教育改革背景下高校学生档案规范化管理研究

摘 要：进入新时代，教育也要不断推进改革以应对时代发展所带来的挑战，而高校学生档案规范化管理作为高校开展学生工作的重要组成部分，对于提升育人质量、提高人才培养水平至关重要。因此，高校学生档案规范化管理具有十分重要的现实意义，然而部分高校在开展学生档案管理过程中仍然存在着学生档案规范化管理理念滞后、重视程度不足、管理体系不健全、管理人员专业素养有待提升及管理的信息化程度有待增强等问题。为此，应该强化学生档案规范化管理的重要性，革新管理理念。完善高校学生档案管理体制，提升管理实效性。强化高校学生档案管理队伍建设，提高专业化水平。提高学生档案信息化管理水平，增强服务创新性，才能助力高校育人水平与服务水平的提高，助力教育改革。

关键词：教育改革；学生档案；管理；路径

高校学生档案规范化管理既反映了高校的服务水平，也是高校育人水平的重要体现。进入新时代，在教育改革背景下，规范和创新学生档案管理模式，能够客观、科学地记录学生的成长情况，反映学生的发展轨迹，助力教育改革，也是提高档案管理水平的更好体现，对于实现立德树人任务、树立优良学风具有重要意义[1]。

1 教育改革背景下高校学生档案规范化管理的现实意义

1.1 有益于客观的评判反映学生的综合素养

当今高等教育的发展要求对学生的培养不仅侧重于学生智育的发展，还强调德育的成长。学生档案是记录学生入学情况、学业习得、实践活动、奖惩及心理健康的重要载体，能够多维度地反映学生在校期间的表现。因此，学生档案具有重要的作用。高校学生档案规范化管理与否，决定着学生档案的质量和反映效能。加强规范化的档案管理，能够更加科学、准确、客观且多维度地反映学生在大学期间的成长经历和学业发展状况，对于学生而言更有益于总结学段经验、反思个人不足，对综合地审视和评价个人的成长具有十分重要的价值和现实意义。

1.2 有益于更好地利用学生档案推动教育改革

高校教育教学效果的评价方式和方法是多元的，不能仅立足于课堂维度去评价学生，这样是无法全面反映学生的成长和发展，也无法客观地反映高等教育的育人实效，不利于推动高等教育改革。学生档案是对学生学业发展及德育发展的综合反映，学生的专业技能比赛、文化艺术活动、志愿服务等都记录在档案中，是对于课堂教学评价的有效补充。规范化的档案管理则能够真实有效地反映高校教育的育人质量和教育体系中存在的不足和短板。因此，加强高校学生档案规范化管理则有助于为学校教育改革提供有效的参考和客观的依据，助力高校的可持续发展。

1.3 有益提升高校学生就业推荐的效度

高校学生档案是对学生大学期间在学业发展、专业技能、思想道德及心理素质等经历的系统而全面的记录。学生档案在学生求职过程中具有重要作用。用人单位遴选人才需要对录用人员进行全面的考察，除了通过面试环节考察个人能力之外，还会通过查阅学生个人档案对学生素养、思想道德等方面进行审查。因此，加强高校档案规范化管理有助于提升高校学生档案的效度和学生择岗的成功率，有助于用人单位全面了解学生的具体情况。

2 教育改革背景下高校学生档案规范化管理的基本内容

2.1 高校学生档案的接收

高校学生档案接收是学生档案管理的重要环节之一，尤为重要。新生需要将个人档案密封并加盖高中学校公章，以进一步保障高中档案的完整性和安全性，采取统一邮寄或自带的形式送达高校。在新生完成入学手续后一个月内，由二级学院主管班级辅导员及学工办开展学生档案审核，重点审核档案材料是否齐全、审核档案内容的真实性和审核档案信息是否有误，并及时反馈审核结果便于更正或完善。审核无误的档案统一按照要求送交学校档案室集中保管。

2.2 高校学生档案的整理

新生入学后，各学院应及时对学生入学材料登记，整理学生档案清单留存电子版和纸质版，将档案根据学校要求统一编号入库存储，如有档案缺失及时补办，以进一步保障档案的规范性[2]。在毕业前将学生的学年鉴定表、成绩单、学士学位申请表、实习鉴定表、正式党员档案、各类荣誉证书的评审表、各类实践活动的获奖评审表、学生违纪处分及学籍异动等材料一并归入档案。对于学籍有异动情况的要及时更新调整，确保档案信息的准确性和完整性。

2.3 高校学生档案的调阅工作

学生档案是了解学生和掌握学生基本情况的重要参考内容之一，通过档案可以了解学生的教育背景、成长阅历等相关内容，为学工及教育工作的开展提供更为坚实的资料保障。为此，学生档案管理部门要做好档案归档和调阅手续的相关工作，便于实现学生档案的二次利用。对于部分应征入伍学生的档案也要规范管理，及时做好登记和移交，便于档案调阅。为了更好地推动学生就业，档案管理部门还要简化档案调阅流程，助力用人单位完成档案调阅及政审工作。

2.4 高校学生档案的转递工作

学生档案转递工作在每年的毕业季开展，对于升学、就业和暂不就业人员的档案进行整理转递。转递工作涉及数量多、对接单位多，需要根据不同类型的毕业情况分类制定档案邮寄标准和流程表，以进一步保障档案转递的科学性和安全性。涉及学生转递的地址、接收单位的信息等多项内容，需要认真核对确保信息准确无误。如有二次改派或临时暂缓邮寄的档案，也要建立规范的邮寄流程和管理制度，保证档案转递工作能及时高效地完成。

3 教育改革背景下高校学生档案管理现存问题

3.1 档案规范化管理重视程度不足，理念滞后

首先，部分学校没有给予相应的资金支持，档案管理部门无法实现硬件的更新换代，没有投入充足及专业的人员队伍，现有的教职工对档案管理水平有限，极大程度地限制了档案管理的规范性和高效性。其次，部分高校的档案管理理念滞后，缺乏创新性。大部分档案管理工作始终采取传统的管理方式，既难以适应教育改革的要求，又难以满足学校发展的需要。导致档案阅档和归档工作效率低下、调阅程序烦琐等。

3.2 档案规范化管理体系不够健全

部分高校档案管理体制不健全，严重影响了学生档案归档和档案的利用效率。主要体现为部分学校没有完善的档案管理制度，档案管理流程较为烦琐，造成了人力资源的浪费和人员赘余的现象。还有责任主体不明确，存在档案管理归属多头分工，缺乏有效的合作和交流机制。因此，学生档案在接收、整理、调阅及转接方面存在诸多漏洞，导致学生档案管理不规范或丢失，给学生造成诸多困扰和不便，导致档案管理部门在学生心中的地位不断下降。

3.3 部分高校学生档案管理队伍建设较为滞后

学生档案管理人员的业务水平是档案管理质量高低的重要影响因素，部分高校学生档案管理人员的专业素养差强人意。首先，部分学校针对学生档案管理人员的培训不足，致使部分档案管理者的理论素养较低，难以应对档案管理工作的要求。其次，学生档案管理者缺乏交流沟通的机会。学校没有为学生档案管理者创造更多的学习机会，档案管理者的创新能力尤其是解决问题的能力不足。最后，部分高校档案管理队伍人员不足。现有人员难以有效支撑当下的档案管理工作，工作效率不足。

3.4 部分高校学生档案管理的信息化程度有待增强

部分高校学生档案管理仍然采取传统的档案管理模式，以纸质档案的接收、整理、调阅和转递为主，工作信息化水平较低，无法满足当前档案借阅量日益增多和学生需求多元化的要求。传统档案管理方式比较耗费人力物力，工作效率低下，部分高校学生档案管理平台信息化功能开发不足，教师和学生不能访问平台，仅有工作人员可以登录平台开展工作，这既不利于师生调阅档案，也不利于档案的二次利用。

4 教育改革背景下高校学生档案规范化管理路径

4.1 革新管理理念，强化档案规范化管理的重要性

思维模式和管理理念决定行为方式。在教育改革的时代背景下，学生档案管理理念和重视程度决定着学生档案管理的水平及结果。信息化时代的发展要求档案管理更加规范化且具有一定的创新性，需要不断革新档案管理理念。因此，高校学生档案管理者要摆正心态、树立服务意识，加强规范化管理。首先，要高度重视学生档案的管理工作。对档案管理的政策、制度、流程及学生分时段档案管理的侧重点等内容定时定期进行宣传和解读。要引导高校学生档案管理的责任人认识到档案管理的重要性及其价值及对学生未来发展的影响。其次，要革新管理理念。采取先进的管理模式，规范档案管理的流程和制度，进一步提升档案管理效能。要充分结合高校学生档案管理的特点和实际，革新管理模式，运用现代化手段提升管理的便捷性。

4.2 提升管理的实效性，完善高校学生档案管理体系

完善高校学生档案管理制度是提升档案规范化管理、优化学生档案管理工作质量的重要策略。首先，高校分管学生档案管理的主要负责人和相关领导要高度重视，按照《档案法》《高等学校档案管理办法》等相关文件的要求，结合校方学生档案管理的工作实际分析学生档案管理的问题和短板，制定“有针对性、可操作性的管理制度，明确各工作环节的细则和标准，让相关工作人员明确自身职责和工作范围”[3]，以规避资源浪费和人员赘余现象。其次，明确主体责任制，完善协同制度。加强学生档案管理的监督和执行力，促进学生工作部、就业部门、研究生部和各学院之间的协同合作，优化学生档案信息交流机制，及时做好学生档案的接收、调阅、整理和转递工作，确保档案管理的安全和完整。

4.3 提高专业化水平，强化高校学生档案队伍的建设

学生档案管理人员的工作水平至关重要，直接决定着档案管理质量的高低。因此，高校要加强AYwr854+mmUV6alGxIzEyg==对档案管理人员队伍的建设，多措并举地提高档案管理者的业务能力。首先，开展常态化培训。提升档案工作者的专业技能和理论知识。依托校方平台，针对档案管理中存在的问题开展业务培训，尤其是“加强相关人员对信息技术设备、管理方法、前沿技术与工作理念等方面的学习和理解”[4]，提高档案管理者发现问题和解决问题的能力。其次，创造机会促进档案管理者进行交流和学习。积极为学生档案管理者提供走出去学习交流的机会，拓宽视野，以掌握先进技术和理论。最后，充实学生档案管理队伍。遴选一些业务素质扎实、工作能力突出、理论底蕴深厚的人员充实到学生档案管理队伍当中，加强队伍的组织保障。

4.4 增强服务创新性，提高学生档案信息化管理水平

提高学生档案管理的信息化水平，增强服务创新性，对档案规范化管理至关重要，既能降低管理成本，也能提升管理效率。为此，建议高校档案管理部门建立信息化管理平台。依托信息化管理平台将纸质档案转化为电子档案，提升档案的利用率，有助于档案的调阅和审查。此外，提升档案信息化管理平台功能的开发，授予学生和教师相应的使用权。学生可以及时了解和查阅自己的档案，实现复印、借阅等便捷化操作。教师亦可以通过档案全面了解学生，做好学情分析。

参考文献

[1]张中妍.高校学生档案管理服务的创新研究[J].大众文艺，2023（02）：211-213.

[2]马仁杰，李银银.新形势下学生档案管理的若干思考[J].中国档案，2023（07）：44-45.

[3]贾艳芳.高校学生档案管理工作的探讨——以南京财经大学红山学院为例[J].教育观察，2023，12（04）：29-31+39.

[4]陈令杰.浅谈高校学生档案管理存在的问题及对策[J].文化产业，2023（03）：16-18.

作者简介：邢佳欢（1992—），大学学历，宁夏医科大学档案馆助理馆员，主要从事人事档案，学生档案，文书档案查询利用整理工作。