三甲医院人事档案信息化实践探析

摘 要：信息化不断深入医疗领域，作为医院人力资源管理中的人事档案管理也在不断地加快发展的步伐，医院对人事档案管理的工作也提出了相应的要求。文章结合三甲医院人事档案管理工作的实际情况，分析在医院档案管理信息化过程中遇到的主要问题，并提出了具有针对性的合理化建议。

关键词：人事档案管理；信息化；流程优化

中图分类号：G271；G272；G273 文献标识码：A

一、研究问题的提出与意义

三甲医院的人事档案管理是人力资源管理的一部分，是三甲医院人力资源管理水平的一个衡量标准。人事档案管理做好了可以提升三甲医院人力资源管理的质量，人事档案不仅能为三甲医院在教学、科研等方面提供服务，还可以直接服务于个人本身的利益，不管是在再就业、考博、升学还是出具现实表现、办理退休和入团入党等，审核都要以人事档案中的材料作为重要依据。因此，人事档案管理对人力资源工作的效率影响具有重要的意义。

二、三甲医院人事档案管理信息化的现实情况

1.医院人事档案管理的现状以及存在的问题

（1）人事档案交接过程中的手续不严密，重视度不够。人事档案管理人员大多是人事科的工作人员，而非专职档案人员，在其调岗或者离岗时，移交档案的手续没有按照程序办理，没有认真检查、核对与清点，许多该签字的没有签字，导致档案材料在数量和内容等方面界限不清，责任不明。有些工作人员认为，档案交接是一项很简单的事情，只是将材料从一个人的手中转到另一个人的手中，过程随意，他们认为医疗、科研和教学才是医院的重心，医院管理工作的重点是如何提高医疗水平，改善病区环境，为病人提供优质的服务，而往往忽视了人事档案管理的重要性，存在医院人事档案管理硬件设施不够完善，档案管理人员也缺乏相应培训等问题。

（2）人事档案管理人员对档案材料的收集、更新和补充滞后。应当归档的材料不能得到准确、及时的补充，如业绩考核、职称考评或者继续教育等方面的材料没有及时归档，使得人事档案资料不全，存档的材料不能真实地反映本人现实情况。

（3）人事档案管理人员对档案的重要性认识不足。人事档案管理人员基本上是人事科的工作人员，而非专业的档案管理人员，大多是兼职管理档案，其受时间和专业的限制，很少能够有机会参加相关专业的培训，对档案管理相关专业的新技术、新知识不能及时掌握。因此，不但职工本人，而且连人事档案管理人员都未意识到人事档案的重要性，常常导致对于该归档的材料没有及时归档、补充和更新，使得人事档案因缺少材料而不完善。

（4）人事档案管理方式落后。人事档案基本上是由人事科工作人员兼职管理。在工作的过程中存在诸多问题，比如没有单独的计算机和档案管理软件可以利用，就连最基本的查阅人事档案信息也只能采用人工查找，档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不够理想。

三、医院开展人事档案信息化管理的优势

1.提高存档材料的准确性

传统的人事档案管理往往需要花费大量的时间和人力收集和存储档案，在收集和存档的过程中往往还容易出现一些错误，导致人事档案材料缺失，降低了人事档案材料的准确性。信息化管理采用计算机登记录入，一方面，可以对所录入的信息用公式纠错，超出正常值的数据可以设置提醒标红；另一方面，相当于拷贝了一份记录，在校对资料的时候可以有一个参照，从而提高工作的准确性。

2.大幅节省查阅档案资料的时间，使查阅工作具有时效性

传统的人事档案管理模式经常会因为查找的档案信息范围太大而需要耗费大量的时间和精力，有时候还会出现明明知道存有档案材料，但是却无法顺利找到的现象，而且大多数医院没有专门的人事档案管理人员，人事档案管理工作是由人事科的工作人员兼任，由于平时工作繁忙，根本无法及时归档，时间长了就忘记了，全部依靠人工查找，根本无法快速、高效地完成查阅工作。计算机技术提供了检索功能，只要当初收集资料时做好登记，就会知道哪些资料归档了，哪些资料还未归档，目标明确，缩小了检索范围，提供了非常便捷的途径，可以迅速地完成档案的查阅。同时，也方便统计医院人员信息，为单位发现、培养、使用人才以及为干部的任命、人才配置、考核评优和晋升等提供更加准确、可靠的信息依据。

3.有利于查阅人事档案材料转入转出和资料归档的记录

职工档案的转入和转出应在电脑上建立excel表并及时登记。对由于历史原因造成的，确实已经不能补充或者不可能再收集到的档案资料，应先调查分析产生的原因，再将其记录在excel统计表中，以后只要利用excel的搜索功能，便能很容易地查找到需要的资料信息，比起传统的手工查找能够节省大量的时间和精力，人事档案整理的工作效率可以得到显著的提高。

为了提高医院整体的人力资源管理水平，我院开展人事档案管理工作时严格遵守国家有关的法律法规，按照国家卫健委、广东省委组织部以及广东省档案局等上级主管部门的严格要求，进一步完善了人事档案管理制度，加强对人事档案管理工作的重视，努力提高人事档案管理信息化的水平。

2002年4月至2017年4月，借阅人事档案365卷，平均每年24卷；交接人事档案543卷，平均每年36卷；收集、鉴定、归档材料427件，平均每年28件。随着我院员工逐渐增多，人事档案利用业务数量也随着大量增长，如果完全依靠传统的手工纸质版记录，那么在查阅档案的时候肯定困难重重，从2017年5月起，在完成人事档案收集、归档、整理和保存等日常工作后，已经开始由原来的接收、转递材料只有纸质版记录，而归档材料没有记录，增加到有纸质版记录的同时，还应用电子表格录入接收归档的档案材料。2017年5月至2020年5月，录入接收材料之后并按照姓氏首字母排列归档，在整个改进的过程中发现，比起原来没有电子记录接收归档信息，查找资料的效率得到了明显提高，比如有聘用制员工辞职，需要取回存放的后续学历档案，就可以很快查出有没有接收这份档案，什么时间接收的，再按照姓氏查找就可以很快地找出这份档案材料。在实际工作中发现，还可以依据实际情况调整工作步骤与程序，使过程更加完善。

在人事档案的管理工作中，主要分为人事档案交接、借阅、收集、鉴定、归档、整理和清点等几个部分。我院2017年5月以前接收以及转递材料只有纸质版记录，归档材料没有记录，到2020年5月，3年的时间里新交接人事档案110卷，平均每年36卷，与之前基本没有变化；借阅人事档案1367卷，平均每年456卷，与2002年4月至2017年4月这15年总的借阅量平均数相比急剧增加；收集、鉴定和归档材料1652件，平均每年551件，与2002年4月至2017年4月这15年总的收集、鉴定和归档平均数相比也是急剧增加。清点历年归档材料927件。2017年5月开始运用电子表格录入信息到现在，在查阅档案资料的过程中，效率得到了明显的提高。同时，还能够更加充分地利用人事档案信息，为医务人员后续学历认证、考博升学以及劳资福利调整等多方面提供了更优质的服务。因为医院的员工较多，为了更明显地提高查阅档案的效率，所以从2020年6月起，对档案管理的程序做了一定的调整，使过程更具科学性，更加完善。将档案室的档案柜实行排序，标明第几号档案柜第几排序号，接收一份材料鉴定完毕后，先按照姓氏首字母排列，记录排放在档案柜的柜号及序号，再录入电子表格，在查找档案时能够更加方便、快捷，查找的信息也会更加准确。

2017年5月以前的工作程序

2017年5月至2020年5月的工作程序

2020年6月至今的工作程序

从2020年6月到2020年12月31日，短短半年时间新交接人事档案39卷，借阅人事档案853卷，收集、鉴定和归档材料644件。

我院的人事档案管理工作制度依据国家的相关规定而制定，并按照中共广东省委组织部的要求，及时更新信息。在完善制度的同时，医院还加强了制度的落实及执行，并提供咨询服务工作，为职工答疑解惑。同时，明确了人事档案管理人员要积极收集干部任免、培训及考察考核等反映个人工作、学习的材料。要求有关职能部门要主动并及时将新形成的资料交给人事科。本单位形成干部档案资料的有关职能科室，应在形成正式材料后的一个月内交给人事科。干部档案管理部门应对形成干部档案材料的有关部门做好督促工作。

三、三甲医院人事档案管理信息化所面临的问题

1.对人事档案管理信息化的重视程度不够

对人事档案管理信息化不够重视，不能及时完成人事档案管理相关的信息化工作。按照我院相关制度，在人事档案完成交接、借阅、收集和归档后应完善相关的电子台账工作。2017年5月之前，因为长期以来的习惯，在完成人事档案交接、借阅和收集归档的过程中，未完善电子台账，甚至连纸质版记录也不齐全，致使后续的档案查阅和利用等工作效率低下，难以为相关部门以及职工个人提供快速、高质量的档案查阅利用服务。

2.人事科档案管理人员流动性大，影响了人事档案工作的效率

人事档案材料大多由各相关职能部门负责收集后再上交人事科，由于人事工作繁忙，人事档案管理工作经常由人事科同事轮流承担，这就需要对新人开展必要的相关培训，使得重复培训，耗时耗力。后经过我院领导批准，给予人事档案管理工作人员固定岗位，以便能够顺利开展人事档案的归档及信息化管理工作。

3.人事档案管理制度落实不到位，没有严格执行

人事科职员因为平时工作繁忙，不能积极收集干部任免、培训和考察考核等新形成的材料，未能将新形成的资料及时补充到干部人事档案中。个人在拿到相关归档材料时，如进修结业证、进修鉴定表等，也没有意识把新材料上交人事科归档。有时候因为时间仓促，没能在人事档案完成交接、借阅、收集或者归档后完善相关的电子台账工作。

四、三甲医院人事档案信息化建设举措及建议

1.提高对人事档案管理信息化的重视，提高管理水平与利用效率

人事档案管理信息化是实现档案事业跨域发展的有力抓手。推进人事档案数字化是我院发展的必然，医院领导也逐渐意识到人事档案管理信息化的重要性，人事档案管理信息化建设得到了应有的重视。

从将近9年的工作数据对比中发现，借阅档案的次数和收集归档的材料数量急剧增加，交接档案的数量增加不明显，表明我院人员流动变化不大，但档案利用的频率提高了，归档资料的数量也增加明显。从数据对比中可以看出，档案利用是体现人事档案价值的主要途径，归档材料的增多也表明了员工以及各个相关职能部门对人事档案关注意识的增强。人事档案包含履历表、考核鉴定材料以及职称学历等方面的内容，理应得到相应的重视，应最大限度地发掘人事档案材料的利用价值，为职工提供更优质、更高效的档案利用服务，加快我院人事档案管理信息化进程。

2.加强对现有人员的专业知识培训

为了实现人事档案管理信息化、规范化管理，可以考虑引进相关专业的人才。人事档案管理工作通常由人事科职员担任，由于工作繁忙，经常不能接受最新的档案管理方面的业务培训，科室应合理安排时间让其参加定期的专业培训，及时更新档案管理知识，使档案管理人员认识到人事档案的重要性，尽最大可能满足人事档案管理工作的需求，不断优化人事档案收集、归档等工作程序。

3.完善人事档案管理制度，提高制度执行水平，制度化、规范化和科学化地开展人事档案管理工作

明确人事档案管理人员应积极收集干部任免、培训和考察考核等新形成的材料。有关职能部门要主动并及时地把新形成的个人档案资料上交人事科归档。本单位设立干部档案材料的有关职能科室，应在形成正式材料后的一个月内把材料主动交至人事科归档。干部档案管理部门应督促相关部门及时将应归档的材料送交人事档案室归档。还应强调在人事档案完成交接、借阅、收集和归档后，完善相关的电子台账工作。

在实际操作中，医院引入了人事档案专项审核系统，将人事档案材料信息集中管理、开发和利用。

五、总结

总之，三甲医院人事档案管理信息化是一项完整的工作，对我院人力资源管理起到积极的促进作用。应以信息时代高科技技能手段为抓手，逐渐改变传统的人事档案管理模式，将信息技术引入人事档案管理的日常工作中，为我院的人力资源发展做出积极贡献。

参考文献：

[1]田建军.干部人事档案管理法制化的思考[J].黑龙江社会科学，2017（06）：175-178.

[2]曹青轩，宁建平.干部档案管理的思考[J].山西档案，1989（06）：32-33.

[3]谢利芳，丁兰岚.干部人事档案数字化建设研究[J].兰台内外，2020（03）：66-67.

作者单位：汕头大学医学院第二附属医院

基金项目：汕头市科技项目“医院人事档案信息化管理方法优化”（课题编号：汕府科〔2020〕58号-51）。

作者简介：尹声声（1985—），女，汉族，云南昆明人，硕士研究生，馆员，研究方向：人事档案管理。