国有企业人事档案的管理和利用探析

摘 要：国有企业是国民经济的重要组成部分，在国家经济不断发展前进的过程中，由于国有企业发挥着不可替代的关键作用，国企干部是国企工作人员的重要后备队伍。因此，国企干部人事档案具有极高的信息价值和证据价值。加强国有企业人事档案的管理和利用，可以充分挖掘人事信息资源，最大化地发挥其潜在价值，从而更好地满足个人和企业发展需要，进一步提高人力资源的管理水平。文章以沿海一线城市的某大型国有企业为例，立足国有企业人事档案管理及利用现状，并对其中存在的不足与问题予以归纳分析，从而有针对性地提出人事档案管理与应用的优化策略，以促进人事档案管理的标准化、规范化和科学化开展，为国有企业的持续健康发展提供充分支撑与保障。

关键词：国有企业；人事档案；管理利用

中图分类号：G271 文献标识码：A

党的十八大以来，国有企业干部人事档案管理工作面临新的挑战和机遇，提出新的标准和要求。当前，国有企业在人事档案管理和利用过程中存在理念缺失、人事档案管理不规范、不系统以及利用效率不高等问题，影响了国有企业人事档案管理和利用效率。因此，有必要对国有企业人事档案的管理和利用问题加以深入分析与论述。

一、人事档案管理与利用的概念及内在关系

人事档案是以人员活动为基础，综合记录和反映干部人生经历、工作绩效、品行素养的重要信息，具体包括人员履历、教育经历、表彰奖励材料、任免及调动、政审材料等，是得到组织认可后归档并予以保存的档案。企业人事档案的管理及应用是人力资源工作的重要组成部分，旨在充分挖掘人事信息资源，最大限度地发挥其潜在价值，从而更好地服务于企业发展和个人权益保障。

二、人事档案管理及开发利用的重要性

在2018年发布的《干部人事档案工作条例》文件中，明确了新时代干部人事档案工作的定位，并强调了其在建设专业化、高素质干部队伍中的重要作用。

通过构建完善的人事档案管理制度、程序以及加强人事档案管理及开发利用，有助于全面、系统地掌握国有企业管理人员及工作人员的年龄、知识、学历以及能力等，进而提高档案信息的存储、检索及利用效率，增强信息的时效性和准确性，为人力资源的合理配置服务、为开展长期、战略性发展规划及人才管理提供有力的数据支撑，使国有企业组织运作更具说服力，增强整体组织效能。同时，人事档案资料是企业人力资源管理的重要信息资源。规范开展人事档案管理，并将职工的工作经历及取得成果等作为职称评定、薪酬待遇、岗位调整、福利发放以及个人利益保障等方面的重要依据，从而以第一手宝贵资料得出公正、客观的评价结果，不仅给予职工相应的薪酬待遇，使绩效和待遇分配更为机动灵活、科学合理，还能进一步激发和调动职工工作积极性，同时也保障了职工的个人权益。

三、国有企业人事档案管理和利用现状

1.人事档案管理理念存在缺失性问题

在一些基层单位，档案管理人员未能正视人事档案管理在人力资源管理、企业稳定运行及长远发展中的重要价值及积极作用，认为档案工作无关紧要，存在理念缺失性问题，从而导致在实践工作中以应付检查的心态处理档案，管理不严、治理不够，档案管理工作流于形式。还有部分国有企业尚未将人事档案管理纳入企业整体发展规划中，资金投入较少，制度建设薄弱、人员配备不足、库房建设有限、人员培养缺失及档案管理平台欠缺，阻碍了其优化转型，与干部档案高质量发展目标相距甚远。

2.人事档案管理不规范、不系统

一是人事档案材料的真实性、有效性及完整性会直接影响后续的提取和使用。当前，档案材料的生成时间相对分散，生成部门众多，人事部门与相关部门间的联系与沟通不足，出现信息闭塞的问题，导致收集材料时出现规范性和完整性较差等问题。二是人事档案分类及装订有关制度说明不够具体明确，导致档案管理呈现无序化状态。有的单位相关制度和规范较为全面，但在实际执行过程中存在一定阻力和困难。此外，在国有企业档案管理过程中还存在资料统计不全的问题。在个人填写档案信息时，过于随意、不够规范和完整，且履历信息的更新不够及时，与现实工作变动和调整情况不符，如未及时办理职务任免表、考查材料、入党材料归档等，出现前后记载不一致的错误，不利于人事档案信息的应用。三是国有企业人员层级配置和结构多样且复杂，包括工勤人员、管理人员以及技术人员等，且对于不同层次的职工档案审核及管理标准不同。比如笔者所在的国有企业属于2023年从事业单位改革转型而来，目前保管的档案从原来事业单位编制内的干部职工增加了部分编制外人员。在审核干部身份、职务任免、劳动合同、工资材料时会存在不同阶段、不同身份转变而形成的不同材料。除此以外，还存在档案集中保管范围大小和审核服务差别之间的矛盾。因此，需要审核人员具备较高的审核能力和丰富的专业知识。然而，当前人事档案工作人员的能力存在一定不足，影响审核的全面性和准确性。

3.人事档案的利用效率不高

第一，在数字化、信息化时代背景下，国有企业人事档案管理信息化水平虽有所提升，但仍沿用旧有的管理模式，偏向人事档案的实体应用，即以手工操作、查询和复印为主，并未结合实际情况灵活调整，导致档案应用效率较低。同时，在此过程中，受主观因素影响，档案信息在使用过程中会出现缺失、遗漏以及错误等情况，降低了档案利用的精准性和科学性，影响人力资源的开发利用。人事档案信息的运用方式和运用路径较为狭窄、单一。档案常用于职位晋升、人才引进与培训、职称评聘等方面，既无法为企业创新发展下的人才个性化成长与发展提供有力支撑，也未能针对重点项目、决策以及整合人力资源提供相应服务，导致管理部门工作人员处于被动地位，人事档案管理功效受限。第二，急需加强人事档案在使用过程中的安全性。有些档案管理人员未能认识到信息化环境下档案信息所面临的风险，安全防控意识不强，如对规范性库房建设（三室分离设置）、消防安全及温湿度的控制、信息化建设缺失等，导致人事档案信息面临较大安全隐患，人事档案管理系统存在漏洞，可能会造成不良影响。

四、国有企业人事档案管理的优化策略

1.构建系统完善的人事档案管理制度及流程

人事档案管理工作是一项科学有序的工作，需要严格规范材料收集、归类及整合等事项，包括对党务、上级机构、职称以及行政等多项数据的信息化处理，并构建系统完善的人事档案管理制度及流程。一方面，应明确界定档案部门的工作职责，并在《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》等要求下，对干部人事档案管理工作运行情况予以监督。国有企业总部需对下属企业定期或不定期的检查，并采取跟班学习、档案互检、座谈讨论等形式，确保国有企业档案管理工作程序化、标准化和高效化开展；另一方面，要结合国有企业发展现状，构建企业档案管理制度，并在实践中不断调整和优化企业档案管理人员的考核制度，规范企业档案管理手册，对档案收集、存储、整理、鉴别及销毁等流程和环节予以具体说明，以确保管理工作有章可循，为工作人员提供现实指引。

2.加强国有企业人事档案管理人员的培训力度

以国有企业的档案管理实际需求为切入口，选择与需求相对应的培训内容，组织人力资源部门工作人员、管理人员及新进人员参与培训，并依据大方向编制和设计培训材料，如组织上岗培训、干部人事档案改版培训、专项审核培训、电子化管理培训等，提供培训教材、实际方案以及PPT等材料，采取分组活动等方式组织培训。要重视国有企业人事档案管理人员信息技术运用能力的培养与教育，包括对正确使用互联网、信息技术等操作技能方面的培训，以增强人事档案管理人员对数据分析工具及电子档案管理系统的使用技能，使其更好地适应信息化环境下的档案管理工作，提高专业水平和管理能力。在培训工作结束后，培训讲师要对学习者的学习成果予以评估，并以问卷调查和试卷等方式了解参与培训人员对知识的掌握程度。落实档案管理人员培训工作，能够将较为新颖的管理理念、高超的管理技巧和管理策略传授给工作人员，提高其处理繁杂琐碎信息的能力，提升工作质量，从而更好地为国有企业的档案管理及人力资源管理提供保障与支持。

3.推动国有企业人事档案管理信息化建设

首先，国有企业要按照设计系统、编码、装配、检测以及验收等流程开展设计，并在实践中加以运用。依照企业内部结构及实际情况，明确人事档案信息管理系统的建设目标，架构基本框架，对建设的功能、数据存储、提取及运用、操作流程、安全和操作人员等有基本设想，并在此基础上进一步建设人事档案信息管理系统，提供硬件支持，开发相关程序，形成包括系统基础设施建设、运行环境部署、开发和集成系统功能模块等在内的体系。同时，对所开发的系统功能予以评估，并对其中存在的异常现象和偏差数据及时调整和优化。

其次，归置并处理好纸质档案，推进纸质档案的数字化管理。档案管理工作人员需要对纸质档案分类筛选处理，对于重要信息和档案以纸质形式加以存储和管理，而对一些常用信息资料，如干部任免审批表、教育经历、职称信息等数字化处理，明确数字化处理的档案内容和范围。同时，使用专业设备扫描纸质档案，生成电子图像，通过文字识别（OCR）技术处理图像，将其转变为可编辑的文字形式，并设置标签和关键词，以便后续可以快速查询和索引。完成上述工作后，在已有的文档管理软件或引入的专业档案管理系统中，采取访问权限控制及数据加密等，提升档案的安全属性，并定期对数据信息加以检测，设置备份，提升数据的完整性。

再次，国有企业可以依托互联网、大数据技术实行人才规划和人才资源管理，提升规划的合理性和精准性。例如，利用大数据从多维度收集市场需求数据、人事档案数据以及竞争对手数据等信息，构建相关模型得出数据分析结果，科学预测人才供需状况，并制定相应的人力资源规划，调整人员招聘策略，以更好地应对市场变化，实现人力资源的合理供需。

最后，国有企业可以引进自助查询与申请系统，以支持企业员工按照自身需要查询个体档案信息、申请借阅信息，减少因人工操作而造成的资源浪费。同时，连通总部与下属企业的网络及系统，实现档案管理工作的“零公里”“零距离”，减少传统模式下的烦琐步骤和程序，使档案管理工作在充分做好保密工作和审批流程的同时，在合规和效率之间寻找最大的平衡，在最大限度地实现人事档案服务“一步到位”的同时，使系统能够实时追踪并落实申请人员的办理进度，进一步提高员工的满意度。

五、国有企业人事档案开发利用的有效措施

1.强化人事档案开发利用意识

要在人事档案有效管理的基础上，全面增强人事档案开发利用意识，树立与时俱进的档案利用观，从而促使人事档案信息资源充分流转，形成良好的人事档案开发利用氛围。一是国有企业人事档案信息的开发及利用是一个动态的交互式过程，信息供应方需要明确自身定位，以利用方为中心主动提供信息，充分发挥主观能动性，主动地做好本职工作；二是要加强国有企业人事档案开发利用的宣传工作，定期向工作人员展示阶段性工作成果，提升全员对人事档案运用的关注度和参与度；三是要形成全员参与、协同管理、共建共享的良好氛围，增强人事档案组织管理、开发利用等工作的开放性，让每一位职员都可以参与其中。

2.建立健全人事档案开发利用制度

一方面，与国有企业其他部门、子公司、分公司联合共同商议人事档案的开发与利用问题，协同制定跨部门运用流程及使用制度，并将其决定下达到基层员工，提升人事档案开发利用的规范性和标准性。同时，人力资源部门要定期对人事档案信息运用程序及工作情况予以梳理，从中找出人事档案开发利用的漏洞，并按照需求及时更新开发利用制度，完善使用程序；另一方面，针对在人事档案管理及使用过程中存在的安全性问题，国有企业可以制定安全措施，定期备份档案信息，并使用云存储、磁带、硬盘等安全可靠的备份媒介，对备份档案信息加密处理及异地存放，避免出现在使用过程中的遗失问题，提升档案管理的安全性、可靠性及完整性。

3.拓宽人事档案信息利用路径

首先，立足国有企业人才的成长、进步与发展，开展人事档案的开发与利用工作，围绕人才主线收集和整理人事档案，记录个体成长历程，为人力资源绩效考评工作提供完整、真实且翔实的档案信息，从而对工作流程及结果予以科学评价，指出人才今后需要优化和改进的方向，推动人才的全面发展；其次，人事档案信息运用要与企业重大项目相关联，并把握好重大项目与企业未来发展间的关系，从而迎合重大项目的人才需求，做好人力资源的跨部门调配与补充工作，确保部门间人才的流通顺畅、灵活，支撑企业的稳步运行与发展；最后，要不断丰富并优化企业的人事档案信息资源。档案不仅需要详细记录员工的基本情况，还需要在此基础上引入具有传承性和个性化的内容，如能够凸显个体属性及特征的履历状态、诚信、特长等相关材料及信息。例如，对于企业营销和宣传部门来说，需要具备较好沟通能力、抗压能力强、适应快节奏的外向型人才，可以在个人档案中筛选具有“文字功底较好”“口齿伶俐”“反应能力强”等性格特征的人才；又如在开拓国外市场时，需要选拔英语口语优秀，有一定旅外经历的优秀人才较为合适。只有做好人才匹配，使人才得以在合适的岗位发光发热、做出贡献，才能为企业的高质量发展保驾护航。

六、结语

综上所述，国有企业人事档案管理及应用是一个较为复杂的工作，需要在信息技术的支持下，在高质量工作队伍的支撑下，不断革新，优化内部管理模式，加强档案信息的安全性，提高人事档案的利用效率，保持不断成长的学习状态，从而助力企业高质量发展与现代化转型。

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作者简介：苏雁飞（1982—），女，汉族，广东高州人，本科，经济师（中级），主要从事干部人事档案管理、文书档案等相关工作。