高校档案管理现状及档案创新优化策略研究

摘 要：档案管理是高校管理工作的重要组成部分，直接关系到学校的教学、科研和管理等各方面工作的顺利开展。文章在分析高校档案管理现状的基础上，提出档案管理存在的问题，并结合信息技术的发展，探讨档案管理的创新优化策略，旨在为高校档案管理工作提供有效的建议和指导。

关键词：高校；档案管理；创新

中图分类号：G271 文献标识码：A

高校档案管理指的是根据国家的相关法律、政策及其规定，结合高校的具体环境，采用多种方式实行高校历史文件及信息资源的搜集、配置和保护，以支撑教学和研究等活动。在一定程度上反映了一所学校的教育质量和管理效能。然而，近期受多方面因素影响，许多高校的档案管理工作发展缓慢甚至陷于停滞，不仅扰乱了正常的教学流程，影响了教育质量，还对学校造成了不小的损害，严重阻碍了高等教育改革的推进，妨碍了高校事务的顺利开展。因此，如何强化高校档案的构建，提高档案管理的工作效率，成为急需解决的关键问题。

一、高校档案管理概述

1.高校档案管理的内涵

高校档案管理是指在高校对各种档案资料收集、整理、保管、利用和销毁等一系列工作的总称。档案资料包括教学档案、科研档案、行政档案、学生档案和财务档案等，是高校在教学、科研和管理等活动中形成的具有保存价值的历史记录。高校档案管理的主要目的是确保档案资料的完整性、安全性和可利用性，为学校的教学、科研和管理工作提供可靠的信息支持和依据。同时，档案管理也是高校文化传承的重要手段，通过系统管理和保存，保留学校的历史记忆和文化积淀。有效的档案管理有助于提高学校的管理水平和工作效率，促进学校的持续发展。

2.档案管理的重要性

首先，档案记录了高校在教学、科研、管理等方面的历史活动，是学校历史文化的重要组成部分。通过档案管理，可以保存和传承学校的历史记忆，为未来的发展提供参考和借鉴。其次，档案中包含大量的教学、科研资料，是高校教学科研工作的重要资源。通过科学的档案管理，可以方便师生查询和利用档案，为教学科研提供有力的支持和依据。此外，高效的档案管理能够为学校的各项管理工作提供准确、完整的信息支持，减少信息的重复收集和处理，提高管理效率和决策水平。再次，档案是高校各项活动的原始记录，具有法律效力。通过规范的档案管理，可以为学校、师生以及社会各界提供合法权益的保障，确保各类活动的合法合规。现代高校的档案管理越来越依赖信息技术，档案管理信息化建设有助于提高档案管理的效率和水平，推动学校整体信息化建设的发展。最后，高校档案不仅服务于校内，还可以为社会提供咨询和服务。通过档案管理，学校可以更好地履行社会责任，提高社会服务能力和社会影响力。因此，加强高校档案管理，提高档案管理水平，是高校实现可持续发展的重要保障。

二、高校档案管理现状

1.档案管理意识薄弱

一些高校对档案管理工作的重视程度不足，缺乏对其重要性的深刻认识，导致档案管理工作处于被动状态。档案管理意识薄弱主要体现在以下几个方面：首先，部分高校管理层没有充分认识到档案管理对学校发展的重要性，认为档案管理只是后勤保障工作，未将其纳入学校发展的战略规划。其次，学校缺乏对全体教职工和学生档案管理重要性的宣传和教育，导致他们在日常工作中对档案的收集、整理和保存重视不够；最后，档案管理工作没有明确的责任分工，各部门在档案管理方面的职责不清，导致iKMYp5TUo2kNBWvuh4M2Tw==档案管理工作落实不到位。

2.档案管理体制不健全

许多高校的档案管理制度和规范不够健全，缺乏统一的标准和流程，导致档案管理工作无法有效开展。首先，高校档案管理制度建设滞后，现有制度多为简单的规章制度，缺乏系统性和全面性，不能覆盖档案管理的各个环节。其次，不同部门在档案管理上缺乏统一的标准和规范，各自为政，导致档案管理工作缺乏协调性和一致性。最后，档案管理的具体操作流程不够规范，档案的收集、整理、保存和利用等环节存在随意性，影响了档案管理的质量和效率。

3.档案管理信息化水平低

尽管信息技术已经在高校得到广泛应用，但档案管理信息化水平仍然较低，许多档案仍以纸质形式保存，管理效率低下。高校档案管理信息化建设滞后，缺乏统一的电子档案管理系统，档案信息化程度低，许多档案仍以纸质形式保存，纸质档案的管理和利用效率低下，难以满足现代化管理的要求。此外，各部门之间的档案信息共享机制不完善，信息资源难以实现有效共享和利用，导致档案管理的整体效能不高。

4.档案管理人员专业素质不足

高校档案管理人员的专业素质参差不齐，缺乏系统的培训和教育，影响了档案管理工作的专业性和规范性。许多档案管理人员并非档案管理专业出身，缺乏专业的档案管理知识和技能。高校对档案管理人员的培训和继续教育重视不够，缺乏系统的职业培训和技能提升机会。档案管理人员的工作经验有限，对现代档案管理技术和方法掌握不够，难以应对日益复杂的档案管理工作。

5.档案资源利用率低

高校档案资源丰富，但由于管理不善或重视保管、轻视利用，导致档案资源的利用率较低，未能充分发挥其应有的价值。目前，高校内部对档案资源的利用意识不强，档案利用的需求未得到充分挖掘和满足，档案利用的渠道不畅，档案信息的查询和利用程序复杂，影响了档案资源的有效利用。高校内部各部门的档案资源整合不足，档案信息孤岛现象严重，难以实现档案资源的全面利用。

6.档案管理经费不足

高校档案管理工作需要投入大量的人力、物力和财力，但实际情况是，档案管理经费常常不足，影响了档案管理工作的开展。一是高校在档案管理方面的经费投入不足，档案管理的基本设备设施难以得到有效保障。二是档案管理经费分配不均，重点项目和日常管理工作之间的经费使用失衡，影响了档案管理的整体水平。三是档案管理经费的使用效率不高，资金使用缺乏科学、合理的规划，导致资源浪费和投入效果不明显。

三、高校档案管理创新优化策略

1.加强宣传教育，增强档案管理意识

第一，高校应通过专题培训和研讨会等方式，向管理层宣传档案管理对学校发展的重要性，帮助他们充分认识到档案管理不仅是后勤保障工作，还是学校教学、科研和管理工作的基石。可以邀请档案管理专家举办讲座，分享成功案例和经验，增强管理层对档案管理的重视程度。第二，高校应将档案管理纳入学校发展战略规划，明确档案管理在学校发展中的重要地位和作用，并制订长期的档案管理发展计划，将档案管理工作与学校的教学、科研和管理工作有机结合，确保档案管理工作有序推进。同时，高校应通过多种形式加强全体教职工和学生对档案管理重要性的宣传和教育，可以开展档案管理知识讲座、制作宣传资料、举办档案管理知识竞赛等活动，提高全校师生对档案管理的重视程度和参与意识。第三，高校应明确各部门在档案管理工作中的职责，制定详细的档案管理责任分工表，确保每个部门和个人都清楚自己的职责和任务。通过建立档案管理责任制，推动档案管理工作落实到位。高校还可以建立档案管理奖惩机制，对在档案管理工作中表现突出的部门和个人实行表彰和奖励，对未能按要求完成档案管理工作的部门和个人实施批评和整改，激励全校师生积极参与档案管理工作，提高档案管理工作的主动性和积极性。第四，高校应定期检查和评估档案管理工作，发现问题及时整改，确保档案管理工作持续改进和提升。可以成立档案管理检查小组，负责定期检查各部门的档案管理工作，确保档案管理工作规范有序地开展。通过以上对策，可以有效提高高校对档案管理工作的重视程度，增强全校师生对档案管理的参与意识和责任感，推动高校档案管理工作顺利开展。

2.建立健全档案管理机制

首先，高校应尽快制定并完善档案管理的相关制度，建立系统和全面的档案管理规章制度，确保覆盖档案管理的各个环节。可以参考国内外先进的档案管理制度，结合本校实际情况，制定适合本校的档案管理规范和标准。其次，高校应制定统一的档案管理标准和规范，确保各部门在档案管理上协调一致。通过建立统一的档案分类、编号、存储和使用标准，消除各自为政的现象，提升档案管理工作的整体性和一致性。此外，高校应规范档案管理的具体操作流程，制定详细的档案收集、整理、保存和利用的操作规程，确保每个环节都有章可循。通过流程化管理，提升档案管理的质量和效率，减少随意性操作带来的风险。再次，高校还应系统地培训档案管理人员，提高其专业素质和业务能力。同时，定期开展档案管理工作的督导和检查，发现问题及时整改，确保档案管理工作规范有序地开展。最后，高校应建立档案管理的监督和评估机制，定期评估各部门的档案管理工作，确保制度和流程能够执行到位。通过监督和评估，推动档案管理工作的持续改进和提升。

3.加强档案管理信息化建设

首先，高校应加大对档案管理信息化建设的投入，建立统一的电子档案管理系统，实现档案数字化管理。引入先进的档案管理软件，确保档案数据的录入、存储、检索和管理过程高效且安全。其次，将现有的纸质档案实现数字化转换，逐步减少纸质档案的依赖。通过扫描和电子化处理，将纸质档案转化为电子档案，便于存储和管理，提高档案利用的效率和便捷性。再次，建立和完善各部门之间的档案信息共享机制，打破信息孤岛，实现档案信息的有效共享和利用。制定明确的信息共享标准和流程，确保各部门能够方便快捷地获取所需的档案信息，提升档案管理的整体效能。从次，针对档案管理人员的信息化管理技能开展培训，提高他们对电子档案管理系统的操作和维护能力，确保档案管理人员能够熟练使用信息化工具，提高档案管理的专业水平和效率。最后，高校应定期评估档案管理信息化工作的进展情况，及时发现和解决存在的问题，不断改进和优化档案管理信息化建设。通过反馈和评估，确保信息化建设能够满足实际需求并持续提高档案管理的水平。

4.提升档案管理人员综合素质

首先，高校应建立全面的培训体系，针对档案管理人员开展定期的专业培训。包括基础的档案管理知识、先进的档案保存技术、电子档案处理及信息化管理系统的操作等。培训应结合在线和面对面的方式，确保内容的全面覆盖和高效学习。其次，对于非档案管理专业出身的员工，高校应提供入职前的基础培训和持续的在职教育，帮助他们快速了解和掌握档案管理的核心理念和基本操作。再次，可以通过聘请经验丰富的档案管理专家为员工开展定期讲座和研讨，提升他们对专业知识的理解和应用。同时，高校应鼓励和支持档案管理人员参与外部研讨会、工作坊和行业会议，以便于他们获取最新的行业动态和技术进展，扩宽视野并与同行交流学习。通过这种方式，可以有效提高档案管理人员的专业水平和应对复杂情况的能力。最后，高校还应建立绩效评估系统，定期评估档案管理人员的工作效率和专业成长，根据评估的结果提供个性化的职业发展计划和进一步培训机会，不仅能够激励员工提高自身能力，还能帮助管理层更好地了解培训的效果和员工的成长需求。

5.提高档案资源利用效能

首先，高校需要强化全校师生对档案资源重要性的认识，通过组织专题讲座、工作坊和宣传活动，增强档案利用的意识。包括展示档案资源在教学、研究和校史文化传承中的实际应用，激发师生对利用档案资源的兴趣。其次，简化档案的查询和使用程序，提升档案利用的便利性。高校可以开发或优化在线档案数据库，提供用户友好的搜索界面，使得教职工和学生能够轻松地访问和检索档案信息。再次，应确保档案数据库具备良好的搜索引擎和多功能的查询系统，支持关键词搜索、分类浏览和跨库检索等功能。最后，高校应推动跨部门的档案资源整合，打破信息孤岛，建立统一的档案资源管理平台。通过整合教学、科研、行政等各部门的档案资源，不仅可以提高资源的可用性，还能够促进不同领域间的信息共享和协作。

6.加大资金投入

首先，高校需要增强档案管理的预算策划和资金申请能力。可以通过编制详细的年度预算计划来实现，包括对人力、设施维护、设备设施更新及技术投入的详细需求和成本分析。预算计划不仅有助于管理层理解和支持档案管理的资金需求，还便于与外部资金提供者沟通，争取更多的资金支持。其次，高校应探索多元化的资金来源。除了依赖学校常规预算外，还可以考虑与校友、企业和其他机构合作，通过赞助、捐赠或合作项目来增加资金来源。还可以申请政府或非政府组织的专项基金，尤其是支持教育和文化保存的项目。最后，高校需要优化档案管理经费的分配和使用。通过实施严格的财务监控和审计机制，确保每一笔经费的使用都能带来最大的效益。定期评估经费使用的效率和效果，并根据评估结果调整经费分配策略，确保重点项目和日常管理工作之间的资金分配更加合理。同时，高校可以采用现代化的管理工具和技术来提高档案管理效率，从而降低长期的运营成本。

四、结束语

本研究深入分析了高校档案管理的现状，并针对存在的问题提出了创新优化策略。包括加强宣传教育增强档案管理意识、建立健全档案管理机制、加强档案管理信息化建设、提升档案管理人员的综合素质、提高档案资源的利用效能以及增加资金投入的必要性，为高校档案管理提供了系统的解决方案和实用的建议，旨在推动高校档案管理工作的有效性和现代化开展。

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作者简介：陈旭（1983—），男，汉族，陕西子长人，硕士，馆员，中级职称，研究方向：档案管理。