中小型企业财务管理软件框架的搭建与优化

当前，许多中小企业通过办公系统添加报销流程的方式进行费用报销，这种方式能以最低成本满足中小企业的基本需求。然而，随着电子发票的全面普及，以及企业经营规模的快速增长，简易报销流程越来越难以同时满足企业在采购、销售、预算、发票、固定资产投资等各条“战线”上的新增需求，且无法实现数据自动整合比对，不能作为经营决策的实时参考。其次，传统OA“大而全”的解决方案实施周期较长且成本较高，往往超出了中小企业的承受能力。因此，专用的财务管理软件相对而言更加适合中小企业的日常费用报销。

管理软件的整体规划

基本框架将软件定位为财务作业平台，其主要开发目标如下：一是要实现全费用类型、全费用场景、全费用流程的管控；二是要实现资产、原辅料的采购付款；三是要提供收款单录入和开票管理，提高应收业务效率；四是要实现账务自动化和收支出口的统一；五是要实现对实际支出与预算的实时比对，从而实现全面预算管理。

系统需求划分在软件开发前，需有针对性地汇总各业务模块的功能需求，以减少后续的需求变更。就具体划分情况而言，共划分了12个功能模块，分别是：员工自助、外部费用、预算管理、销售收款、材料款支付、资本化支出、商旅对接、发票识别、会计引擎、财务报表、系统集成和资金管理。同时，各功能模块根据实际业务需求进一步细分为业务模块。

支出基本审批流程支出流程先由业务领导审批，再经财务人员审批。当完成这两个审批流程后，就会进入“应付会计”的环节。在此阶段，发起人可以打印出系统单据并粘贴实物票据，再提交给财务进行审批，而财务则无需再次打印，且出纳按照系统付款单及纸质单据进行付款即可。

设定业务操作规范在管理系统中预先设定记账模式，防止企业中不同操作人员记账习惯的差别导致制单结果的不统一。预设模板基本涵盖了企业的日常应用场景，包括以下三种：

第一种是主要记账模式。该模式的流程为先记应付账，然后付款，最后进行核销，此为系统操作的通用模板。第二种是员工报销记账模式。该模式的流程包括借款、还款、全部核销、直接报销等环节，主要针对企业员工的报销业务。第三种是供应商报账、记账模式，该模式的流程包括预付款、核销、支付等环节，主要针对企业与合格供应商之间的相关业务。

设置预算方案首先，办公系统结合企业的实际情况，确定为集中管控模式，确保企业所有部门（包括职能部门、经营部门、专业部门等）可以共用同一套预算主数据。之后，以企业组织架构为基础，在系统中设置对应的预算数额，管理部门需在系统中导入预算编制表，并依托预算层级向使用部门一层一层地分解预算。此外，各部门需确保在预算下达后能随时在系统中查阅本部门预算目标和实际使用情况，相应岗位的填制、申请、审批、核销、入账及支付权限也均需由管理部门在系统中予以设定。这其中，预算申请部门可自行在流程中添加审批环节和会签环节。

预算控制系统能够自定义刚性或弹性预算控制模式，考虑到中小企业严控成本的需求，主要类别预算控制模式以刚性管控为主，同时结合部分特殊费用的弹性管控。具体做法如下：

第一，单位常规预算采用刚性管控，而超出预算设定目标的费用无法直接触发流程。第二，大型设备固定资产及大型工程的预算，需由资产管理员按设备或工程预算编码分解到明细预算中，且需求部门要通过已设置的预算编码并立即发起立项申请，审核人员则需根据预算编码对应的金额比对采购需求，确保超预算的需求无法立项。同时，单个预算编码可对应单体设备、工程及多个辅助设备、辅助工程。第三，小件固定资产预算应根据各部门年度预算的总金额额度进行管控，且应根据实际情况设置提醒，超出预算设定目标的需求无法触发流程。第四，销售费用等特别支出的预算需采取弹性管控，其费用金额与实际收入或其他指标按比例绑定。

预算调整第一，支持部门间、部门内的预算调整。第二，支持固定资产各预算编码之间的预算调整。第三，可通过预算调整申请流程发起调整，也可以由财务通过预设模板进行批量调整。第四，在不超过总预算数额的前提下，将余下预算划转至新增新预算科目中；并在年初创建预算时设立预算为0的预备项目，且预备项目名称可修改，以实现新增需求的一次性调整。

预算对比分析在办公系统中预设同比、环比条件，且在企业日常执行过程中，提供往期预算执行数据作为管理人员分析、比较的重要依据。另外，财务部门资金管理人员根据已发起的申请流程实时获取现金支付需求，并对资金计划进行修正，可按月、季、年等维度生成统计报表。

报销流程设置差旅费报销流程。需接入供应商平台数据，并在报销的同时完成与商旅平台的对账工作，如此一来既能防止费用报销过程中的疏漏，又大幅减少了经办人的工作量。

一是银行划扣流程。银行直接扣款的业务根据扣款通知及银行回单在办公系统中发起报账，并在报销单审核通过后单据自动生成预凭证并过账“金蝶K3”（一种ERP软件），形成应付账务；出纳人员则需在MRF系统中录入主扣付款银行、付款日期等付款信息，并将银行水单交给财务会计，在系统中完成虚拟支付后自动生成预凭证并导入“金蝶K3”，最终形成付款账务纸质单据，该单据无需传递给出纳人员。

二是月度计提流程。财务会计在线下整理预提清单，在系统中发起计提并过账“金蝶K3”，形成计提账务。支付前，财务会计需在系统中发起冲计提并过账“金蝶K3”，形成冲计提账务。在支付时，报销过程应参考直接报销的子流程。

三是采购入库及领用管理流程。通过财务管理系统连接采购业务系统和记账软件，每月财务系统自动生成入库单和领料单，并在与供应商对账和材料领用摊销后通过系统生成并转为预凭证，在导入应付账务成功、经办人在线下和财务沟通确认资金和付款方式后，需选取当月需要支付的付款单生成汇总审批单，然后交由各业务部门领导进行审批和财务复核；出纳人员需根据审批结果完成线下支付，而后在MRF系统的付款工作台补充付款日期、付款银行等信息，待付款确认后系统自动生成预凭证并导入“金蝶K3”，形成付款账务。

四是固定资产、工程款业务流程。在系统中发起立项申请，业务部门则在线下发起需求申请，并由供应链部门发起供应商比价等评估，最终确定合作供应商及相关合作协议条款等内容；在签订合同后，经办人在MRF系统上发起合同录入流程，将合同的付款阶段明细信息采集到MRF系统并上传合同电子版，以关联立项申请。

合同预付第一，固定资产在验收确认前按照合同需要预付时，经办人需在MRF系统上发起预付款申请，关联合同付款阶段。第二，经过部门负责人、CFO、CEO审批后，由经办人打印预付款申请单交到财务会计处。第三，财务部门应审核入账单位、供应商、会计科目等信息是否正确，核对单据信息与纸质凭证的异同，并将单据自动生成预凭证后导入“金蝶K3”，形成应付账务。第四，出纳人员在进行线下支付后，需在MRF系统上补充付款日期、付款银行、现金流量等付款信息，从而生成付款账务。

开票及验收第一，在验收确认后，供应商要开具全额发票，经办人则要在MRF系统中发起资产付款。第二，在固定资产付款关联合同付款的阶段，需同时关联前期的预付款，并填写本次付款金额、对应的项目信息，以关联立项申请单。第三，在经过部门领导、CFO及CEO审批后，需生成预凭证并导入“金蝶K3”形成应付账务。第四，出纳人员在进行线下支付后，财务部门需在MRF系统上补充付款日期、付款银行、现金流量等付款信息，在系统自动生成预凭证后过账“金蝶K3”形成付款账务。第五，在收到最终验收报告时，财务会计需在“金蝶K3”上将在建工程转固生成资产卡片，并根据资产入账价值、使用年限等进行自动折旧，以生成固定资产账务。

尾款支付第一，经办人在MRF系统上发起资产尾款支付流程，关联前期固定资产应付账务进行付款。第二，出纳人员在进行线下支付后，财务部门需在MRF系统上补充付款日期、付款银行、现金流量等付款信息，系统自动生成预凭证后导入“金蝶K3”形成付款账务。

后继功能的完善与优化

拓展外销业务对于存在海外市场业务的企业，销售模块中需要添加、绑定填报出口货物装货单的功能，确保销售订单数量与实际报关数量保持一致，避免法律风险；且在发现系统数据存在问题时，经办人要确保能在财务系统中进行实时调整。

促进各模块的交互与整合已定制的预算、固定资产、销售、采购入库及费用报销软件模块已能够基本满足中小企业的业务需求。未来，随着业务的持续开发及维护经验的积累，以及技术进步带来的软、硬件设施价格的降低，应在成本可接受的情况下进一步整合各模块的数据，实现类似传统OA软件的报表功能和“一键申报”功能的深度结合。

推动人工智能财务管理实现降本增效人工智能在财务领域的研究日益火热，应用日益广泛。首先，财务数字化领域的人工智能和机器学习技术能帮助企业降低运营难度，优化工作流程，并提高结算、现金管理、合规报告和控制措施监控流程的效率；其次，通过强大的数据分析能力，人工智能财务软件可以快速处理大量的财务数据，从中挖掘有价值的信息，为企业决策提供有力支持。此外，企业在搭建财务管理平台时，需要考虑办公系统未来的扩容性，以便为未来的软、硬件升级预留一定的空间。

作者单位：南通越亚半导体有限公司