干部人事档案数字化安全防范研究

摘 要：干部人事档案数字化是适应新时代干部人事档案管理的现实需要，有利于强化干部人事监管管理，实现干部人事档案资源共享。首先，本文从干部人事档案数字化工作内容、规则和机制等方面，全面分析了干部人事档案数字化工作的内容；其次，从干部人事档案实体、数据、场所、人员及技术等五个方面全面阐述了档案数字化安全风险内容及隐患；最后，在深入分析的基础上提出综合防范干部人事档案数字化安全措施，不断提升干部人事档案管理质量和水平。

关键词：干部人事档案；档案数字化；安全防范

档案数字化是指利用计算机技术、数据库技术、OCR技术、数据压缩技术和高速扫描技术等手段，将传统纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化实现档案管理是信息研究与利用的质的转变，极大地提高了档案管理工作的效率，提升档案管理服务质量和水平。《档案法》及《实施条例》均提出要“开展传统载体档案数字化工作”“保证档案数字化成果的质量和安全”。2018年颁布实施的《干部人事档案工作条例》，为进一步落实全面从严管理干部提供了根本保证。该《条例》也明确提出要“按照国家相关技术标准”“将干部人事纸质档案转化为数字图像和数字文本”。与传统干部人事档案管理相比，干部人事档案数字化建设、利用及管理过程中面临着网络稳定性、数据完整性和访问非法性等诸多非传统安全因素威胁。因此，必须确保干部人事档案的真实、完整和安全[1]。

1 干部人事档案数字化工作内容

《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出，到2025年，我国“档案信息化建设再上新台阶”“档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型”“县级以上综合档案馆档案数字化率达到80%”。这些详细规定和要求，为新时代干部人事档案数字化转型发展进一步明确了时间表、任务书和路线图，为做好干部人事档案数字化工作指明了发展方向，明确了工作重点，提供了根本遵循。

1.1 干部人事档案数字化工作内容

干部人事档案数字化包括纸质和胶片等传统档案处理和数字化处理两个主要过程（见图1）[2]。将纸质档案进行整理编码和档案补缺，然后进行档案数字化处理。包括数据著录、档案扫描、图像处理、数据复审、数据上传和数据备份等。经档案数字化处理后，将数字信息上传至干部人事档案管理信息系统，为档案查询、检索、利用搭建平台。从干部人事档案数字化过程来看，主要涉及的内容包括：数字转化，即将传统载体档案转化为“0”“1”表示的二进制代码，实现计算机读写和存储。再建立数字化档案检索目录，以结构化、半结构化形式存储于干部人事档案数据库，将档案数字化信息内容迁移至干部人事档案信息管理系统，借助局域网和互联网等形式，实现干部人数档案数据信息互联互通，为干部人事档案管理提供检索、查询和利用奠定基础。

1.2 干部人事档案数字化工作规则

1996年以来，国家就档案数字化工作陆续出台了一系列法律法规和标准规范，为新时代干部人事档案数字化工作提供一系列科学规则保障。《档案法》及《实施条例》提出“保证档案数字化成果和安全”的要求；《档案数字化外包安全管理规范》规定档案数字化服务_{IC6mM/22ih0UR9X8JolDQ1IFKgpg1QVyEH276bNkMFA=}机构的资质、人员、技术、设备、场所及保密检查等安全管理要求；《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》明确档案信息系统安全保护等级划分原则内容，还规定档案信息系统安全等级保护定级报告制度。此外，《“十四五”全国档案事业发展规划》《干部人事档案数字化技术规范》《电子档案单套管理一般要求》等，均就档案数字化工作提出具体规则要求，为干部人事档案数字化工作提供有力保证。

1.3 干部人事档案数字化工作机制

根据档案工作、人事工作及数字化工作的实际需要，干部人事档案数字化应坚持真实性、完整性、可用性和安全性原则，要按照全周期原则，确保干部人事档案数字化业务流程规范、合理。同时，也要坚持依法管理、分级负责、集中管理、方便利用和安全保密等具体要求，落实干部人事档案数字化工作机制。

2 干部人事档案数字化安全问题

《档案法》中有24处提及“安全”，安全是做好干部人事档案数字化工作必须要坚守的底线，也是一条绝不能突破的红线。

2.1 干部人事档案实体风险

按照“存量数字化、增量电子化”原则，当前的重点工作是既要做好已存储归档的纸质、胶片等实体干部人事档案数字化，也要按照“单轨制”原则，做好新增干部人事档案电子化。其中，实体档案数字化过程中面临着各种安全风险。根据《纸质档案数字化规范》的规定，干部人事纸质档案数字化前需要确定扫描页、编制页号和拆除装订等，在这些环节或步骤推进与实施过程中，需要对原有的干部人事纸质档案进行出库、拆除装订、再装订和归还入库等，极易造成干部人事纸质档案纸张折叠、破损、装订不规范或者被遗漏等安全风险。

2.2 干部人事档案数据风险

干部人事档案数字化就是将纸质档案或者其他载体的档案利用计算机技术，将模拟信号转换为数字信号，并按照干部人事档案管理要求进行著录、数据上传和迁移等，使得干部人事档案数据信息面临着失泄密、被篡改或非法访问等安全风险。首先是信息采集不完整。未按照标准扫描、分辨率达不到要求、目录数据库（数据字段内容、类型、长度）不符合规定等，导致采集的数据信息不能全面反映干部人事真实状况。其次是信息数据失泄密。干部人事档案保密性强，数字化安全保密要求高，但由于参与干部人事档案数字化人员多，接触面大，极易在数字化过程中发生失泄密风险事故[3]。再次是信息运行受攻击。干部人事档案网络系统运行条件要求高，断电、磁场等都会影响网络运行。

2.3 干部人事档案场所风险

干部人事档案数字化运行、管理场所也是易导致安全风险的重要因素。一方面，档案馆（室）馆藏的档案数据应存放于恒温恒湿的标准库房，存储档案数据信息的磁盘、光盘介质或者网络系统对温湿度、光线磁场、空气质量等有着具体的标准和要求，一旦温度过高、湿度过大，超过磁场强度限值或空气污染等，都会影响干部人事档案数据信息的读取、检索和利用。另一方面，干部人事档案实行专门场所管理，对消防、门禁及“八防”的标准和要求较高，一旦达不到“八防”的标准和要求，就会容易造成干部人事档案数据丢失、无法读取等风险。

2.4 干部人事档案人员风险

所谓人员风险，主要是指干部人数档案数字化面临着人为因素的影响，导致干部人事档案数据信息面临外泄、篡改或丢失的风险。较大规模的干部人事档案数字化工作通常需要委托第三方专业机构辅助完成。第三方服务机构的资质、能力，尤其是人员的政治素质、技术能力难以有效掌握，在干部人事档案数字化过程中极易发生人为因素导致的安全风险事故。此外，干部人事档案数字化周期长，第三方服务机构人员流动性大及人员业务素能、职业操守参差不齐，在数字化操作过程中容易导致干部人事档案数据发生丢失、损毁、泄密或被篡改等[4]，引发各种安全风险。

2.5 干部人事档案技术风险

干部人事档案数字化应用到计算机、大数据、数据库、信息技术、局域网和软件系统等各种技术，这些技术在运用过程中也会给干部人事档案数字化带来潜在技术风险隐患。如档案数字化采集，数据格式不兼容；信息存储设备受强磁、强光或强震影响，影响存储数字信息读取；干部人数档案管理系统软件版本较低，系统未及时升级，影响信息管理系统的正常访问；计算机病毒、网络攻击、非法访问等，也会给计算机信息技术带来损坏。

3 干部人事档案数字化安全防范

安全是干部人事档案数字化的底线，要始终坚持安全第一、预防为主的原则，综合分析影响干部人事档案数字化安全隐患的具体方面、因素和表现形式，为进一步提升干部人事档案数字化安全管理工作指明方向、明确管理重点，切实增强干部人事档案工作科学化、信息化、规范化和安全化水平。认真贯彻落实《档案法》等法律法规，按照“增量电子化、存量数字化”“统一标准、分步实施、安全高效”的工作原则，稳步推进干部人事档案数字化建设和管理，同步做好各项安全防范工作，为组织部门加强干部人事管理提供有力支撑[5-6]。

3.1 组织保障，严把安全“基础关”

根据干部人事档案数字化管理的安全需要，高效统筹抓好安全防范建设的各项基础工作。严格按照档案数字化规范与标准，坚持高标准推进，在干部人事档案数字化人员配备、资金保障和场地安排等方面，严格按照安全规范的标准，持续发力，把干部人事档案数字化安全防范工作作为档案数字化建设的重要内容，召开档案数字化安全建设与管理会议，做好安排部署。根据单位实际，研究制定《干部人事档案数字化安全防范实施办法》。将档案数字化安全保障所需的资金列入财政预算，加大经费支持力度，配置业务素能精、政治素质好的专职人员，负责干部人事档案数字化安全防范工作。狠抓档案数字化安全各项基础工作，严把档案数字化前的各项查缺和材料补充“关口”，把干部人事档案数字化建设同干部人事档案审核结合起来，不断提升干部人事档案的质量。按照“增量电子化”原则，为单轨制的实施提供良好条件，加强干部人事档案数字化建设的实时更新，做到数字档案与纸质档案归档联动更新，维护和更新干部档案管理信息系统，确保干部“三龄两历一身份”、职务变动等信息真实、准确和完整[7]。

3.2 全程监督，严把安全“质量关”

坚持全生命周期理念，严把干部人事档案数字化安全全过程监督。严把机构资质审核关。需要委托第三方协助做好干部人事档案数字化工作，要从源头把控，严格执行政府采购各项程序，确保选择的第三方机构资质齐全、经验丰富、质量过硬。同时，要严格按照《干部人事档案数字化技术规范》要求，积极采购干部人事档案数字化所需的涉密专用软硬件设备，严格审核数字化工作人员资质、做好背调，防止出现技术失误。严把档案数字化标准关[8]。按照《干部人事档案工作条例》的具体规定和要求，提前与档案数字化实施机构的项目经理确定整理标准，规范工作流程，按照档案出库、整理、目录录入、档案质检、扫描、原始图像处理、优化图像处理、挂载装订、数据审核和数据备份等环节处理干部人事档案工作，确保档案数字化满足相关规定和要求。严把档案数字化成果验收关。将干部人事档案数字化成果与相关标准要求逐一对照，发现问题及时解决，切实增强档案数字化质量。

3.3 安全保密，严把安全“纪律关”

强化档案数字化参与人员、档案管理人员的安全保密意识。严守“安全”底线与红线，严格按照干部人事档案数字化建设和管理的标准与要求，结合机关干部人事档案管理工作的实际需要，进一步细化完善干部人事档案数字化安全保密制度，组织全员学习《干部人事档案工作条例》和《档案法》《安全法》《保密法》等法规，明确干部人事档案数字化安全管理工作职责、岗位职责和工作纪律。组织档案管理人员、档案数字化工作人员签订《保密承诺书》，增强安全保密意识和责任意识。加强档案场所监管。按照“八防”标准和要求，做好干部人事档案数字化运行场所建设，采取先进的技术设备，采取人防、物防和技防相结合[9]，织密干部人事档案数字化建设的“安全网”。

3.4 服务保障，严把安全“应用关”

干部人事档案数字化是手段，加强应用、发挥干部人事档案作用是关键。为此，要严把干部人事档案数字化应用安全关。出台严格的干部人事档案查询、检索、利用及销毁安全守则，实行干部人事档案数据双备份、身份认证和密码登录等措施，确保应用环节安全。依托干部人事档案平台和办公OA系统平台实时更新干部人事信息，及时维护更新干部信息系统和公务员管理系统信息，做好分级查阅和保护隐私。

结语

安全工作无小事。干部人事档案数字化安全防范是做好干部人事档案工作的根本保障。要始终坚持安全第一、预防为主，认真分析影响干部人事档案安全的风险隐患，综合施策，从组织保障、全程监督、安全保密和服务保障等各方面、全过程、宽领域地做好干部人事档案数字化安全防范工作，切实守牢干部人事档案数字化安全防范底线，为干部人事工作提供科学保障。

参考文献

[1]陈纯艳.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[J].档案天地，2019（7）：41-42，12.

[2] 段玉玲，侯德山.数字化人事档案的信息安全保障研究[J].无线互联科技，2019（22）：13-14.

[3]张雪军.档案数字化工作中的安全风险和防范措施[J].科技视界，2024（12）：55-59.

[4]丁振伟，刘偲偲.论数字化人事档案安全防范策略[J].兰台世界，2017（24）：33-35.

[5]郭晓华.干部人事档案数字化管理的模式分析[J].兰台内外，2024（21）：40-42.

[6]田戈.新形势下干部人事档案数字化建设的问题与提升路径研究[J].办公自动化，2024（6）：73-76.

[7]李婷.信息安全背景下人事档案的数字化管理对策分析[J].时代人物，2024（13）：45-47.

[8]何冠熠，白旭东，陈晓翔.高职院校档案数字化管理的信息安全问题研究[J].北京工业职业技术学院学报，2024（2）：121-124.

[9]谢毅.档案数字化转型背景下档案信息安全全过程管理研究[J].办公室业务，2024（7）：21-23.

作者简介：王茂敏（1981—），大学学历，济南工程职业技术学院馆员，主要从事人事档案管理、信息化建设研究。