医院综合档案精细化管理探讨

摘 要：医院运营过程中产生的档案数量庞大，这些档案在疾病诊断、学科建设和经营管理等方面有重要的意义。随着医疗事业的进步，各医院应将综合档案的管理工作作为重点。但部分医院在运营过程中更关注经济效益，忽略了综合档案的管理工作，档案管理理念及方法较为滞后。未来，各医院应将综合档案的精细化管理作为重点，结合档案的来源、数量，全面贯彻精细化思想。基于此，文章重点介绍了医院综合档案精细化管理的相关措施，以期为实际工作提供参考与借鉴。

关键词：医院综合档案；精细化管理；创新

中图分类号：R197.32；G271 文献标识码：A

近年来，我国的医疗体制改革持续推进，各医院不仅要紧跟国家政策，不断研究新的医学技术，致力于打造特色专业，还需要注重档案管理，通过精细化管理综合档案来挖掘其中的关键信息，为相关决策提供有效支持。正是因为综合档案管理对医院各项工作的重要性，医院应立足自身情况，加大在综合档案管理方面的投入。精细化管理作为一种新的管理思想，在综合档案管理中较为适用，有关人员需结合医院的档案情况，创新综合档案精细化管理路径。

一、医院综合档案精细化管理工作的具体要求

1.保证信息的可靠、真实

医院的档案量庞大，这些档案不仅是各项工作流程、成果的反映和记录，还能为医院决策、经营等提供可靠依据。总体来看，综合档案是医院不可或缺的要素，如医院不重视综合档案的管理工作，将无法从这些档案中提取关键信息，用于医院的疾病诊断与治疗、学科建设以及人才培养等。因此，精细化管理要求医院的综合档案必须完整、准确，各岗位人员在工作中必须按时、按要求整理档案。

2.保证档案的专业专属

医院综合档案的来源、格式等各有不同。从精细化管理角度出发，专业管理人员必须做好档案分类，准确把握每种档案的特点，从档案生成到归档的全过程都需要采取更有针对性的管理措施。为提高综合档案的利用价值，有关人员在精细化管理下应保障档案的专业专属，给每种档案赋予一定的专业属性，让相关人员在后续能依据专业完成档案分类及整理。

二、医院综合档案的管理现状

1.档案管理制度方面

很多医院虽然针对综合档案开展了一系列管理工作，但受固有思路的影响，综合档案管理效果不佳，存在档案管理制度不完善等问题。因医院在长期的工作中未构建完善的档案管理制度，导致其综合档案管理工作较为混乱，各岗位人员在档案工作中无法参考相应的制度来整理、保存以及调阅档案，极易出现档案丢失等问题，给医院其他工作带来了负面影响，各项工作的衔接性不足。比如在对患者会诊时，一般需要调取患者的病历资料，如果按照传统、落后的档案管理制度，需要经历层层审核，影响患者的就诊体验。

2.档案管理模式方面

为保障医院综合档案管理的作用，医院有关人员必须不断探索，逐步构建完善的档案管理模式。显然，一些医院并未建立先进的档案管理模式，各种档案随意放置，存在档案丢失、重复等情况。部分医院档案管理人员缺乏责任意识，未按照相应规定参与档案管理工作。比如，在存放档案时未严格执行相应的分类标准，导致档案随意被放置在档案室内，未将纸质档案转化为电子档案，或者纸质档案在档案室内随意堆放，有关人员在查阅档案后未第一时间归位，有档案遗漏、错误等情况。

3.档案保管方面

在医学事业现代化发展的过程中，大部分医院意识到了纸质档案向电子档案转化的重要性，陆续采取了相应的行动，配备了大量的电子档案存储装置，实行了软硬件的升级，为档案保管创造了相对理想的前提条件。但是，一些医院的综合档案在保管方面存在一系列问题，具体表现在以下方面：（1）封闭式管理档案。大部分资料仅能院内人员使用，只允许院内人员查阅档案，管理人员仅仅负责档案的收集及分类，未尝试利用大数据等技术来实现档案的全面共享；（2）重管理轻保管。在档案保管方面没有开展一系列工作，如缺乏对纸质档案的防潮通风工作，电子档案方面缺乏安全防护。

三、医院综合档案精细化管理的相关措施

1.制定完善的档案管理制度

（1）建立健全档案管理制度

医院运行过程中为实现档案的精细化管理目标，有关人员必须不断总结档案管理经验，关注国家对医院综合档案管理提出的新要求，遵守相应的法律法规等，建立适用于医院的档案管理制度，以制度形式规定档案管理的目标、流程和责任划分等。当构建了完善的制度体系后，有关部门还需要组织岗位人员学习制度体系的内容，使相关人员能够在后续依照制度规定，开展标准化、规范化的综合档案管理工作。由于每一家医院的实际情况各有不同，在建立档案管理制度时有关人员需考虑医院的特殊情况，使制度体系的内容更为适用，具有可执行性。比如，档案管理制度中应包含档案整理、归档和查阅等相关要求，还应该包含奖惩及责任机制。医院相关部门需按照制度要求，阶段性考察部门、岗位在档案管理方面的表现，对于考核结果优异的部门或者岗位人员，应给予一定的奖励，对于考核效果不佳的部门或者人员，应结合其情节严重程度，给予一定的惩罚。

（2）细化档案管理标准

医院综合档案管理的难度较大，常常涉及诸多复杂情况。为有效保障相关工作的高效开展，有关人员需针对医院的档案管理工作加强流程管理，在档案管理制度体系中增加流程管理的内容，清晰规定各流程下的档案管理标准，在整合档案管理过程中有一定的参考，凸显管理标准对实际工作的指导作用。比如，针对档案保管，应有对应的保管标准；档案归档、查阅等都需要有对应的标准，以通过各项工作标准的出台来规范档案管理步骤。

（3）细化档案管理流程

当前条件下为实现医院综合档案的精细化管理，档案管理制度中还需要包含管理流程的内容，通过详尽的流程划分、不同流程之间的衔接关系，能对管理对象开展系统化管理。按照当前大部分医院综合档案的情况，制度体系需细化档案管理流程，明确每一流程的工作目标、任务，落实档案管理责任。细化档案管理流程时，不仅要处理好前后流程之间的关系，还需要形成相对顺畅的管理链条。当然，有关人员在综合档案的精细化管理中需要具有高度的动态化意识，随时掌握医院综合档案的具体情况，在有需要的情况下调整管理流程，去除不必要的管理流程。

2.加强档案资源的信息化建设

按照精细化思想，在医院综合档案的管理过程中还需要推行信息化管理方式，以形成现代化管理模式，提高管理效率及效能。信息化管理下要求档案人员在管理综合档案时应具有信息化意识，密切关注信息时代的技术趋势，将人工智能、云计算等技术应用到综合档案管理方面。具体来说，在综合档案信息化建设中需要注意以下方面：第一，构建统一的档案资源存储标准。各部门、岗位人员在工作中将产生的各种档案以电子化方式存储，可通过专业扫描设备等将纸质档案转变为电子化形式。当然，在存放档案时也需要利用数据库、数据压缩等新技术，使传统档案变为数字化档案，存放于指定的数据库；第二，建设医院的电子病历档案。医院综合档案中病历档案为一大构成，医院的最终目的是为患者提供各种诊疗服务，只有建立了电子病历，才可在为患者服务时快速调取患者的既往病史、就诊时间及治疗情况等，并快速综合已有的病历信息，为患者提供最具针对性的诊疗服务。从这一角度出发，医院必须加大在电子病历建设方面的资金及技术投入。2018年，国家卫健委出台了《电子病历系统功能应用水平分级评价方法及标准》，各医院都需要从自身出发，针对该标准中的要求来确定电子病历的建设目标和路径，使医院的各部门、各岗位之间能共享病历；第三，档案管理系统能重新界定医院档案管理信息系统与各职能部门的关系。在各科室的工作中自动采集、更改系统内的档案，减少人工录入信息的情况；第四，建设医院大档案管理系统。该系统应细分为若干模块，在各模块的相互配合下，提高综合档案管理的自动化水平。

3.加强档案人才队伍建设

档案管理效率与效果在很大程度上与人才素质与能力有关。医院虽然在思想上重视综合档案的精细化管理工作，但缺乏相应的人才支持，也很难完成管理任务。因此，医院在现阶段的条件下需要围绕综合档案精细化管理方面的人才需求，做好人员培训及引进工作。

人员培训方面。医院需要定期、不定期对档案管理人员实施专业化培训，向他们传授精细化管理思想，使其在岗位上能够准确把握综合档案管理的要求，在档案管理的过程中全面渗透精细化理念。为保障培训活动的有效性，医院需制定完善的培训制度，以制度形式规定培训内容、方法及形式等，使有关部门在培训档案管理人员时可严格执行制度规定。需要注意的是，在综合档案精细化管理中，有关人员不仅要储备大量的理论知识，还应该具备丰富的工作经验，能够在岗位上应用在培训中学到的知识及技能解决实际问题。因此，培训时不仅需要安排理论培训内容，还需要围绕理论内容安排实践训练。考虑信息时代的技术发展趋势，医院需要坚持线上及线下培训相结合，以丰富岗位人员的培训体验，使他们能够积极参与到培训活动中。每次培训结束后，有关部门都需要根据培训内容来设计严格的考核活动，依据考核结果来评估每个人的学习情况，据此安排岗位人员的工作。对未通过考核的人员，不得从事与档案管理相关的工作，应继续参与培训，直到通过考核。

第二，人才引进方面。有关部门需要密切关注医院综合档案精细化管理中对人才数量及素质的要求，从高校引进专业化人才，这些人才需要储备大量的精细化管理知识及经验，还能在岗位上尝试档案管理信息化建设，构建一支专业的档案管理工作团队。

4.创新档案管理模式和服务手段

（1）档案人员要转变思想观念

为改变医院档案管理现状，有关人员必须转变管理理念，在综合档案管理上更具主动性，并开展全过程管理。具体来说，档案管理人员需要积极与医院其他部门沟通协调，获取医院的档案资源结构情况，在档案的前身，即文件形成阶段采取合理化的管理措施。比如，档案管理人员可与医务部、科教部及财务部等取得联系，及时获取这些部门在工作中所生成的档案资料，并对档案实行相应的归类及整理，以形成完整、准确和高质量的档案。对于暂时无法归档的档案原件，应做好数字化归档。

（2）运用智能化管理系统

随着时代的进步，医院综合档案的精细化管理中不应停留在传统的管理模式中，相关人员需要合理应用大数据、人工智能等技术建立智能化档案管理系统，赋予该系统档案归档、分类、存储及查询等功能。档案管理人员需要与技术人员积极合作，开发档案实体安全监控系统，给每一份档案粘贴电子标签，由系统提供的实时定位技术来追踪档案的位置。后续相关人员在查询档案时，可以快速、精确定位，一旦面临非常规的档案调取等情况，系统将会自动启动预警。

（3）注重对档案资源的深度开发

一些医院针对综合档案开展了精细化管理探索，但其更多的工作集中在档案整理、存储等方面，对档案资源的开发常常不够重视。针对此情况，精细化管理下有关人员需注重档案资源的开发与利用。也就是说，档案管理人员需要通过聚类分析、知识提炼等手段从海量的综合档案中提取关键信息，将这些信息应用在其他方面。对于一些利用价值高、查阅频率高的档案，管理人员需具有超前的工作意识，围绕医院的战略方向、重点任务等做好档案整理、分析工作。

比如，管理人员还可依据医院特色及优势学科，基于临床数据建立特殊病种的专病数据库，实现该病种的重要病历信息、案例总结、常用和经典方剂的共享及利用。当然，医院也可根据患者的就诊情况，通过手机报等向患者推送健康科普知识。

5.加强档案管理的安全工作

医院很多档案都具有私密性，在综合档案精细化管理过程中，有关人员需要关注档案的安全性，采取各种安全管理措施。但医院档案包含纸质档案和电子档案，在安全管理方面还需要做好区分。在纸质档案的管理方面，专业人员需要根据综合医院档案管理的规定，制定完善的档案借阅、审查、调取及记录等制度，使纸质档案在借阅时做好登记，避免出现丢失、被盗等情况。同时，日常的工作中相关人员也需要做好纸质档案的存储、消防等工作，为纸质档案的存放创造相对安全的条件，避免环境潮湿、通风不佳或火灾等损毁纸质档案。当然，为避免各种意外情况，相关人员还需要利用现代化技术备份纸质档案，使纸质档案转化成电子化形式存储。对于电子档案，则需要通过优化数据库结构、定期检查软硬件系统、采用防火墙技术、入侵检测技术和数据加密技术等方式来保障电子档案的存放、传输的安全性，以防止病毒、非法攻击等对医院档案的窃取或篡改。比如，在使用U盘或移动硬盘等调取资料时，必须严格做好记录与存档，保障后续发生异常情况时，相关人员能调取这些资料，追溯相关行为是否合法合规。

四、结束语

综合档案管理是医院的重点工作。各医院在现代化发展趋势下需将综合档案的精细化管理作为重点，立足自身的档案管理现状，将精细化思想渗透到档案管理制度、技术和路径等方面，构建完善的档案精细化管理机制，助力医院的良好发展。

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作者单位：南宁市第二人民医院