档案在公司志编纂中的核心作用与编纂经验分享

[摘 要]公司志作为地方志的重要延伸，全面记述了企业在各方面的发展历程，被誉为企业的“百科全书”，对企业管理具有重要辅助作用。本文首先阐述了公司志编纂的重要意义，强调了档案在公司志编纂中的核心作用，分享了公司志编纂的主要经验，并探讨了公司志编纂对档案工作的促进作用。

[关键词]档案；公司志；志书编纂

国有史、地有志、家有谱，地方志是中国传统文化的瑰宝，被誉为“一方之全史”“一域之重典”“民族之国粹”，素有“治天下者以史为鉴，治郡国者以志为鉴”之说。党的十八大以来，

习近平总书记就新时代的方志工作发表了一系列重要论述，明确提出，“盛世修文，我们这个时代，国家繁荣、社会平安稳定，有传承民族文化的意愿和能力，要把这件大事办好。[1]”公司志作为地方志的重要延伸，全面记述了企业在建设发展、生产经营、产品开发、科技进步、文化建设等方面的历史与现状，对企业管理具有重要的辅助作用，被称为企业的“百科全书”。

一、公司志编纂的重要意义

“史者，所以明夫天之道，察夫地之理，本乎人之情也。”1989年8月，习近平同志在福建宁德地区地方志工作会议上指出：“修志是一项很有意义的工作。其意义，说通俗一点，就是使我们做一个明白人。[2]”公司志作为传承企业历史的重要载体，对企业具有重要意义。

（一）对公司发展历史的权威记录与时代使命

公司志编纂是回顾历史、把握当下、眺望未来的“引路工程”。公司志作为官方编纂的历史文献，具有高度的权威性和准确性，它系统地记录了公司从创立之初到现今发展过程中的各个方面，是公司历史记忆的真实写照。这种记录不仅是对过去的回顾，更是对后世的传承，让每一位员工乃至外部人士都能通过公司志了解公司的成长历程，感受企业的精神脉络。

在快速变化的时代背景下，公司志的编纂也是响应时代号召、承担社会责任的重要体现。它记录了企业在不同历史时期如何顺应时代潮流，把握发展机遇，同时也反映了企业在面对挑战时的应对策略和坚韧不拔的精神风貌。这种记录对于研究企业发展规律、探索行业发展趋势具有重要价值。

（二）为当前工作与未来发展决策提供重要参考

公司志是对企业多年的发展历程认真梳理和客观记述，可以通过“述往事、思来者”以达到“彰往而察来”的功效，从而为公司的高质量发展提供重要参考。

公司志中蕴含着丰富的经验教训和成功案例，这些都是公司宝贵的知识财富。通过编纂公司志，可以系统地梳理和总结公司在经营管理、市场开拓、技术创新等方面的经验教训，为当前工作提供有益的借鉴和参考。同时，公司志也是公司制定未来发展战略、规划长远目标的重要参考依据。通过对历史数据的分析比对，可以更加清晰地认识到公司的优势与不足，从而制定出更加科学合理的发展规划和战略决策。

（三）与企业文化理念相互呼应，是职工司情教育的最好教材

公司志编纂是传承文化、弘扬精神、教育职工的“铸魂工程”。公司志不仅是历史的记录，更是企业文化的集中展现。它通过生动的故事和案例，传递了公司的核心价值观、企业精神和经营理念，使员工在了解公司历史的同时，更加深刻地理解和认同公司的文化理念。通过阅读公司志，员工还可以更加清晰地认识到自己在公司发展中的角色和使命，从而更加积极地投入工作，为公司的发展贡献力量。

二、档案对公司志编纂工作的重要作用

（一）提供核心的信息基础和史料来源

公司志作为记录公司发展历程、文化理念、价值观和发展规划的重要文献，其编纂依赖于丰富、真实、可靠的史料。企业档案正是这样一种重要的史料来源，它记录了公司在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。这些档案包括重要的会议材料、公司发文、工作计划与总结、合同协议书、薪酬福利文件、大事记及反映公司重要活动的照片、录音、录像等。这些材料为公司志的编纂提供了详实的信息基础，确保了公司志内容的真实性和准确性。

（二）增强公司志的权威性和可信度

企业档案作为企业在历史进程中形成的原始记录，具有无可替代的凭证和依据作用。人们称档案为“原始凭证”“第一手资料”，这正是由于其具有令人信服的凭证和依据作用。在公司志编纂过程中，引用企业档案中的材料，可以大大提升公司志的权威性和可信度。读者可以通过查阅档案原文或标注的档案出处，验证公司志中所记载的历史事件和数据的真实性，从而增强对公司志的信任感。

（三）促进公司志编纂的全面性和客观性

企业档案记录了公司从创立到发展壮大的全过程，涵盖了公司的各个方面和领域。因此，在公司志编纂过程中，充分利用企业档案可以确保公司志内容的全面性和客观性。编纂者可以通过查阅企业档案，了解公司的历史沿革、组织架构、业务范围、大事记等方面的信息，从而确保公司志能够全面、客观地反映公司的历史和现状。

（四）提高公司志的编纂效率和质量

随着信息化时代的到来，企业档案管理逐渐实现了数字化和智能化，这为公司志编纂提供了极大的便利。编纂者可以通过企业档案管理系统快速检索和查阅相关档案材料，节省了大量的时间和精力。同时，数字化的档案资料也减少了传统纸质档案在使用过程中的磨损和丢失风险，提高了公司志编纂的质量和效率。

三、公司志编纂主要经验

志书编纂是一项专业性很强的工作，有其自身的规范性和规律性。习近平总书记曾用四个“难就难在”形容了志书编纂的不易：“（修志）难就难在古今资料浩如烟海，写进志书的资料是否真实可靠，要订正；难就难在资料残缺、散失，收集起来很艰难；难就难在横排门类，不能缺项，不能割裂与孤立，不能失去整体性；难就难在志书要合体例，又要有时代性、科学性、思想性。[3]”

笔者所在企业为了编出无愧于历史的精品良志，前期开展了大量准备工作，其中较重要的有：一是与有大量史志编纂经验的机构签订了合作协议，确保在志书编纂过程中有专业人员提供技术支撑和指导；二是开展了多家单位的外部调研，学习其他单位在志书编纂中的宝贵经验；三是深入内部调研，摸清所有分子公司的档案资料情况，笔者所在企业一直高度重视档案工作，分子公司均开展了档案规范化达标工作，档案资源保存较完善，拥有较好的志书编纂基础。下面笔者针对编纂中几个重要节点分享编纂经验。

（一）组织机构

习近平同志在福建宁德地区地方志工作会议上曾强调：“各级领导务必充分重视这项工作，加强修志工作的领导，分管领导要具体抓这项工作[4]。”同样，公司志编纂工作需要公司领导的高度重视和全力配合。笔者所在企业在工作初期就成了公司志编纂委员会，成员由公司领导和各单位主要负责人组成。编纂委员会领导公司志编纂工作，研究确定编纂具体实施方案，决定编修中的重大事项，审定公司志框架大纲和稿件，编纂具体工作由办公室和档案馆主要承担。

（二）编纂方案

公司志编纂工作一旦正式启动，迅速印发一份详尽且正式的编纂方案显得尤为重要。这一方案的出台，不仅是对志书编纂这一重要历史使命的正式宣告，更是对各参与单位及人员的一次明确动员与指导。

编纂方案首先确立了编纂工作的总体目标，为整个项目设定了清晰的方向标。方案详细列出了主要任务，使得各单位能够清晰地了解自己在编纂工作中所扮演的角色与承担的职责，从而做到有的放矢，高效推进。编纂方案提供了明确的时间表和阶段性目标，这不仅有助于各参与单位合理安排工作节奏，确保各项任务按时按质完成，还能够在整体上把控编纂工作的进度，避免出现拖延或滞后的情况。

（三）编纂大纲和任务分工

笔者所在企业志书稿件，由各分子公司、部门根据大纲和任务分工自行编写，因此编纂大纲起着关键作用。它不仅是整个编纂工作的基础和指导，还直接关系到志书的质量、系统性和完整性。

编纂大纲目录为整个志书的编写提供了清晰的框架和结构。它确定了志书的章节划分、子目设置以及各部分之间的逻辑关系，笔者公司还通过标注内容提要、参考字数、供稿单位等信息，使得编写工作能够有条不紊地进行。编写人员可以清晰地了解每个部分的主题、内容和要求，从而避免在编写过程中出现结构混乱或内容重复的情况。

（四）稿件形式

“志之重要，在于资料。”资料搜集是公司志编纂的基础与支撑，是保障志书质量的关键所在，故笔者所在企业要求交稿形式为稿件和资料长编两部分内容，稿件部分的重要内容需通过脚注的形式注明来源，所有参考的文件按脚注顺序单独汇编成册，并做好目录页码，形成资料长编，以便审稿查询。

资料长编为后期专家和集团领导审查稿件提供了极大的便利。他们可以通过阅读长编，快速了解公司各个时期的重要事件、关键节点和核心数据，从而对稿件内容的准确性做出判断。同时，资料长编中的原始材料、数据支撑等也为专家和领导提供了验证稿件真实性的重要依据。

资料长编作为一种系统性的资料整理方式，还可以有效地将企业后期发展的新内容纳入其中，形成更加完整、全面的企业历史档案。此外，资料长编还可以为企业的学术研究、文化建设、品牌建设等提供有力支持，成为企业软实力的重要组成部分。

（五）审稿过程

笔者公司志书是由各分子公司、各单位自行供稿，稿件的统一性和专业性都比较低，故在稿件审核环节花费了大量时间和精力。首先，在整个撰稿过程中，要求志书专业人员对集团参加本次编写的人员进行了两次集中培训，每次培训总人数均在100人以上；其次，公司成立了专班，到各单位进行实地指导，由专班对稿件的体例结构、行文表述、专有名词术语等方面对稿件进行把关；最后，公司成立了机关部门领导和专家组成的初稿审稿小组，对稿件进行两次审核把关，最终提交编委会审定。层层把关，全方位保障稿件

质量。

四、公司志编纂对档案工作的促进

公司志编纂对档案工作确实具有显著的促进作用，这种作用不仅体现在档案本身的整理与管理上，还体现在档案工作的整体发展与提升上。

（一）提高档案工作重视程度

公司志的编纂过程需要全体员工的参与，需要深入挖掘和广泛利用企业档案资源，这一需求促使企业管理层及员工对档案工作给予更高的重视。编纂工作的顺利进行，离不开档案资料的完整性和准确性，企业应加大对档案工作的投入，包括人力、物力和财力，以确保档案工作的有效进行。同时，编纂过程中的档案利用实例，也进一步提升了全员对档案工作重要性的认识。

（二）增加档案馆馆藏资源

公司志编纂过程中，往往需要搜集和整理大量的历史档案资料，这直接促进了档案馆馆藏资源的增加。在资料收集的过程中，会发现一些之前未被收录或整理的档案资料，通过编纂工作的推动，这些资料得以重新整理和归档，进一步丰富了档案馆的馆藏内容。此外，编纂过程中还能收集到一些非纸质载体的档案资料，如口述历史、照片、视频等，这些新资料的加入，使档案馆的馆藏更加多样化和全面。

（三）提高档案利用率

公司志编纂的需求促使档案工作者更加注重档案的利用价值。为了满足编纂工作的需要，档案工作者会对馆藏档案进行深入挖掘和整理，提炼出有价值的信息供编纂团队使用。这一过程不仅提高了档案的利用率，还促进了档案信息的有效传播和共享。同时，编纂过程中形成的档案利用案例和经验，也为档案工作者提供了宝贵的参考和借鉴。

（四）拓展档案专题查询模块

公司志编纂往往需要围绕特定的主题或领域进行资料收集和整理，这促使档案馆拓展相应的专题查询模块。通过设立专题查询模块，用户可以更加方便地查找到与编纂主题相关的档案资料，提高了查询效率和准确性。同时，专题查询模块的建立也促进了档案资源的整合和分类管理，为未来的档案利用工作提供了更加便捷的途径。笔者公司在此次编纂过程中整理了工作报告、重要会议文件、大事记、职称评聘等主题资料，计划在档案查询网站设立专门模块，便于今后员工的查询利用。

（五）增加档案编研利用成果

公司志编纂本身就是一种档案编研利用的重要成果。通过编纂工作，企业可以将散乱的档案资料整理成系统、连贯的文献资料，为企业的文化传承、历史研究、决策参考等方面提供有力支持。此外，编纂过程中形成的专题研究报告、数据分析报告等也是档案编研利用的重要成果。这些成果不仅丰富了企业的知识库，还为企业的发展提供了有力的智力支持。同时，这些成果的对外展示和交流，也进一步提升了企业的社会形象和影响力。

结束语

在深入探索档案与公司志编纂的交融过程中，我们深刻体会到档案作为历史之镜、文化之根的重要性。它不仅照亮了企业过往的足迹，更为企业文化的传承与发展铺设了坚实的基石。本次编纂实践，不仅是对企业历史的深情回望，也是对档案工作价值的深刻彰显。展望未来，我们将持续深化档案与编纂的紧密合作，创新方法，提升效能，让档案之光照亮企业前行的道路，共同书写企业更加辉煌的篇章。

参考文献

[1]谢希德.中国国家版本馆4个场馆如何做到既各具特色又浑然一体[N].人民日报，2023-10-5（8）.

[2]杨松义.修志问道：以青海之“志”服务青海之“治”[N].青海日报，2022-51-56（9）.

[3]吴静.做好地方志工作的根本遵循：认真贯彻落实习近平总书记关于地方志工作的重要论述[J].江苏地方志，2019（5）：9-11.

[4]高京斋.学习感悟习近平总书记的方志情怀：谈领导干部如何读志、用志、修志[N].学习强国2021-05-19（3）.

作者简介：杨慧云（1992— ），女，汉族，江苏盐城人，汉江水利水电（集团）有限责任公司，硕士。

研究方向：企业档案管理。