事业单位档案管理工作标准化和数字化建设要求与实践

摘 要：随着科学技术飞速发展，进入大数据时代，各行各业利用信息技术实现档案资源的数字化、规范化管理，对于提升服务效能、加强开发应用具有极其重要的作用。文章以“事业单位档案管理工作标准化和数字化建设要求与实践”为题，立足于档案管理的规范化、标准化建设，深入研究现代技术与档案管理的融合途径，在思想转变、体系建立、干部培养、平台研发、安全防护等方面指出面临的问题及未来优化路径，不断推进整体工作的高效落实，为相关部门提供决策参考。

关键词：档案管理；标准化；数字化

中图分类号：G271 文献标识码：A

自2021年中办国办出台《“十四五”全国档案事业发展规划》以来，档案管理事业迈入新的阶段，不仅为整体行业发展提供了新标准、新规范、新思路和新论断，还为档案管理的信息化转型升级提供了根本准则。对事业单位而言，档案具有凭证、参考的作用，在特殊事件中甚至具有一定的经济价值、社会价值及法律效应。在信息爆炸的信息化时代，事业单位的档案数据总量与复杂度不断提升，涉及范围广泛且载体走向多元化，传统的管理办法已经无法满足新时代档案发展的需求，需要相关负责同志进一步转变思想、紧跟时代潮流，找准痛点、难点，提高精细化、数字化水平，从而推动档案管理全流程提质增效。

一、事业单位档案管理工作标准化和数字化建设内涵分析

1.信息化时代档案标准化管理的必要性及意义

档案管理的标准化，具体是指按照相关政策、制度、实施办法对档案的收集整理、分类著录、安全存储、开发利用、共建共享等流程实行合理化、规范化、约束化的管控，提高工作效率及完成水平，使之达到综合效益的最大化。在宏观角度上，档案管理的制度、标准、业务细则及流程内容的制定，在行业内、区域内要做到高度统一与相互关联，在内容上相互协调，整体上系统规范，否则会出现发展不均衡、业务差异大等问题。

实用性：虽然在行业内存在较为统一的标准制度文件，但在实践过程中仍然存在不完善的问题，对于日常业务的开展针对性不足，需要相关档案部门结合实际发展与客观需求，进一步灵活、实时完善标准，才能跟得上时代步伐，理论与实践才不会脱离。

继承性：虽然现代科学技术的发展，使得档案管理工作发生了新的变化，在工作方式不断创新过程中，应在遵循继承性法则的前提下，及时修改相关标准化制度，从而维护中心思想，避免发展方向的错误。

档案管理实现标准化，可以促进行业快速发展，提高管理的科学性及合理性，有助于构建规范化管控体系。通过制定强有力的规章制度，完善业务环节，加强宏观约束，使得新时期档案管理全生命周期有章可循、顺利推进，从而节省大量人力、物力，充分发挥档案的利用价值。

2.事业单位档案数字化建设的优势分析

一是提高工作效率及精准性。通过开发档案管理利用平台，使得档案管理人员告别过去纸质档案管理、人工查询利用的工作模式，利用计算机终端足不出户通过自动化与数字化的方式处理、分类、著录海量档案，并自动化录入上传、整理、检索海量数据文件，不仅可减少人力、物力的投入与时间消耗，还可以避免出现信息遗漏及错误错位的问题。

二是提升数据存储及便捷性。当代数字化技术，可以将各类纸质档案、声像档案、照片档案甚至实物档案实行数字化，全面实现电子化存储，消除在传统档案管理模式下档案库房、档案室空间有限的问题，节省了事业单位的存储成本。

三是提升信息共享及便利性。大数据时代，对档案管理事业最为显著的影响是打破地域限制，实现共建共享，通过互联网技术及“政务服务管理平台”，可以促进各个事业单位、分支机构之间更加便捷、高效地共享档案信息，促进组织内部档案资源沟通协作，优化查档用档在线审批流程，最大限度地减少信息传递不及时导致的错误决策与成本损失，拓展了信息利用的广度和深度。

四是提升信息安全及保密性。一方面，电子档案的出现，将传统纸质档案受自然因素、人为因素而产生的损失控制到最低；另一方面，通过利用防护技术、安全措施等可以提升档案信息的安全保密性，降低事业单位档案管理人员在工作过程中的失误率，确保档案信息不被非法获取或被篡改。

二、事业单位档案管理工作标准化和数字化建设面临的困境

1.档案管理体系建设有待进一步加强

一是在思想意识方面。有些事业单位领导者及管理人员缺乏对“档案数字化管理建设”的正确理解，对发展理念、技术应用、转型方向存在深度认知偏差，甚至有人认为档案工作仅是将现存文件保管好即可，无须创新，实行简单升级便可应付日常工作，甚至部分人员认为只要做好常规文书档案的保存管理即可，“轻开发、轻服务”思想严重，不主动参与档案高效管理的业务培训，没有深刻认识到复杂社会环境对行业发展带来的潜在挑战，制约了转型工作顺利开展。

二是在组织建设方面。大多非档案行业事业单位没有专门设置档案管理业务科室，大多工作由办公室代管，使得档案管理工作缺少宏观调控，没有合理制定数字化转型方案，相关标准化工作推动力度不够，造成整体工作较为滞后。

三是在管理制度方面。大多事业单位对于档案往往是“用时管，不用不管”的状态，所出台的制度标准大多是应付年终考核与上级检查，没有贴合实际工作制定相应制度，对档案管理的约束力度不够，部分业务流程无从开展，水平较低。

2.档案干部队伍建设有待进一步完善

一方面，对外人才引进力度不够。档案的日常管理工作由新入职人员或者即将退休同志负责，实际岗位匹配度与新时期发展需求不符，现有人员架构不完善、理论不专业、流动性较强、创新意识不够，使得档案的数字化、标准化管理水平开展难度与阻力较大；另一方面，干部队伍培养力度不够。大多事业单位没有针对人才培养制定专项常态化继续教育方案，日常工作开展业务培训及理论授课活动较少，使得干部队伍综合素质长期处于较低水平，不利于单位可持续发展。

3.数字管理平台建设有待进一步优化

档案的数字化转型、信息化管理与智慧化应用是未来发展的主流方向，但受档案工作性质及事业单位领导者重视程度等因素的制约，大多数部门仍然存在转型不充分、不到位的问题。

一是资金问题。大多事业单位将财政扶持重点放在主要工作上，没有侧重于档案管理的资金划拨，使得在发展过程中仍然长期使用较为传统且落后的硬件设备设施，硬件设备设施老化严重且问题频出，在此基础上开展数字化管理工作，不仅达不到预期效果，还会给电子档案数据信息带来安全隐患。

二是技术问题。在档案管理利用平台建设中，缺少深度调研与科学研判。因此，相关负责人员没有根据自身工作需求及未来发展需要应用合适的现代技术，整体工作水准停留在纸质档案向电子档案的转变上，没有应用先进手段促进档案资源的深度挖掘与广泛应用，造成资源浪费，投资回报率较低，严重制约其高质量发展。

4.进一步巩固档案信息数据安全

在《“十四五”全国档案事业发展规划》中重点提出要“深入推进档案安全体系建设，筑牢平安中国的档案安全防线”，并在制度完善、人才培养、技术设施配置以及应急预警等方面做了指示要求，但大多数事业单位长期受传统档案安全管理工作模式的影响，认为仅是将档案文件放置库房存档即可，在大数据信息化时代对于数字化转型、安全化管理、标准化利用没有清晰的了解与认知，使得档案的安全工作处于较低水平。一是硬件不到位。在系统平台建设过程中，没有针对服务器、存储器配置，采购专业安全设备设施用于日常安全维护，使得海量档案数据被暴露在网络环境中，容易导致黑客入侵，损坏档案数据；二是措施不到位。在档案管理、利用、共享过程中，没有做到涉及档案数据信息的计算机终端全部安装杀毒软件，即使安装也没有保证病毒库实时更新，在对外服务过程中采用的安全防护、数据处理措施不够全面，容易导致不法分子通过查档业务入侵系统，被篡改、删除、破坏档案文件，造成不可逆的损失。

三、事业单位档案管理工作标准化和数字化建设优化路径

1.建立健全档案科学管理体系

一是思想观念转变。事业单位领导者及档案管理人员要及时更新档案管理理念，定期召开档案工作专项会议，全面学习档案事业发展政策理论及实施研判，并在线上线下开展宣传教育活动，鼓励全体人员重视档案、了解档案，秉持科学化、数字化、规范化以及标准化管理理念，遵循工作流程制度体系，从而推动工作顺利开展。

二是完善管理体系。各事业单位要成立档案领导小组及业务科室，进一步加强组织领导，明确职责分工，为档案标准化管理及数字化转型提供必要的指导及资源支持，加强统筹规划，做好工作监督，以提高档案管理的效率和质量。

三是健全工作制度。领导小组要根据《档案著录规则》（DA/T 18—2022）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/ T 18894-2016）、《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2014）等标准文件，结合自身工作存在问题及业务流程漏洞，确保档案收集整理、整合归档、分类著录、开发利用、共建共享以及安全运转等全生命周期都有相应的规章制度，确立操作规范和标准，形成科学合理、规范完善的管理标准体系，从而促进档案标准化管理工作顺利开展。

2.不断提升干部队伍综合素质

一是强化人才引进力度。只有专业化、高素质的干部队伍才是助推档案管理工作规范化开展的关键，为此，事业单位应高度重视人才的引进工作，积极向上级部门申请政策扶持，增加档案管理岗位数量，并通过外部招聘、内部选拔、遴选借调等方式，选择既了解档案标准化管理技能，又熟知现代科学技术应用的复合型人才，进一步强化人才保障，为档案管理工作注入新的活力和动力。

二是优化干部培养机制。定期邀请业内专家或者高校教授，从政策制度、实际意义、多方案例等角度为其宣讲档案法规、标准等方面的知识，分享电子档案管理过程中所涉及的技术和具体操作，取长补短，完善其知识结构，开阔发展眼界，从而将信息技术与标准化管理手段深度应用到实际档案工作中，有效提高规范化管理工作的整体水平。

3.深度研发管理共享利用平台

一是提供财政资金保障。事业单位领导要向上级部门汇报档案管理工作的需求以及未来发展的需要，积极申请档案数字化转型专项资金，用于开展档案数字化转型工作。同时，相关负责人员要深入行业及科技市场调研，全方位了解在档案管理利用过程中现代化技术的融合应用情况，并结合自身工作，寻求专业性高、口碑良好、技术成熟的第三方科技公司开发系统平台，为后期管理工作的高效推进奠定坚实基础。

二是利用数据挖掘技术。此技术在档案数字化管理建设中发挥着最为核心的作用，各事业单位管理人员可以在庞大、多类别、多形态的档案数据信息中挖掘有价值且精准的资料，提高检索系统的效率，并能够深度解析非结构化文本、音频、图像等，优化档案的分类体系，将档案管理利用工作的发展带入全新视角，更加精准地满足管理人员的查询和研究需求，最大限度地实现档案的潜在价值。

三是利用人工智能技术。此技术为档案管理带来了革命性变革，通过AI系统能够高效处理档案数据及日常业务，减轻管理人员负担，并能够根据用户情感与利用偏好，提供更加个性化的服务，提升了用户体验，也为档案行业未来“以人为本”的发展方向提供了根本遵循。

4.切实加强信息安全防护保障

一是完善安全设备设施。在系统建设初期要配套采购漏洞扫描、安全审计、网络冗余以及双机热备等安全设备，保障事业单位档案资源数据库始终在安全的环境中运转，从而提高安全性能；二是充实安全举措。在日常档案管理利用过程中，要采购瑞星、360天擎等杀毒软件，并设置专人负责病毒库的更新。在对外服务过程中，要采用数字签章、数据加密、身份验证等安全措施，确保用户身份的真实性与可靠性，保障档案数据在利用过程中不被恶意访问，从而提升档案服务安全性。例如，数据协同采集技术，采用PPKI档案管理框架，解决数据采集过程中用户识别、身份认证、信号处理等问题，实现档案传输的高精度、抗干扰等要求，此框架可以将安全保障的重心放在数据源头，原始电子档案文件要满足数据存储、利用、传输等多环节要求，从而提高整体智能服务水平。对于敏感类、隐私类、涉密类档案文件，在档案管理平台加强数据管控，采用动态加密技术，在提高档案数据信息安全性的同时，降低数据加密成本。

四、结语

综上所述，档案所具备的“存史资政育人”特性，能够为事业单位的发展带来较大效益，需要相关部门负责人摆脱传统观念束缚，全面施行档案数字化、标准化改革，进一步强化现代科学技术应用，保障干部队伍完整性，规范档案管理制度体系，不断提升档案管理安全性能，利用数据挖掘及人工智能技术，为事业单位档案工作的开展提供强有力支撑，奋力推动档案事业取得新突破与新成效。

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作者简介：刘焕伟（1975—），男，汉族，山东日照人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。