加强会计档案管理，更好地服务公立医院发展

摘 要：会计档案反映医院经营详情，记录各项经济活动的情况，是确定经济责任的基础依据，亦属于财务管理工作的主要内容。伴随着医疗行业的发展，会计档案管理模式需要及时创新，完善规章制度，体现档案的应用价值，为医院决策制定提供参考。文章从医院发展角度探讨如何加强会计档案管理。首先，概括了会计档案管理的作用。其次，阐述了软硬件管理、档案整理等要点。最后，提出了科学有效的策略，提高会计档案管理水平，为医院未来发展提供助力。

关键词：公立医院；档案管理；会计档案

中图分类号：G271 文献标识码：A

会计档案管理对医院日常经营有深远的影响，科学、合理的管理方式是医院实现可持续发展目标的关键。伴随新时代到来，早期会计档案管理模式已经无法满足医院日常管理需求，反而会制约会计档案应用，不利于医院基础工作开展。因此，医院要充分认识在早期背景下会计档案管理的不足，积极创新档案管理模式，落实科学的管理措施，高效开展会计档案管理，提高管理水平，优化工作成效。

一、会计档案管理工作的重要作用

对医院日常运营而言，会计档案管理是重要的基础工作，旨在依照现行法律，规划组织经营、财务等活动，统筹管理期间生成的数据信息，对医院发展具有十分重要的作用。

1.加强医院档案管理，具有支持和保证作用

面对竞争愈发激烈的医疗市场，医院通过审核往年财务数据，基于业务详情比较分析，可以明确医院未来发展方向，不仅为医院成本方案规划提供支持，还能促进医院经营活动高效开展，使基础业务更为合理，并对医疗行业建设有深远影响，加快医院发展的速度。因此，医院要认识到会计档案管理与医院内部管理之间的必要联系，加大会计档案管理力度，对医院规模扩张与提升社会影响力来说具有重要作用。

2.为维护医患双方正当权益提供有效法律依据

近几年，随着医患关系愈发紧张，医疗纠纷数量持续增加，对医院及行政单位来说无疑是巨大挑战，由此导致一系列负面影响，严重干扰医院正常经营。经过综合分析发现，医疗纠纷与救治费用、医院内部管理等有不可分割的联系。因此，医院更要重视会计档案管理。会计档案记录了患者就诊过程中所有费用支出，是院方收费主要依据，也是患者维护自身权益的重要资料。由此可见，会计档案在后续使用过程中将提供精准真实的信息，其权威性及法律价值绝对不容忽视。为应对医疗纠纷带来的压力，减少医院负面影响，院方要对会计档案管理给予足够重视，保证档案结构完整性，提升内容可靠性，突出可追溯特点，从法律角度保障医院和患者利益。

3.提高医院现代化管理水平

伴随信息时代的到来，互联网飞速发展，会计档案管理全面转型，逐步向信息化管理靠拢，信息化建设将成为医院会计档案管理的重点工作方向。依托信息技术高效、便捷、简单等优势，解决早期人工处理模式引发的问题，控制人为操作失误带来的影响。当下，会计人员只需录入原始数据，信息系统会自动完成相应的工作，不仅降低了数据错误概率，还提高了档案管理水平。这一模式的变化促使会计档案管理高效开展，及时为医院经营提供参考数据，使医院维持稳定运行状态。

二、医院会计档案管理要点

档案管理专业性突出，医院会计档案具有极高的应用价值，关乎医院日常运营与后续发展。在新时代背景下，医院要认识到会计档案管理具有重要意义，应合理规划管理内容，进一步规范会计档案管理，完善档案收集、整理等环节。

1.会计档案中软硬件的管理

会计档案管理涉及的硬件设备设施主要是指档案存储环境、档案放置设施等，为顺利开展会计档案管理工作，必须保证档案存放环境足够宽敞、温湿度事宜且不易受到虫害侵袭，保证档案放置设施结构完整，并对其标记。会计档案管理涉及的软件主要是指程序、服务器等。所谓软件管理即根据档案管理需要合理运用信息技术，统筹使用档案管理软件。

2.会计档案的整理

会计档案整理主要由财务部门负责。首先，需要收集整理相应的会计资料，将其整理成册之后或者运用数字化方式处理信息。其次，将收集整理好的档案交由管理部门分类存储，由管理部门依照既定工作流程落实档案清理、保存等一系列工作。期间，档案管理人员要始终秉持科学原则完成档案分类，健全档案分类标准，并对档案标记，为后续使用提供方便。

3.会计档案的归档

所谓会计档案归档，即提取档案核心信息与数据，归纳整理之后存储。主要工作内容包括整理会计账簿与会计凭证等资料。会计凭证归档期间，管理人员需要按照时间先后顺序排列凭证资料。在归档会计账簿时，管理者要结合凭证记载的编号与内容等参数，保证内容完整性与真实性，方便后续资料调阅。报表归档阶段，院方要根据时间通知管理部门，高效完成档案归档，提升报表合理性与有效性。

4.会计档案的保管

从管理角度来看，保管对于档案存储应用非常重要。在一般情况下，医院当年编制的会计档案需交由专业机构存储一年。之后，机构需将档案重新交还医院，保证档案完整性与内容真实性，随后将档案移交给院方档案管理部门，统筹分类长期存储。如果院方没有成立档案管理部门，专业机构与院方领导沟通之后，自行安排专职人员管理会计档案，保证档案安全。同时，考虑责任分配与管理风险应对，出纳岗位工作人员不得负责管理会计档案。如此，不仅提高了档案管理专业水平，从源头规避安全问题，还进一步规范了会计档案管理，高效开展工作。

5.会计档案的销毁环节管理

会计档案并非无限期存储，档案保管时间达到一定年限之后，院方会与专业机构围绕档案销毁交换意见，确定销毁档案名称、编号、保管时间等内容。同时，管理者要签署销毁意见。超过规定存储年限的会计档案，院方需依据现行法律法规，依照存储时间长短，经财务部门负责人与院方领导审核之后，销毁到期档案，并对其标记。这一过程，院方要安排专人监督销毁作业，从中提取独立档案。销毁阶段需要注意的是，在超过存储期限但某些项目依旧建设的情况下，禁止销毁关联档案。

三、加强医院会计档案管理的主要措施

1.提升医院领导重视程度

想要改善医院会计档案管理现状，顺应行业发展潮流，就必须逐步迈向信息化、数字化，促进产业升级转型，督促医院领导深入了解会计档案管理内涵，明确其对医院经营发展的重要性。当下，可以通过专题讲座、职业培训等多种方式转变领导层的认知，明确会计档案管理与医院未来发展之间的内在关联，从而转变传统认知观念，充分发挥领导者榜样的作用，加快档案管理信息化与数字化建设进程。通过这种方式提醒档案管理者，应提高对会计档案管理工作的重视程度，培养管理人员服务意识，提高其专业水平，为档案信息化与数字化转型奠定基础。由此可见，转变院方领导观念是开展现代化档案管理工作的基础条件。科学、合理且契合时代特点的观念能够助力医院前行，为提高医院经济效益做出贡献。当前，医院需将主要资源用于档案管理信息化与数字化建设，借此提升医院竞争优势，维持行业地位。

2.完善配套设施，加强规范化管理

医院工作人员要正确看待会计档案在管理方面发挥的作用，掌握档案内涵，将会计档案、病历档案、人事档案等置于同一认识高度，完善管理流程，突出管理规范特点。首先，加大成本投入，完善档案管理基础设施。解决存储空间不足、经费匮乏引发的问题，打造专用档案管理库房，并结合会计档案特点实行管理模式；其次，督促工作人员按照既定流程高效管理档案，做好收集、分类以及存储等系列工作，有序排列会计档案；再次，针对档案安全落实防范措施，为管理库房提供温度计、灭火器等设备设施，控制库房环境变化；最后，基于院方年度考核方案引入会计档案管理，制定奖惩制度。

3.建立严格的会计档案管理制度，规范管理流程

由于会计管理要求较高，具有系统性特点，具体工作内容涉及多个方面，规模庞大且流程烦琐。因此，院方要结合实际运营状况，结合现行法律法规，健全会计档案管理制度，在规范工作的同时，完善操作流程，积极推行制度落实，实施动态监督考核措施，提升档案管理的合理性。

第一，医院财务部门要严格遵循医院推出的《医院会计制度》《会计档案管理办法》等要求，在档案整理阶段对其统筹分类，确定档案类型、存储时间等信息，高效开展档案管理，实现依法管理。

第二，由专业工作人员担任档案管理部门负责人，统筹档案管理、通报等工作，严格保密工作信息，杜绝信息外泄，坚持工作原则，做好本职工作，避免档案管理出现混乱现象。比如由医院领导选择会计档案管理负责人，由财务部门负责安排具体执行者，开展凭证记录、档案整理等工作，整理之后立即移交会计档案管理部门，定期维护完善基础管理设施，有序开展日常工作。

第三，按照法律明文要求，合理调阅医院会计档案，工作人员必须严格遵循档案借用制度，具体流程如下：向具体负责人提交调阅申请—通过负责人审核—得到财务部门负责人同意—填写档案调用审批表，按照规定办理档案借用手续。非医院人员调用会计管理档案，必须得到档案管理部门、财务部门及院方领导同意，且要有单位出具的证明文件。

第四，推行会计档案移交与存放制度。会计档案存储到期之后，有关单位要按照流程将到期档案移交委托医院，监督医院档案管理部门妥善保管移交资料。

第五，建立完整的档案销毁制度，会计档案存放时间超过规定期限后，需将其销毁，其间要严格按照规定流程操作，规范档案销毁，保证工作合理性。如此，才能为决策制定提供参考，增强医院的竞争力。

4.提高会计档案管理人员的能力，提升管理质量

信息时代，会计档案管理将面临新的挑战，如果想要改善会计档案管理现状，保证档案完整性与内容准确性，就必须通过多元化方式增强管理者职业素养与服务意识。首先，要组织管理人员参与专业培训教育。要求管理人员掌握电脑操作知识，能够熟练运用电脑技能开展档案管理工作，提高档案处理能力，加快档案信息化建设进程，进一步提高服务水平，保证档案管理质量；其次，面向社会招聘专业管理人才，打造专业化档案管理团队。医院可以适当提高面试要求，首选管理能力出众、具有专业素养与服务意识的人员，向档案管理团队注入新鲜血液，激发档案管理活性；再次，提升管理人员综合素养。作为档案管理者，要明确自身肩负的责任，认识到会计档案工作的重要性，严格遵守工作纪律，做好上级部门领导交代的工作。通过培训教育提高个人思想认知，加强自我行为约束，严格遵守保密准则；最后，落实奖惩机制，定期考核档案管理工作人员，实现奖惩分明，以此调动档案管理人员的工作积极性。

5.加强会计档案管理信息化建设

进入信息时代，计算机技术与医院档案管理深度结合，提高档案管理信息化水平已经成为现代医院主要的工作内容，也是档案管理的核心。引入信息技术，创新档案管理模式，简化档案应用流程，提高了档案利用价值。因此，必须优化档案存储模式，开展电子档案管理工作。医院要以信息化指标、设备设施及药品采购等为切入点，创建完整的软件信息系统，将凭证、初始资料等全部录入数据库内，并打印出会计档案，以备有关部门的检查。另外，在会计档案信息化建设过程中，要考虑电子档案安全性较差、内容易被篡改等特点，积极采取保密措施，避免管理阶段出现档案内容外泄的情况。同时，应定期维护电子档案管理软件等，提高管理安全水平，提升档案信息的保密性，保证医院会计档案的应用价值。

6.强化内部审计监督

医院会计制度落实与内部审计实施有不可分割的联系，内部审计可以推动医院财务工作顺利开展，健全内审制度能够改进工作中的不足，严格贯彻执行会计制度，提高医院会计管理水平。推行绿色会计有助于提升信息质量，是新时代全新的成本核算方式。基于绿色会计核心健全内控制度，综合分析其中内涵，可以在实践中充分发挥内部会计作用，助力医院实现长期发展目标。

7.有效利用网络技术

结合医院现状改进会计内控制度，在实施阶段积极引入网络化手段，进一步提升管理制度的有效性，将会计内控制度的重要作用发挥出来，不断提高医院内部财务的管理能力。比如医院会计档案可以通过网络实现传输，为医院会计档案管理工作打开了一条新途径。

四、结论

综上所述，会计档案管理是医院管理中不可缺少的组成，更是财务管理的核心。伴随社会经济水平不断提高，信息技术被广泛应用，推动医院会计档案管理向信息化、数字化领域发展。因此，医院要充分认识到具体的形势变化，转变思想观念，突破传统管理模式带来的限制，紧紧跟随时代发展，健全现代化档案管理制度，进一步完善管理体系，提升工作人员职业素养与服务意识，规范档案管理，提高会计档案管理水平。

参考文献：

[1]袁 征，傅建伟，陈再菊，等.公立医院电子票据改革和电子会计档案管理的创新实践[J].中国总会计师，2023（08）：119-121.

[2]熊 琴，张晓玮，刘 波.公立医院电子会计档案管理系统应用研究——以武汉市XH医院为例[J].现代医院，2023，23（02）：271-274+279.

[3]冯 敏，高养利.医院会计电子档案管理与应用探讨[J].医院管理论坛，2021，38（11）：66-68+53.

[4]谭 雪.加快信息化建设提升医院会计管理水平[J].营销界，2021（Z5）：100-102.

[5]李善达.公立医院会计档案管理工作问题分析及改进路径探讨[J].当代会计，2021（15）：104-106.

作者简介：李颖博（1978—），女，汉族，山东菏泽人，本科，馆员， 研究方向：医药卫生方针政策（医保政策）、档案、会计。