基于互联网背景简析档案管理面临的挑战与应对策略

摘要：互联网的普及使得档案信息的获取和利用变得更加便捷，但同时也带来了档案信息安全和隐私保护的挑战，档案管理机构需要更新观念，从传统的档案保管者转变为信息资源的提供者和服务者，确保档案信息的安全和有效利用。本文旨在探讨互联网背景下档案管理所面临的挑战，并提出相应的应对策略。通过本文所提出的应对措施，档案管理机构能够更好地适应互联网时代的需求，提高档案管理的效率和质量，确保档案信息的安全和有效利用。

关键词：互联网背景；档案管理

引言

在数字化和信息化的浪潮中，档案管理作为信息资源管理的重要组成部分，正面临着前所未有的机遇，互联网技术的普及和应用，不仅改变了档案信息的存储、处理和传播方式，也对档案管理的理念、方法和实践提出了新的要求。本文将深入分析互联网背景下档案管理所面临的挑战，并探讨如何通过创新的管理策略和技术手段来应对这些挑战。

1. 互联网背景下档案管理工作优化的意义

互联网时代背景下，数字化技术的应用显著提升了档案管理的效率，用户可远程访问档案资源，实现了档案信息的共享利用。同时，互联网技术为档案安全提供了新的保障措施，如权限管理、加密技术等，有效防止信息泄露和非法访问，确保档案的长期安全。此外，互联网技术推动了档案管理的数字化建设，提高了档案服务的用户满意度，促进了档案资源的深度开发和利用。优化档案管理适应数字化时代的发展需求，为档案事业的可持续发展提供了坚实基础。因此，档案管理部门应积极拥抱互联网技术，不断探索档案管理工作的优化路径，以满足时代发展的需求。

2. 互联网背景下档案管理面临的挑战

互联网背景下，档案管理面临多方面的挑战，主要体现在以下六个方面。

（1）对传统档案管理观念的挑战：互联网的普及使得信息传播速度加快，档案管理需要适应快速变化的信息环境，传统的档案管理观念可能难以满足现代信息社会的需求。

（2）对传统档案管理手段和方式的挑战：传统的档案管理手段和方式可能无法有效应对数字化、网络化的档案资源，需要更新管理工具和技术，以适应数字化档案的存储、检索和利用[1]。

（3）对档案管理人员自身素质的挑战：档案管理人员需要具备一定的信息技术能力，以适应数字化档案的管理需求，这对他们的专业知识和技能提出了更高的要求。

（4）档案文件查询利用方式的挑战：互联网环境下，用户对档案查询和利用的便捷性、即时性要求更高，传统的档案查询和利用方式可能无法满足用户的期望。

（5）网络安全的挑战：互联网环境下，档案数据的安全性面临更大的威胁，包括数据泄露、黑客攻击等风险，这对档案管理的安全措施提出了更高的要求。

（6）档案数据整合的挑战：随着档案数据量的增加，如何有效地整合不同来源、不同格式的档案数据，实现数据的统一管理和高效利用，是一个重要的挑战[2]。

3. 互联网背景下档案管理面临挑战的应对策略

3.1 更新档案管理观念

在传统观念中，档案管理往往被视为一种静态的、封闭的保管工作，其主要职责是确保档案的安全和完整。然而，随着信息技术的飞速发展，档案管理的角色和功能已经发生了根本性的变化[3]。档案不再只是历史的记录，而是可以转化为知识和信息资源的重要资产，因此，档案管理的观念需要从“重藏轻用”转变为“以用促藏”，即通过档案的利用来促进档案的保护和管理。如今档案管理的服务对象不再局限于特定的机构或个人，而是扩展到了更广泛的公众。档案管理机构需要主动适应这种变化，通过建立在线服务平台、提供电子档案查询、利用和下载等服务，来满足公众对档案信息的需求。

首先，想要让更多的从业者改变固有观念，需要营造开放包容的环境，应当鼓励创新思维和持续学习，接受新信息，逐渐改变观念。还需要利用互联网帮助他们了解最新行业趋势、技术发展和管理理念，通过研讨会、在线课程等形式，不断更新知识库，促进观念转变。鼓励跨学科学习，拓宽知识视野，通过跨部门、跨行业的交流项目，接触不同工作环境和思维方式，跳出固有框架，接受新观念。

其次，领导者应通过行为示范开放和创新观念，展现对新想法的接受度，对失败的宽容态度，激励团队成员勇于尝试和创新。还应当提供实践机会，让人才在实践中学习和成长，实践是检验和改变观念的有效方式，通过解决实际问题，人才可以更直观地理解新技术融入档案管理工作中的价值。同时，建立多元文化环境，促进人才之间的相互理解和尊重，招聘不同背景人才，引入不同观念和视角，帮助现有人才拓宽思维，接受新观念。

最后，需要帮助人才制定个人发展规划，明确职业目标和成长路径，通过个人发展规划，可以更清晰地认识到需要改变哪些观念，以适应未来的发展需求。通过这些方法，可以有效地帮助人才改变观念，适应不断变化的工作环境和市场需求[4]。

3.2 构建基于区块链的档案安全体系

构建基于区块链的档案安全体系是一个全面的工程，区块链技术的核心优势在于其不可篡改性，这为档案管理提供了新的安全维度。通过将档案的元数据和关键信息存储在区块链上，可以确保档案的完整性和真实性得到长期保障。每个档案的修改记录都会被加密并存储在区块链中，形成一个不可逆的时间戳，任何试图篡改档案的行为都会被立即发现，这种机制特别适用于需要长期保存且具有法律效力的档案，如政府公文、合同协议等。

区块链技术可以与智能合约结合，进一步自动化档案管理流程。智能合约是一种自动执行、控制或文档化相关事件和行动的计算机协议，它可以在满足特定条件时自动执行预设的指令。在档案管理中，智能合约可以用于控制档案的访问权限、记录档案的使用情况、自动更新档案的版本信息等。例如，当一个档案被创建或修改时，智能合约可以自动更新档案的版本信息，并记录下修改者的信息和时间。这不仅提高了管理效率，还减少了人为错误和管理漏洞的风险。

区块链技术并不是要完全替代现有的档案管理系统，而是作为一个安全层，增强现有系统的功能。因此，需要开发相应的接口和中间件，使区块链技术能够无缝集成到现有的档案管理系统中，包括数据的导入导出、权限管理、用户界面的整合等方面。通过这种方式，现有的档案管理系统可以利用区块链技术提升其安全性和可靠性，同时保留其原有的功能和操作习惯。

区块链技术的去中心化特性可能会与现行的法律体系产生冲突，特别是在数据隐私和跨境数据传输方面。因此，需要与法律专家合作，制定相应的法律框架和行业标准，确保区块链档案系统的合法性和合规性。此外，由于区块链技术仍在不断发展，档案管理机构需要持续关注技术进展，及时更新和升级系统，以适应未来的变化[5]。

3.3 开发档案信息可视化工具

档案数据通常包含大量的文本、图片、音频和视频等，因此，可视化工具需要能够处理不同类型的数据，并且能够支持时间序列分析、关键词关联分析等高级功能。并且，考虑到用户群体的多样性，可视化工具的设计应兼顾专业性和易用性，确保不同背景的用户都能轻松上手并有效利用工具。在档案信息可视化中，可以利用各种图表类型，如柱状图、饼图、时间线、热力图等，展示档案的分布、趋势和关联性。例如，时间线可以用来展示档案的创建和修改时间，帮助用户快速了解档案的历史脉络；热力图可以用来表示档案的访问频率或重要性，突出显示被频繁查阅或具有重要价值的档案。

此外，交互式可视化工具可以让用户通过点击、拖拽等操作，深入探索数据的细节，从而获得更深入的洞察。例如，用户可以通过点击某个时间点，查看那个时期的所有相关档案，或者通过拖拽时间轴来观察档案随时间的变化趋势。一个优秀的可视化工具不仅要能准确地展示数据，还要提供良好的用户体验，使用户能够轻松地进行数据探索。同时，还需要提供过滤和排序功能，帮助用户根据不同的标准筛选和组织档案[6]。

3.4 优化档案查询利用方式

互联网时代，档案管理的数字化转型已经成为提升档案查询和利用效率的关键，为适应这一变化，档案管理机构需要采取一系列措施来确保档案信息的长期可读性和互操作性。建立统一的档案信息格式标准是基础，这要求档案信息以标准化的格式存储，如使用开放文档格式（ODF）、PDF/A等，这些格式被广泛认可并支持跨平台使用，通过标准化，档案信息可以无缝地在不同的系统和设备之间进行兼容和转换，从而确保长期的可读性和互操作性。

档案管理机构还应重视元数据的标注和分类，元数据是描述档案内容和结构的数据，对于档案的检索和利用至关重要。通过建立完善的元数据体系，包括档案的标题、作者、日期、主题、关键词等信息，可以显著提高档案信息的检索效率和准确性。

档案管理机构应采用国际通用的元数据标准，如Dublin Core、MODS等，以确保元数据的互操作性和可扩展性。美国国家档案和记录管理局（NARA）采用了PDF/A作为电子档案的长期保存格式，这一举措不仅确保了档案信息的长期可读性，还降低了长期保存成本，提高了检索效率。英国国家档案馆（TNA）开发的在线档案检索系统，用户访问量每年增长20%，显示了在线查询系统的受欢迎程度和实用性。德国联邦档案馆（Bundesarchiv）实施的元数据标准化项目，通过详细的元数据标注，提高了档案检索的准确率，用户满意度调查显示，90%的用户认为检索结果的相关性高。欧洲档案信息网络（E-ARK）项目则整合了来自15个国家的档案信息，共享平台上线后，档案的检索次数增加了50%，同时，档案的重复保存率降低了25%。这些实践证明了档案管理机构在适应数字化转型过程中所取得的进步和成就。通过这些努力，档案管理机构能够更好地服务于公众和学术研究，促进档案资源的充分利用和文化遗产的保护[7]。

3.5 加强网络安全防护

互联网时代，档案信息的数字化和网络化确实给档案管理机构带来了前所未有的网络安全挑战。根据国际档案理事会（ICA）的报告，2023年全球档案馆遭遇的网络安全事件数量比2022年增长了20%，其中不乏一些重大的数据泄露事件，这些事件不仅造成了信息的损失，还对公众信任和机构声誉造成了严重损害。为应对这些挑战，档案管理机构采取了一系列更为复杂和专业的措施。

例如，美国国家档案和记录管理局（NARA）在2023年实施了一项新的网络安全框架，该框架包括对档案信息系统的全面风险评估，以及基于风险的访问控制策略。NARA还采用了先进的加密技术，如AES-256位加密标准，以确保档案信息在传输和存储过程中的安全。在访问控制方面，NARA实施了基于角色的访问控制（RBAC）系统，该系统根据用户的角色和职责来分配访问权限。此外，NARA还实施了多因素认证（MFA）机制，以增加未经授权访问的难度。NARA与网络安全服务提供商合作，定期进行安全审计和渗透测试，以发现潜在的安全漏洞，这些服务提供商还提供了实时的安全监控服务，能够在第一时间发现并响应安全事件。加密技术的应用也是NARA网络安全策略的重要组成部分。除了使用先进的加密算法，NARA还实施了严格的密钥管理策略，包括定期更换密钥和使用硬件安全模块（HSM）来存储密钥。

为提高网络安全防护能力，NARA还与网络安全研究机构合作，获取最新的网络安全情报和防护策略。例如，NARA与美国网络安全和基础设施安全局（CISA）合作，参与了多个网络安全演练和培训项目。此外，NARA还建立了网络安全情报共享机制，与其他档案管理机构和网络安全组织共享威胁情报，共同提高网络安全防护水平。这种共享机制不仅提高了NARA自身的安全防护能力，也为整个档案管理行业提供了宝贵的安全资源。

通过这些综合性的安全措施，档案管理机构能够有效地保护档案信息的安全和保密，确保公众信任和机构声誉的维护，随着网络安全威胁的不断演变，档案管理机构必须持续关注新技术和新策略，以保持其网络安全防护措施的先进性和有效性。

结语

在互联网技术的推动下，档案管理领域正经历着深刻的变革，本文通过对互联网背景下档案管理面临的挑战进行深入分析，提出了相应的应对策略，旨在为档案管理的现代化转型提供参考，档案管理的未来将更加依赖于技术的创新和应用，但是也需要档案管理人员具备更高的专业素养和适应能力。通过本文提出的应对措施，档案管理将能够更好地服务社会和公众，促进知识的传承和创新，为社会的可持续发展作出贡献。

参考文献：

[1]白丛丛.“互联网+”时代背景下，事业单位档案管理信息化建设策略研究[J].兰台内外，2023（10）：19-21.

[2]杨洋.“互联网+”在医院档案管理中的“业档一体化”创新应用研究[J].办公室业务，2023（20）：175-177.

[3]高文静，王广胜.“互联网+”环境下高校教学档案管理系统优化升级研究与实践[J].办公室业务，2023（13）：128-131.

[4]段彬彬.互联网时代科技档案管理模式的创新思维及实践路径研究[J].办公室业务，2023（13）：116-119.

[5]陈镭.“互联网+不动产登记”电子档案单套管理存在问题与对策建议[J].档案与建设，2023（1）：73-76.

[6]高鹏.“互联网+政务服务”背景下外汇业务档案管理提升路径探究[J].档案与建设，2022（4）：58-59.

[7]刘丽燕.“互联网+”背景下职业院校档案管理工作转型升级发展的路径研究[J].南方职业教育学刊，2022，12（6）：104-109.

作者简介：曾燕评，本科，助理馆员，434398946@qq.com，研究方向：档案管理。