数字化转型在医科大学档案管理中的应用与探索

[摘 要]随着信息技术的迅猛发展，数字化转型已成为高校档案管理创新与变革的核心方向。医科大学作为专业化程度较高的学术机构，其档案管理面临着信息多样化、数据量庞大和安全性要求高等挑战。本文将探讨数字化转型在医科大学档案管理中的应用与探索，包括档案管理数字化转型概述、应用现状、档案管理的策略与措施以及探索与创新等，为提升医科大学档案管理的质量与效率提供有益的参考。

[关键词]数字化转型；档案管理；医科大学；信息化；技术创新

数字化转型不仅是技术的更新换代，更是管理理念和工作模式的深刻变革。对于医科大学而言，档案管理不仅要承担传统的文书管理职责，还涉及医疗科研数据、教学成果和学术记录等多种类型信息的整理和维护。档案管理的数字化转型势在必行，这将有助于提高信息的存储和检索效率，确保档案数据的安全性和完整性，促进信息的共享与流通。

一、档案管理数字化转型概述

（一）档案管理数字化的基本框架

数字化档案管理的基础是档案的数字化存储，传统的纸质档案需要经过扫描和转换，形成电子文件，电子档案的存储通常涉及数据库系统的建设，这些数据库需要具备高效的数据检索和管理能力。数字化档案管理需要构建完善的信息系统，信息系统包括档案管理软件和数字档案系统，负责档案的分类、索引和检索。这些系统的设计必须符合档案管理的实际需求，支持多种数据格式，能够进行快速的数据检索和管理，同时具备强大的数据安全防护功能。电子档案的存储虽带来了便利，但也面临数据丢失和损坏的风险。

医科大学档案管理中必须建立多重备份系统，该系统需要包含数据冗余，将档案数据复制并存储在多个物理介质上，如硬盘、磁带和光盘等，以防单一存储介质故障造成的数据丢失；异地备份，将数据备份存储在不同的地理位置，即使发生自然灾害或突发事件，也能够保证数据的完整性和可恢复性；自动化备份，配置自动备份系统，定期进行数据备份，减少人工干预带来的错误或遗漏，确保备份的及时性和完整性；备份验证与恢复演练，定期进行数据备份的验证和恢复演练，确保备份数据的可用性和恢复过程的顺利进行。这包括测试备份数据的完整性和准确性，以便在需要恢复时能够快速且准确地还原数据，确保档案数据的长期安全和可用性。

（二）医科大学档案管理数字化的必要性

医科大学的档案种类繁多，涉及教学、科研、医疗和行政等多个领域，数据量庞大且复杂，通过数字化转型，可以将各类档案信息集中存储在电子系统中，实现统一管理，提高信息的处理效率和质量。医科大学的档案管理涉及大量的科研数据和医疗记录，这些数据的安全性和隐私保护尤为重要。数字化档案管理通过先进的加密技术和权限控制机制，可以有效保障数据的安全性和隐私性，防止数据泄露和篡改。医科大学的教学和科研活动需要大量的信息共享和协作。数字化档案管理系统可以实现跨部门、跨学科的信息共享，打破信息孤岛，促进不同领域的协作与交流，提升科研和教学的效率和效果。随着学校的发展和档案量的增加，传统的纸质档案管理方式将面临越来越大的压力，数字化转型可以为档案管理提供灵活的扩展性和可持续性，支持学校未来的长期发展和信息化需求[1]。

二、数字化转型在医科大学档案管理中的应用现状

（一）档案数字化转型在医科大学日常管理工作中的具体应用

档案数字化转型在医科大学的日常管理工作中得到广泛应用，使得档案的收集和整理更加高效。传统的纸质档案需要大量的人力和时间来分类、整理和归档，而数字化档案管理系统能够自动化完成这些流程，通过扫描和自动分类技术将纸质档案快速转化为数字格式，大大减少了人工干预和错误。数字化转型极大改善了档案的检索和查询效率，传统的档案管理模式下，检索和查找特定档案往往需要耗费大量时间和精力，尤其是在档案量大的情况下，而利用档案数字化管理系统，用户可以通过关键词、日期、类别等多种方式快速检索到所需档案，缩短了档案查询的时间。另外，数字化转型还促进了档案的共享和利用，借助数字化平台，医科大学的各个部门可以实现档案资源的共享和协同工作，打破了传统纸质档案管理中的部门壁垒，极大提升了工作效率。

（二）数字化档案管理在医科大学科研与教学中的支持作用

数字化档案管理在医科大学的科研和教学中发挥了重要的支持作用。首先，它显著提高了科研人员的数据获取和利用效率。数字化档案系统使科研人员能够快速检索、访问和分析大量的历史数据、实验记录和学术文献，从而缩短了研究准备时间，促进了研究的深入开展。其次，数字化档案管理为教学活动提供了便捷的支持。教师可以通过系统轻松上传和分享教学资料，学生也能随时获取所需的学习资源，提升了教学效率和质量。此外，数字化管理还增强了科研成果的保存和共享能力，确保了学术成果的长期可用性，促进了校内外的学术交流和合作。通过数字化档案系统，医科大学可以实现数据的长期存储和跨部门共享，为教学改进和科研创新提供有力的支持。数字化转型还使得档案管理能够适应学科交叉和教学内容多样化的需求，提供了灵活的分类和检索功能，进一步提升了科研和教学效果[2]。

（三）医科大学档案管理数字化转型过程中面临的主要问题和挑战

尽管数字化转型为医科大学档案管理带来了诸多优势，但在实际推进过程中仍面临严峻的问题和挑战。首先，技术和设备的更新问题成为制约因素。许多医科大学由于资金有限，无法及时更新和维护先进的数字化技术和设备，从而影响了系统的效率和稳定性。其次，档案管理人员的数字化技能不足也是一个关键挑战。现有人员对数字化系统的操作和维护能力较弱，缺乏必要的培训和支持，这可能导致系统使用不当和效率低下。数据安全和隐私保护问题同样突出。尽管数字化管理系统拥有加密和备份功能，但仍存在数据泄露和网络攻击的风险，这对敏感信息的保护提出了更高要求。最后，标准化和兼容性问题也不容忽视。不同系统间的数据格式和处理方式不一致，导致数据共享和交换的困难，影响了整体档案管理的协调性和效率。为解决这些问题，需要综合考虑资金投入、人员培训、技术升级和标准制定等多方面因素[3]。

三、数字化转型中医科大学档案管理的策略与措施

（一）制定全面的数字化转型规划

在数字化转型过程中，制定全面的规划是确保转型成功的关键步骤。医科大学需要根据自身的实际情况，设定明确的目标和阶段性任务。全面的规划应包括对现有档案管理系统的评估、未来需求的预测以及资源的配置。通过系统化的规划，大学可以明确转型的方向和重点，确保每一步都能够高效、有序的推进。此外，转型规划还应考虑到技术选择和实施路径的具体细节。选择适合的技术平台和工具，设计科学的实施步骤，可以有效减少转型过程中的风险和问题。例如，医科大学的档案管理中可以分阶段实施转型，从基础设施的升级开始，再逐步扩展到系统功能的提升和流程的优化。全面的规划不仅提供了清晰的行动指南，也为后续的执行和调整提供了依据。

（二）建立跨部门的协作机制

数字化转型不仅仅是技术层面的变革，更是组织内部协作的挑战。建立跨部门的协作机制是实现转型目标的重要措施。医科大学应设立专门的转型协调小组，汇聚信息技术、档案管理、行政支持等多个部门的资源。通过建立明确的沟通渠道和合作机制，可以提高各部门之间的协调性，确保转型过程中的各项任务得到有效执行。跨部门的协作还应包括制定统一的工作流程和标准，确保各部门在实施过程中能够保持一致。例如，在实施新的档案管理系统时，技术部门需要与档案管理部门密切合作，确保系统的功能满足实际需求，并在实施过程中提供技术支持。通过加强部门之间的合作，有效提高转型的效率和效果[4]。

（三）加强员工培训与技能提升

在数字化转型中，员工的培训与技能提升至关重要。医科大学需要制订系统的培训计划，确保所有相关员工都能掌握新系统的操作和管理技能。培训内容应包括新技术的使用方法、系统操作的流程以及常见问题的处理技巧。通过系统培训，可以提升员工的技术能力，增强他们对新系统的适应能力，从而确保转型工作的顺利进行。技能提升应是一项持续的工作。随着技术的不断发展和系统功能的更新，员工需要不断学习和适应新变化。医科大学可以定期组织进修和培训，邀请专家举办讲座，或者提供在线学习资源，以帮助员工保持技能的更新和提高。通过持续的技能提升，员工能够更好地应对数字化转型中的挑战，提升整体的工作效率和管理水平。

（四）持续评估与改进数字化管理系统

数字化转型是一个需要不断改进的过程，医科大学应建立持续评估机制，定期检查和评估数字化管理系统的运行情况。这包括对系统性能、用户反馈、数据安全等方面的全面审查。通过定期评估，可以及时发现系统中的问题和不足，并进行针对性改进。系统改进应基于评估结果，结合实际需求进行调整。医科大学可以通过用户反馈和数据分析，了解系统的使用情况和存在的问题，针对性地进行功能优化和技术升级。例如，如果发现系统在高峰期出现性能瓶颈，可以及时进行扩展和优化，以提升系统的稳定性和响应速度。持续的评估和改进不仅能确保系统的高效运行，也能够不断提升用户体验，推动数字化转型的成功实现[5]。

四、数字化转型在医科大学档案管理中的探索与创新

（一）创新的档案管理模式

在数字化转型的背景下，医科大学的档案管理不断探索创新模式，主要体现在管理模式、技术应用、数据利用和安全保障等方面的变革。学校通过跨部门、跨学科的集成化管理平台，打破信息孤岛，提升档案管理的效率和资源利用率；引入人工智能、机器学习和自然语言处理技术，实现档案分类、检索和更新的智能化；利用区块链技术构建安全、透明的档案存储与访问系统；积极探索跨部门、跨校际的档案共享与协作模式，建立智慧档案馆，集成物联网、大数据分析和云计算技术，以提升档案管理的智能化和自动化水平，从而为医学教育和科研提供更加高效和精准的支持。例如，一些医科大学在其档案管理系统中引入了智能标签和条形码技术，通过自动扫描和数据记录，使得档案管理更加精确和透明。这些创新不仅提升了档案管理的效率，也为档案的安全性和完整性提供了保障。

（二）虚拟现实与增强现实技术的应用

虚拟现实和增强现实技术在档案管理中的应用代表了数字化转型的前沿趋势。虚拟现实技术可以用于档案展示和虚拟展览，为研究人员和学生提供沉浸式的档案体验。例如，医科大学可以利用虚拟现实技术创建虚拟档案馆，用户能够在虚拟环境中浏览档案资料，从而增强对档案内容的理解和记忆，这种技术丰富了档案展示的形式，提高了档案的可访问性。增强现实技术则可以在档案查询和交互中发挥重要作用。通过在实际环境中叠加数字信息，增强现实技术能够实时显示档案的相关数据和背景信息，这样的技术让管理人员对档案的查询和利用变得更加直观和便捷。例如，利用增强现实技术，用户可以在查阅档案时直接看到附加的解释或相关的历史背景信息，从而提升了档案的实用性和用户体验。

（三）档案数字化转型中的用户体验优化

在档案数字化转型过程中，优化用户体验是一个关键环节，用户体验直接影响到档案管理系统的使用效果和用户的满意度。为了提升用户体验，医科大学可以从系统的界面设计、操作流程和功能设置等方面入手。例如，通过简化操作界面和提供友好的导航设计，能够减少用户在使用过程中的学习成本和操作难度，从而提高使用效率。此外，用户反馈也是优化体验的重要依据，医科大学的档案管理中需要通过定期收集和分析用户反馈识别系统中的问题和不足，并及时进行改进，不断提高档案数字化转型中的用户体验。例如，通过用户调查和使用数据分析，了解用户在系统使用中的痛点和需求，针对性地优化系统功能和界面设计，能够有效提升用户的满意度和系统的整体性能[6]。

结束语

在数字化转型的背景下，医科大学的档案管理正经历着深刻的变革。电子档案系统的应用、智能化的数据处理、远程访问与协同工作平台的引入，以及档案管理与信息系统的集成，都是推动这一变革的重要力量。这些措施不仅提升了档案管理的效率和精确度，还增强了信息的可访问性和安全性。随着技术的不断进步和应用的不断深化，医科大学的档案管理将迎来更加智能化和系统化的发展。为了确保数字化转型的成功，学校需要持续关注技术更新、优化管理策略，积极应对挑战，以实现档案管理的高效、便捷和安全。

参考文献

[1]滕晓军.数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究[J].黑龙江档案，2024（2）：261-263.

[2]陈红.数字化档案管理信息系统在医院档案管理中的应用[J].办公自动化，2024，29（2）：70-72.

[3]邹军丽.浅议数字化信息技术应用在医院人事档案管理中的重要性[J].兰台内外，2023（20）：28-30.

[4]冯旋.探索数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用[J].行政事业资产与财务，2020（10）：105-106.

[5]王立红.医院档案管理数字化系统的全面升级与应用研究[J].兰台内外，2024（19）：19-21.

[6]万丽.数字化背景下医院档案管理体系的建立与完善[J].黑龙江档案，2024（1）：168-170.

作者简介：苏楠（1983— ），女，汉族，辽宁沈阳人，南方医科大学档案馆，助理馆员，本科。

研究方向：档案管理。