浅谈干部人事档案的资源利用

李龙娟，女，汉族，籍贯：江苏淮阴，1973年5月出生，大专学历，目前攻读机关管理与办公自动化专业本科。

干部人事档案是对干部个人成长经历、活动、表现等的一个记录，在人们长期形成的观念中，这些材料都属于个人隐私，必须在一定范围内保管，所以不便于主动展开利用工作。但我认为干部人事档案需要保密，是相对而言的，实际上只要遵循相关的原则和纪律，利用和保密并不矛盾。我们必须充分认识干部人事档案工作在党的干部工作和国家档案事业中的地位和作用，认识到它是各级组织人事部门工作必备条件之一，直接影响到组织人事部门干部工作的效率和质量。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，档案工作的信息化、社会化建设步伐加快，出现了不少新情况、新问题，干部人事档案工作也面临不少新的挑战，干部人事档案如何与时俱进，加快发展，充分发挥职能作用，强化服务效能，拓宽服务领域，及时根据干部人事工作和其它中心工作的需要，主动参与，超前服务，本着实事求是、客观公正、对本人透明的原则办理，更好的为干部人事工作服务，这些需要我们认真研究。同时作为干部档案工作者必须增强服务意识，充分发挥干部人事档案作用为干部人事工作服务，是干部人事档案工作的根本目的。

1、实现干部人事档案信息化管理，充分发挥其作用。

在信息高速发展的今天，作为重要信息资源之一的干部人事档案，是做好干部工作不可缺少的基础材料，是开发人才的有效信息，是解决各种问题的重要依据。然而在传统的干部人事档案管理模式中存在手工劳动导致工作效率较低，传统的服务方式不能满足人们对信息量大、面广、提供数据快捷、准确、系统等诸方面需求，传统管理模式也使管理者以老办法去分析、解决新问题等等一些弊端。如果建立起人事信息库，将大量的信息材料通过计算机存储、统计、汇总、打印，利用计算机管理人事信息将大大提高整个人事档案信息的开发与利用工作的全面性、准确性和时效性，进而推进整个人事工作的大变革。因此，组织人事部门必须尽快建立干部人事档案数据库系统，它不仅能够全面反映干部的基本情况、工作履历等固定信息，实现干部人事档案动态管理，记录干部工资、职级、学历、岗位变动等动态信息，在实际工作中如果碰到年龄、工龄、学历和待遇等方面的问题时，可及时调出查阅，这样不必查阅人事档案原件，就可以个快捷、更迅速开发人事档案信息资源。这种方式既可以使干部人事档案充分发挥其历史效能，坚持以档案为基准，以历史材料为依据，对照政策，认真核对，为正确解决问题提供第一手资料，用干部人事档案数据库系统能及时准确地为相关职能部门提供有价值的信息，提高工作效率，又可以尽量减少档案原件的使用次数，有效保管原始档案。

2、利用干部人事档案为选拔任用干部、人才服务。

（1）为单位选人用人配置合理、结构优化服务。干部档案工作是组织干部人事工作的重要组成部分，使干部人事管理中一项必不可少的基础工作。在加强领导班子和干部队伍建设，培养造就大批能够跨世纪担当重任的领导人才的伟大工程中，干部档案工作更使起着基础和联结的作用，干部人事档案是全面考察了解和选拔使用干部的一个重要依据。在干部选拔工作中，通过干部档案可以查清女干部、非党干部和少数民族干部的分布情况、年龄情况、文化结构等情况，真正做到选贤任能，知人善任，选拔德才兼备的好干部，为机构改革调整班子，任用干部提供重要依据，保证各级领导对机构改革调整班子做到了心中有数，增强了工作的预见性。利用计算机技术，对干部档案信息进行综合分析，可以迅速提取各种信息，科学准确地提供出所需要的人选，为领导全面掌握干部队伍的整体状况提供可靠资料，为组织领导决策提供依据，当好领导的参谋。

（2）为单位建立人才信息科，实行个性化管理服务。改革开放以来，我国人才交流较大，为做好人才资源开发利用，就要利用档案、分析档案、跟踪用人。组织人事部门应尽快建立起各类人才档案，并主动提供所需人才个体情况，挖掘人才潜能，形成数量充足、门类齐全的人才库，为领导准确选人用人提供重要依据。有条件的还应主动向有关部门推荐优秀人才，把资源库变成人才信息库，把沉寂的“死”档案变成有价值的“活”档案。如可以为专业技术人员建立技术档案侧重职业能力、职业生涯、职业信誉、科研创造、技术创新以及专业著述等情况的记载，探索人事档案为各类人才提供个性化服务的方法和途径，不断丰富和创新档案管理的内容，向更高的层面上提升人事档案的使用效能，便刻板的资料为动态的资源，为用人单位选才和各类人才择业提供真实可靠的第一手资料。对于引进的人才可为其建立人才档案，建档后，经过鉴别、分类、整理后装订成册，人事部门及时为这些人才提供跟踪配套服务实行规范化管理，使被引进的人才后顾无忧。

现在的档案作用在不断发生着变化，今后它所记录的内容可能要扩展到记载每个人的事业成果、人才的业绩等等，也会纪录一个公民守法、纳税、接待等信用内用，它将变成一个人的诚信档案，逐渐为社会共享的个性化的人才信息库。

在实际工作中，干部人事档案除了满足干部考察、人才选用工作需要外，可以为干部工作出具历次任职凭证、工资变动凭证、社会关系凭证、党团关系凭证、业务职称凭证、学习层次凭证等，对工资制度的改革、干部工龄的认定、为晋升工资、晋升职称、解决老干部待遇和干部历史遗留问题等一系列问题的解决提供有价值的资料、依据和服务。