。

（四）按销售单装运货物

主要控制目标：避免装运职员在未经的授权的情况下装运产品。

控制程序：由存货管理部门进行装运通知与系统内的销售单核对后，存货管理部门人员监督装运人员装运并在销售单上签署已装运指令，系统标注通知单、生成销售出库单。

（五）向顾客开具账单

开具账单包括编制和向顾客寄送事先连续编号的销售发票。这项功能所针对的主要问题是：（1）是否对所有装运的货物都开具了账单？（2）是否只对实际装运才开具账单，有无重复开具账单或虚构交易？（3）是否按已批准的商品价目表所列价格开具账单？

为了降低开具账单过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错的风险，应设立以下的控制程序：销售发票应由系统根据已发运的装运凭证、已标注发运的销售单自动生成。系统中的发票记录上应记录所依据的编审完整的销售单号、存货销售出库单号和装运凭证编号。以便于体现销售发票与三者之间的关系。开具发票前系统内部程序应能自动核查销售单和装运凭证的完整性。

职责划分上，开具发票业务与存货管理业务、装运凭证编审业务是不相容职务，不能由同一人负责。

（六）记录销售

控制目标：确认销售存在或发生的真实性；确保销售记录的完整性；保证所记录业务的估价与分摊的正确性。

记录销售的控制程序：

ERP系统应有相关单据的追踪能力，在销售系统生成总账所须凭证时，应能联查销售发票、装运凭证等，控制记录销售程序的完整性。

（七）办理和记录现金、银行存款收入

在这方面，汇款通知单起着很重要的作用。

（八）办理和记录销货退回、销货折扣与折让

退货业务涉及退货的批准，退货货物的入库和应收账款的冲减三个环节；销货折让和销货折扣则涉及折让和折扣的审批与应由账款的冲销二个环节。

控制目标主要在于保证业务在授权的范围内进行和实物与资金处理的一致性。

控制程序应包括以下两个方面：

职责划分：在ERP系统内，退货业务中退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别授权与不同人员。应确保与此业务有关的部门和职员各司其职，分别控制实物流和会计处理；销货折让和折扣业务应将审批与应收账款的冲减业务分别授予权限。

控制过程：

在ERP系统内，严格贷项通知单的批准和使用程序是办理和记录销货退回和打折扣折让的关键。

（九）注销坏账

注销坏帐环节的主要控制目标是要保证坏帐的注销符合企业会计政策和确保要注销的坏帐确实无法收回。

此环节的控制程序应该是获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时作出会计调整。

（十）提取坏帐准备

企业应根据对客户的风险评估，提取应收账款的坏帐准备，在ERP系统中应将对客户的风险评估纳入客户管理内容，在此基础上制定针对每一个客户的信用政策和坏帐预期，应对坏帐风险的冲击。

在控制程序上，应充分利用ERP系统的信息处理能力，分别客户制度坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。坏帐提取方案的制定和坏帐的提取进行职责分离，坏帐政策的制定要经过适当的授权并符合企业会计制度。在ERP系统环境下要根据这一要求进行相关权限的分配。

三、ERP系统内部控制的总体考虑：

1、系统应用和控制对系统安全性的依赖。稳定安全的信息系统是任何依靠现代信息技术进行管理的基础。必须保证信息系统的通常意义上的稳定性的和抗破坏能力。对信息系统的破坏对采用现代信息系统的企业将是致命的。

2、对内部控制因有限制的考虑。ERP系统下内部控制除仍存在成本限制，能力限制，无法协调的利益冲突限制，修订滞后限制，无法预见非常业务限制外，我们在考查ERP系统内部控制效果时还必须考虑ERP系统程序的固化限制。ERP系统在开发后一定时期内受限于成本因素将不能随时变动，因此ERP系统内的内部控制将不能追踪业务系统的变化的控制要求。解决这一问题的方法是增强ERP系统的流程定制能力，使应用企业能在一定程度调整内部控制流程。

3、ERP系统下新增职责划分的考虑。采用ERP系统的企业的需要新增加信息系统的技术人员，如系统分析员、编程人员等，企业应将这部分人员与企业的数据管理和使用人员相对独立开来，作为不相容职务处理。信息系统的技术支持人员未经授权批准的情况下不能处理业务数据。

4、内部控制模式与制度的综合运用。内部控制不仅仅是业务控制，在ERP系统中，企业还必须综合运用业绩评价制度、奖励激励制度、预算管理制度实现企业的管理目标。本文中只对业务控制的部分进行了讨论，未涉及其他模式和制度。

销售业务系统作为ERP系统的子系统，同样存在这些父系统存在的问题。在考虑销售与收款业务的内部控制时必须也考虑这些问题。

参考文献：

1、 周玉清等ERP原理与应用机械工业出版社2002.8

2、 陈春伟对财务管理软件未来发展的几点看法中国会计电算化2001.1

3、朱荣恩建立和完善内部控制的思考会计研究,2001(1):24～302

4、达文波特哈佛商业评论，以人为本的企业系统2001

5、赵纯均张陶伟张文ERP、CRM企业实施案例清华大学出版社2003.11