行政事业单位经济合同管理的主要风险与对策探析

摘要：经济合同管理是行政事业单位制度建设中的关键环节，本文分析行政事业单位在经济合同管理中可能面临的风险，并提出相应的防控策略。通过管理与防控经济合同风险，行政事业单位可以更好地保护自身的利益，确保合同的有效履行，从而更好地实现行政事业单位的可持续发展。

关键词：行政事业单位；经济合同；风险管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20242737

所谓合同是指当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。合同作为一种民事法律行为，是当事人双方根据某一事项进行协商后的必然产物。行政事业单位的经济合同管理主要是为了合理实现本单位职能目标、充分维护单位合法权益、有效降低合同风险的发生、不断提升行政事业单位公共服务效率、同时防止出现合同舞弊、预防腐败问题发生的一项综合性管理活动。

一、行政事业单位经济合同管理存在的问题

（一）重视合同签订，疏忽合同执行

行政事业单位对经济合同的立项和签订环节往往比较重视，合同主办部门、财务、采购、法律等相关职能部门都会参与管理和监控，但对合同履行却缺乏有效的管控举措。主要表现在：一是未严格依据合同执行，经济合同执行主体不熟悉合同内容，未及时组织生产运输，未及时开展收货验收，不能精准运用合同处罚条款维护正当利益。二是未规范履行合同变更手续，长期供应合同未及时办理合同续约，无法履行的经济合同未及时办理解除手续，合同履约过程中的变更事项未及时办理合同变更。三是未及时开展合同维权，对经济合同相对方的履约瑕疵未及时提起索赔，经济合同货款未及时催收，经济合同纠纷形成诉讼时不能提供有效的经济合同履行凭证。

（二）缺乏经济合同内部管理制度

由于单位的管理结构模糊不清，或者没有明确的合同集中管理部门，因此不能对本单位的合同进行统一的管理。在合同管理的各个环节中，合同归口部门、承办部门以及其他职能部门的管理职责并没有在制度上得到明确规定[1]。缺乏有效的合同内部控制制度，使合同管理流于形式。比如，应该签署经济合同却未签署的，认为可以直接收货验收付款，没必要走正规流程签订合同，节约双方的时间，这样的操作不符合《行政事业单位内部控制规范》的要求，一旦发生纠纷，难以保护自身合法权益。同时，缺乏内部管理制度也成为一些违法违纪行为的借口，违背了合同契约精神。单位如果没有建立完善的经济合同管理和责任制度，对于违反合同规定的管理者，既没有施加权利限制，也没有进行责任追究，不利于自身权益保护。此外，经济合同管理工作缺乏科学有效的监督管理手段，合同的管理流程并不规范，并未明确规定合同执行的每一个步骤。

（三）合同管理体系混乱

在执行经济合同管理的过程中，各个责任主体的明晰性显然不够，各个职能部门的任务也未获得明确划分，这就造成了合同管理行为缺乏统一的规范标准，因而在签约方式、涵盖的内容以及范围方面存在着一定程度的不规范。合同签订方式并未妥善实施，也没有严格根据经济合同条款来执行。在经济合同完成并签署后，通常要对其进行备案和审查，确保其是有法律约束力的。若签约方未依照《合同法》和其他相关法律规定来执行，在没有得到正式授权的情形下，当行政事业单位考虑与外界签署正式的合同，经济合同一经签署，未经正式的备案和仔细的审查，其实际应用功能可能面临被侵害或被恶意滥用的风险。在合同正式开始生效之前，合同管理部门可能会仔细审查合同的实施状况，但是由于签署经济合同的管理意识不足，主观能动性意识不够，监管意识法律与合同风险防范意识不足，这样的审核过程往往只是走过场。同时，部分单位签订的合同内容不完整，如未限定履约期限、未谈及违约责任等，甚至部分合同无法人或委托代表人签字且未加盖单位公章。这导致合同法律效力不足，增加了法律风险。

二、行政事业单位经济合同管理的主要风险分析

（一）经济合同存在违约和保管风险

随着行政事业单位运营规模的不断扩大，总价与单价采购合同以及外包业务等需求量逐年上涨，经济合同的体量也逐年增长。在对合同履行情况进行监管时，由于合同数量日益增多，工作人员审核量较大，涉及的范围广、数量多、文本较长，关键条款较为分散，并且合作条款比较多且复杂，细节区域容易出现风险问题。如果缺少专业技术人员的审核和检查，容易忽略部分关键要素，进而会增加风险问题发生概率及合同违约风险。

除此以外，传统的纸质手工合同管理的风险问题也逐渐暴露出来，传统的合同签署一般都是一式两份及以上，各部门各自留存，普遍存在因保管不当而出现遗失的现象，在后续履约阶段，财务科部分无法与原合同核实，只能参考合同复印件或者电子PDF版，但不能完全保证合同是否有篡改痕迹，进而导致国有资产面临流失的风险。

（二）事中经济合同履约风险

由于经济合同涉及各自的履约时间节点，存在“重签署、轻执行”的现象，主要表现为：履约逾期与合同逾期两种情况。目前大部分单位采用手工合同收付款台帐管理的形式，但是手工台帐存在漏记或者重复记录的风险，不能及时准确的反应往来款进度与实际情况，导致资金往来款进度与合同约定的时间不一致，从而直接影响合同结算的财务风险以及对单位收入造成损失。若是合同逾期未续签，则直接导致合同失效，产生合同时效性风险。此外，在对合同进行履行期间，常见的风险还存在阴阳合同和履行监管力度不足等情况。阴阳合同是指比较特殊的合同履行风险，这种合同属于违法合同，如果行政事业单位存在相关行为，就要面临法律处罚。因为阴阳合同中的阴合同并不具备法律效力，合同签订之后不存在任何意义。如果对方出现违约行为或者提出过分要求，行政事业单位一味妥协就会面临更加严重损失。

（三）末期经济合同风险

末期经济合同风险主要涉及到合同的有效性和执行问题，末期经济合同风险主要分为合同主体资格问题和价格风险。合同主体资格问题是确保合同主体具备合法的资格进行交易。如果合同一方不具备签订合同的资格，如未经授权的科室或车间，或者行政事业单位已经被注销或撤销，但仍然试图签订合同，这可能导致经济合同无效。从广义上来讲，合同风险包括各种非正常损失，既包括可归责于合同一方或双方的事由所导致的损失，也包括不可归责于合同双方的事由所导致的损失；而狭义的风险仅指因不可归责于合同双方的事由所带来的非正常损失。

三、行政事业单位经济合同管理主要风险的应对措施

（一）强化违约和保管风险管控，降低合同管理风险

管理人员须深化对相关政策的深度理解及其研究，强化与其有关的经济合同违约管理体制，确立严格而有序的合同管理流程和准则，确保能够实现合同管理需求的可行性和适当性。针对经济合同违约和保管风险中存在最大发生概率及影响的风险因素，采取有效措施将风险源切断，避免其发生。可通过放弃签订合同，在根源上将风险源切断，避免违约和保管风险出现，当然，这也同时放弃了获利的机会。再如，可以在经济合同条款的拟定过程中加强商务沟通、谈判，将不利风险条款加以修改、补充，从源头上规避违约和保管风险，以收到良好的效果[2]。例如，可以通过借力打力的方式，将不利因素转变为有利因素，可以雪中送炭，对支付条款进行补充、说明，虽然通常情况而言，行政事业单位经济合同就付款的方式、周期、条件等进行了明确说明，防止在利润争取时找不到合理的依据。

（二）完善事中经济合同履约风险制度

为确保经济合同管理的有序进行，行政事业单位需在遵循最新的内部控制标准并考虑到目前经济合同管理的情况下，逐步更新管理体系，进一步完善相关的执行细节，同时强化集体决策、与专家进行深入分析的决策方式以及技术咨询的综合议事流程，从而为该管理体系提供坚实的制度支撑。为了确保行政事业单位活动的稳定进行和达到预定的目标，在合同订立前，行政事业单位应进行充分的合同调查，了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。这包括审查对方的民事权利能力和民事行为能力，以及特定资质和授权情况，避免与不具备相应能力或授权的对方签订合同。在合同签订前及履行过程中，应持续关注对方的资信变化，防止因错误判断对方的信用状况而导致行政事业单位蒙受损失。这包括对对方履约能力的持续评估，以及在发现资信变化时采取相应的风险控制措施。

（三）强化末期经济合同风险管理，完善监督评价机制

行政事业单位需对末期经济合同涉及的预算、资产、研究活动、财务状况等进行全面管理，保障各部门能有效合作、均衡，并进一步增强部门之间的交流与协作，以达到更加高效的联合管理目的。为确保末期经济合同的全程受到有效的监督，并与经济活动的进展方向相对应，管理人员必须建立一个完善的监督评价机制。这涉及到明确组织管理的不足，找出各个部门和部门管理的核心与要点。这样，相关的经济活动信息才会真实、全方位且准确，这不仅有助于加深合同管理的层次，也能保障末期经济合同管理工资的流畅对接。

（四）建立合同风险预警机制，加强经济合同管理控制

经济合同管理人员须深化对经济合同风险管理预警的理解和掌握，构建一个全面而合适的风险预警管理体系，实行风险层次控制，同时也要确立一个完善和健全的风险评估及财务分析机制。此外，为加强对合同管理的有力控制，有必要定期进行全面的风险评估报告以管理收费合同的各种风险。经济合同风险管理流程中，管理人员可以识别出可能的各种不稳定因素，进而事业单位需要建立合同风险预警机制。同时，合同管理人员计划使用信息技术来整合与经济合同风险相关的预警系统，为此管理人员将设置一些关键的敏感度指标和节点管理，从而确保审批过程具有预警能力和任务的自动化触发，保障所有风险源始终在一个持续的动态监管模式内。合同管理人员在日常管理过程中需要加强对事前、事中、事后全流程的持续追踪、监督以及整体管理工作，进而提升行政事业单位经济合同整体管理水平[3]。

（五）加快信息系统建设，提高经济合同管理水平

行政事业单位需充分采纳先进的信息技术，把经济合同里的风险管理元素融入信息系统当中，建立预警与提醒系统，目的在于防止合同相关风险，确保工作流程的规范性和审批流程的效率，同时保留审计结果和随附的附加资料，并确保责任直接落在相关责任人身上，以此提高管理的效果。与此同时，管理人员需要积极运用各种信息技术工具，构筑一个统一的信息系统，从而打造一套以合同管理为核心，全面、分层、网络化、智能化和标准化的经济合同管理信息平台。通过这一信息化系统，管理人员可以进一步提高经济合同的管理效率。在使用信息系统的帮助下，管理人员将多项商业和财务信息融合在一起，成功地建立了一个覆盖合同从开始到结束的全方位管理框架。该体系确保了经济合同管理与预算、资产管理、科研活动、财务报销和绩效考核等多个领域的紧密整合，从而达成了实时信息共享。此外，该体系在经济合同从采购到整理和归档的全过程中，都进行了动态的管理和高效的监控。利用信息技术平台，管理人员加强了对合同的持续监控，确保当发现任何问题时，迅速为之反馈和修正。除此之外，管理人员还能借助信息系统来搜集、融合、汇聚以及深入分析与经济合同有关的各类数据资料，同时对这些合同进行详尽的解读与评价。尤其针对大型设备以及关键资产的相关花费，管理人员能执行成本分析，这样可以为行政事业单位在设备购买、采购策略及其未来的发展方向上给出及时、准确的数据援助。

（六）积极培养复合型人才，提高经济合同管理能力

经济合同管理人员应该加深对经济合同管理的了解，增强法律认识，为所有在行政事业单位涉及合同的职员提供培训，邀请行业内的专家组织关于合同管理、风险管理及内部监控的专题讨论，并周期性地召开合同管理经验分享大会，从而提高他们对风险管理的认识。为了更深入地掌握合同中的条款，提升沟通效率以及合同签订的整体质量，管理人员必须对采购团队和合同申购部门的员工特别进行关于合同法、知识产权法等相关法规的法律培训。为了更好地管理合同，需要构建完备的经济合同管理体制。要提高各界专家对法律的了解。业务培训工作通过制度的完善和强化宣传活动来进行。提升与合约管理相关职位的员工在职业技能方面。通过制定一套全面而精确的合同管理体系，管理人员可以规范化行政事业单位服务的执行。

四、结束语

从宏观角度看，行政和事业单位在合同管理的每一个步骤中，都必须识别出可能的风险点，并根据这些风险点来制定相应的风险管理策略。此外，由于我国的法律法规体系还不够完善，因此，对于行政事业单位而言，需要加强对合同条款的审核力度，从而有效控制合同中存在的风险。为了降低合同中的潜在风险并确保单位的经济效益得到合法化，管理人员应该利用信息技术，将各种风险管理策略具体化为一个统一且固定的操作流程，从而防止国有资产流失，实现最大化经济收益。

参考文献：

[1]杨凯霞.浅析行政事业单位经济合同管理[J].财会学习，2015（20）：185-186.

[2]杨慧波.谈行政事业单位合同管理的主要风险与对策建议[J].现代经济信息，2017（1）：66-67.

[3]孙舒然，李建军，张力富.公立医院经济合同履行环节的风险识别与智能管控[J].卫生经济研究，2022（12）：92-94.

作者简介：毕潇云（1992），女，浙江杭州人，硕士，中级会计师，研究方向为会计与金融。