提升事业单位档案管理工作效率的路径探析

摘要：本文阐述了档案管理工作的概念、特点以及提升事业单位档案管理工作效率的重要性，并围绕规范档案管理工作意识、完善管理制度、提高人员能力、信息化建设以及纸质电子差异化管理五个维度，提出了提升事业单位档案管理工作效率的可行路径。

关键词：事业单位；档案管理；工作效率

DOI：10.12433/zgkjtz.20242933

随着社会经济的不断进步和科技创新的日益深入， 事业单位承载的信息量不断增长，档案管理工作的复杂性、专业性、重要性愈发凸显。一方面，事业单位承担着为社会提供公共服务的重要职责， 档案管理工作是一项基础性工作，其工作质量关乎事业单位的运营效率、信息安全，更在一定程度上影响着社会公共服务质量；另一方面，随着数字化、网络化技术的广泛应用，信息化已成为推动档案管理工作创新发展的原动力，信息技术手段可以帮助事业单位实现档案信息的快速检索、精准定位，有效提升档案管理工作的整体效能。但目前，仍有部分事业单位采用传统的档案管理模式，难以适应新时代发展需求，工作效率和服务质量亟待提升。为此，如何提升事业单位档案管理工作效率，具有较高的研究价值与研究意义。

一、档案管理工作概述

档案管理工作是事业单位档案室对档案实体、档案信息进行管理，提供利用服务的一系列业务工作的总称，涉及处理、组织、维护各种类型的事业单位的内部档案，档案管理工作的特点主要包括七个维度。

其一，档案管理的首要任务是对文件进行分类和归档，确定适当的分类体系和目录结构，帮助事业单位在需要时迅速找到文件，并确保文件存储安全可靠。

其二，档案管理要求记录文件名称、创建日期、版本、所属部门等重要信息，这种记录方式能够提高文件的检索效率，员工可以根据关键词或其他查询条件快速找到所需文件。

其三，档案管理需要确保文件的保密性和安全性。特别是对于包含敏感信息的文件，需要采取限制访问权限、使用密码保护、加密等额外的安全措施。

其四，档案管理还需管理文件的版本控制。随着文件的修改和更新，档案管理人员需要追踪文件的多个版本，确保员工都在使用最新的版本，避免混淆和错误，并提高工作效率。

其五， 单位需要制定适当的文件保留制度，决定哪些文件需要保留多长时间，哪些可以销毁，档案管理负责确保文件的合规性。

其六，随着技术的发展，越来越多的单位正在进行数字化转型，将纸质档案转换为电子形式。因此，档案管理工作需要适应数字化环境，使用电子文档管理系统和相关工具进行管理。

其七，档案管理需要遵循相关的法律法规和合规要求。例如，某些类型的文件需要按照法律规定的时间保留，且可能需要配合调查提供档案。

二、事业单位档案管理工作的重要性

提升事业单位档案管理工作效率，不仅是优化内部管理、提高工作效率的必然要求，更是保障事业单位稳健发展、服务社会民生的重要举措，其重要性可概括为以下四方面。

（一）高效管理档案，助力决策科学化

高效的档案管理工作可确保单位各类档案资料的完整性、准确性、系统性，为领导层决策提供全面、可靠的信息支持，快速检索、精准定位所需档案资料，有助于及时把握历史情况、了解发展现状。

（二）规范档案管理流程，提升整体工作效率

提升档案管理工作效率，意味着规范、优档案管理流程，建立健全档案管理制度，明确各环节职责分工，由此实现档案管理工作的标准化、规范化，进而有效减少工作中的重复劳动、无效沟通，提高档案管理工作乃至单位的运行效率；规范化的档案管理工作，亦有助于防范潜在风险，保障各项工作的顺利开展。

（三）加强档案信息化建设，推动数字化转型

随着信息技术的迅猛发展，数字化转型已成为事业单位发展的必然趋势。档案管理工作效率提升，也有助于推动单位数字化转型。加强档案信息化建设，实现档案资料的数字化存储、管理和利用，可提高工作的便捷性，加强时效性，并为单位其他业务领域数字化转型提供有力支撑。

（四）优化档案服务，提升社会形象与公信力

档案管理工作效率与事业单位服务质量息息相关，高效的档案管理能确保单位及时、准确地为公众提供所需档案资料，间接推动与民众的互动和沟通。

（五）为内部宣传教育提供素材

事业单位档案类目众多、功能全面，涵盖内部历史资料、单位及个人荣誉证书、职工履历、专业技术报告、工作记录，大多档案可用于开展宣传教育，面向员工乃至社会公众展示单位的发展历程及取得的成就，由此树立良好的内外部形象，调动员工的工作热情，提高员工归属感。

三、提升事业单位档案管理工作效率的可行路径

（一）由上至下规范档案管理工作意识

意识决定行为，管理层的意识也会决定工作人员的意识及行为，因此，管理层需先行认识到档案管理工作的重要性、提高档案管理工作效率的必要性，愿意为档案管理工作投入更多资源、推动工作改革，同时向下传达档案管理工作的改进思路、改进路径。一方面，为档案管理人员提供思想意识、专业技能教育培训，使其形成规范化意识；另一方面，在内部宣传规范化管理思想，逐步改善人员的认知。此外，管理层应加强对档案管理工作的监督检查。可定期进行内部审计、合规检查和风险评估，及时纠正工作问题，并定期与档案管理人员沟通交流，了解工作的难题及需求，以提供支持与帮助，并鼓励人员提出改进建议，定期评估工作的效果，根据反馈意见和实际情况进行相应的调整。

（二）规范档案管理制度

考虑到部分事业单位的档案管理制度不健全、不完善、不明确、不落地，档案管理人员无法完全按照规章制度开展工作，不仅导致档案管理规范性不足，还有可能导致档案丢失、损坏。 因此，事业单位应针对具体工作内容规范文书管理制度，确保制度落地。

明确提高工作效率、保证信息的准确性和可靠性等档案管理目标，根据目标制定文件分类和归档的标准、文件命名规则、访问权限管理等规范要求；基于组织的业务流程和文件类型，制定包括文件目录结构、文件夹命名规范、文件标签在内的文件分类和归档标准，确保文件按照统一的方式归档查找，分类和归档标准要简洁明确，易于理解执行。建立文件命名规则，规则需包括文件类型、日期、相关项目信息等要素，文件名称应清晰描述文件内容、文件属性，便于文件的识别与查找，同时制定配套版本控制规范，快速识别关联多版本档案文件。建立访问权限管理制度，明确文件的访问权限范围和权限管理流程，制度中应规定不同人员在获取、修改和传递文件时所需的许可和审批程序。设计包括文件查阅申请审批流程、查阅记录完整可追溯性、借阅期限和归还要求在内的多维度文件查阅和借阅制度。

（三）持续加强档案管理人员的综合能力

目前，部分事业单位的档案管理人员存在能力不佳、职业素养不足等问题，考虑到档案管理工作存在一定的专业性，档案管理工作人员还需掌握各类信息化技术。其一，通过内部培训、外部培训机构、专业协会等途径，定期组织文件分类和归档的方法、电子文档管理系统的使用、合规和法规相关知识等方面的专业培训；其二，设立学习和知识分享机制，鼓励档案管理人员主动学习、分享经验，建立档案管理知识库，供人员查阅、学习，同时鼓励在平台发布文件、分享自身档案管理经验、解决问题的方法；促进跨部门间的交流，有机会与其他部门的工作人员交流、合作，帮助档案管理人员了解其他部门的需求、掌握不同部门的业务流程，并从中获取新的思路技能；其四，制定个人职业发展计划，涵盖定期绩效评估、晋升机会、培训计划，帮助人员明确目标；其六，设立激励机制，以物质奖励、晋升、荣誉称号等形式，表彰优秀的人员；其七，定期进行绩效评估和个人发展评估，向人员提供反馈和指导，帮助其了解自身的优势和改进的方向，制定个人发展计划、持续提升自身能力。

（四）积极推动档案管理信息化建设

新时代，档案管理正逐渐向信息化方向发展，各事业单位不仅要认识到信息化管理的重要性，更要积极推动档案管理信息化建设，提高信息化技术的应用比例，改善现有的档案管理模式。

建立或采用符合单位需求的电子文档管理系统，用于档案的存储、分类、检索和共享，实现电子文档的集中化管理，便于文件的查找和传递，提高工作效率。引入公文管理系统，用于单位内部的公文流转、审批和归档，规范公文的发文和收文流程，提高公文处理的可追溯性和安全性；使用扫描仪和光学字符识别（OCR）技术，将纸质文件转换为可编辑、可检索的电子文档，存储在电子文档管理系统中，便于管理传输档案文件。引入电子签章系统， 用于电子文档的合法签署验证，强化电子文件传输、存储过程的完整性，提高档案管理的安全性。应用智能化文书辅助工具，档案管理人员可使用辅助工具中的自动摘要、智能纠错、语义分析等技术，提高文书处理的准确性和效率，减少操作错误。推广移动设备和移动应用程序的使用，使档案管理人员能够随时随地访问处理档案，提高响应速度，便于远程办公和业务拓展。 利用数据分析和报告工具，对档案数据进行深入挖掘和分析，利用数据为单位提供决策支持，并为其战略规划和资源配置提供参考。使用云存储技术，将档案数据备份至云服务器，确保数据的安全性和可靠性，强化档案管理质量。

（五）围绕电子、纸质档案制定差异化管理模式

虽然在信息化时代，大量档案已经完成去纸化，但仍有部分保密性较强或年代较为久远的档案以纸质形态存放， 纸质档案与电子档案在形态上的差异意味着，档案管理人员不能用一种管理模式同时管理两种档案，因此，事业单位需要围绕电子、纸质档案制定差异管理模式。

其一，对电子档案和纸质档案分别制定文件命名规则、文档目录结构、关键字标签等独立的分类和标识规范。例如，在电子档案中可以使用元数据标签加快检索速度，而在纸质档案中可以使用编排码等方式分类标识；其二，根据电子档案和纸质档案的特点，针对每种类型选择相应的存储介质，电子档案可以选择安全可靠的服务器或云存储系统存储，纸质档案可以选择专用的文件柜、档案间、外包存储等方式；其三，为电子档案和纸质档案分别设置适当的访问权限，电子档案可以使用身份验证、角色控制、权限分级等方式，实现对不同用户的访问控制，纸质档案可采用锁柜、防火墙、密码保护等方式，控制档案查阅、借阅权限；其四，对电子档案和纸质档案分别建立备份恢复机制，电子档案可定期进行数据备份，纸质档案可制定备份存储、防火防水措施等方案，以应对意外事件；其五，纸质档案需要定期维护修复，控制环境因素，做好防霉变、防虫、防尘、防火措施，每月清扫一次档案室，清理一次库房；其六，制定不同的工作流程与审批流程管理模式，电子档案管理可应用电子流程管理工具管理文书的工作、审批流程，提高档案事务处理的准确性，纸质档案则需要明确工作流程和审批流程，并建立相应的监督机制。

四、结语

综上所述，加强事业单位档案管理工作，可高效管理档案、助力事业单位决策科学化，规范档案管理流程、提升工作效率，加强档案信息化建设、推动数字化转型，优化档案服务、提升事业单位的社会形象与公信力，并为其内部宣传教育提供素材。在提高档案管理效率的过程中，事业单位从领导层到档案管理人员都应树立正确的档案管理工作意识，针对具体工作规范档案管理制度，常态化地提升档案管理人员的综合能力，持续强化档案管理信息化建设工作。

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