基于文档一体化构建医院档案智慧管理平台的研究

摘 要：文章说明了基于文档一体化医院档案智慧管理平台的建设背景，并分析了医院档案管理的现状及应对策略。同时，强调了针对基于文档一体化推行医院档案智慧管理的必要性与重要作用，并提出了基于文档一体化医院档案智慧管理平台的构建方案。在说明该平台功能需求、总体设计思路的基础上，从平台架构设计、文档一体化业务流程设计、主要功能单元设计几方面入手，说明了该平台的构建与开发要点，并进一步阐述了医院文档一体化建设应用的构建，以期为医院文档一体化与档案管理信息化建设的提速增质提供支持。

关键词：文档一体化；医院档案管理；档案智慧管理平台

中图分类号：G271 文件标识码： A

为切实突破传统、单一的档案管理工作局限性，在当前的医院档案管理中，应当重点围绕文档一体化优化工作策略，并着力实现管理应用一体化。为实现这一目标，在医院搭建并应用基于文档一体化的档案智慧管理平台是必然选择，值得深入探讨。

一、平台建设背景

2020年，新修订的《中华人民共和国档案法》对电子档案管理工作提出了更多、更详细的要求，并强调电子档案与传统载体档案所拥有的法律效力相同，标志着档案信息化建设发展到了战略性实施阶段。在人工智能技术高速发展、广泛应用的大背景下，电子档案与纸质档案并存，需要同时加强管理。基于此，搭建基于文档一体化的档案智慧管理平台极为必要。从医院的角度来看，相应平台在数据安全、知识化内容服务、业务系统再构建以及多系统数据汇聚等多个方面，均能够满足医院档案业务融合工作的现实需求。

二、医院档案管理的现状问题及应对策略

1.医院档案管理的现状问题分析

第一，医院各个科室与部门的档案管理意识不足。由于档案管理并不是医院的主要业务。因此，在实际的工作与管理中很容易受到忽视，各个科室、部门对于档案管理的价值性、档案内容的开发与利用等认识不足；第二，医院档案管理信息化建设与医院总体信息化建设的匹配性偏低。

医院业务系统、管理系统的搭建与应用时间相对较早，经过长时间的发展已经实现了完善架构体系的构建。而与之相对应的是，档案管理信息化建设起步较晚，对应管理系统的搭建较为滞后，与医院整体的信息化建设、发展不够匹配；第三，医院文书档案管理的流程有待更新，存在档案文件移交不及时、存档不完整等问题。受到业务端子系统数量较多、功能繁杂的影响，档案数据的流通难度高，管理方式有着明显与业务分割的问题，无法高质量、高效率地完成档案管理，也对档案应用与价值开发工作的开展产生了一定阻碍。

2.医院档案管理工作的优化策略

第一，纸质档案与电子档案并存管理。数据化处理医院纸质档案，并开展内容化识别，以此完成对电子文档库的构建，并进一步完善建设实物档案库，集中、统一归档管理医院文档；第二，电子文件夹的建立，统一线上档案。基于医院不同科室、部门的职能与工作性质，在档案目录库设定基于不同标准的目录。围绕医院各个科室的工作需求，完成文件夹目录内容的建立，并设定专属名称。在电子档案库统一上传文件夹内容，基于档案管理录入、审核、借阅、鉴定、销毁等功能服务的设定，确保相关人员能够全面掌握档案管理的实际情况；第三，电子归档管理流程的标准化建设。基于文档一体化系统的搭建与应用，实现医院档案文件的智慧化采集、整理、鉴定、预归档、销毁、借阅、统计与利用及共享外发等，保证所有操作均得到自动记录并可以详细查询，完成对医院所有信息的集成管理。

三、基于文档一体化推行医院档案智慧管理的必要性与重要作用分析

1.基于文档一体化推行医院档案智慧管理的必要性

对于医院档案与文件管理工作而言，由于医学专业分支多，专业性强，相应档案文件的管理亦需要高度的专业性和科学性，才能准确体现分支特点，实施规范管理。同时，医学档案多涉及项目、课题等，档案材料可能来源于文献、研究，亦可能来自临床一线工作，载体形式多样，收集难度大、材料收集难齐全。在医院文件档案管理实践中，除了以上两点外，科技档案如何提高利用效率、如何促进编研发挥档案实际效用，也是许多医院亟须解决的档案管理难题。因此，开发设计一种管理系统平台，基于文档一体化推行医院档案智慧管理是必然选择。

2.基于文档一体化推行医院档案智慧管理的重要作用

在当前医院的管理实践中，开发并应用基于文档一体化的医院档案智慧管理平台，能够促使医院档案管理工作提高效率和质量。对于基于文档一体化的医院档案智慧管理平台而言，其涵盖电子档案的数据采集接收、整理归档、利用查阅、日常管理以及移交管理等业务处理等主要功能。该管理平台不仅可以实现档案数字化管理，还可以开展对应归档电子档案的有效接收、管理、利用、移交、长期保管以及备份等全流程电子档案管理操作，实现档案文件的全生命周期管理。同时，兼顾纸质档案的应用需要，可以利用平台对档案开展信息化管理，提高医院对纸质档案利用的效率。

依托相应平台系统的开发应用，能够通过便捷的系统化操作减少人力的投入，有效提高档案管理工作效率。基于文档一体化的医院档案智慧管理平台能够有效保护档案信息的安全，防止档案被篡改、丢失或泄露，增强医院档案文件的安全性。档案文件管理的一体化、信息化和智慧化建设，方便档案文件的查询和利用，极大地提高医务人员的工作效率，进一步提高医院服务水平。

总体而言，基于文档一体化推进医院档案智慧化管理，是当前加速开展医院档案管理工作改革的重要举措，依托对应平台系统功能的开发与应用，实现了医院档案管理的信息化、智慧化建设，深入融合医院文件与档案管理，推动了医院档案管理的升级。

四、基于文档一体化医院档案智慧管理平台的总体设计思路

1.平台功能需求

医院档案智慧管理平台的用户涉及医院各个科室、党群部门、行政部门等多个部门的人员，实际所管理的档案类型也相对多样。在本次管理平台开发设计中，主要围绕不同部门的常用功能需求。

第一，医疗档案。使用该类型档案所涉及的部门包括医院护理部门、医务部门、感染管理办公室、医疗保险办公室以及医院药品管理部门等。对应的平台功能需求：对个人或各个科室的医疗记录查询、统计，并打印。

第二，个人档案。使用该类型档案所涉及的部门包括医院党委、工会以及人事部门等。对应的平台功能需求：对员工个人档案、工作档案以及奖惩情况查询、审核。

第三，科研档案。使用该类型档案所涉及的部门包括医院人事部门、护理部门、科教部门、员工培训部门等。对应的平台功能需求：查询并打印医院员工的科研成果，包含科研项目、科研论文与著作、获奖情况等。

第四，设备档案。使用该类型档案所涉及的部门包括医院网络信息办公室、设备科以及物资供应部门等。对应的平台功能需求：查询并打印医院设备档案。

第五，财会档案。使用该类型档案所涉及的部门包括医院财务部门、资产管理部门等。对应的平台功能需求：查询医院的财会档案，并提供相应资料的打印服务。

第六，培训档案。使用该类型档案所涉及的部门包括医院人事部门、员工培训部门、科教部门等。对应的平台功能需求：查询医院每一次培训的资料、教学成果以及员工培训记录、培训成绩等信息，并提供打印服务。

第七，基建档案。使用该类型档案所涉及的部门包括医院后勤管理部门、基建部门等。对应的平台功能需求：查询基建档案，并提供打印服务。

2.平台总体设计

围绕ECM（中国企业内容管理）市场研究报告，构建基于文档一体化的医院档案智慧管理平台，以此开发设计出符合相关法律法规、政策要求的智慧化档案管理平台，满足医院在档案、文件、非结构化数据资产、知识产权以及业务流程等方面的管理工作需求。

基于《电子档案管理系统通用功能要求》中的相关内容，构建顶层思维，完善软硬件系统，促使档案业务的拓展成为现实，让医院的各个科室与相关工作人员逐步养成使用信息技术开展档案管理与利用的习惯，以此搭建更为健全的电子文件管理模式，使得“文件—档案—知识”一体化的内容管理闭环能够在医院内得到切实落实。在实践中，结合基于文档一体化的医院档案智慧管理平台的规划目标与功能需求，开发设计相应管理平台。对于本研究所搭建的医院档案智慧管理平台而言，其总体可以划分为四个层次，包括业务一体化、文档一体化、技术平台一体化、数据一体化。

五、基于文档一体化医院档案智慧管理平台的构建与应用

1.平台架构设计

（1）数据一体化安全管理层

本系统的数据一体化层次主要布设在系统的ECM数据管理底座内，提供的功能服务包括数据采集、传输、处理、安全保护、交换、管理、洞察以及归档等。整个层次以ECM管理子系统为基础，结合数据采集技术、人工智能、自然语言处理等多种技术的应用，完成数据一体化支撑底座的构建，实现对医院各类文档数据的完整、真实获取以及安全管理，确保医院各类文档数据可用。

（2）技术平台一体化支撑层

在本系统的技术平台一体化层次中，围绕非结构化数据的汇总与管理，开设了内容低代码开发子系统、ECM内容管理子系统、智能识别与推荐子系统。其中，对于内容低代码开发子系统而言，其所具有的能力包括门户、表单、流程引擎、BI、知识组件、文件组件以及接口服务等，主要应用于对以文件为主体的各种业务应用的快速构建，为文件数字空间及业务的深入融合提供有力支持。对于ECM内容管理子系统而言，其所具有的能力包括海量数据的全方位安全处理、围绕业务属性开展功能平台与平台定位配置、全链接及系统集成非结构化数据治理等。对于智能识别与推荐子系统而言，其所具有的能力包括智能ORC、智能定密；智能分类、文本审核；实体提取、知识图谱；智能标签、智能推荐等。

（3）文档一体化功能模块层

在本系统的文档一体化层次中，在DMS（文档管理子系统）部分，所提供的功能包含电子文件采集（上传、一体机、集成、导入）、电子文件管理（分类、预归档、版本管理、权限管理）、电子文件协同（共享、协同编辑、外发、团队库、评论/批注、通知）和基础功能（在线编辑、收藏、个人库、文件搜索）；在ERMS（档案管理子系统）部分，所提供的功能包含档案收集（待生效列表、四性检测）、档案整理（批量导入与导出、批量挂接与修改、归档与组卷、归档审批）、借阅管理（借阅、收藏）、档案编辑（编研配置、档案编研）、档案鉴定（鉴定、销毁、库房管理、回收站）、档案统计（归档统计、鉴定统计、销毁统计、借阅统计）和长期保存（档案导入、存储管理、数据管理、巡检任务、四性检测等）等。

文档一体化功能模块层在本平台的实际运行期间，能够面向用户提供档案知识化与智能化、智能检索、档案知识门户、档案知识地图、档案知识组织与分类等多样服务，依托DMS与ERMS的融合与配合使用，可以实现对档案内容数据的管理，支持用户在该平台完成不同格式的电子文件档案的在线查阅、内容检索，便于用户在更短时间内以更为便捷的方式在该平台内获取所需要的档案文件。

（4）系统业务一体化呈现层

在本系统的业务一体化层次中，主要针对不同类型的档案开展统一汇总与分类保存，包括文书档案、实物档案和特殊载体档案等，涵盖的档案资料内容包括医疗、个人、科研、设备、财会、培训以及基建等。

2.文档一体化业务流程设计

建立电子文档阶段，基于DMS子系统的应用完成文件管理，并在各个业务子系统集成的支持下实现对原始文件的自动获取。经过文件管理子系统，利用手动或是自动的方式选择文件数据分类，实施预归档以及期限鉴定，并在完成格式转换处理后实施预归档。自动转入ERMS子系统模块，在整理编库内批量导入相应文件档案，依照档案管理的流程标准实施相应档案的逐步处理，形成电子档案签名。在元数据规则的支持下，开展高级检索及知识图谱计算，形成档案知识库内容，为后续档案知识拓展管理子系统内容的丰富与拓展提供支持。

3.主要功能单元设计

（1）查询功能单元

在平台的查询界面输入关键词，就能够根据登录人员所具有的权限以及后台存储的文件档案目录，迅速完成所需档案文件的调取。在查询功能单元，面向个人用户与管理员之间提供了不同的功能服务。其中，基于个人用户的权限设定，该单元可以提供个人档案查询以及个人档案打印服务。基于管理员的权限设定，该单元可以提供查询、档案打印、批量查询以及数据分析服务。

（2）档案管理功能单元

基于个人与部门的档案文件日常维护，在该平台开设了档案管理功能单元。在该平台的档案管理功能单元中，面向个人用户与管理员之间提供了不同的功能服务。其中，基于个人用户的权限设定，该单元界面可以提供数据录入、数据修改、临时保存以及提交服务；基于管理员的权限设定，该单元界面可以提供数据录入、数据修改、临时保存、批量管理以及提交服务。

（3）权限审核

对于权限审核功能单元而言，其主要面向医院档案管理部门的日常工作而开发，所设定的功能包含待完成审核管理、已通过审核管理、已驳回审核管理、申请列表查询以及意见反馈等。

在平台的权限审核实践中，所设定并遵循的权限审核流程如下所示：系统作业权限申请由上级主管审核，在审核未通过时驳回申请，并返回表单，再次发出系统作业权限申请，在上级主管审核通过后，由档案管理工作人员审核，在审核未通过时驳回申请，并返回表单，再次发出系统作业权限申请，在档案管理工作人员审核通过后，由档案管理部门主管审核，在审核未通过时驳回申请，并返回表单，再次发出系统作业权限申请，在档案管理部门主管审核通过后，批准获得权限。

4.医院文档一体化建设

（1）档案工作全流程支持

医院科技档案形式多样，如文字、影像、图表和视频等，收集时需注重完整性，才能为后续查用夯实基础。该管理平台提供多样化的采集方式，如扫描新建、属性录入新建、导入Excel表批量新建以及批量上传等，无论是实体还是数字档案，都能够方便、快速地完成采集。在实践中，医院可以在该平台上完成档案从采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研以及注销等全生命周期管理。

（2）档案业务分级管控

医院档案涉及医院的研究课题、项目等，重大科研成果需依照国家相关规定密级区分，实施合规管理。在平台提供了档案业务分级管理功能，其中的每一份文件乃至每一条信息都可以设定相应密级，只有具备相应权限的人员才能访问。并且，不同密级的文档可以设定不同的审批人，依据相关保密规定实施合规化管理，更好地保障医院机密信息的安全。

（3）虚实结合的智能化库房管理

搭建虚拟化库房，结合条码扫描出入库、库房档案清点等工作环节的设定，降低人工操作的复杂程度以及实际工作量，减少人工操作出错率，提高管理工作的总体效率。

（4）档案利用服务的多种渠道

该平台面向档案利用服务的开设提供了关键词检索、全文检索、类自然语言搜索等多种方式，支撑用户快速定位所需档案，如病历记录、临床研究资料以及科研项目成果等，为医务工作提供借鉴。搜索结果依权限展示，未具备权限的人员可通过流程申请查阅，能够让医院档案发挥更大的现实价值。同时，该平台具有档案编研功能，支持医院灵活、高效地开展各种编研活动，将数字化的档案及相关材料，按需发布成专题目录或思维导图式的编研成果。

（5）开放生态式的支撑平台

平台应用面向服务的体系架构（SOA），并将大量可重用组件投放在基础支撑平台，充分满足医院多样且动态变化的业务定制需求，促使医院档案管理平台与第三方业务系统之间的无缝对接。

（6）安全可控的体系建设

基于相关规范要求组织开展对档案信息的安全防护，确保电子档案来源、管理与技术更为可行，并保证相应信息长期性可用。平台从网络、应用以及管理等多层次入手，维护了医院档案信息资源的安全性与可控性。

六、结语

综上所述，基于文档一体化推进医院档案智慧化管理，是当前加速开展医院档案管理工作改革的重要举措，依托对应平台系统的开发与应用，实现了医院档案管理的信息化、智慧化建设，深入融合医院文件与档案管理，推动了医院档案管理的升级。

在实践中，需要围绕医院各个科室的实际档案管理与利用需求，开发档案管理系统功能，并优化设计院文档一体化业务流程，建设安全可控的管理体系，保证系统平台覆盖医院档案管理工作的全流程，推进对不同档案的分级管理，加速推进医院档案管理工作信息化、智慧化与规范化建设。

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作者简介：林英华（1975—），女，汉族，福建宁德人，本科，副研究馆员，研究方向：医院档案管理。