档案信息化与数字档案馆建设的实践与思考

[摘 要]随着信息技术的飞速进步，档案信息化及数字档案馆建设已逐渐成为档案管理领域的核心发展趋势。这一趋势不仅显著提高了档案管理的效率与品质，而且极大地促进了档案资源的共享与利用。文章结合档案信息化与数字档案馆建设面临的挑战与问题，提出了科学的档案信息化与数字档案馆建设策略，旨在为推动档案事业的转型升级提供有益的参考和借鉴。

[关键词]档案信息化；数字档案馆；技术创新；法规政策；社会服务

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2024）23-0043-03

档案信息化是国家信息化战略的重要内容，是档案管理和利用领域的信息化建设。数字档案馆是信息化发展演变过程中的一种现象，其核心战略是顺应社会信息化建设的要求，充分利用电子政务的环境与条件，整合现有的档案资源，最大限度地实现档案信息资源共享，提高档案信息服务水平[ 1 ]。档案作为承载历史记忆、传承文化精髓的关键介质，其信息化与数字化进程对于推动社会进步和文化发展具有重要意义。

一、档案信息化的实践探索

（一）档案信息化的技术支撑

1.数字化技术在档案信息化中的应用

数字化技术构成了档案信息化的基础。借助高精度扫描和OCR识别等技术手段，纸质档案得以高效转化为数字格式，从而实现了信息的快速检索与远程获取。

数字化技术为档案的长期保存提供了保障，通过备份和冗余存储策略，确保档案信息的持久性与安全性。数字化技术还促进了档案信息的多样化展示，例如通过数字展览和虚拟现实等手段，使档案信息呈现得更加生动和直观[ 2 ]。

2.大数据与云计算技术在档案信息化中的融合

大数据与云计算技术的融合，为档案信息化带来了革命性的变化。大数据技术能够处理和分析海量的档案信息，挖掘出潜在的价值和规律，为档案利用提供科学依据。云计算技术则提供了强大的计算和存储能力，支持大规模档案信息的快速处理和高效存储。两者的结合，使得档案信息化在数据处理、资源共享等方面取得了显著成效，推动了档案工作的现代化进程[ 3 ]。

3.人工智能与机器学习技术在档案信息化中的探索

人工智能及机器学习技术的应用，为档案信息化带来了革命性的进步，注入了新的生命力。这些先进技术能够实现档案信息的自动化分类、精确标注及快速检索，显著提升了档案处理的智能化程度。借助对机器学习模型的训练，能够实现对档案信息的准确识别与高效利用。人工智能技术亦能协助档案管理人员在档案鉴定、编纂研究等方面的工作，有效减轻其工作压力，并显著提高工作效率[ 4 ]。

（二）档案信息化的流程管理

1.档案信息的收集与整理流程

档案信息化工作以档案信息的收集为起始环节，涵盖接收、鉴定、分类及整理等步骤。为确保收集档案信息的完整性与精确度，必须制定严格的收集标准及流程，明确各个环节的具体责任与要求。在整理环节，应对收集的档案信息进行系统化处理，包括去重、排序、编码等，以利于后续的数字化加工和存储。构建档案信息数据库，推进档案信息的电子化管理，实现快速检索，也是必不可少的步骤[ 5 ]。

2.档案的数字化处理流程

档案数字化处理是信息化进程中的核心环节，其流程涵盖档案的扫描、图像处理、文字识别及数据录入等多个步骤。为确保数字化质量，必须选用专业的设备与软件，建立科学合理的处理流程及质量标准。在处理过程中，档案信息的保密与安全措施亦不容忽视，以防信息泄露或损坏。数字化处理完成后，要对档案进行严格的质量审核与验收，保障数字化档案的准确性与可用性。

3.档案信息的存储与备份策略

档案信息的存储与备份对于确保信息的安全性和实现长期保存具有关键性作用。在存储过程中，必须采用可靠的存储设备和技术，构建科学合理的存储架构及索引系统，以便高效地检索和利用档案信息。应定期维护和检查存储设备，保障其稳定运行和安全性。在备份方面，应制订详尽的备份策略和计划，定期进行档案信息的备份和冗余存储，以防止信息丢失或损坏。建立备份数据的恢复与验证机制，确保备份数据的可用性和完整性。

4.档案信息的检索与利用方式

档案信息化建设的目标在于确保档案信息的有效检索与高效利用。为此必须建立一套科学且合理的检索系统与查询机制，以便快速检索档案信息并促进其应用。根据用户的具体需求，提供个性化的档案咨询、编研和展览等服务。在档案信息的利用过程中，必须严格遵守相关法律及保密规定，确保信息的合法性和安全性。统计与分析档案信息的利用情况，以便为档案工作的优化和提升提供可靠的数据支持和决策依据。

二、数字档案馆建设的实践探索

（一）数字档案馆的系统架构

数字档案馆的系统架构设计是其建设过程中的核心环节，它直接决定了档案馆的性能、扩展能力及安全性。该架构应遵循分层设计原则，包括用户界面层、业务逻辑层、数据存储层及安全保障层等多个关键层级。在用户界面层，系统设计便捷的交互界面，使用户能够轻松进行档案信息的检索、浏览和下载操作。业务逻辑层负责接收并处理用户请求，执行包括档案信息查询、分类和编研等在内的各项业务流程。数据存储层专注于数字化档案的存储与管理，确保信息的安全性和持久性。安全保障层则通过实施身份验证、数据加密和访问控制等措施，为数字档案馆提供全方位的安全保障。

在系统架构设计过程中，必须高度重视数字档案馆的可扩展性与灵活性。随着档案信息量的持续增长和用户需求的不断变化，系统需具备便捷扩展功能模块和增加存储容量的能力。此外，架构设计还需支持多设备、多平台的接入，实现档案信息服务的跨平台、跨终端应用。同时，考虑到数字档案馆的互操作性和兼容性，需确保其能够与其他信息系统实现无缝对接和数据共享，从而提升档案信息的利用效率与价值。在建立数字档案馆系统架构时，应采用云计算、大数据和人工智能等先进技术和理念，优化档案馆的性能，提高服务水平。同时，结合实际需求和用户特点，进行个性化设计和开发，确保数字档案馆的实用性和用户友好性。

（二）数字档案馆的建设流程与关键节点

1.数字档案馆的建设流程梳理

数字档案馆的建设是一项系统性强且复杂的工程。其建设不仅涉及明确的建设流程和步骤，而且必须遵守严格的规范与标准。项目启动之初，需进行深入的需求分析与规划，明确档案馆的建设目标与功能需求。在此基础上，开展系统设计工作，包括系统架构的搭建、功能模块的划分及数据库的构建，确保设计方案能够满足实际应用的需要。在系统开发与测试阶段，应验证系统的稳定性和可靠性，采集、整理和录入档案数据，以丰富档案馆的档案信息资源。项目尾声，完成系统的部署和上线运行，开展持续的维护与更新工作，确保数字档案馆能够长期、稳定地提供高效服务。在整个建设过程中，应实施严格的监控，以确保所有步骤均符合既定标准和要求。

2.数字档案馆建设的关键节点把控

首先，在需求分析与规划阶段，必须进行深入的调研和严密的论证，以确保建设目标既符合现实要求，又顺应发展趋势。

其次，在系统设计与开发阶段，应贯彻前沿的技术理念，保障系统的领先性和实用性。还需执行严格的测试与评估，以验证系统的稳定性和可靠性。在数据采集与整理阶段，必须确保数据的准确性与完整性，防止数据出错或遗漏。

最后，在系统部署及上线运行阶段，应实施全面的培训与宣传，使用户能够熟练掌握数字档案馆的各项功能。建立完善的运维体系及安全保障机制，确保数字档案馆能够持续且安全地提供服务。

三、档案信息化与数字档案馆建设的思考

（一）档案信息化与数字档案馆建设的挑战与问题

档案信息化及数字档案馆建设在实施过程中，遭遇了大数据处理、云计算技术应用及人工智能集成等众多技术挑战。这些技术挑战不仅对专业性和创新性提出了高要求，而且必须与档案管理的具体需求紧密结合。资金与资源的投入是推进档案信息化及数字档案馆建设的关键保障。但在实际操作过程中，常出现资金资源分配不均和利用效率低下等问题。当前，相关法规和政策尚不完善，存在诸多空白和模糊地带，给档案工作带来了一定的困扰。档案人才队伍也面临着结构失衡、素质不一等多重挑战，这与档案信息化和数字档案馆建设的要求并不匹配。

（二）档案信息化与数字档案馆建设的策略与建议

1.加强顶层设计与规划

档案信息化与数字档案馆建设需从战略高度出发，强化顶层设计与规划的实施。要明确建设目标、路径和阶段性任务，确保各项建设活动有序、高效推进。在规划实施过程中，要注重跨部门、跨领域的协同合作，形成合力。建立动态调整机制，根据建设进展和外部环境变化，及时调整和优化规划内容。通过强化顶层设计与规划的实施，为档案信息化和数字档案馆建设提供有力的指导和保障。

2.加大技术研发投入

技术创新是档案信息化与数字档案馆建设的核心驱动力。应持续加大技术研发投入，聚焦关键技术突破和系统集成创新。鼓励产学研用结合，推动科技成果转化和应用。加强国际交流与合作，引进和吸收国际先进技术成果。通过技术创新，提高档案信息化和数字档案馆建设水平，为档案工作提供更加高效、便捷的服务。

3.完善法规与政策环境

法规与政策环境对档案信息化与数字档案馆建设具有重要影响。应加快完善相关法律法规和政策体系，明确建设标准、管理规范和安全要求。加强法规政策的宣传和培训，增强全员的档案意识和法律意识。建立监管和评估机制，确保法规政策有效执行。通过完善法规与政策环境，为档案信息化和数字档案馆建设提供有力的法律保障。

4.加强人才培养与引进

人才是档案信息化与数字档案馆建设的关键。应加强人才培养与引进工作，建立多元化的人才培养体系。鼓励高校和科研机构开设相关课程和专业，培养档案信息化和数字档案馆建设所需的专业人才。加大人才引进力度，吸引国内外优秀人才投身档案工作。建立激励机制，提高人才待遇，明确其职业发展前景，激发人才的积极性和创造力。通过加强人才培养与引进，为档案信息化和数字档案馆建设提供人才支撑。

（三）档案信息化与数字档案馆建设的未来展望

1.技术发展趋势的预测与把握

随着信息技术的飞速发展，档案信息化与数字档案馆建设将迎来更多的技术革新。人工智能、大数据、区块链等前沿技术将为档案管理提供更为智能、高效、安全的解决方案。如利用人工智能技术实现档案的智能分类、检索和鉴定，将提高档案管理的效率和准确性；区块链技术的引入将为档案数据的真实性和完整性提供有力保障。

2.应用前景与拓展的展望与规划

档案信息化与数字档案馆建设的应用前景广阔，不仅包括档案管理领域，还将拓展到文化传承、学术研究、社会服务等多个方面。通过数字化手段，档案资源将得到更为广泛、深入的挖掘和利用，为文化传承和学术研究提供更为丰富、便捷的素材。数字档案馆将成为社会服务的重要窗口，为公众提供更为便捷、高效的档案查询和利用服务。

3.对档案管理与服务的影响与变革

档案信息化与数字档案馆的建设，将对档案管理与服务产生深远的影响。一方面，数字化技术的应用将革新传统的档案管理方式，实现档案管理的智能化、自动化及远程操作。另一方面，数字档案馆的建设将提供更为便捷高效的档案检索与利用服务，满足公众日益增长的档案需求。这些变革将促进档案管理与服务质量的提升，并增强其在社会与经济领域的效益。

四、结语

档案信息化及数字档案馆的建设，成为档案工作发展的核心趋势。对此领域的实践探索与深入思考，对于促进档案行业的转型与升级发挥着至关重要的作用。今后，需要强化技术创新与人才培育，优化法规与政策环境，推动档案信息化和数字档案馆建设的持续深入。

参考文献：

[1]刘淑敏.试论数字档案馆建设对档案管理模式的影响及对策[J].兰台内外，2024（29）：4-6.

[2]王强.以信息化驱动引领档案事业高质量发展——对《实施条例》强化档案信息化建设的思考[J].中国档案，2024（09）：26-27.

[3]殷宪玉.推进数字档案馆建设，打造一体化服务平台——新时代数字化档案馆建设的策略研究[J].兰台内外，2024（26）：7-9.

[4]申梦超.浅析推进档案信息化战略转型[J].机电兵船档案，2024（04）：28-29.

[5]雷晓蓉，杨雯，安琪.面向数字化转型的数字档案馆建设探析[J].机电兵船档案，2024（04）：33-35.