数字化背景下环境卫生档案管理存在的问题及策略研究

摘 要：数字化背景下环境卫生档案管理迎来了重要的发展机遇期，推动了档案管理领域的深度变革。同时也面临着诸多的现实挑战。本文以环卫档案为例，首先，详细分析了环卫档案数字化的全过程，进一步深入了解档案数字化的主要内容及实现路径。并从真实性、完整性、可用性和安全性四个方面，分析了数字化背景下环卫档案存在的主要问题及风险挑战。在此基础上，有针对性地提出了问题的解决方案和风险挑战的应对举措，不断提升档案数字化管理的水平。

关键词：档案数字化；真实性；完整性；可用性；安全性

概述

近年来，随着信息技术的发展并广泛应用于档案等各个行业领域，有力推动了档案管理领域的深度变革。档案数字化就是将原本复杂多变的档案信息转换为可以度量的档案数字与数据格式，并以这些数字、数据建立适当的数字化模型的过程，在计算机中用“0”和“1”二进制代码表示，进行统一处理。档案数字化适用于数字、图像和音视频处理。《档案法》《档案法实施条例》均就档案数字化做出了具体规定，明确提出“国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位及其他组织推进传统载体档案数字化”。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出“到2025年，档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”，把“加速数字档案馆（室）建设”作为26项主要任务之一，到“十四五”末期，全国县级以上综合档案馆档案数字化率要达到80%，进一步明确了档案数字化完成的时间表与路线图。数字化背景下档案管理迎来了发展机遇期，同时也面临着诸多的现实挑战，需要在正视问题的同时，敢于解决问题，不断提高档案数字化管理水平。

2020年，邵武市环境卫生管理处更名为邵武市环境卫生服务中心（以下简称“中心”），负责全市生活垃圾无害化处理场及生活垃圾渗滤液处理站运营和管理；负责全市“环境卫生清扫保洁市场化运作项目”等环卫市场化外包服务项目的监督考评；负责全市环卫设施的项目建设及维护监管，为全市相关环卫业务管理工作提供指导与监督；以及接受委托完成市区生活垃圾处理费征管工作等。中心在履行环卫工程项目建设、设备运营管理与外包服务项目考评等日常管理业务过程中产生了大量具有保存价值的环卫业务档案。数字化背景下要立足环卫档案现状的基础上，认真分析档案管理面临的现实问题，存在的现实困难，在此基础上提出有针对性的管理举措，不断提高中心档案数字化管理水平，为中心业务发展提供“资政存史育人”的价值。

1 环卫档案数字化过程

目前，我国档案数字化领域出台的行业标准有《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T43-2009）、《档案数字化光盘标识规范》（DA/T52-2014）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）及《档案数字化外包安全管理规范》等规范性文件，这些标准规范为环卫档案数字化管理提供了标准和规范保障。从这些规定来看，环卫档案数字化是一个循序渐进的过程，通过过程分析，有利于全面把握档案数字化的全貌。以环卫纸质档案数字化为例，其数字化过程归纳起来主要包括。

1.1 档案出库、入库

纸质档案数字化前要做好纸质档案出库时的调取、清点并做好登记工作。出库要提交申请，经批准后办理出库手续。在纸质档案数字化完成后，需要将拆装的档案重新装订，恢复原貌，并做好清点，归还入库，办理入库手续。

1.2 数字化前处理

出库档案正式扫描前需要做好数字化前的各项准备工作。首先是确定扫描页。原则上，出库的纸质档案都要扫描，以保证纸质档案的完整性。确有无需扫描的，应根据要求在页面处标注。其次是编制页号。主要是就待扫描的无页号或页号标注不准确的纸质档案，先行编制页号，要确保页号不得压盖纸质档案内容。遇到破损或缺页等特殊情况，要及时做好登记。再次是目录数据准备。按照《档案著录规则》等标准规范的要求，进一步规范纸质档案目录字段长度、内容要求和著录项，需要标记的及时做好标记。第四是拆除装订。根据纸质档案数字化管理的实际需要，确定是否需要拆除装订。确需拆除装订的，既要保证纸质档案的安全，也要根据实际需要将排序不准确的重新排序。最后是技术修复。因破损或其他原因无法扫描的纸质档案，应先行技术修复、压平等技术处理后再行数字化。

1.3 档案扫描

档案扫描又叫档案数字化加工，包括文档扫描和图像处理，就是融合OCR、CCD和文档管理技术，将纸介质档案转换成数字化文本、影像，实现信息高速检索管理。首先是确定扫描设备。根据纸质档案数字化的目的、规模和存储条件等，选择相应参数的扫描设备，同时要做好扫描期间设备的维保，确保功能正常。其次是选择色彩模式。原则上全部采用彩色模式扫描。如纸质档案中的页面只有黑白两色的，根据其字迹是否清楚和有无插图等，选择黑白二值或灰度模式扫描。再次是确定扫描分辨率。根据纸质档案扫描后的清晰度与完整性确定具体的扫描分辨率，但不得小于200dpi。需要COM输出或仿真复制的纸质档案，扫描分辨率不得小于300dpi或600dpi。最后是确定存储格式并做好图像命名。其中，纸质档案存储格式主要有TIFF、JPEG、OFD、PDF等。总之，不论选择何种存储格式，同一批档案应选择相同的存储格式。纸质档案扫描成图像后，还需要命名，以档号为基础，兼顾图像流水号。图像命名还要体现档案的存储路径。

1.4 图像处理

纸质档案扫描结束后，需要对图像采取拼接、旋转、纠偏、裁边、去污和质量检查等各道工序。其中分幅扫描的数字图像需要拼接处理，使其形成完整的图像；偏斜或者不符合阅读方向的要做好纠偏或旋转处理；扫描后仍然有污点、黑边或污线的，需要对其进行去污处理。最后，要对扫描图像处理进行质量检查，达不到标准要求的，需要对其进行重新扫描。

1.5 建立数据库

按照《档案著录规则》（DA/T18-1999）建立纸质档案目录数据库，包括字段内容、长度和类型等，选择通用格式数据库。目录数据库建设是全文数据库建设的重要基础和前提[1]。认真落实《档案数字化转换操作规程》（DB32/T1894-2011），确保目录数据库能够反映档案信息，便于后期档案检索与查询。

1.6 数据挂接

纸质档案数据挂接，就是将成品的数字档案输入至档案管理系统并最终提供数据利用的过程[2]。要全过程、高质量地做好数据挂接。数据挂接前要认真检查目录条目是否完整、内容是否规范、准确；挂接时可采取批量、在线方式加载至服务器，然后借助软件实现目录信息对其关联图像的批量挂接，生成档号；档案数据挂接完成后，还要逐一进行检查，确保挂接图像与纸质档案扫描成品相一致，图像格式及色彩等参数符合要求。

1.7 数字化成果验收与移交

纸质档案数据挂接完成后，还需要进一步检查验收数字化成果，验收合格后再移交，并履行移交手续。

2 环卫档案数字化管理面临的主要问题

2.1 真实性的危险

档案真实性是指档案是社会实践活动真实的历史记录[3]。数字技术的应用，使传统意义上的“档案的真实性”受到威胁[4]。威胁数字档案真实性的原因主要有：一是数字技术的应用，使电子文件复制件与原件“一致”成为现实，从数字技术上难以区分电子文件与原件复制件的内容、格式和载体。二是数字技术的应用，使电子档案内容信息与原载体完全“分离”成为现实，电子文件保存介质的载体相对脆弱及信息技术迭代升级需要，存储于其间的信息可以且必须实现“无限”迁移。三是数字技术的应用，电子文件增删无法逆向恢复，“无痕”且难辨别。复制的电子文件载体、格式、内容与原件“一致”。综上，在数字背景下，传统判别档案真实性的依据标准无法应用于电子文件真实性的判断和认定。

2.2 完整性的缺失

环卫电子档案“原始记录性”的依据是要体现其完整性，也是保证电子档案与纸质档案同等效力的关键。电子档案的易改动性、易出错性、易消失性和易受攻击性[5]直接威胁着环卫电子档案的完整性，使电子档案中的档案数据缺失、错误和不一致，影响数据的完整性。由于数字化档案来自纸质文档、数据库、电子文档、扫描文件及不同组织、部门或系统，数据源的不同也是影响档案完整性的重要因素。此外，数据清洗工具、校验算法、质量管理软件可靠性和准确性也会影响数字化档案信息的完整性[6]。

2.3 可用性缺陷

可用性是指文件可被查找、检索、显示及说明[7]。数字化背景下影响环卫电子档案可用性的风险主要来自物理设备、系统软件和应用程序等。其中物理设备影响电子档案的可用性主要是指存储电子档案的光盘、磁盘或磁带因撞击、摩擦、磁场或老化等影响设备功能，导致无法查找、检索及读取电子档案信息。系统软件的风险则是指Windows操作系统、FAT32、NTFS文件系统及Office办公软件系统功能异常，或者系统不兼容与不稳定，都会影响环卫电子档案的正常应用。应用程序的风险主要是读取电子档案信息后交其他Word、PDF等程序编辑显示，由于扩展名不同而无法编辑等。

2.4 安全性的风险

数字化背景下影响环卫电子档案安全性的因素主要有档案管理人员安全意识不强；存储电子档案载体损毁导致数据丢失；木马程序、黑客入侵或病毒攻击等网络安全隐患，恶意篡改、窃取和非法访问档案信息，导致档案损坏或信息被泄露；操作系统的技术缺陷也会导致电子档案信息出现被窃取、篡改等安全风险。

3 环卫档案数字化管理的对策与措施

3.1 保护真实性

在数字化背景下，要保证环卫档案真实性，需要借助大数据技术。真实的电子文件信息应该是“信息完整、未经修改的文件”，且“元数据完备、不变”，及时做好背景信息、内容、结构、处置、权利利用和标识等元数据封装，使电子档案只能“读取”。此外，还要通过完善法律法规，细化“来源可靠、程序规范、要素合规”的具体标准，以法律法规确权的方式进一步认定电子档案真实性的标准。电子档案保管者要承担起环卫档案真实性维护的责任。此外，利用信息技术，设置电子文件存储功能及元数据标准，防止电子档案系统被篡改或攻击。

3.2 完善完整性

在数字化背景下，要从管理与技术两个方面协同发力，重点是要做好环卫档案数字化移交归档工作（见图2[8]），确保环卫档案的完整性。严格落实《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），明确环卫电子档案归档范围与形式等，同时采取有效措施做好电子档案的数据库建设，并做好电子档案捕获与登记、移交检验和审计跟踪等，利用日志信息技术维护电子文件的完整性。

3.3 增强可用性

要在思想上高度重视环卫电子档案可用性问题，一方面，要做好电子档案的复制，采取双备份制，选择自主操作系统，自主研发或改进开源操作系统，有效保障系统的稳定性和可用性。此外，要做好顶层规划设计，确定电子档案格式标准，在《版式电子文件长期保存格式需求》基础上，进一步明确计算机数据文件格式标准的要求，并逐步延展至视频、音频等环卫电子档案领域，明确正式数据文件格式的标准。同时，要与时俱进，做到与国际接轨，借鉴国际标准化组织发布的有关电子档案、档案数字化等标准和要求，吸收借鉴，为我所用，确保电子档案的可用性。

3.4 强化安全性

需要从人防、物防和技防等方面全面织紧电子档案安全的防护网，切实做好数字化背景下环卫电子档案的安全。首先是人防。要加强《保密法》《国家安全法》《档案法》等法律法规的学习，加强大数据、云计算及计算机、信息技术等业务培训，切实增强档案从业者的安全防护意识，应对安全风险挑战的能力和水平。其次是物防。按照“八防”的标准和要求，做好环卫电子档案场所建设和管理，存储档案的计算机要与互联网隔离，添置防磁柜、恒温机等设备，为电子档案存储营造安全稳定的条件。再次是技防。要注重保密技术和网络安全技术的应用，如数字签名、区块链、密钥、数字指纹、防火墙、身份认证、漏洞扫描和入侵检测等，切实提高电子档案安全防护的现代技术水平。

参考文献

[1]秦亚平.档案数字化过程中的环节控制[J].档案与建设，2015（7）：80-81.

[2]申梦超.浅谈纸质档案数字化中存在的问题与对策——以数据挂接为例[J].机电兵船档案，2023（5）：87-89.

[3]刘世明，刘新安.档案真实属性的研究[J].档案学研究，2002（4）：3-5.

[4]梁广寒.数字环境下档案真实性的思考[J].广州档案，2002（3）：4-5.

[5]杨柳.谈电子档案的原始性、完整性和真实性[J].吉林工商学院学报，2010（1）：124-125，128.

[6]董婷婷.大数据背景下数字化档案的完整性研究[J].兰台内外，2024（12）：10-12.

[7]张健.电子档案长期保存中可用性保障研究[J].北京档案，2015（4）：33-35.

[8]侯雪川，吴俊杰.档案管理实践视角下如何确保电子文件归档完整性[J].航天工业管理，2024（7）：70-73.

作者简介：汤莉萍（1977.4—），大专学历，邵武市环境卫生服务中心助理馆员，主要从事档案管理研究。