刍议如何规范疾控中心传染病档案信息化管理

摘 要：档案管理是疾病预防控制中心的一项重点工作，在信息化技术手段的支持下取得了较为理想的成效。而传染病档案作为疾控档案的一个重要分支，虽然也实现了信息化管理，但随着国家疾控系统绩效考核标准的全面实行，给传染病档案的信息化管理工作提出更高要求，督促其向着更具规范性的方向发展，更好地保障对传染病档案的充分与高效利用。

关键词：传染病；档案信息化管理；规范管理

传染病档案数据是指个人或团体在开展业务活动过程中所生成的具有保存价值的数字态和数据态信息，是一种连续、特殊、专业的档案类型。通过对传染病电子档案数据的整合和利用，可以实现实时监测、预警和预测，及时发现传染病并采取有效措施防控，降低传染病的传播风险、减轻传染病对社会经济的冲击，保障人民群众的生命安全和身体健康。

1 规范疾控中心传染病档案信息化管理的现实意义

1.1 有助于对重点传染病的更好控制

疾控中心的主要工作是在面临突发性公共卫生事件和重大型传染病的情况下，能够采取一系列方案及手段实现科学预警和有效控制，确保疾病预防控制功能及优势的充分发挥，保障社会的和谐与安定。疾控中心在成立之初便设立专门的综合档案室，收集保管不同类型、不同载体的档案资料，包括关于传染病防控的材料信息和调查报告。临沂市疾控中心通过利用大数据技术建设传染病档案数据资源管理系统，从多源性角度拓宽档案信息资源整合的研究范围，在汇聚全市疾控机构、医疗机构和民政机构等传染病人群档案数据的基础上，实现档案数据跨区域、跨层级、跨部门的集成汇聚，特别是对患者信息、临床诊断、检查检验等的全程追踪管理，实现支持多渠道、多途径监测机构的档案数据协同与共享，提高了传染病防控的工作效率和响应速度。同时，可以精准识别疫情高风险地区和人群，有针对性地调配防控资源，使决策者可以更加科学地制定防控策略和政策措施，提高防控效率，可以避免资源的浪费和重复投入。由此来看，通过不断强化传染病档案数据管理，并保证档案数据在相关人员之间的安全与规范的共享，有效增强传染病档案的使用价值，能够辅助疾控工作人员做出更加专业、合理的防控决策，大大提升传染病预防控制工作的质量和效率，有利于全方位控制传染病的扩大与蔓延速度。

1.2 有助于带动疾控中心的规范化发展

疾控中心的档案管理部门日常工作任务大致可归结为三个方面，即收集、整理、汇编，及时储存、归档与疾病预防、控制有关的各类信息，从而给疾控档案部门的信息化资料管理工作提供坚实的基础条件。因此，档案管理是否具备规范性尤为重要，能够给疾控中心的整体工作质效带来一定影响，进而影响到整个疾控中心的规范运行。

1.3 有助于传染病档案的高效开发及利用

随着目前数字化、信息化技术的不断发展，为疾控中心传染病档案的高效、灵活运用提供诸多便利条件，也显著提高了对传染病档案实施规范管理的实效性，有利于助力疾控工作人员为档案利用者提供更为优质、便捷的资源服务。很多疾控中心借助网络技术搭建完善的数字化档案管理系统，带动档案查阅、利用服务实现进一步创新升级，大幅度提升对传染病档案信息实施管理的时效性。临沂市疾控中心运用大数据技术，实现全市传染病档案数据资源的数字化，通过多源档案资源间的数据交换，形成一个更高效的档案资源系统，为研究者利用这些资源提供便利条件。加之有既定制度的规范及约束，从而有效提高传染病档案的使用率，还为档案资料深层开发奠定了牢固基础，促使疾控中心的传染病防控工作能够获得源源不断的档案支持。

2 疾控中心传染病档案信息化管理的问题

2.1 管理的规范性不足

疾控中心不同类型的传染病形成的档案资料也存在诸多类型，而且每一类档案资料的数量普遍比较多，资料内容也非常广泛。因此，疾病预防控制中心在管理传染病档案方面的工作量比较大，具有明显的复杂性与烦琐性。疾控中心档案管理人员在具体实施对应的管理行为时往往会陷入较大的工作压力，从而暴露出管理工作不够规范的问题。比如针对类型不一的传染病档案资料，管理人员并未按照规范的档案分类标准进行归档保管，容易造成档案管理的无序性。使档案管理呈现出不同程度的混乱局面，极易导致资料内容的丢失或损毁，而且当档案使用者产生档案服务需求时，也无法快速、精准地找到所需的信息资料，很难满足疾控研究人员在传染病研究过程中的数据参考需求，整体上延缓了疾控中心传染病档案管理工作的信息化建设进程。

2.2 档案信息化程度有待提升

疾控中心通过引入大数据、互联网等先进技术手段，带动传染病档案工作实现质的提升。同时还在一定程度上提升档案管理的实际效率，但纵观疾控中心日益繁重的工作任务及不断变化的档案管理需求，可见其在档案信息化管理领域取得的工作成果还不足以支撑自身后续的健康与长效发展，需要借助大数据的更多功能优势来进一步提升档案信息化水平。疾控中心现有的软件、硬件设备并不齐全，智能化、便捷化服务功能尚未全面开发；现行信息化管理系统还不够健全，一些管理人员对信息化管理技术手段的应用并不熟练与专业，以致于实际工作环节出现了很多管理漏洞，在很大程度上削弱了传染病档案的信息化程度。

2.3 档案信息化专业人员较为匮乏

对于疾病预防控制中心来说，传染病档案信息化管理工作的顺利开展与有序实施，不仅需要有先进化信息技术的助力，还需要熟悉档案业务的信息化管理人才。然而实际情况却是一些疾控中心档案信息化管理人才比较欠缺，主要表现为在现有的管理工作人员中，部分人员没有树立正确的信息化管理理念，储备的专业理论知识有待更新，还有些人员运用信息化技术的技能并不熟练，致使疾控传染病档案信息化管理工作的落实欠缺足够的人才支持。

3 疾控中心加强规范传染病档案信息化管理的策略

3.1 制定更加规范的传染病档案管理制度

建立健全规范性、完善性的规章制度是监督疾控传染病档案信息化管理得以规范、有序运行的基础保障。因此，疾控中心有必要严格依照《医药卫生档案管理暂行办法》等法律规定，同时全面了解并掌握自身档案管理的信息化需求和工作特点，将其和对应的法规内容进行有机结合，从而编制一套规范程度更高的制度，其中要涵盖档案收集、档案鉴定、档案保存、档案使用、档案销毁等管理流程，以确保针对传染病档案的各项管理环节的规范、科学监管，有效维护档案资料内容的完整性、全面性和安全性。除此之外，疾控中心还要重新梳理并优化内部的档案管理组织架构，根据规范化管理制度，进一步搭建以综合档案室为主、其他业务部门为辅，且集专、兼职档案工作者于一体的信息化档案管理网络。

3.2 扎实疾控传染病档案业务的建设

第一，档案管理人员在推进实施传染病相关工作的过程中，应当时刻坚持系统、完整、准确的工作原则，严格遵循档案法规、规范及标准，切实保障各类档案案卷的建设质量。而且在落实具体档案业务时，管理人员必须力求每项业务运行环节的完善性与合理性，从而为档案管理信息化水平的整体提升奠定扎实的业务基础。管理人员还要定期整理并复盘不同传染病档案业务中形成的文件资料，从中总结分析更具实效性的档案业务建设经验，进而整合运用于后续的档案业务工作中，最大限度地提高对传染病资料信息的归档效率，同时充分保证档案的完整性。第二，疾病预防控制中心要积极引进兼具科学性、合理性的信息技术，推进技术手段和档案管理工作的深度融合，促使传染病档案业务工作的可持续发展获得高效的技术支撑。还要积极推动传统的档案管理模式向电子档案管理模式的转变，促进档案管理人员对档案信息资料的深度开发，切实提升档案利用的效率。及时抓住信息技术手段的价值优势，带动档案管理中的数据统计、信息检索、数据分析、信息对比等重点环节向更为高效、智能的方向发展，为档案业务提供精准、可靠的运行依据。第三，疾控中心应统筹梳理并整合自身的档案服务内容，积极转变服务观念，着重推行主动型服务工作，并对关键性服务业务做出重点优化，可以促进档案信息化管理的规范发展，给传染病档案管理注入更多活力。

3.3 完善传染病档案管理体系

第一，规范化档案管理工作的实现，离不开健全、完善的档案管理体系。疾病预防控制中心应充分立足于自身发展实际，及时设立与自身需求发展相协调的档案管理机构，以此维护传染病档案项目的统一落实。在实践工作进程中，务必尊重并发挥好档案工作部门的独立性与职能性，督促其熟练掌握自身的工作内容以及对应的工作流程，并能虚心听取档案行政部门的指导和建议，在各管理工作环节始终做到以国家制定的法律规定、业务规范为准绳。此外，不断督促档案管理人员深刻践行既定的体系要求与内容，将中心的真实运行需求作为出发点，在此基础上明确分类并按时归档产生的各类资料，更好地保障传染病档案内容的条理性与清晰性。第二，疾控中心在日常运营中必须形成对档案管理规范性的足够关注与重视。把传染病档案管理纳入正常的议事日程中，基于不同发展阶段的档案管理目标，以此为基础做好对目标的细化与完善。疾控中心可选派专业化、职能化人员负责管理，统筹协调不同科室部门的工作运行情况、监督档案管理部门的软硬件设备购置、帮助部门申请所需的运转经费等，实现有效维护疾控档案工作的规范运行。各运行部门要积极树立及时立卷归档的意识，通过在部门采取责任制考核的方法，进一步增强部门人员的工作责任心，以促进档案信息化管理水平的整体提升。第三，档案管理人员是支撑疾控中心传染病档案管理工作得以长效规范实施的重要主体。这就需要疾病预防控制中心积极落实团队建设工作，着力培养档案人员的工作素质与能力，带领他们深入学习《档案法》的有关内容，不断锻炼其正确的档案管理认知，使其在防控传染病工作中充分发挥好自身职责，保证全面迎合工作岗位的运行需求，助力对档案信息化建设的优化管理。

3.4 基于大数据创新管理思路

临沂市疾控中心在适时引进大数据技术后，其内部现存的各种数据资料和信息资源均能依托技术手段转换成电子化数据信息。加强云计算技术与智能电子技术的结合，通过大数据、区块链、国密技术、人工智能、群体智能决策、智能数据网关与自然语言处理等核心技术，按照“统一平台、系统整合、资源共享、业务协同”的理念，建设“1+12+N”传染病档案数据资源管理系统。将档案数据资源进行整合的（下接29页）

（上接26页）直接目的就是为了解决“档案数据资源管理无序与有序、分散与集成、孤立与互通、异构与统一之间的矛盾”。临沂市传染病档案数据资源管理系统将市本级和12个县区的医疗卫生、民政、教育、市场监管、公安和交通等多个部门数据源的传染病档案数据整合到同一个网络平台，形成以市级为中心、县区为节点的临沂市传染病档案数据资源管理系统，打破各部门间的数据壁垒，实现全市传染病数据档案互联互通互用。从而大大提升对海量化档案内容的汇总与整合效率，以便后续档案使用者能够实时调取运用。这种创新性的档案信息化管理思路能对档案管理人员的工作能力和专业素质形成很好的锻炼，使其在开发并挖掘档案资料方面思考出更多新颖的工作思路，全面保障对传染病档案价值的维护与发挥。目前，随着疾病预防控制工作的不断运行和发展，传染病电子档案数据已然广泛运用于中心工作的各个方面，这既是一种机遇，也是一项挑战，所以疾控中心有必要继续加大对基础传染病项目的管理力度，不仅要严格、细致地推进监督、检查及核对等关键工作程序，还要积极为大数据技术在档案信息化管理领域的进一步应用提供充足的实施条件和广阔的发展空间，同时还要同步提升档案管理人员的个人技能，鼓励并引导他们在实践工作环节不断锻炼对大数据的熟练使用。

综上所述，通过阐述疾控中心规范传染病档案信息化管理的现实意义，能够使档案管理人员深刻意识到实现档案管理规范性的重要作用；通过对疾控中心在规范传染病档案信息化管理方面存在的问题进行分析，能够使相关人员充分认识到自身工作的不足之处；通过对疾控中心加强规范传染病档案信息化管理的策略进行分析，能够为疾病预防控制中心传染病收治工作的妥善实施提供一定参考。

参考文献

[1]许明晖.在防控传染病过程中加强疾病科研档案的管理[J].健康女性，2021（18）：289.

[2]魏来.疾病预防控制档案中传染病档案问题与对策[J].卷宗，2020，10（21）：30.

作者简介：卢绪菲（1982—），省委党校研究生学历，临沂市疾病预防控制中心副研究馆员，研究方向：档案数字化技术应用，大数据与档案信息挖掘。