档案馆库房一体化智能管理探究

摘 要：档案馆，顾名思义负责档案资料的收集、整理、保管、利用与研究的重要机构。其不仅承载着历史的记忆与文化的传承，还为社会各界提供档案查询、参考和咨询服务，是连接过去与现在、促进信息交流与知识共享的桥梁。传统档案馆是以纸质档案形式在特定库房展开保管，在需要调阅、使用时通过人工方式查找，耗费了大量的人力及时间成本。并且，纸质档案库房对保存空间的温度、湿度等有着严格的要求，稍有疏忽可能导致档案资料的破损、遗失等问题。随着信息化时代的到来，各项信息技术日益成熟并在各行各业得到了广泛应用，档案馆库房管理模式也随之发生了改变，传统档案馆库房管理方式也正在向一体化智能管理模式转变。文章通过对档案馆库房管理现状及存在的问题展开分析，探索档案馆库房一体化智能管理的有效路径。

关键词：档案馆；库房管理；智能一体化

中图分类号：G270.7 文献标识码：A

档案是每个企事业单位自创立以来，在不断发展与壮大的历程中，各类信息、数据以文字、图表、影音视频等多种形式的真实、完整记录。它们不仅承载着历史的真实性，还具备高度的完整性，是企事业单位宝贵的知识资产，具有极高的利用价值和历史意义。因此，档案管理在企事业单位管理工作中占据着重要地位，是不可或缺的重要组成部分。档案管理工作涵盖了档案收集、分类、归档、保存等环节，每个环节都遵循着严格的管理制度和工作模式，任何环节的疏漏或不足，都会直接影响档案管理工作的整体质量和效率。

随着我国经济建设的蓬勃发展，档案馆在20世纪五六十年代逐步建立并迎来了迅速发展的黄金时期。档案馆的核心职能无疑是档案的收集和保管。在信息化时代到来之前，档案馆对档案的保管方式主要依赖于纸质档案。包括了对纸质档案的细致收集与科学归类，随后将其妥善存放于特定的库房之中。当需要使用时，工作人员会通过人工查找的方式，从库房中检索出相应的档案，将其取出，交使用者手中。这一过程不仅烦琐复杂，且极易受到人为因素的干扰，导致纸质档案出现破损、丢失等情况。考虑到大部分纸质档案原件的唯一性与不可替代性，一旦遗失，带来的损失将是难以估量且无法挽回的。为了应对这一挑战，档案馆不得不投入巨大的人力与物力资源，专注于档案库房的管理工作，不仅造成资源的严重浪费，还给档案馆带来了沉重的运营负担。

一、档案馆库房传统管理模式中存在的问题

1.库房管理制度不完善

档案馆库房传统管理模式是以纸质档案的收集和保管为主要工作内容。人工管理方式没有完善的管理制度予以制约，极容易发生人为原因导致的工作失误。缺乏严格的管理制度，库房管理人员在收集档案时会出现资料收集不完整、对档案资料的真实性缺乏必要的核实，从而导致档案资料的完整性和真实性缺失。在对档案分类保管时，会出现分类不清晰，保管放置区域不明确甚至是放置错误，为之后档案查找、利用带来了不便。

2.档案库房建设缺乏标准化

档案库房为了更好地保存纸质档案，在建设中有明确的标准。针对纸质档案的特殊性，库房在湿度、温度控制上有明确的标准，在建设过程中如果没有严格按照标准施工，容易造成因湿度过大、温度过高导致的纸质档案脆化、受潮、腐蚀等严重问题。尤其是在我国一些地级市及区县级档案馆中，由于投入资金有限以及相关人员对档案工作重视程度不足，这些档案馆的库房在设计与建设过程中往往未能严格遵循标准与规范。这种偏差不仅限制了库房设施的完善程度，还直接增加了纸质档案在保管过程中受损或管理不善的风险，对档案的安全性与完整性构成了潜在的威胁。

3.档案馆库房管理人员素质欠缺

档案馆在我国拥有悠久的历史，然而，其对于社会与国家的关键性作用直至我国经济蓬勃发展后才逐渐得到社会的广泛重视。在成立初期，由于档案馆管理制度不完善，对档案的社会价值和经济价值认识不足，导致对档案库房的管理缺乏足够的重视，库房管理人员大部分由档案馆内部闲散人员担任，缺乏足够专业的保管、维护知识和负责任的工作态度，因人为因素导致的档案破损、丢失现象时有发生，尤其是孤本档案的破损、丢失，带来了不可估量的损失。

4.档案馆库房安全管理意识欠缺

档案因其独有的真实性与完整性，具有极高的使用价值和经济价值，其社会价值也随着我国市场经济的发展得到重视。伴随着市场竞争的日益加剧，各类蕴含高价值的档案也成为不法分子窥视的目标。在传统档案馆库房管理中，因为管理人员的责任感缺失、个人受利益诱惑而导致的档案被窃取、丢失等情况屡禁不止，给社会和单位造成了巨大的经济损失。信息化时代，计算机、互联网的广泛应用，将网络安全问题推到了万众瞩目的地步。因此，档案馆库房的安全管理已经成为档案馆重点关注的问题。

随着我国社会信息技术的广泛应用，尤其是计算机、互联网应用的不断深入，无纸化办公、电子商务等应用范围不断扩大，电子文档的数量急剧攀升，档案管理模式也从传统纸质实体档案保管向电子档案和纸质档案双重保管模式转化，对档案馆库房管理模式提出了新的要求，档案馆库房管理向数字化、智能化方向发展，是新时代发展的要求，是顺应时代发展的必然趋势。

二、档案馆库房一体化智能管理的必要性

1.信息化时代发展的要求

进入信息化时代，社会各界积极投身于轰轰烈烈的信息化建设，作为档案收集和保管的核心机构，我国各级档案馆也紧跟时代步伐，加入了信息化建设的洪流。各级档案馆要把信息化建设摆在工作的首要位置，档案信息化程度已成为衡量各级档案馆档案管理现代化水平的重要指标。信息化档案管理有利于档案信息资源的收集、保管和利用，与传统纸质档案资料相比较，信息化档案的最大优势是能够通过信息技术彻底改变档案的保管和利用方式，通过网络可以迅速流动，打破了档案利用时间和空间的限制，加速档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能的转变。只有实现信息化档案管理，才能使档案馆从封闭走向开放，实现档案信息资源的合理配置和现代化管理的需求。

2.社会形势的必然要求

无纸化、自动化办公的浪潮以及互联网的普遍应用，给人们的工作和生活带来了便利性，改变了人们的生活和工作的方式，也给档案馆工作带来了巨大冲击。档案馆的馆藏以百万、千万计算，是社会不可或缺的丰富且极具使用价值的数据资源宝库，这些珍贵的档案资料如果不能为社会和广大群众所利用，将是巨大的损失和浪费。因此，加强档案馆信息化建设势在必行。此外，档案资料的载体变动要求档案馆加快信息化建设的步伐。当纸质档案逐渐被电子档案所代替，档案馆档案收集、保管和利用的方式也将出现巨大转变，而解决此问题的关键就是要加强档案馆信息化建设。

3.提高档案利用率的必然需求

信息技术的应用，将传统纸质档案转化为电子档案，而互联网的广泛应用则打破了档案资源受时间、空间限制的壁垒，实现了真正的资源共享。档案资源因其完整性、真实性的特点以及蕴含极高的利用价值和经济价值，已被社会各界人士充分认识，对档案资源利用的需求日益攀升，成为当下社会发展的重要趋势。传统的档案管理模式受人工影响较大，缓慢的查询、调阅速度，烦琐的工作流程已被广泛诟病。因此，加强信息化管理模式，将信息技术不断应用于档案管理，可以大幅提高档案的检索、查询效率，从而进一步提高档案利用率以及档案馆服务质量，满足社会大众的实际需求。

三、档案馆库房一体化智能管理的迫切性

档案馆信息化建设的不断推进，促进了档案馆资料保存、调阅质量的极大提升。但作为档案馆管理人员应明确地认识到在档案馆信息化建设过程中，库房智能化管理建设相较于其他领域而言，确实是亟待加强的短板。在当前信息化大环境下，档案馆管理人员和技术人员要确定以档案馆库房智能化实践发展为目标，开展专业技术研究。

1.开展档案管理信息化建设

传统的档案管理方法技术性较低，很难达到信息化档案管理整体效果。例如，存储信息化档案的计算机房对于环境有着较高要求，而传统档案馆环境控制方法无法达到其要求，造成档案管理质量的下降。

2.提升档案保存环境质量

无论是纸质档案还是电子档案，对于保存环境都有一定的要求。特别是保存年限的提升，纸质档案受到环境因素影响造成的非人为损害现象在档案管理中是常见问题。因此，对利用智能化环境控制措施、提升档案保存环境控制质量，成为档案管理技术研究的重要内容。

3.提升档案管理安全性

近年来，随着各类档案管理问题的出现，因人为问题、火灾事故等情况造成的档案丢失、损坏问题出现频繁。为了解决这一问题，档案管理者要提升档案管理安全性，加大安全管理工作力度。

四、档案馆库房一体化智能管理体系建设路径

进入信息化时代，5G基础设施建设的不断推进，进一步提高了信息传递的效率。在此背景下，各行各业广泛应用各项信息技术，信息化建设已经成为当前的热门话题。档案馆的档案管理工作也在这个过程中积极推进信息化建设，越来越多的信息技术开始应用于档案管理，推动了档案管理工作的全面开展。与此同时，信息化建设本身是一项动态、系统的工程，其必然需要密切围绕信息技术发展动态不断地优化调整，才能够充分发挥信息技术的作用。因此，应构建“三位一体”的档案安全防范体系，推进档案馆库房一体化智能管理成为各级档案馆研究的重要内容。

1.推进智能管理系统建设

档案库房一体化智能管理的开展，智能管理系统的建设是基础所在，只有通过智能管理系统的应用，才能够有效串联档案管理工作中的各个环节与流程，从而显著提高档案管理的工作效率，并为档案库房一体化智能管理的有序运行提供坚实保障。对于智能管理系统的建设，主要是结合各级档案馆实际情况以及信息化建设动态，积极引入各种新兴信息技术，针对智能管理系统各个模块展开有效的串联，并主动与各方对接，全面提高档案库房一体化智能管理的效率。在此基础上，档案馆还应优化设计智能管理系统，保障其能够满足以下要求：一是保障智能管理系统的可操作性。档案库房管理系统的设计需兼顾档案馆与用户群体的双重需求，界面尽可能保持大方、简洁，具有良好的人性化设计；二是系统还应严格确保实时性。鉴于档案库房一体化智能管理涉及大量档案数据的即时交互与沟通，智能管理系统应无缝衔接各个管理流程，利用先进的信息技术，对档案信息数据的采集、筛查、分析及存储等各个环节展开及时、动态的处理，以确保整个管理流程的高效运作与信息的即时更新。

2.智能密集架控制系统建设

档案库房一体化智能管理的核心在于全面提高档案检索、调阅、整理的效率，有效提高档案库房一体化智能管理的服务水平。这就需要档案馆在推进档案库房一体化智能管理的过程中，针对档案库房展开全面的改造处理，可以尝试引入智能电动密集架，其本身的抗干扰功能极为突出，能够直接与手持PDA、电脑终端连接，且系统也会在此过程中不断更新，能够不断迎合智能化建设需求。与此同时，智能电动密集架作为重要工具，能够显著增强档案库房一体化智能管理的效能，可按需灵活切换至手动或智能模式，完美契合档案库房一体化智能管理的多样化需求，从而进一步加速档案检索、调阅及整理等流程，提高整体工作效率。

3.档案库房环境一体化智能管理系统建设

在档案管理实践中，环境控制的主要工作由档案馆库房环境智能管理系统与空气综合治理系统一体化监控系统完成。该系统在实际工作中主要包括了以下三个部分：

（1）一体化环境监控系统，主要用于温湿度控制

其主要是利用计算机统一的控制室内温湿度、空气环境。主要设备包括温湿度监测仪、空气检测仪、网络系统、中央处理器、空调、加（除）湿设备、排风过滤设备以及附属的环境监控系统，如室外气候监测器、云远程控制设备等。这类设备通常整体造价和环境控制质量与自动化水平较高，能够确保实现真正的恒温恒湿控制要求，对于保护档案等敏感材料至关重要。同时，一体化技术的应用在实践中整体成本也小于传统的独立控制系统。

（2）漏水监测系统

漏水问题会对于纸质与电子文件造成较大的破坏。因此，档案馆需要在门窗、水管与取暖设施以及屋顶等重点部位对漏水情况实施监控。目前，漏水监测方式分为定位漏水监测系统和非定位漏水监测。漏水检测系统一般包括漏水感应器和漏水控制器两部分，现阶段的漏水检测感应器应用最多的是多芯线缆。控制器检测多芯线缆组成的回路电阻，通过回路电阻的变化来确定是否漏水，并发送出漏水报警信息和系统故障信息。

（3）档案消毒系统

长期保存的档案常因岁月侵蚀而面临霉菌滋生、有害微生物繁殖及害虫侵扰的难题，这些问题长期困扰着档案管理人员。通过设计安装消毒室及消毒设备，实现档案实时消毒、档案库房消毒净化、专门档案消毒处理等多功能杀虫灭菌系统，该系统主要包括化学与物理消毒两种模式。鉴于化学消毒会对纸质档案造成一定破坏，物理消毒方法已成为目前最常见的消毒方式。在众多的物理消毒模式中，臭氧加药物熏蒸与真空充氮消毒因其在性价比方面的显著优势，被广泛采用为常见的消毒方式。相比之下，60钴r辐射消毒技术尽管高效，但由于其成本较高，目前仍处于实验与推广阶段，尚未普及应用。

4.档案库房安全管理

如上所述，档案本身具有极高的社会价值和经济价值，档案库房一体化智能管理的开展，安全管理是不容忽视的问题。档案馆库房安全管理系统智能化发展，是监控智能化发展的重要组成部分。在其实际应用中，主要构成包括消防监控、治安监控两个系统。

（1）消防监控系统

消防监控系统是针对档案馆消防事故，监测、消防以及报警的整体系统，消防技术是其核心的技术内容。目前，档案馆较为常见的消防措施包括气体灭火和细水雾系统消防措施。使用中发现，大部分的气体消防技术虽然消防性能较好，但是也具有成本高、技术稳定性差、环保性差等缺陷。与之相比较细水雾消防系统其整体性能较高，安全环保，日常维护费用得到了有效降低，是当前档案馆消防首选技术。

（2）安防保护系统

安防保护对于提高档案馆的安全性起到了不可忽视的作用，包括门禁系统、治安摄像监控设备以及红外监控系统等整体化的监控系统，成为档案馆安全建设的重要内容。通过门禁系统的设置实现核心区域和房间通道的授权进出，保证控制部分的财产和人员的安全。在档案馆建筑中，库房、机房和财务等重要部门都需考虑设置门禁系统。在监控系统中，其最为重要的设备是各类监测设备。因此，技术人员采用了智能整合化的监测控制系统，库房开展安全控制处理。

例如，在监控设备配置中，技术人员可以采用红外可选择摄像头、手机报警技术以及智能化中控室技术。在成本可控的情况下，档案馆库中的监控摄像设备需尽量采用高清分辨率的摄像头，提高档案馆整体安防技术水平。特别是查阅室等档案与外部人员接触较多的区域，要考虑高清摄像头安装的密度和角度，便于出现问题时的取证。

5.加强档案管理人员的培训教育

在推进档案库房一体化智能管理的过程中，尽管智能技术已成为档案馆日常工作的主要支撑，但鉴于该领域涉及的新兴技术种类繁多且日新月异，对档案库房管理人员的能力要求也随之水涨船高。为了进一步提升档案库房一体化智能管理的效率和服务品质，加强管理人员的培训教育工作显得尤为关键。档案馆必须致力于提升管理人员的信息素养，确保他们不仅精通档案管理知识，还能熟练操作各类智能化设备和软件，进而巩固并持续优化信息化管理模式的实施成果，为档案馆的现代化转型与发展奠定坚实基础。

具体而言，档案馆应通过以下两个方面的措施，全面加强管理人员培训教育工作：一方面，针对现有管理人员，建立一套系统、规范的培训教育体系，建立入职培训、定期培训、高校委培等模式，综合利用多元化的培训教育模式，强化现有管理人员档案管理专业知识的同时，致力于弥补其在信息化素养方面存在的不足，使现有管理人员具有良好的信息敏感性，能够在档案库房各项管理工作中有效利用各种新兴信息技术，并通过熟练的操作智能化设备，提高档案库房服务水平；另一方面，档案馆还需要有针对性的调整人力资源管理体系，针对薪酬体系、福利体系、晋升体系等实施全面的优化调整，在激发现有管理人员主观能动性的同时，能够吸引更多的社会人才进入档案管理队伍，包括档案管理人才、信息化人才、服务人才、综合型人才等，以此来促进管理队伍综合素质的全面提升，更好地服务档案库房一体化智能管理。

五、结束语

综上所述，现代社会的不断发展与互联网影响力的不断提升，智能化已经成为各行各业深入探索与实践的关键领域与核心内容。在此背景下，将档案库房与“互联网+” 深度融合，使传统档案管理得到改善与创新，实现便捷性、安全性、完整性以及有效性的特点。随着时代不断进步，档案库房一体化智能管理是发展的必然趋势。因此，在全面推进档案管理信息化建设、智能化建设的过程中，紧密贴合档案管理工作实际与信息化建设最新动态，积极拥抱并引入各类新兴技术。充分结合档案管理工作实际、信息化建设动态，通过构建先进的智能管理系统、智能密集架控制系统以及档案库房环境智能管理系统，并强化档案库房的安全管理，注重管理人员的专业培训与技能提升，多措并举，确保档案库房一体化智能管理的顺利推进与高效实施，为档案管理工作的现代化转型注入强劲动力。

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作者简介：孟翔（1983—），女，汉族，山东曲阜人，本科，馆员，研究方向：档案管理与利用。