浅谈事业单位档案管理信息化建设

摘 要：在信息化时代背景下，数字化技术、人工智能和大数据等技术在教育、医疗等领域得到了广泛应用。事业单位档案管理信息化建设是指将传统的纸质档案管理方式转变为数字化、网络化的管理方式，通过利用信息技术手段电子化处理、存储、检索与共享档案，从而提高档案管理的效率及质量。传统的纸质档案管理方式已经无法满足快速、高效和安全的管理需求，信息化建设则能够提供更加便捷、可靠的档案管理手段，为档案管理的安全性、规范性和科学性带来保障。文章从事业单位档案管理的重要性出发，结合当前信息技术的发展趋势，以事业单位档案管理实际需求为要素，针对性地提出事业单位档案管理信息化建设的策略，更好地提高档案管理信息化建设水平，促进事业单位档案管理工作的规范化以及可持续发展。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；建设策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

信息时代的来临，以计算机、互联网为核心，利用先进的信息技术对社会、经济及文化展开全面深入的变革与创新，随着信息技术的广泛应用、信息资源的快速增长、信息传播的高效便捷以及信息交流的全球化发展，计算机、互联网和移动通信等技术得到了普及发展。在信息化时代的发展背景下，各行各业都在积极探索信息化建设的途径和方法，事业单位的档案管理工作也在不断加强信息化建设，充分发挥云计算、大数据等信息技术优势，提高档案管理效率、保护档案安全、提升服务质量。目前，许多事业单位已经开始尝试将档案管理工作数字化、网络化，采用电子档案管理系统开展日常档案管理、查询。然而，由于事业单位的规模、业务特点以及信息化水平存在差异，导致档案管理信息化建设仍面临着一系列的问题。因此，需要进一步深入研究事业单位档案管理信息化建设的重要性及策略，推动事业单位档案管理工作的现代化发展，提高工作效率与服务质量。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

1.有助于实现档案信息的永久保存

事业单位档案管理信息化建设有助于实现档案信息的永久保存，确保档案信息的完整性与可靠性，为事业单位的发展提供强有力的支持。当前传统的纸质档案受到人为、环境等因素的影响，容易发生丢失、遗漏等问题，影响档案的安全性，而信息化的档案管理借助网络数据实现对档案信息的保存，避免档案丢失，促进档案信息的永久保存，有效地提高档案信息的安全性、稳定性。信息化建设实现档案的电子化存储，将纸质档案转化为电子文件，通过数字化技术分类、索引、检索和备份档案，利用云存储技术，将档案数据备份到多个地点，防止数据丢失与损坏，实现档案信息的永久保存。此外，信息化建设实现了档案信息的长期保存，档案数据能够多次复制与备份，不受时间和空间的限制，提升了档案管理的安全性。

2.有助于提高档案管理的效率及质量

事业单位档案管理信息化建设有助于提高档案管理的效率和质量，促进档案共享与协同，推动事业单位档案管理工作向数字化、智能化的方向发展。首先，有助于提高档案管理效率，传统的纸质档案管理方式存在查找、整理和归档等过程耗时费力的问题，容易出现文件遗失或错放的情况。而通过信息化建设，能够实现电子档案的全生命周期管理，包括档案的创建、录入、存储、检索、传递和销毁等环节，大幅提高了档案管理的效率；其次，有助于提升档案管理质量。传统的纸质档案管理容易受湿度、温度或虫蚀等因素的影响，容易导致档案的损坏，而电子化的档案管理方式有助于保证档案的完整性，借助信息化建设提供更加全面、准确的档案统计与分析功能，有助于提升档案管理的科学性。

3.有助于推动档案管理可持续发展

事业单位档案管理信息化建设有助于保障档案的安全性，促进档案资源共享，支持决策与管理，推动档案管理的可持续发展。首先，有助于增强档案管理的安全性，电子档案通过权限控制、加密技术等手段来保护档案的安全性，避免非法获取或篡改档案信息，建立完善的档案管理体系与安全机制，确保档案的保密性和可控性；其次，信息化建设实现了档案的数字化、网络化和云存储，方便不同部门之间的档案共享，提高工作的协同效率，方便了查询、使用档案信息，促进了社会资源的共享利用。

二、事业单位档案管理信息化建设策略

1.加强信息化设备设施建设

在事业单位的档案管理信息化建设中，相关设备设施是确保信息化建设质量的关键因素。因此，需要进一步加强信息化设备设施建设，通过更新和升级硬件设备、增加存储容量、提供良好的网络环境、引入专业的软件系统以及加强设备设施维护和管理等措施，为档案管理信息化提供坚实的基础和支持。首先，及时更新升级硬件设备。事业单位应加大对信息化建设的资金投入，定期更新、升级档案管理信息化所需的硬件设备，包括计算机、服务器和网络设备等，保证设备设施的性能与稳定性，提高档案管理的效率和质量。随着档案信息的不断增加，存储容量的需求也在增加，事业单位应根据实际情况，适时增加存储设备的容量，选择存储容量大、信道质量好的光盘，确保档案信息能够得到充分的保存；其次，提供良好的网络环境。建立稳定和高速的网络环境，以支持档案信息的传输共享，建立可靠的局域网和与互联网的连接，通过建立安全的远程访问通道、提供移动设备的支持，档案管理人员能够随时随地访问、处理档案信息，提高工作效率；最后，引入专业的软件系统。选择适合自身需求的专业档案管理软件系统，以实现档案信息的电子化、数字化和自动化管理，软件系统应具备良好的用户界面、功能完善、易于操作和扩展性强等特点。除此之外，加强设备维护和管理，树立创新的档案管理理念，在日常工作中落实设备设施的维护行为，包括定期巡检、故障排除、备份和恢复等，做好设备设施的规划布局，合理配置资源，以提高设备设施的利用率。

2.优化档案管理信息系统

信息系统是档案管理信息化建设的必要内容，通过合理的需求分析、模块化设计、灵活的配置以及扩展性、数据库设计、用户界面设计等，打造出高效、安全和易用的档案管理系统，提高事业单位档案管理水平。首先，加强设计需求分析。在系统设计之前，需要展开详细的需求分析，根据事业单位档案管理需求，了解档案管理系统的功能、性能需求，通过与档案管理人员展开深入的沟通调研，设计出符合实际工作需要的系统功能；其次，构建模块化设计，将档案管理系统划分为多个模块，每个模块负责一个特定的功能或业务流程，使系统结构更加清晰，便于维护升级。同时，模块之间需要有良好的接口与数据交互机制，以确保各模块之间的协同工作和信息共享。并且，需要灵活的配置以及可扩展性，设计时应考虑到后续的功能扩展与升级需求，确保系统能够满足未来的发展需求，能够方便地配置和定制。除此之外，还应加强系统功能优化，将档案管理工作与事业单位的业务发展相结合，构建一体化系统，在系统中实现档案管理、档案审批、录入、更改及转出等功能，确保各项功能的可操作性；最后，为了增强档案管理的信息化体验感，需要加强用户界面设计。采用直观、简洁和易于操作的界面设计，使用户能够方便地完成各项操作，根据用户的角色权限设计不同的界面，以保证不同用户能够获得符合其工作需求的界面展示。

3.强化档案信息数据库建设

档案管理系统的数据库设计是关键的一环。应根据档案管理的特点和需求，设计出合适的数据库结构与数据模型，考虑数据的安全性、完整性和一致性，应确保数据能够被正确地存储、检索与共享。首先，加强数据库规划设计。确定数据库的整体架构，包括档案信息的组织结构、数据字段的定义和关系等，考虑数据库的容量与性能需求，根据事业单位的具体需求，选择适合的数据库管理系统，常见的数据库系统包括关系型数据库（Oracle、MySQL）和非关系型数据库（MongoDB、Redis），根据需求评估各个系统的性能、稳定性及可扩展性等因素，选择最适合的系统；其次，制定统一的数据规范和标准。应确保档案信息的一致性，包括制定数据命名规范、字段定义和关系、编制档案分类标准及数据格式等方面的规定，通过标准化分类，实现档案信息的一致性、可比性，方便用户展开检索查询。

4.构建档案信息化监管机制

为了更好地实现对事业单位档案信息化建设的规范化管理，还需要构建档案信息化监管机制，实现事业单位档案工作的科学化、规范化和高效化管理，提高档案信息的管理水平与利用价值。首先，设立专门的档案信息化监管机构。负责制定和实施档案信息化的相关政策、规范标准，统筹协调各部门的档案信息化工作。在档案管理工作中，设置专门的信息化监管岗位，实施岗位责任制，明确信息化监管的具体职责、范围等，进一步落实对档案信息化管理的监督；其次，建立档案信息化管理制度，规范档案信息的收集、整理、存储、传输和利用等环节，确保档案信息的完整性。在监管制度制定中，应结合事业单位档案管理的实际需求，确保监管制度的可实施性，为规范档案管理工作带来保障。除此之外，还应丰富档案信息化监管手段，开展定期的安全审计，检查系统的安全漏洞和隐患，定期检查和评估事业单位的档案信息化建设情况，整改发现的问题和不规范行为，推动事业单位加强档案信息化建设和管理。委托第三方专业机构评估审查档案信息化的管理，从客观、全面的角度监管事业单位的档案信息化管理工作；最后，严格落实监管激励与惩罚机制。针对违规的档案信息化管理行为给予相应的惩罚措施，改善网络管理的不良行为，避免对事业单位的档案造成影响。

5.注重信息化安全保护管理

事业单位应加强网络安全管理，防止恶意攻击、病毒感染和数据被泄露等安全威胁，包括建立防火墙、入侵检测系统和安全访问控制机制等技术手段，确保档案管理的安全性。首先，加强局域网建设。根据事业单位的规模和需求，合理设计网络拓扑、子网划分及网络设备配置等，安全配置局域网中的网络设备，包括路由器、交换机和防火墙等，限制非必要的端口开放，并设置强密码、访问控制策略，防止未经授权的访问攻击。通过使用网络访问控制技术，如VLAN、ACL等，将局域网内的设备和用户按照安全级别划分为不同的网络区域，并设定相应的访问权限，实现网络资源的隔离和访问控制。借助入侵检测系统（IDS）和入侵防御系统（IPS）实时监测局域网中的网络流量和事件，及时阻断恶意行为，保障局域网的安全；其次，实施防火墙设计。采用防火墙、入侵检测和防病毒等安全设备和软件，保护档案信息化系统免受网络攻击与恶意代码的侵害，加强对网络设备和系统的维护更新，及时修补安全漏洞。防火墙设计应该采用多层次的防御体系，包括边界防火墙、内部防火墙和主机防火墙等。边界防火墙用于保护局域网与外部网络的连接，内部防火墙用于隔离不同安全级别的内部网络，主机防火墙则用于保护单个主机的安全。除此之外，还应设置访问权限，根据事业单位档案管理岗位的职责，分配合理的系统访问权限，实施最小权限原则，确保只有授权人员才能访问、操作涉及档案信息的系统和数据。例如，对普通用户只需要提供访问、修改自己的文件权限，而不需要管理系统的权限。同时，为了保护档案信息的安全性和完整性，事业单位应采取数据加密技术加密保护档案信息，确保只有授权人员能够访问和使用，保障档案信息在传输和存储过程中不被窃取或篡改，并建立密钥管理机制，确保密钥的安全性；最后，建立定期的数据备份恢复机制。确保档案信息的安全性，应制定备份策略，选择合适的备份方式，如全量备份、增量备份，并定期测试验证备份数据的可用性，在发生数据丢失或损坏的情况下，能够及时恢复档案信息。

6.提升档案管理人员的信息化素养

档案管理人员是确保档案信息化建设的基本保障，在信息化建设中，不仅要求档案管理人员应具备档案管理基本知识，还同时对人才的信息素养提出了更高的要求，确保能够规范化地应用信息技术，更好地适应并推动档案管理工作的信息化进程。首先，组织档案人员参加信息化培训和学习，提高他们对信息化技术的了解和应用能力，邀请专业的培训机构或专家开展培训，通过内部培训、知识分享等方式提升档案人员的信息化素养，培训内容包含信息化系统、防火墙设计及数据库建设等内容，采取多样化的培训形式，提升信息化建设质量；其次，成立专门的信息化团队。由具有相关专业知识和经验的人员组成，负责档案管理信息化的规划、实施与运维管理工作，团队人员应具备信息技术、数据库管理及数据分析等方面的知识技能，能够熟练运用相关软件工具；再次，积极与其他领域的信息化专业人才展开合作与学习，借鉴其他行业或组织在信息化方面的先进经验和做法，与IT企业、高校、研究机构等建立合作关系，开展技术交流与合作项目，共同推动档案管理信息化建设；最后，为档案管理人员提供信息化经验交流分享会，鼓励档案人员之间相互学习借鉴，组织定期的经验交流会议、研讨会等活动，以促进档案人员之间的沟通合作，提升他们在信息化方面的素养。

三、结论

综上所述，事业单位档案管理信息化建设是推动档案工作现代化的重要举措，能够提高档案管理效率、保障档案安全和提升服务质量，确保事业单位档案管理符合新时代的发展趋势。借助信息化技术支持，实现事业单位档案的数字化、网络化和智能化管理，提升档案管理工作的科学性、规范性与便捷性。因此，事业单位需要通过加强信息化设备设施建设、优化档案管理信息化系统、强化档案信息数据库建设、构建档案信息化监管机制以及注重信息化安全保护管理、提高档案人才信息化素养等策略，提高档案管理现代化、信息化水平，为事业单位提供更高效、便捷的档案管理服务，促进事业单位的可持续发展。

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作者单位：中共黑龙江省纪律检查委员会