智慧校园环境下的高校档案管理数字化路径研究

摘 要：档案管理是高校管理工作的重要组成部分，高校档案管理内容丰富，管理价值较高，要求高校重视档案管理工作的优化。智慧校园作为高校发展的现代化趋势，能够提升校园管理质量，因此，高校档案管理工作需要融入智慧校园体系，以实现档案管理数字化。通过应用物联网、云计算等技术，高校档案管理数字化能够提升档案管理效能。文章基于智慧校园，就高校档案管理数字化路径展开研究，以此为高校档案管理工作提供相关参考，提高高校档案管理服务能力。

关键词：智慧校园；高校档案管理；数字化路径；措施

中图分类号：C931.9 文献标识码：Ａ

数字化技术、信息化技术在高校的应用不断增加，推动着高校的现代化发展，智慧校园应运而生。新时代对于智慧校园的建设，最为核心的是如何高质量运用信息技术与数字化技术等，为档案管理提供数字化平台和数字化工具。在数字化时代，高校基本实现了档案信息的快速检索、共享、存储，不但提升了档案的管理效率，也使档案可靠性和安全性得到进一步增强。

一、智慧校园与高校档案管理数字化建设

1.背景

在时代发展过程中，高校管理要紧跟时代步伐，与时俱进，顺应时代发展要求，以保障高校管理体系满足各项管理需求。智慧校园能够依托物联网、/MLlNzaX6HqWfgQyaNZ/7A==信息技术，融合学生学习、教师教研和校园管理等工作，对提升高校管理效能十分重要。档案管理是高校管理的重要组成部分，档案沉淀学校记忆，服务学校发展，服务师生员工，其工作水平也是衡量学校教育管理水平的一项重要标志。因此，高校档案管理工作非常重要，应不断提升档案利用价值，优化与创新档案管理模式。目前，智慧校园环境下的高校档案管理数字化建设成为当务之急。

2.智慧校园

智慧校园基于各类技术的支撑，使学生、教师各主体能够更加便捷地参与学校教学、科研等各项管理。例如，学生可以依托智慧校园展开图书馆选座，提前锁定学习位置；教师通过智慧校园实行学生管理，对学生学习考勤、生活情况展开数据分析；领导可以通过智慧校园灵活查阅各类档案，促进各类工作有效进展。由此可知，智慧校园能够为高校内部各项工作提供便利。

3.高校档案管理工作

高校档案管理内容十分复杂，门类包含党政档案、教学档案、教研档案、人事档案以及基础建设等，档案形式包含图片、文字、声像和实物等，不同门类和形式的档案管理要求不同。将现代化档案管理与数字化技术融合，可以合理配置档案信息资源，实现档案管理工作的智能化，从而提高高校档案管理工作效能。

二、高校档案管理数字化建设的价值

1.提高档案管理效率

在时代发展中，档案管理数字化建设已然成为档案管理工作的主要趋势，能够确保档案资源的高效利用，助力高校档案管理效率的提高。

在高校档案管理过程中，会不可避免地出现各类重复性工作内容，在纸质档案管理的情况下，档案管理工作效率不高。与传统档案管理模式相比，档案管理工作数字化模式优势明显，可以依据信息技术，自动分类管理档案内容，减少时间、空间和人力的投入。利用数字化平台，能够实现线上档案的查阅与下载，使各_{a1X3fUw6KbiMk35kOdWc/A==}项工作开展更便捷，并能避免档案丢失等问题，档案资源整合更加高效，轻松实现档案管理。总之，高校档案管理数字化工作效能价值明显。

2.实现档案服务共享

数字化档案管理能够实现档案服务的共享，档案服务范围不受校园档案馆的约束。借助信息化等技术，档案管理工作能够实现服务范围的拓展，对落实档案管理工作的共享具有重要意义。

智慧校园是基于网络技术所实现的线上校园平台，平台内部功能性较强，能够实现学生跨区域打卡、预约等功能，借助智慧校园，高校档案管理工作的数字化建设也将落实线上管理。通过线上数字化档案资源，学生与教师可以在符合要求且网络安全可靠的情况下，灵活调阅档案资料，实现信息交互与档案传递，能够拓展校内外档案服务范围，有利于教职工相关工作的开展，对整合档案资源、挖掘档案管理价值具有重要意义。档案服务在共享的情况下，高校档案管理体系也将不断优化。

3.档案信息查阅更加精准

在智能技术体系的构建中，技术与服务器软硬件都在不断更新，也是保障高校档案管理数字化建设的关键。在多种高新技术的加持下，档案信息的标签更加多样，对提高档案检阅效率具有积极意义，也是提升档案调取精准性的关键。

高校档案管理数字化建设过程中，纸质档案开始向数字化档案转变，但由于档案内容存在一定的重复性，导致档案无法被精准调阅。档案资源的调取需要具备精准性，在数字化档案管理工作下，档案标签更加多元，能够结合档案检索信息，为查询人员提供更加精准的档案搜索结果，对提高档案资源利用率具有重要作用。同时，在精准定位档案信息的情况下，整个档案查阅时间也将明显缩短，对提升档案利用价值十分重要。

三、智慧校园环境下的高校档案管理数字化建设问题

1.软硬件设备设施有待优化

智慧校园环境下的高校档案管理数字化建设需要更加先进的软硬件设备设施与技术，以满足海量数据的存储需求，支撑数据库的构建，确保整个数字化平台能够稳定运行。传统的高校档案管理模式以纸质档案管理为主，对软硬件设备设施的需求一般，导致软硬件设备设施的性能无法满足数字化档案管理的需求。

2.档案管理人员认知不足

传统档案管理与数字化档案管理工作方法不同，对档案管理人员的业务能力要求不同。数字化档案管理人员除了要不断提升思想意识和业务工作技能，还要具备数字化档案管理的专业技能，应具备档案管理业务能力与计算机技术等能力。但由于人力成本等因素的影响，大部分工作人员难以满足岗位工作需求，甚至档案管理专业人才匮乏。因此，高校档案管理数字化建设需要高素质的工作人员，以满足数字化管理的要求，提升档案管理工作质量。目前，有些档案管理人员对数字化工作模式的认知存在欠缺，数字化档案管理工作无法落到实处，直接影响高校档案管理工作效能。

3.数字化档案管理标准不明确

目前，由于档案管理数字化建设标准尚未统一，高校应基于学校工作与档案管理的实际需求，进一步规范数字化档案管理体系，从而确保智慧校园与高校档案管理数字化工作的落实。

另外，在领导不够重视，工作缺乏支持的情况下，档案管理效能和服务水平很难满足预期目标。同时，档案管理工作如果缺乏考核，日常档案监管工作也将无法有效落实，无法保障档案管理工作质量，甚至会出现档案管理无序等现象，也是导致档案管理数字化建设出现问题的主要因素。

4.档案信息安全性有待提升

数字化档案管理模式主要依托计算机与互联网，有可能会导致在黑客、病毒等攻击下，难以保障档案安全。高校档案管理人员如果不能快速提高专业技术能力，在档案管理工作平台安全性不足的情况下，就会无法保证档案信息的安全。尤其是在过度依赖第三方安全维护的情况下，一旦出现防火墙失效或者黑客攻击问题，系统将受到影响，将无法保障档案安全，甚至会出现档案丢失、被泄露等问题，甚至会给高校造成一定的损失。

四、高校档案管理数字化建设原则

1.服务性原则

开展档案管理数字化建设是为了提高高校档案服务水平，因此，高校要以师生档案管理需求为主，以此打造特色化高校档案管理工作模式，实现档案管理工作效能的提升，确保各项档案资源能够与智慧校园平台不断融合，为师生提供更加便利的档案管理服务。

2.创新与共享性原则

高校在构建档案管理数字化的过程中，要以智慧校园为基准，创新其服务模式，以增强用户体验感，确保档案管理效能的提升。在广泛应用信息技术的情况下，高校要加强档案管理部门与其他工作部门的联系与沟通，以实现档案信息的共治共享。

3.循序渐进原则

高校档案管理内容较多，且不同领域的档案管理工作等级不同，甚至部分档案涉密，要求档案管理数字化建设要具备循序渐进的原则。可以将档案内容划分，逐步将传统档案转型为信息化档案管理，以此确保高校的档案质量。

4.真实性原则

档案作为对事件、资料的记录，数字化档案管理要保障档案资料的真实性与安全性，确保后续档案利用的价值。为了确保档案信息的真实，高校档案管理部门需要从软硬件设备设施、安全保密技术以及数字化架构等方面着手，以此切实推动高校档案管理数字化进程。

五、智慧校园环境下的高校档案管理数字化建设路径

1.着眼档案管理，完善智慧系统架构

智慧校园作为校园管理的线上平台，在平台使用过程中为确保高校档案管理工作与智慧校园的融合，需要加紧完善当下所使用的智慧系统平台架构，确保其能够支撑海量档案信息的管理功能。

首先，智慧校园系统平台相对成熟，校内工作人员对智慧校园功能架构十分熟悉，在此基础上拓展系统架构比设计全新的档案管理系统更具有优势。因此，技术人员可以依据高校档案管理工作内容，不断优化和完善智慧系统架构；其次，软硬件设备设施作为智慧系统架构的基础，需要大量的资金、技术、人力的投入，学校应确保投入足够的建设资金。再次，技术人员要加紧完善系统功能架构，开展相应的调研，并结合师生需要，打造符合高校特色的档案管理工作系统，为师生提供个性化服务；最后，智慧系统架构的完善属于长期性工作，技术人员要不断将高新技术引入系统架构中，以确保系统运行的安全性与稳定性。

2.开展工作培训，提升档案管理服务质量

培训是提升档案管理人员工作质量的关键，也是确保档案管理数字化建设的基础。在数字化理念下，档案管理工作模式出现了极大的变化，档案管理以信息化平台为主，要求档案管理人员具备信息技术应用能力。

档案管理工作具有专业性与技术性，在选择培训内容的过程中，要依据国家档案人才培育指标、档案法律法规等落实相关内容，以确保高校档案管理工作人员的专业性，提升档案管理工作质量。另外，高校可以招聘一批高质量人才，应具备计算机与档案管理能力，此类复合型人才能够满足高校档案管理数字化工作需求，能够更好地为档案管理工作保驾护航；为提升档案管理人员工作的积极性，要制定奖惩制度，以激发员工的工作积极性，提升档案管理工作效能。

3.提高建设标准，形成完善的档案管理体系

在档案管理工作的数字化建设过程中，档案管理工作要不断梳理，以此为工作人员提供工作标准，确保各项档案管理工作的完成。高质量的档案管理体系能够为各环节工作提供基础，但在数字化背景下，档案管理体系也要随之优化。

第一，档案管理工作数字化建设成员，要统一思想认知，强化对档案管理工作的重视程度，以此从各环节实现档案管理工作质量的把控。在日常的工作过程中，档案管理人员也要形成规范化的领导体系，以就工作流程、工作责任划分，确保数字化档案资源库的不断完善。

第二，档案管理工作要求要不断提升在数字化背景下，高校档案管理模式将不断优化创新，这也就要求在档案管理服务中，要基于数字化功能不断拓展档案服务效能，彰显档案管理资源价值。

第三，以网络化为抓手，档案工作要以信息化工作模式为主，对高校档案管理的现代化工作体系不断完善，确保档案管理工作规范。

第四，高校档案管理数字化建设工作的开展，需要在智慧校园打造背景下，完善档案信息安全管理体系。通过应用先进的技术手段和工具，确保档案信息的完整性和安全性。并定期开展档案人员的培训，让他们对最新的档案技术、档案知识及时了解，并树立良好的信息安全意识，对自身工作的重要性有正确的认识。

4.重视档案安全，构建智慧防御机制

数字化档案管理工作能够助力高校档案资源价值的彰显，同时，也增加了档案管理安全性问题。对此，相关人员要不断提高工作能力，完善数字化档案管理工作平台的智慧防御机制。

高校档案管理工作人员具备丰富的工作经验，在一定程度上提升了档案管理工作的安全性。但值得注意的是，档案管理工作人员要相互监督，严格把控工作细节，以规避各类潜在的风险问题。对于数字化档案管理系统来讲，技术人员要不断提升软硬件设备设施的性能以及防火墙技术，完善对病毒的查杀与处置能力，减少病毒对系统运行安全的影响。同时，对于加密的档案资源要落实密级处理机制，从制度上约束档案管理工作人员，最大化地确保档案信息内容的真实和安全，提升高校档案管理工作质量。

六、结语

智慧校园属于教育信息化的主要途径，利用各类信息技术为学生学习与教师工作提供便利。档案管理属于高校的重要工作内容，在现代化发展趋势下，传统档案管理工作要不断优化转型，高校档案管理数字化建设是提升档案管理价值的关键，需要高校各部门就档案管理数字化路径的落实提供保障。

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作者简介：毛玉霞（1988—），女，汉族，江苏丹阳人，本科，工程师，研究方向：档案管理、工程管理。