基于质量控制模型的交通工程档案管控策略研究

摘"要：项目档案是项目建设的原始记录，是工程后期运营维护、改扩建的重要依据，对工程建设具有重要意义。然而随着工程建设周期缩短、建设环境变化，工程档案缺少源头管控、业务系统要求不统一、缺少复合型人才等问题也日益突出。本文旨在通过分析传统工程档案质量管理的主要问题，构建出档案质量控制模型，并以此为基础从顶层设计、信息化建设、检查手段、人员培训等方面提出互联网快速发展的大背景下工程档案的管控策略，高效地实现项目档案质量管控，真正发挥项目档案对项目建设与运营的关键作用。

关键词：质量控制模型；工程档案；管控策略

Research"on"the"Control"Strategy"of"Traffic"Engineering"Archives

Based"on"the"Quality"Control"Model

Xu"Mengyao"Zhang"Linli"Guan"Le"Zhang"Xi

Nanjing"Minsi"Technology"Co.，Ltd"JiangsuNanjing"210000

Abstract：Project"archives"are"the"original"record"of"the"project"construction，an"important"basis"for"the"maintenance，reconstruction"and"expansion"in"the"later"stage"of"the"project，and"they"are"of"great"significance"to"the"project.However，with"the"shortening"of"the"project"construction"period"and"the"change"of"the"construction"environment，project"archives"lack"of"source"control，business"system"requirements，lack"of"compound"talents"and"other"problems"are"also"increasingly"prominent.This"paper"aims"to"analyze"the"main"problems"of"the"quality"management"of"traditional"engineering"archives，construct"the"archival"quality"control"model，On"this"basis，the"management"and"control"strategy"of"engineering"archives"under"the"background"of"the"rapid"development"of"the"Internet"is"put"forward"from"the"aspects"of"toplevel"design，information"construction，inspection"means，and"personnel"training，effectively"achieve"the"quality"control"of"project"files，and"really"give"full"play"to"the"key"role"of"project"files"in"project"construction"and"operation.

Keywords：quality"control"model；engineering"archive；control"strategy

1"概述

1.1"研究背景及研究意义

交通工程档案作为交通项目的原始记录，完整记录项目建设过程是对工程建设项目进行过程检查、质量评定、项目交接、运营维护、改扩建的主要依据和凭证。然而随着工程建设节奏的不断加快，档案管理质量问题日渐突出，如何有效管控档案质量显得尤为重要。

从管理现状来看，目前交通工程档案主要存在几个特点。一是交通工程特别是公路工程建设周期长，项目档案数量多，档案收集、整理、检查工作繁重。二是交通工程项目档案门类众多、专业性强，对人员业务水平和组织管理要求颇高。三是随着信息化建设的发展，对档案管理工作提出了更高的要求。

在新时代背景下，只有不断创新工程档案质量管控手段，才能有效提高档案质量，充分发挥项目档案在交通工程中的作用，为工程建设提供有力的保障和支持。

1.2"研究现状

在工程档案管理方面，学者支丽平［1］分析了工程档案重保管轻利用、多事后问责少事前介入的特点，提出了向信息化管理靠拢、建立稳定高效的档案管理团队、创新管理机制的管理模式。刘艳［2］解析了建设工程档案完整性和准确性的鉴别与控制手段。张思雅［3］分析了AI技术在建设工程质量监督档案中应用的优势和挑战。

在档案质量控制方面，葛泽钰［4］基于PDCA循环将档案数据质量管理流程划分；于英香等［5］基于“技术制度”分析模型，深入档案治理内部分析档案治理效能类型。

本文以常泰长江大桥工程项目为主要案例，通过分析当前工程档案质量问题的主要成因，以PDCA循环为基础构建档案质量控制模型，提出工程档案质量管控策略。

2"工程档案质量问题成因分析

笔者从源头管控、人员、信息化等方面，简要分析了工程档案出现质量问题的主要成因。

2.1"文件质量缺少源头管控

文件形成是档案质量的源头，却缺少有效管控。一方面，工程建设进度不断加快，资料形成进度滞后，后期资料赶工导致文件质量无法落实。另一方面，交通建设环节烦琐，外部协作关系复杂，文件来源复杂，增加了质量问题出现的可能性。

结合项目实际考察经验，目前交通工程项目档案形成阶段的质量问题主要集中在用表、签字、文件逻辑的规范性，内容、资料编写的完整性，数据的准确性等方面。

2.2"缺少复合型档案人才

以互联网为平台的档案管理新模式下，档案工作人员也需要更高的综合素质，需要掌握档案、工程和计算机技术等多学科知识的复合型人才。

然而工程实际建设中，出于用人成本以及工程档案专业性的考虑，档案员一般由部门资料员兼任，投入时间有限的同时，档案工作的专业性、软件系统使用的熟练性都有待进一步提升，也让档案质量大幅提升变得困难。

2.3"传统思想制约发展

随着档案管理思维的不断发展和对工程档案重要性认识的不断提高，行业内越来越强调项目档案形成与工程建设基本同步、项目档案同步检查、档案与工程同步验收的“三同步”原则。

但在工程建设阶段，“重外业、轻内业”的传统思想依然存在，部分单位对电子档案缺少认识，仍然想要固守以纸质档案为主的传统工作方式，导致档案工作效率无法通过新技术真正提高，档案质量也难以得到真正的提升。

2.4"不同业务系统要求不统一

伴随信息化发展，工程建设期间普遍使用工程管理、试验检测、计量支付等多个业务系统，不同系统文件质量要求也不统一，增加档案质量管控难度。档案管理系统与各业务系统对接，如何保证电子文件的真实、完整、可用和安全也存在技术难点。

3"以PDCA循环构建档案质量控制模型

PDCA循环构架成熟，将质量管理分为四个阶段，即Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）和Act（处理）。笔者将PDCA循环与交通工程特点相结合，构建了项目档案质量控制模型，即计划阶段进行源头控制、执行阶段促进业务融合、评估检查阶段进行过程质量控制、改进阶段组织人员培训。

3.1"计划阶段（P）：加强顶层设计，统一档案要求

计划阶段需要通过顶层设计来强化源头质量控制。

首先，在项目建设初期，就应确立本项目的档案管理目标，编制《档案管理办法》，以系统、完整、准确、规范、安全为基本原则，为后期档案质量控制奠定良好的理论基础。

其次，由于项目档案参与单位众多，容易造成管理混乱，出现档案质量失控的问题。因此，计划阶段应注重权责分配，从文件的“形成、流转”到档案“整理、归档、保管、利用”责任到人，确保项目档案的各项质量要求能落实到位。建设单位应成立项目档案管理工作领导小组，负责部署、指导、督查项目档案管理工作，结合项目实际及时调整并不断完善项目档案管理制度体系和业务规范要求；施工单位应及时形成、收集项目文件，按照档案管理要求完成自查及整改工作；监理单位应严格对施工资料的签审工作，从源头把控项目文件质量，并在过程中同步对施工单位档案进行检查；档案咨询服务公司应加强档案业务培训与指导，在项目建设过程中配合建设单位完成档案检查工作。

最后，笔者认为应为项目档案构建质量考核体系，明确项目档案形成、收集、整理、保管等不同阶段的控制指标。以规范化、科学化管理为核心，按照全程管理、前端控制、集中统一原则对工程档案实施全生命周期管理。

形成阶段应重点控制文件用表统一、内容准确完整、程序逻辑规范；收集阶段强调纸质文件的原始性和完整性，电子文件应符合“真实性、完整性、准确性、安全性”要求；整理阶段文件分类、组卷、排序合理、线上线下完全一致，案卷和文件题名规范；保管阶段应设置专门的档案库房，配备档案管理系统并加强安全管理。

3.2"执行阶段（D）：促进不同系统融合，统一信息化建设

执行阶段，笔者认为应以BIM协同管理平台为抓手，综合统一管理工程建设期间不同业务系统，档案质量要求提前与各系统对接，避免文件要求不统一的问题。

同时建立交通工程领域的电子文件与电子档案元数据方案与电子档案数据接口技术规范，对电子文件“四性”自动检测，实现不同系统与档案管理系统的在线归档，提高管理效率，促进档案质量的深度管控。

3.3"评估检查阶段（C）：积极档案检查，加强过程质量控制

评估检查阶段需要提高检查的准确性、全面性，加强档案质量控制。

项目需要建立四级检查制度，即参建单位进行自查；监理每月对施工单位项目文件进行全面检查；建设单位每季度进行专项检查；上级主管部门开展定期检查与随机检查。

目前工程项目普遍实行“双套制”，即纸质档案与电子档案并行，且部分工程项目已试点文件全电子化。在此背景下，档案检查手段应不断创新，开发智能检查系统，实现文件质量的前端控制与全过程管理。利用机器视觉等技术建立档案智能检查模型，通过统一配置、WBS关联，构建标准化、系统化的资料体系，保证项目档案的完整性和可靠性，为后期检查工作奠定良好的基础。根据计划阶段构建的档案质量考核体系预设检查规则和流程，对项目文件质量进行全覆盖自动化检查。在智能化检查基础上，以人工检查为辅助手段，可有效把控项目档案质量。

3.4"改进阶段（A）：加强人员培训，提升档案管理质量

改进阶段应及时分析评估检查阶段暴露出的各项问题，加强人员业务培训，从而保证档案质量能够持续改进。

笔者认为，在科技信息不断发展的新时代下，档案员应具备良好的工程思维、档案思维、互联网思维；参建单位应设置专职档案员工作岗位，向建设单位报备档案员，保证人员稳定性，落实奖惩制度。

同时创新培训手段，线上培训与线下培训相结合、理论培训与实操考核相结合、系统操作培训与档案业务培训相结合、内业资料培训与项目档案培训相结合，建设一支高质量的复合型档案人才队伍，不断提高档案管理水平。

结语

档案质量控制模型对于档案质量管控有较好的应用价值，在互联网新时代背景下，我们应积极创新档案管理体系，利用业务平台融合、智能化检查等手段更高效地实现项目档案质量管控，真正发挥项目档案对项目建设与运营的关键作用。

参考文献：

［1］支丽平.基于工程项目管理的工程档案管理模式研究［J］.兰台世界，2014（29）：6667.

［2］刘艳.建设工程档案的完整性和准确性［J］.城建档案，2014（10）：3334.

［3］张思雅.数字化技术和AI技术应用于建设工程质量监督档案管理中的优势与挑战［J］.科技视界，2023（10）：8183.

［4］葛泽钰.基于PDCA循环的档案数据质量控制探究［J］.档案与建设，2023（08）：4043.

［5］于英香，张期勇，唐启.基于“技术制度”分析模型的档案治理效能类型研究［J］.档案与建设，2023（09）：1923.

作者简介：许梦瑶（1996—"），女，汉族，江苏镇江人，本科，助理馆员，研究方向：项目档案管理。