实行会计电算化后的会计档案管理之我见

曹晓萍

随着会计电算化工作的开展，各单位尤其是机关单位均实现了会计电算化。但有一个现实而紧迫的问题，即：实现会计电算化后的档案管理却没能够引起足够重视，不同程度地存在某些问题。怎样做好会计电算化会计档案的管理工作，是摆在我们面前的一个新课题。笔者结合近两年的工作实践，谈谈一点看法：

一、会计电算化档案的特点

众所周知，传统的会计档案是指会计作证、会计帐簿和会计报表等会计核算纸质材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性，不得随意篡改。实行会计电算化以后，由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的会计数据与文件，财务人员的日常工作以及历年会计资料的调阅大都可以在计算机上完成，随之而来的是赋予了会计档案许多新的特点。

1、会计电算化档案存储的范围比传统的会计档案更广了。会计电算化档案不仅保留了传统意义上的会计档案，即纸质档案，而且还包括存储在计算机硬件上的数据和其他磁盘介质上会计信息。

2、会计电算化档案需要一定的软硬件环境支持。传统的会计档案不需要软硬件的支持，而且比较直观，可以一目了然地看到会计信息，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境支持下才可以使用。

3、会计电算化档案的保管的范围也扩大了。由于会计电算化档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。

4、对会计电算化档案的安全性、完整性提出了更高的要求。会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时他们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响，这就为会计档案的管理提出了新的课题。

二、会计电算化档案管理存在的主要问题

1、有的单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁质上归档保存，使得会计电算化档案不够完整。

2、有的单位将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上后就万世大吉了，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，从而容易造成会计信息的丢失。

3、由于会计电算化软件的升级换代很快，在不同版本下的会计数据结构有可能不同。许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅，不能充分发挥电算化档案的作用。

三、怎样做好会计电算化档案工作

1、收集会计电算化档案并做好记录。会计电算化档案的收集是指把在一定的时间内（一般是一个会计年度）计算机系统中形成的所有会计数据拷贝（备份）存储到磁性介质或光盘上，从而形成了脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把会计数据的备份文件保存好，并记录以下内容：档案行成时间、会计数据所属时间、会计数据内容及备份人，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

2、管理与保存好会计电算化档案。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的，根据这些信息载体的物理特性，在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份，并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名，并贴上写保护，存放在两个不同的地点，以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场，注意防热、防磁、防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，避免由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。在纸质档案中还应注明电算化会计档案的相关信息，如在纸质档案的备考表或卷内目录“备注”中需注明相对应的会计电算化档案的档号及存址，以便利用时相互对照。

3、会计电算化档案的利用。通过一系列的会计档案整理，我们可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析，从而为单位或部门的决策者提供可靠的决策依据，使决策者制定出适合自身发展的行为规范，改善管理，提高效益，还可以利用会计电算化档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型，建立一整套比较完善的决策支持系统，以实现会计电算化档案的再利用。