精细化管理在医院干部人事档案管理中的应用

摘 要：人事档案管理旨在服务医院发展战略决策、临床科室建设、医务人员成长进步，通过优化人力资源配置，促进医院长期稳定发展。随着信息技术的发展，医院干部人事档案管理逐渐向数字化转型，提高了管理效率和利用效率。文章概述了医院干部人事档案管理的内容，总结了医院干部人事档案管理存在的问题，明确精细化管理在医院干部人事档案管理中的意义，并提出相关应用措施，如创新管理手段、创建专业人才队伍、加强管理制度建设、提高管理的重视程度以及做好动态性管理。

关键词：医院干部；人事档案；精细化管理；专业人才队伍；动态性管理

中图分类号：R197.322；G275 文献标识码：A

引言

医院干部人事档案的管理不仅要求信息的全面性和准确性，还要求对档案的安全性和保密性实行严格控制。此外，随着信息技术的发展，医院干部人事档案管理也在逐渐向数字化、信息化转型，以提高管理效率和利用率。并且，医院干部人事档案管理的内涵是多维度的，不仅包括对个人信息的记录和保管，还涵盖人才的合理使用、发展和监督以及适应新时代要求的信息化和数字化管理。

一、医院干部人事档案管理的内容

医院干部人事档案管理的内容是对医院内部医务人员及行政管理人员相关信息的详细记录，这些内容对于医院的人力资源管理、人才选拔、职称评定以及岗位设置等方面至关重要。

（1）个人基本信息：包括干部职工的履历、学历、奖励、考察以及职务等方面的资料，还包括党员身份、党团活动中的表现和贡献。

（2）专业素质能力：记录医务人员的专业技术职务（职称）、科研成果及其转化以及新的医疗技术应用等。

（3）职位任免信息：记录干部在医院的级别、职称评定等，包括干部的任免、调配、考察以及考核等情况，还包括干部的学习进修、培训成果等。

（4）考核状况：记录干部的工作表现、业绩和职业道德评定，包括获得的表彰、奖励以及任何纪律处分，还有涉及干部的工资、福利和社会保险等信息。

（5）身体状况：可能包括干部的健康档案或体检信息以及记录与干部家庭成员相关的必要信息。

医院干部人事档案信息应真实、全面、详细、历史性地展现所有者的个人经历、业务能力、医德医貌等，客观、真实地反映个人的学习、工作以及思想等方面的情况。随着个人的成长和发展，档案内容会不断补充新资料，如学历提升、职称晋升等信息，体现了个人职业发展的连续性和变化。人事档案还服务于医院的人事工作，如选聘、考查、了解以及任用干部等，为实现“知人善任”提供支持。由于涉及个人隐私，如家庭成员、奖惩记录等，医院干部人事档案具有保密性特点，对保管、查询、使用等环节有严格的保密要求。在人才流动性增大的背景下，医院需要通过干部人事档案掌握人才需求缺口，为人才招聘和流动提供依据。医院干部人事档案管理应从传统的重保管向重服务转变，更好地发挥档案在人才培养选拔、社会发展中的作用。同时，医院需要改革传统观念和管理模式，创新收集模式，提升档案收集的积极性、时效性和针对性。

二、医院干部人事档案管理存在的问题

医院干部人事档案管理正处于转型期，既面临挑战，也充满机遇，需要通过信息化、制度创新以及人才培养等多方面的努力，以实现更加高效、安全的管理目标。在不断地探索和改进中还存在以下问题，具体如下：

1.管理意识薄弱

医院干部人事档案被广泛认为是选拔、任用、监督管理干部的重要依据，对于医院的人力资源配置和人才选拔至关重要。

但是，医院管理层可能对人事档案的重视不够，导致在档案的收集、归纳以及整理上缺乏支持，影响档案的完整性和时效性。部分医院可能更多关注医疗服务和医疗质量，而忽视了档案管理的重要性，导致档案管理未能得到应有的关注和资源投入。

2.档案管理人员素质不高

医院档案人才队伍建设是开展干部人事档案信息化管理的重要因素，需要加强相关人员的培训和专业能力提升。特别是人事档案管理人员的专业水平参差不齐，部分人员可能缺乏必要的专业知识和技能，特别是对数字化和信息化管理的适应能力。

3.信息化建设不足

随着信息技术的发展，医院干部人事档案管理逐渐向数字化转型，以提高管理效率和档案的利用效率。电子档案的使用开始替代传统的纸质档案，通过信息系统实现自动化整合和挖掘。

比如部分医院未能建立全面可用的人力资源数据库，导致档案信息的电子化和信息化水平不高，以人工操作和纸质档案为主，存在人力资源浪费、档案归档失误和档案损坏等问题。随着数字化建设的推进，如何保护人事档案中的敏感信息，防止数据被泄露和滥用，成为一个重要问题。

4.档案利用率低

医院干部人事档案管理需要创新，以适应新医改的要求和医院转型发展的需要。包括改革传统观念、管理模式，提高档案收集的积极性、时效性和针对性。由于管理手段和意识的不足，可能未能有效利用人事档案信息，无法充分发挥其在人力资源配置和决策中的作用。一些医院的人事档案管理系统存在缺失，需要建立和完善档案数据库，优化管理系统，提升数据的实时共享和利用效率。

5.档案管理方式有待创新

医院在推进档案管理信息化的过程中，可能面临资金和资源投入有限的问题。需要更多的资金支持硬件采购、软件更新以及人员培训等方面的工作。同时，医院干部人事档案管理正逐渐从重视保管向重视服务转变，以更好地发挥档案在人才培养、选拔以及社会发展中的作用。比如医院在开展人事档案管理数字化建设时，可能会遇到传统观念的阻力和技术支持的不足。

三、精细化管理在医院干部人事档案管理中的意义

良好的人事档案管理有利于医院长期稳定发展，为医院发展战略决策和临床科室建设提供服务，促进人才发展，提高医院的竞争力。精细化管理的实施有助于提升医院管理效能，通过系统化和精细化的管理，完成组织的发展目标。

在医疗市场竞争日益激烈的背景下，医院需要通过有效的人事档案管理来吸引、培养和留住人才，以保持竞争优势。详细的人事档案数据可以为医院管理层提供决策支持，帮助制定更符合医院发展需求的人力资源策略。精细化管理有助于提高医院人事档案管理的效率和质量，确保档案信息的准确性和完整性。通过精细化的人事档案管理，医院能够更好地了解职工的能力和特长，从而实施更为合理的人才配置和资源优化。并且，精细化管理有助于提升医务人员的专业素养，通过高质量的人事档案管理，提高医院整体服务水平。精细化管理可以减少资源浪费，通过高效的档案管理降低医院的运营成本，有助于建立医院的专业形象，增强公众对医院的信任感。精细化管理通过引入信息技术，提高医院的管理水平和效率，为医院的数字化转型和智慧医疗发展打下基础。

四、精细化管理在医院干部人事档案管理中的应用措施

1.创新管理手段

引入现代化的管理工具和技术，如建立电子化的人事档案管理系统，利用扫描技术将纸质档案转换为数字图像和数字文本，构建集中统一的档案数据库，实现自动化和智能化管理，提高档案管理的效率和准确性。加快干部人事档案的数字化进程，建立专门的数据库，实现档案资料的电子化存储和网络化管理。运用大数据分析和人工智能技术，提高档案信息的采集、处理、传输和利用能力，实现档案管理的科学化和精准化。改革传统的档案管理流程，提高档案管理的效率和响应速度，实现档案的快速检索和便捷利用。从传统的保管模式转变为服务模式，提供更主动、多层次和系统化的信息，提升档案的利用价值。通过档案信息管理系统，在医院各部门之间实现信息共享，提高档案利用率，确保信息共享的安全性和权限控制。

2.创建专业人才队伍

注重档案管理专业人才的引进和培养，提升队伍的整体素质。加强档案学专业的高等教育，提升教育质量，确保学生能够掌握档案管理的基础理论和技能。同时，为在职人员提供继续教育和专业培训，以更新知识和技能。明确档案管理职业发展路径，为档案管理人才提供职称评审和职业晋升的机会，激发其职业发展的动力。通过人才选拔工作，挑选出具有专业技能和实践经验的人才，并鼓励人才流动，促进不同地区和单位之间的经验交流。

建立科学的人才评价体系，确保人才评价与人才培养有效衔接，促进人才评价与档案事业发展的融合。鼓励档案学专业的学生和教师跨学科学习，以培养具备多元化知识结构和创新能力的人才。

3.加强管理制度建设

依据国家相关法律法规，结合医院实际情况，制定一套完整的档案管理规章制度，包括档案的收集、整理、归档、保管、利用、转递以及保密等环节。确立档案管理的责任主体，明确各级管理人员的职责和权限，确保档案管理工作顺利开展。构建医院内部的档案工作网络，包括专职档案人员和各部门兼职档案员，形成有效的档案管理协作机制。制定标准化的档案操作流程，包括档案的接收、登记、分类、存储、检索、借阅、复制和销毁等，确保每一项操作都有明确的规范和记录。制定档案利用的具体规定，明确档案查阅、复制等操作的条件、程序和要求，不仅能够保障档案的有效利用，还可以防止档案信息的不被泄露。

4.提高管理的重视程度

通过培训、研讨会等方式，普及档案管理的重要性，确保全院从领导到职工都能够认识档案管理的价值和作用。医院应明确各级管理人员在档案管理中的职责，从制度上规定各级领导和相关部门在档案管理中的职责和任务。鼓励医院全体职工参与档案的建立和维护，提高他们对档案重要性的认识和责任感。通过合理、高效的档案利用，让医院职工体会到档案管理的实际效益，从而提高他们对档案管理的重视程度。

5.做好动态性管理

随着医院人才的成长和变化，动态更新人事档案内容，确保档案信息的时效性。为人事档案管理提供持续的资源支持，包括资金、技术和人力资源，以支持实施动态性管理。鼓励医院不同部门之间的协作，共享干部信息，以便更全面地记录干部的职业发展。建立反馈机制，允许干部和管理层核实和更新档案中的信息，确保信息的准确。利用信息技术自动采集干部的工作表现、考核结果等信息，减少人工操作的错误和延迟。制定规范的档案更新流程，确保干部的任何职业发展变化都能及时被记录在案。

总之，医院干部人事档案管理是医院人力资源开发的重要组成部分，对于医院的稳定发展和人才战略具有关键作用。医院需要采取相应的改进措施，以提高人事档案管理的效率和效果。

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课题项目：陕西省肿瘤医院国科金孵育青年项目 课题编号：SC23A05。

作者简介：阎丽（1989—），女，汉族，陕西铜川人，硕士研究生，中级，研究方向：档案管理。