协同效益视角下图书馆档案管理水平提升策略研究

【摘 要】随着信息技术的迅速发展，图书馆档案管理工作面临着前所未有的挑战与机遇。协同效益为图书馆档案管理水平的提升提供了新的研究视角，因此在档案管理水平提升过程中，要把握协同效益的内涵，分析图书馆档案管理水平提升过程中存在的问题和困境，这样才能抓住机遇提出可行策略。通过多样化策略的实施，图书馆档案管理水平可以得到显著提升，为读者提供更高效、便捷的服务。

【关键词】协同效益；图书馆档案管理；提升策略

【中图分类号】G251；G271 【文献标识码】A 【文章编号】1007—4198（2024）17—250—03

引言

图书馆档案管理是图书馆工作的重要组成部分，对于保护文献资源、传承历史文化、服务读者等方面具有重要意义。然而，传统的档案管理模式已难以适应现代信息技术的发展和社会对图书馆服务的新需求。因此，从协同效益的视角出发，探讨图书馆档案管理水平的提升策略具有重要的现实意义。

一、协同效益与图书馆档案管理

（一）协同效益的内涵

协同效益（Synergy）是两个或多个实体（如企业、部门、个人等）在协同合作的过程中，通过共享资源、互通有无、互相配合，实现整体效益大于各独立组成部分总和的效应。这种效应常常被描述为“1+1>2”的效果，即当各个组成部分协同工作时，其整体表现会超过各个部分独立工作时的总和。协同效益的实现需要各个实体之间的有效合作和配合，以充分利用各自的优势和资源，实现互补效应。这种合作和配合可以带来诸多好处，如提高生产效率、降低成本、增强创新能力、扩大市场份额等[1]。协同效益不仅在商业领域有广泛应用，也适用于其他领域，如团队合作、项目管理、城市规划等。在团队合作中，协同效益可以通过成员之间的互相协作、知识共享和经验交流来实现；在城市规划中，协同效益可以通过不同部门和机构之间的合作来实现城市整体发展的最大化。

（二）协同效益视角下的图书馆档案管理

图书馆档案管理中的协同效益是在图书馆在档案管理过程中，通过各部门之间的协同合作，实现资源共享、流程优化、风险共担以及效率提升和成本降低等多方面的效益。图书馆档案管理中的协同效益的实现需要图书馆和档案部门之间建立紧密的合作关系，共同制定和执行管理策略，实现资源的共享和优化配置。通过协同合作，可以极大地避免信息孤岛的产生，从而提高档案资源的利用率，优化管理流程，降低管理风险，促进知识增值和创新激发，提升团队协作效率和服务质量，最终实现成本降低和效益提升。在图书馆档案管理中，协同效益的实现需要建立有效的沟通机制和协作平台，加强部门之间的信息共享和资源整合，提高管理效率和服务水平。同时，还需要注重人才培养和团队建设，提升图书馆和档案部门的管理能力和专业水平，为协同效益的实现提供有力保障。

（三）图书馆档案管理应用协同效益的意义和价值体现

协同效益视角下的图书馆档案管理中，各部门通过协同合作，可以共享资源，避免资源的重复建设和浪费。这不仅提高了资源的使用效率，还有助于形成统一的资源管理体系，为图书馆和档案部门的发展提供有力支持。在协同工作中，各部门可以共同优化管理流程，减少不必要的环节和耗时，提高档案管理的工作效率。这种效率提升不仅可以减少人力物力的投入，还可以加快档案的处理速度，为用户提供更加及时、准确的服务。其次，协同效益有助于增强风险防控能力。

图书馆和档案部门共同承担管理风险，可以形成更加完善的风险防控体系。通过协同合作，各部门可以及时发现潜在的风险和问题，并采取相应的措施进行防范和处理。这种风险共担机制有助于降低档案管理中的风险损失，保障图书馆和档案部门的安全稳定。

二、协同效益视角下图书馆档案管理存在的问题

（一）缺乏协同意识

现阶段的图书馆档案管理中，各个部门往往各自为政，缺乏信息的共享与交流。这导致档案信息无法在不同部门之间流通，形成信息孤岛。这不仅影响了档案资源的有效利用，还增加了管理成本，降低了工作效率。在协同效益的框架下，图书馆和档案部门需要共同制定和执行资源管理策略，从而实现资源的优化配置。但实际上，由于缺乏协同意识，各部门往往从自身利益出发，进行资源分配和利用，这导致资源浪费，重复建设或短缺等问题，不仅制约了档案资源的利用价值，还阻碍了图书馆的持续发展。在协同效益的理念下，图书馆和档案部门应该共同承担管理风险，形成风险防控合力。但在实际管理工作中，内部管理未能形成良好的协同意识，各部门往往对风险问题视而不见或仅从本部门角度出发进行应对，导致风险防控工作存在漏洞和短板。

（二）协同机制不完善

协同效益视角下，图书馆档案管理中存在的协同机制不完善问题是一个需要引起重视的关键点。这一问题的出现影响了档案管理的效率，也对图书馆的长期发展带来一系列影响。图书馆档案管理工作涉及多个部门。各个部门间需要有效的沟通以确保档案管理的顺畅进行。但由于协同机制的不完善，这些部门间往往存在沟通障碍，导致信息无法及时传递，影响了档案管理的效率[2]。在档案管理中，各项任务的完成需要明确的责任分配。然而，由于协同机制的不完善，责任分配往往不明确，容易出现任务重叠、遗漏或相互推诿的情况。这不仅影响了档案管理的质量，还可能引发部门间的矛盾。图书馆档案管理涉及大量的信息资源，这些资源的共享和利用对于提高档案管理效率具有重要意义。由于没有完善的协同机制，资源共享和利用往往受到限制，导致资源无法充分发挥其价值。

（三）资源配置不合理

协同效益视角下，图书馆档案管理中存在的一大问题在于资源配置不合理导致资源浪费。在图书馆档案管理中，如果资源配置不合理，可能会导致某些部门或项目获得过多的资源，而其他部门或项目则资源匮乏。这不仅造成了资源的浪费，还可能使得一些重要的档案管理任务因缺乏资源而无法得到有效执行。另一方面，资源配置不合理会影响档案管理的质量和效率。图书馆档案管理涉及大量的文献资料和信息资源，需要合理的资源配置来确保这些资源的有效管理和利用。如果资源配置不合理，可能会导致文献资料的保存不完整、整理混乱，甚至引发信息丢失等问题。这将严重影响档案管理的质量和效率，给读者和研究者带来不便。随着信息技术的发展和应用，图书馆档案管理也在不断创新和发展。然而，如果资源配置不合理，可能会限制新技术和新方法的应用，使得图书馆档案管理难以跟上时代的步伐。在图书馆档案管理中，如果资源配置不合理，可能会导致某些部门或人员因为资源分配不公而感到不满和抱怨。这不仅会影响部门间的合作和协调，还可能引发内部矛盾和冲突，对图书馆的整体发展带来不利影响。

（四）风险管理不到位

图书馆档案管理中，对协同效益的内涵理解不足，这使得档案管理中出现了风险管理不到问题，进一步导致安全隐患未能及时发现。图书馆档案管理涉及大量珍贵文献和信息资源，其安全保护工作至关重要。然而，当风险管理不到位时，一些潜在的安全隐患可能无法被及时发现和处理，从而增加了档案丢失、损坏或泄密的风险。其次，风险管理不到位影响应急响应的及时性。在图书馆档案管理中，应对突发事件和灾害的能力至关重要。如果风险管理不到位，当发生意外情况时，图书馆可能无法迅速启动应急响应机制，从而导致档案受到进一步损害或丢失。此外，风险管理不到位还可能导致资源分配的不合理。在图书馆档案管理中，资源的分配需要根据档案的风险等级和重要性进行调整。若风险管理不到位，可能导致资源被错误地分配给风险较低或重要性较低的档案，而风险较高或重要性较高的档案则得不到足够的资源支持。最后，风险管理不到位还限制了图书馆档案管理的创新和发展。随着信息技术的快速发展，图书馆档案管理也需要不断创新和更新管理方法。然而，如果风险管理不到位，可能会使图书馆档案管理陷入传统的管理模式，无法及时引入新的技术和管理方法，限制了档案管理的创新和发展。

三、协同效益视角下图书馆档案管理水平提升策略与路径

（一）加强部门间协同合作

在协同效益视角下实施图书馆档案管理工作首先要建立明确的协同合作机制，这是提升图书馆档案管理水平的基础。为此，图书馆应该制定详细的合作计划，明确各部门的职责和任务，确保各部门在档案管理中能够协同工作、形成合力。在此基础上，建立定期沟通机制，使各部门能够及时分享信息、交流经验，共同解决档案管理中遇到的问题。图书馆应该围绕档案管理内容及目标建立统一的信息平台，将各部门的档案管理信息整合起来，实现信息共享。这不仅可以避免信息孤岛现象的出现，还可以提高档案管理的效率和准确性。各部门应该充分利用这一平台，及时上传、更新档案信息，确保信息的准确性和完整性。此外，图书馆可以组织定期的交流研讨活动，邀请各部门人员参加，提高他们的档案管理技能和协同合作能力。在交流活动中，各部门人员可以更好地了解其他部门的工作流程和需求，从而更好地协同合作，共同推进档案管理的优化和创新。

（二）优化档案管理流程

图书馆针对档案管理流程进行优化流程不仅可以提高工作效率，还能确保档案的安全与完整。具体来说，图书馆应对现有的档案管理流程进行全面梳理，了解各个环节的工作内容和衔接情况。这有助于发现流程中的瓶颈和问题，为后续的优化工作提供依据。在梳理的基础上，图书馆应对冗余的环节进行合并或取消，减少不必要的操作步骤。通过数字化手段将纸质档案转化为电子档案，实现快速检索和存储，从而减少手动整理和归档的时间。图书馆可以积极采用自动化、智能化等技术，如使用档案管理系统、OCR识别等工具，提高档案管理的效率和准确性。借助云计算、大数据等技术，实现对档案信息的深度挖掘和分析，为图书馆决策提供有力支持。最后，图书馆应制定详细的档案管理标准和操作规范，确保各部门在档案管理中遵循统一的标准和要求。这有助于提高档案管理的规范性和一致性，减少工作中的误差和纠纷。

（三）利用先进技术提高管理效率

在信息化时代，图书馆基于协同效益实施档案管理过程中，可以利用先进技术提升管理效率。具体而言，引入自动化管理系统是提高图书馆档案管理效率的重要步骤。通过采用自动化管理系统，如图书馆管理系统（LMS）和档案管理系统（AMS），可以实现对档案从收集、分类、存储到利用全过程的自动化管理[3]。这不仅减少了人工操作，提高了工作效率，还减少了人为错误，提高了档案管理的准确性。其次，利用人工智能技术提升档案管理的智能化水平。例如，通过采用自然语言处理（NLP）和图像识别技术，可以实现档案信息的自动提取和分类。借助机器学习技术，系统可以不断优化自身的分类和检索功能，提高用户查询的准确度和效率。此外，可以通过对档案数据的深度挖掘和分析，可以发现档案利用的规律和趋势，为图书馆决策提供数据支持。通过数据可视化技术，可以将分析结果以直观的方式进行展示，帮助管理者更好地理解和应用分析结果。

（四）加强档案人员培训

图书馆档案管理水平的提升中，加强档案人员的培训显得尤为重要，协同效益视角下，其专业能力和素养直接决定了档案管理的水平。在培训中应制定详细的培训计划，这是加强档案人员培训的基础[4]。培训内容应涵盖档案管理相关的专业化知识，先进技术的应用等，确保档案人员能够全面提升自己的专业能力。在培训方式上，应采用多种培训方式以满足不同档案人员的需求。通过线上课程、线下研讨会、工作坊、实践操作等多种形式提升培训效果。线上课程方便档案人员随时随地学习，而线下研讨会和工作坊则能够提供面对面的交流和实践机会，让档案人员能够更深入地理解和掌握所学知识。在培训过程中还要建立反馈机制以评估培训效果。这可以通过定期的考核、问卷调查、个人反馈等方式来实现。图书馆应该根据反馈结果及时调整培训计划，确保培训的效果达到最佳。最后，持续关注档案人员的个人发展也是加强培训的重要一环。图书馆应该为档案人员提供职业发展的路径和机会，鼓励他们不断提升自己的专业能力，实现个人和图书馆的双赢。

四、结语

协同效益视角下图书馆档案管理水平的提升策略是一个系统性工程，需要图书馆从多个方面入手，加强部门间协同合作，优化档案管理流程，积极利用先进技术提高管理效率并加强档案人员培训。通过这些措施的实施，可以有效地提升图书馆档案管理水平，为读者提供更高效、便捷的服务，也有助于推动图书馆事业的持续发展和社会文化进步。

参考文献：

[1]郭成昊，陆晓明，于跃，等.基于协同效益的任务与资源匹配优化方法[J].指挥信息系统与技术，2019（3）.

[2]孙晓燕.试论新时期如何创新公共图书馆档案管理服务[J].中文科技期刊数据库（全文版）社会科学，2022（11）.

[3]刘付秀.计算机信息技术在图书档案管理中的有效应用分析[J].时代人物，2023（17）.

[4]宋晓丽.图书馆档案管理水平提升策略初探[J].山西青年，2022（18）.

作者简介：童晓燕（1988—），女，汉族，福建龙岩人，本科，助理馆员，研究方向为图书管理。