董秘的“避坑”之道

编者按：

只有亲身经历过，才能真正有所体悟，形成宝贵的经验。在本期专题的策划、统筹期间，一些曾经或者正在经历类似事件的上市公司董秘，愿意以撰文、访谈或者其他的形式，借助杂志平台分享自己对履职的感受与思考。在此，《董事会》向这些董秘深表感谢！

孙福君就是其中的一位。

獐子岛曾由于扇贝多次“跑路”闻名A股。因涉嫌信息披露违法违规，2018年2月中国证监会决定对其立案调查。2020年6月，中国证监会下发《行政处罚决定书》和《市场禁入决定书》，认定獐子岛2016年度报告虚增利润约1.31亿元，2017年度报告虚减利润约2.79亿元，《关于2017年秋季底播虾夷扇贝抽测结果的公告》《年终盘点公告》和《核销公告》存在虚假记载，公司未及时进行信息披露，对公司予以警告、罚款，对包括时任公司董事长、总裁等在内的当事人予以警告、罚款及市场禁入处罚。

作为獐子岛原董事会秘书、副总裁，孙福君当时在听证过程中提出三点申辩意见：“1.对涉嫌虚假记载的事项不知情，不参与獐子岛海洋牧场业务群的具体生产经营活动，不参与公司财务核算；其负责的对外披露信息的基本内容均事先经过獐子岛公司业务、财务等相关责任部门层层审批或经会计师事务所等外部专业机构审计；本人没有相关资料和信息来评判已经专业审计的财务报告的真实性；不具有专业的审查能力、途径和方法，更没有对海洋牧场存货进行复查的专业手段；没有参与违法行为，不存在主观故意。2.本人对涉案事项进行了关注，信息披露行为及内容均在披露前经过业务部门、财务部门、董事长的审批和确认。3.在任职期间一贯忠实和勤勉尽责，不参与秋季抽测方案的制定，也不负责实施，不具备识别或调查秋季抽测方案与结果是否存在问题的条件，不具备向监管部门报告的条件。”

经复核，中国证监会认为，孙福君作为公司董事会秘书和副总裁，应按规范流程进行对外信息披露工作，其应密切关注公司生产、经营及财务情况，仅简单质询但无实质监督措施，无法达到勤勉尽责的要求。同时，作为董事会秘书，其应持续关注媒体对公司的报道并主动求证报道的真实性，然而其并未对媒体质疑的虾夷扇贝业务进行全方位核实。

不过，相较事先告知书里拟定的处罚内容，中国证监会最终对孙福君予以从轻处罚。

用孙福君自己的话说，他当时也心有怨言，但经过不断地研读规则、反省自身、分析案例，现在终于可以心平气和地分享个人的一些思考。他对董秘同行给出十二字建议：选对公司、做强自身、改善环境。

积极主动作为，方能不当“背锅侠”

长期以来，上市公司因信息披露涉嫌违法违规被证券监管机构处罚时，董事会秘书会被问责的情况不在少数。表面上看，类似的情形中，有一些董秘未被处罚，有一些董秘则会被重罚；未被处罚的董秘可能会被认为有“侥幸”的成分，而被处罚的董秘则常常认为自己“无辜”，觉得不公平。因此，资本市场上也常有董秘是“背锅侠”的论调。

2024年6月1日，因信息披露违法违规（年报虚增营业收入、营业成本、利润总额），中国证监会拟处罚锦州港时任董事长、总经理等，不含董秘。同期，同样因信息披露违法违规（年报虚增营业收入、营业成本），ST富润的董事长、董秘等被浙江证监局处罚。ST富润董秘的申辩理由包括针对财务违规类行为，近期各地证监局、交易所执法实践中已不处罚董秘等，但监管机构未予采纳。

在强监管、实现裁量公正等新背景下，董秘因信息披露违规而被问责的风险进一步增大。据某机构不完全统计，2023年以来，已有180余位A股上市公司董秘受到监管措施、纪律处分或者行政处罚。这也催生了一个奇葩现象：当下的资本市场的董秘尤其是在职的董秘，对如何“避坑”的关注热度甚至超过了如何实现“职业发展”。

当然，这可能和笔者的经历有关，找笔者借鉴“避坑”经验的董秘多，讨论“职业发展”的董秘少。笔者是在2020年6月收到中国证监会下发的《行政处罚决定书》和《市场禁入决定书》，当时也心有怨言，但经过不断地研读规则、反省自身、分析案例，现在终于可以心平气和地将个人的一些思考与董秘同行分享。

究竟在哪些情形下，董秘会被处罚？

被处罚的董秘，多涉及以下四种情形：

第一，有证据表明知情或者参与了信息披露违法违规事项的；

第二，没有证据证明知情或者参与了信息披露违法违规事项，但亦无证据证明已履行勤勉尽责义务的；

第三，被监管部门调查前，媒体已对相关违法违规问题进行了大量报道，但公司未回应或者回应不存在问题的；

第四，除了负责信息披露职责外，对公司决策、财务信息和违规涉及事务具有较大影响力以及负有较大责任的。

选对公司，重视两个“结构”的影响

在当下的中国资本市场，董秘履职存在诸多挑战，尤其是要面对两个“结构”的影响：一是“一股独大”的上市公司股权结构，二是以中小散户为主的投资者结构。这两个“结构”共同导致大股东对上市公司控制能力强、中小投资者维护自身权益能力弱，公司的独立董事、监事常常沦为“摆设”。

上市公司在缺乏有效监督的情况下，违规冲动较强，董秘乃至财务总监想要坚持规范运作，压力就会很大；甚至在某些公司中，不配合就会被视为“异类”，就得离职走人，想“睁一只眼闭一只眼”地置身事外都非常难。然而，即使是消极地置身事外，在当前强监管的背景下，一旦公司信息披露违法违规，董秘往往也难逃被问责的风险。这或许就是资本市场和董秘自身，都调侃董秘就是“背锅侠”的主要原因吧。

先来看一股独大的上市公司股权结构。

根据专业媒体数据，截至2022年年末，A股第一大股东平均持股比例超过32%，实际控制人平均持股约为36%。其中，第一大股东持股比例大于50%的有接近700家，大于70%的有80余家。而根据刘纪鹏先生在2024网易经济学家年会上的介绍，美国发展了200多年的股市也就5700家上市公司，它们的市场里见不到“一股独大”的普遍现象。

大股东、实际控制人在持股比例较高时，可决定董事会多数成员的选举和更换，进而任命管理层，因此他们对上市公司的经营具有决定性影响。作为公司高管的董秘，在这样的环境中，在公司运作规范、信息披露规范等方面的作用发挥，也必定会受到一定约束。

再看以中小散户为主的投资者结构。

截至2023年8月，A股开户数为2.21亿，其中散户占比99.76%、资金量占比34%。与此形成鲜明对比的是，美国散户持股金额不足6%。

在这种投资者结构下，中小股东的相关权利无法得到有效实现，权益就更得不到保障。一方面，由于持股比例较低，中小股东在公司决策过程中往往难以发挥实质性影响，尤其在关键决策，例如资产重组、高层管理人员任免等方面，中小股东的声音往往被边缘化。另一方面，由于对公司治理结构和市场运作机制的认识不足，中小股东普遍缺乏参与公司治理的积极性，最有效的手段就是“用脚投票”，而不是“用手投票”。同时，中小股东的平均持股时间较短。‌根据相关数据，平均持股周期达到半年的中小投资者不足15%，这在一定程度上加剧了中小投资者怠于行使参与上市公司治理和监督上市公司决策的权利。中小投资者基本放弃监督和影响公司决策的权利，导致对大股东形成制衡的力量更加缺少。

对董秘而言，首先要选对履职的公司。

在一个业务发展良好、运作规范的公司，信息披露的及时、真实、完整、准确就有了坚实保障。当公司业务下滑甚至衰退，同时公司主要负责人的规范运作意识淡薄、违法违规动机强烈，且缺乏有效制衡的情况下，建议董秘当机立断，离职走人。因为这种情况下，即使你努力履职，也很难知道在哪个角落里正在酝酿着违法违规行为。

勤勉尽责，不断加强自身的职业素养

既然董秘被处罚的环境因素不可忽视，是不是董秘就只能相信“选择大于努力”了？只能信奉“女怕嫁错郎、男怕入错行”的职业法则了？选择好所要服务的公司是每个职场人士都高度重视的，但从很多优秀的董秘身上，笔者看到了董秘个人通过在工作中的积极作为，真正起到了提升公司规范运作水平、提升公司信息披露质量，乃至提升公司可持续发展能力的作用。

笔者认为，董秘勤勉尽责的努力方向，从自身着手、不断加强自身的职业素养是一个重要方面。作为董秘，不被动承担风险，而是主动发挥价值，要做到以下两点：

首先，做到勤勉尽责，是在出现信息披露违法违规时避免被处罚的重要依据。提高专业能力，密切关注公司生产、经营及财务情况，及时识别潜在的信息披露违法违规风险，并主动干预、化解，做到勤勉尽责，是董秘避免被蒙在鼓里还要为此“背锅”的“护身法宝”。

其次，恪守职业道德，决不参与、坚决抵制信息披露违法违规行为，必要时向监管部门汇报争取支持，消除违法违规风险，董秘才可能在公司违法违规时实现个人的“置身事外”。

上述两种情形下，还是不幸遇到了一家不规范的公司，董秘都会有点“君看一叶舟，出没风波里”的味道。所以接下来的第三点——改善环境，实现“避坑”的无为而治，才是最重要也最难做到的。

改善环境，实现“避坑”的无为而治

英国历史学家阿克顿勋爵说：“权力导致腐败，绝对权力导致绝对腐败。”法国思想家孟德斯鸠说：“要防止滥用权力，就必须以权力制约权力。”通过建立不同权力之间的相互制衡机制来防止权力滥用，在提升上市公司规范运作水平、防范上市公司信息披露违法违规风险方面，同样至关重要。作为董秘，还应该积极参与优化公司治理结构的相关事宜，积极改善相关方参与公司治理的外部环境，这也是勤勉尽责的一个重要努力方向。

一是，积极改善中小股东参与公司治理的条件，通过投资者关系管理活动引导其长期持股并“用手投票”。作为公司高管，董秘要重视投资者质询、媒体报道，主动向公司内部求证涉及问题，通过媒体为关系管理创造良性、透明的媒体监督与公司内部的整改及反馈机制。这一举措不是组织中小投资者对抗公司，而是合理地引导中小投资者了解公司情况，向公司提出建议与质询，长期持有公司股票，并“用手投票”参与公司治理。

二是，配合独立董事履职，支持其发挥保护中小投资者利益的作用。董秘要积极支持、有效配合独立董事履行职责，发挥其制衡并提高公司决策质量的作用；应协调各方及时、真实、准确、完整地回应独立董事的关注；应组织财务、业务领导和部门，帮助独立董事更系统、更深刻地了解公司实情。积极作为的独立董事更体现公司治理水平，更应得到董秘的尊重和支持。

三是，与监管部门保持密切联系。董秘应当主动与中国证监会、证券交易所等证券监管机构、自律性组织保持密切联系，及时掌握并深刻理解监管规则，及时了解并回应其关注的问题，积极配合其开展的监管检查或者调查工作，对公司进行定期“体检”、推动持续整改。

四是，积极宣贯上市公司规范运作规则与违法违规处罚案例。董秘要持续推动上市公司董事、监事、高管提升规范运作意识和违规风险认知，当规范运作成为上市公司董事、监事、高管的群体共识，当违法违规行为成为上市公司董事、监事、高管的共同红线，董秘的“避坑”目标自然水到渠成。

董秘该如何在信息披露方面做到合法合规、不被问责？董秘在面对较为复杂、不太好把握的“艰难时刻”该如何抉择？又该如何更好地自我保护？尽力做到上述三个方面，董秘的“避坑”目标才能得到有效实现，董秘的关注重点就能回到如何在支持上市公司的可持续发展中，实现、提升自身价值。

作者系华锐铸钢（现更名为大连重工）原董事会秘书、副总经理，獐子岛原董事会秘书、副总裁