大数据时代基于信息化技术的实物档案管理对策研究

摘 要：随着社会的发展和信息化技术的不断提升，各行各业进入大数据时代，在如今信息多元化和多样化发展的推动下，档案事业逐渐实现了转型升级，也加快了实物档案的信息化与智能化管理。本文基于信息化技术的实物档案管理进行深入分析，针对当前档案管理工作的现状及难点提出相应对策，明确今后行业发展的重点与优势，进而提高实物档案资源的管理服务水平、利用效率和利用价值，也为档案相关部门提供未来发展的决策参考。

关键词：大数据时代；信息化技术；实物档案；智能化管理

实物档案是指在社会各项活动中产生的具有纪念意义或保存价值的有形物品，经过专业收集整理而转化成档案，其真实记载着社会的各项实践活动，也反映出社会发展的历史，不仅具有较高历史文化内涵，更具备良好的社会功能。在2022年4月，国家档案局发布《实物档案数字化规范》，填补了国内实物档案数字化工作组织管理、档案信息采集标准、影像处理和实物档案验收等制度体系的空白，充分体现了国家档案主管部门对实物档案管理的重视与信息化管理转型的必要性。由于管理思路落后、人才资源缺乏、重视程度不够和信息化技术应用较浅等各种主客观问题，大部分实物档案仅停留在展览展示层面，不能充分挖掘并展示其真实价值，需要相关部门单位以《实物档案数字化规范》为基础，顺应大数据时代发展的潮流，进而满足实物档案数字化、信息化和智能化转型的时代要求[1]。

1 实物档案特点与高质量管理的必要性

1.1 多样性与复杂性

实物档案作为客观世界中真实存在的载体，与其他类型档案相比，外形种类相对较多，尺寸高低与外观大小也不尽相同，甚至部分大型档案原件无法归档存放，整体层面上可归档实物档案大致可分为奖品类（奖状、奖牌、奖章、荣誉证书、光荣册）、印章类（木印、石印、行政印、财务印）、名人字画类（题词、签名、书画）和赠品类。在制作材料上，实物档案更是多种多qmStJbGY/6Dp3oSNh/op3A==样。例如，印章档案。泛指将文字、符号、图形和编码等权威性较强、利用频率较大的部门单位或个人关键信息，按照一定规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上的标志性信物和艺术品，其制成材料有木质、玉石、塑料、水晶或玻璃，制作形式既可以按照统一标准、规格和尺寸制作，也可根据个人喜好与兴趣风格随意制成[2]。

1.2 直观性与特色性

实物档案作为客观世界中真实存在的物体，能够通过文字、图像和外观等介质信息给予参观者视觉和触觉等感知信息，也可通过被仪器设备测量或通过人为的鉴定、测绘、分析与解读，借助思维加工更好地呈现物质形态，与其他类型档案对比，具有特殊性、直观性和原始性。实物档案的特色性主要体现在对外展览方面，由于实物档案独具的功能性、唯一性和多样性，使其成为档案展览的主体与亮点，通过将实物档案进行内容分类与排列，烘托出别具一格、与众不同的风格，放大化具备的特色因素，尤其在大数据时代，借助信息化管理与数字化展示等手段，实现实物档案在线无障碍观展，面向社会利用者提供满意高效的观展体验，更加广泛地体现独有价值。

1.3 利用价值较为丰富

实物档案是古往今来机关团体、企事业单位或者个人从事政治、经济、文化及军事等活动形成的具有保存价值的物体，是清晰、明确、完整的固化信息，具有较高的历史价值。例如，在相关企事业单位发生纠纷与争执时，印章类实物档案可作为依法判决或仲裁的最直观凭证，具有澄清事实真相、判明是非曲直、辨别文件真伪的证据作用，具有一定的权威性和法律效力[3]。名人字画类实物档案在宣传教育活动中通过生动形象的实物档案以其历史性、直观性、原始性和内容丰富的优点，使其成为宣传教育的生动素材。在机关单位起草文件、制订计划、熟悉情况和总结经验时，部分实物档案可提供进行决策、研究案例和处理问题等方面的信息需要。

2 实物档案管理_{2JH1zsuQNZ7xgyEar4jmhw==}工作中存在的问题

2.1 征集范围较狭窄

一是征集机构不健全。由于机构改革的影响，档案部门人员结构精简，大多综合档案部门尚未设置专业的征集机构，或者存在征集机构，但往往由一两个人负责，难以形成大范围的征集网络，使得征集机构形同虚设。二是征集意识不够主动。档案部门领导者及管理人员往往重视文书档案、民生档案的管理，对于实物档案的征集流于形式，开发利用其文化价值的思想停留在较低水平，致使相当一部分珍贵档案散失在社会。三是征集方式单一。大多档案部门每年定期面向社会发布实物档案征集公告信息，主动性较差，形式大于内容的问题较为突出。

2.2 制度体系不规范

一是管理制度不健全。大多档案的主管部门缺乏实物档案管理制度，管理人员无法按照科学合理、分工细致、流程精确的章程开展实物档案管理工作，最终导致工作不细致，随意性强，管理效果大打折扣。二是行业内外配合较少。对于实物档案的征集与管理，大多情况下仅是上层档案主管部门负责，行业下级主管部门及行业外相关单位参与度较低，使得制度完善、流程优化、相关工作创新性开展受限，严重制约未来管理水平的提升。三是重视程度不够。日常调度与监督工作开展较少，对于实物档案管理过程中存在的问题置之不理、得过且过，整体水平严重滞后。

2.3 数字化资源建设基础较差

实物档案有着不可再生、不可逆转、不能被代替等多种特征，其实体特性与管理的专业性使得在实际工作中对3D成像、虚拟现实和实物扫描等现代科学技术应用较少，大部分工作业务均线下办理，未能形成电子目录和数字化档案，如果档案资源受到损坏，就会造成难以弥补的损失，档案价值无法得到充分发挥，给后期实物档案归档整理、检索利用、信息化转型升级和档案文化魅力展示等带来了诸多困难。例如，在举办展览过程中，需要将实物档案从库房人工搬出，展览过程中参观人员的接触及展览结束后搬回库房，对于档案实体的安全性无法得到充分保障，一旦出现磕损，将是不可逆的损伤。

2.4 信息化技术应用水平薄弱

目前，各行各业大多树立了现代信息化管理理念，在档案管理层面，文书档案信息化管理应用较为广泛，档案主管部门逐渐通过数字档案查询利用平台处理相关工作。但是对于实物档案而言，其管理工作与信息化办公脱节，对于其数字化转型、虚拟化建设、共享化利用和社会化服务等相关工作开展较少，实物档案数字化相关设备水平较低，财政资金不到位，档案主管部门对于硬件设备和软件系统的开发优化、安全设备的采集调研及各项技术的实际应用不够深入，无法充分发挥现代信息化技术的优势，在一定程度上制约了实物档案的数字化转型进度，难以发挥其文化效益与社会价值。

3 实物档案管理工作优化对策

3.1 不断拓宽实物档案的征集渠道

一是加强组织建设。将实物档案征集工作纳入年度重点工作任务，充分发挥自身优势，提早谋划，主动作为，扎实采取有效征集举措，指导督促行业内部门单位及相关业务科室开展实物档案资源信息的整理上报工作，在本地区统筹调度工作进展。二是建立专业团队。档案主管部门要设置实物档案征集领导小组和工作专班，制定具体实施的征集方案，确定年度征集的范围和对象，列出问题清单和责任人，也可聘任文史专家、社会知名人士作为档案征集工作的顾问，不断优化人员结构，全面组建科学化、专业化的实物档案征集人才队伍。三是扩大征集范围。全面优化征集方法，领导小组工作人员要定期走访文化部门与红色展馆，建立合作机制，促进协同发展。

3.2 建立健全实物档案管理体系

一是提高管理意识。把实物档案征集管理工作作为服务党和国家工作大局、丰富人民群众精神生活的重要举措，进一步明确实物档案管理的任务与责任，细化推进措施，完善工作机制，确保档案收集管理与开发利用工作落实落地。二是强化制度建设。根据《中华人民共和国档案法》与《实物档案数字化规范》等法律、规范，结合自身工作实际，建立完善的实物档案管理工作实施细则，确保管理全流程有章可循、精准规范。三是加强整体调度。面向基层档案部门及相关单位档案业务科室，定期召开实物档案征集工作专题会与档案管理业务培训会，加强沟通协作，创新工作方法，进一步强化指导服务，统一接收标准、格式和要求，及时解决工作中出现的问题和困难。例如，印章档案管理。要建立完善的印章档案管理备案制度，明确划分印章档案的收集范围和利用范围，对印章的征集、使用和归还全程监督，对于管理过程中出现的问题及时处理，严禁印章乱用与滥用，保证印章档案材料的完整性。另外，在档案主管部门建立印章实体档案管理制度的同时，还应对过去生成印章刻制申请、印章印模、管理员信息和用印登记等印章材料档案的归档与保存建立相应的管理制度，为后期印章档案的有效开发与利用打下良好基础[4]。

3.3 切实加强数字资源建设开发

在实物管理过程中，深度利用虚拟现实等技术建立数字资源库，避免其频繁调用搬运，大大降低其损坏概率并提高安全性与可靠性，同时也可将实物档案进行统一化和规范化管理，彻底解决过去档案载体杂乱、复杂和无法复制备份等问题。通过建立规范化、合理化的实物档案数字化加工体系，实现管理人员及参观者通过点击网页进行全景观看、三维浏览或实时浏览，其中涉及技术有以下几方面：一是360全景技术。通过数码相机将实物档案进行无死角拍摄，并利用软件将各角度照片拼接、修复与整合，构建三维模式，形成3D对象，使其在网上可交互、可浏览。同时依托此技术可对整体档案馆或者展览馆进行三维成像，将其更加直观、广泛地呈现在大众面前，让参观者对建筑空间结构和具体细节表象特征有更深入的了解，身临其境地感受档案的魅力。二是Web3D技术。即是三维网络技术，依托Cult3D等建模技术打造3D区域场景，搭建网络平台，使得档案利用者通过浏览界面的要求，通过鼠标点击网站中展馆的信息，便可处在虚拟现实的 3D 场景当中浏览和欣赏实物档案，增加互动感与触摸感，带给人沉浸式体验。三是虚拟漫游技术。借助计算机仿真技术建立真实档案与虚拟场景漫游空间，真正做到以数字化形式将三维的实物档案呈现出来，让参观者能够在虚拟场景中漫游，借助图文与视频等多种方式深入了解各类档案的历史及实际价值，丰富人们获取和感知信息渠道，也为资源共享和跨时空交流提供诸多便利。

3.4 全面应用新时代信息化技术

一是档案主管部门要向上级单位积极争取财政资金。结合实物档案管理工作的实际需求，定期汇报相关业务开展情况，加强实物档案信息化管理建设与大数据技术应用的程度。二是着力打造信息化的优秀团队。通过外出研学与专家授课等方式定期开展继续教育培训活动，助力员工创新实物档案管理服务模式，进而满足大数据时代社会群众对实物档案的多样化需求。三是引入先进的科学技术。充分利用大数据、云计算、OCR和区块链等技术，为社会呈现智慧化实物档案管理的服务模式，推进以大数据为核心的实物档案信息化管理平台建设，通过建模技术建立电子实物档案数据库，切实改变档案人员管理方式与利用者的参观模式，提高不同于一般陈列的视觉体验，加强实物档案资源信息的实时性、交互性、安全性与数字化水平，为后期挖掘实物档案信息资源价值、提供优质服务打下良好基础[5]。四是优化元数据管理。在数字化背景下，做到实物档案描述、作者和日期等信息的有效管理与检索，相关部门单位要制定并实施统一科学的元数据标准，保证其一致性与结构化存储，同时利用自动化工具和软件向系统数据库添加信息，不仅便于后期管理员及用户快速搜索和便捷利用，还减少因人为手动录入造成的不可避免的错误，最大限度地保证元数据的真实性与可操作性。五是加强印章档案信息化管理。与其他类型实物档案相比，由于印章档案的权威性和特殊性，具有较强的法律效力，需要利用大数据技术对其档案资源信息进行高效管理与安全检索。部门单位可在通过数字档案管理利用平台对印章档案进行信息化闭环管理，对于印模留存、印章刻制、印章利用、盖章文件和失效印章归档管理环节进行集中整合，严格遵循成套管理原则[6]。在利用过程中要全程监控，明确具体流程，对不同级别的管理员设置相应权限，对平台设置漏洞扫描、防火墙和杀毒软件保障系统安全，同时采取人员审核、数字签名和访问限制等安全手段，实现无纸化、科学化、合理化和规范化开发利用，实现印章数据资源利用的安全性与便利性，进而全面优化印章档案的管理水平和管理效能。

综上所述，通过虚拟现实等现代化技术实现实物档案的开发利用与共享推广，可最大限度地扩大实物档案的育人价值与文化效益，档案工作人员要紧跟时代潮流，转变思想，在建立健全档案管理体系、拓宽实物档案利用途径和推进整体工作数字化建设上下功夫，进一步优化馆藏结构，从而不断扩大档案工作的影响力和服务能力，真正实现档案事业的高质量发展。

参考文献

[1]熊传平.《实物档案数字化规范》解读[J].中国档案，2023（01）：38-39.

[2]杨波.虚拟现实技术在实物档案管理中的应用[J].黑龙江档案，2023（04）：120-122.

[3]黄妍.印章档案标准规范化管理探析[J].大众标准化，2021（14）：1-3.

[4]郭贤彬.加强印章档案管理的方法与路径[J].办公室业务，2017（09）：89-90.

[5]历佳.增强现实技术在实物档案数字化展览中的应用[J].兰台世界，2022（05）：111-112.

[6]许贤雄.PDCA循环管理在医院印章档案管理中的实证应用研究[J].办公室业务，2018（17）：137-138.

作者简介：王珺，大学学历，云南省红河州档案馆助理馆员，工作及研究方向：实物档案管理。