基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略研究

摘 要：文章系统分析了电子档案信息资源长期保存过程中所面临的载体易损、格式更新快、数据量大、成本高以及元数据规范化滞后等问题和挑战，并详细阐释了云计算技术在档案电子信息资源长期保存中的重要作用，包括实现存量解决、数据转换、异地备份以及经济高效管理等方面。在此基础上，文章提出了构建基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略，强调应从云架构建设、标准规范化、服务创新和安全保障等多角度制定科学、合理的实施路径，以充分利用云计算技术优势，确保电子档案信息资源的真实性、完整性、可用性和安全性。

关键词：电子档案信息资源；长期保存；云计算技术；保存策略

中图分类号：G270 文献标识码：A

在数字化时代，电子档案信息资源的长期保存成为档案学领域的核心议题。这些资源不仅是社会发展的记忆，还是不可替代的文化遗产。其真实性、完整性、可用性和安全性的长期保持，对于满足社会各方需求至关重要。然而，信息技术的迅猛发展导致档案电子信息资源数量剧增，格式更新迅速，载体易损，对长期保存提出了巨大挑战。此外，元数据规范化建设的滞后、防范风险和灾难恢复能力的不足等问题也亟待解决。因此，长期保存电子档案信息资源不仅是档案界的重要课题，还是国际档案学界关注的焦点。

云计算技术，以其弹性、可扩展、按需和低成本的特点，为电子档案信息资源的长期保存提供了新的解决方案。其能够有效解决存储、处理、服务和安全等问题，实现经济高效的长期保存。因此，研究基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略具有重要的理论和实践价值。

文献综述显示，国内外学者已经对电子档案信息资源长期保存开展了深入研究，涉及概念、特征、问题、技术和方法等方面。国际档案理事会也提出了长期保存的基本原则和技术方法。然而，尽管已有研究提供了理论基础和参考依据，但基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略的研究仍显不足，缺乏系统的理论框架和实践指导。

本文旨在系统分析电子档案信息资源长期保存面临的问题和挑战，并详细阐释云计算技术在电子档案长期保存中的应用。在此基础上，提出构建基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略，从云架构建设、标准规范化、服务创新和安全保障等角度制定实施路径，有助于充分利用云计算技术优势，确保电子档案信息资源的长期保存工作得以有效推进。

一、电子档案信息资源长期保存面临的问题与挑战

电子档案信息资源长期保存是一项涉及多学科的复杂任务，面临诸多挑战。

首先，载体易损与格式快速更新是电子档案信息资源长期保存的一大难题。电子介质，如磁盘、光盘等，因物理、化学及环境因素影响易损坏，其寿命有限，数据可靠性和稳定性随时间降低。同时，信息技术进步促使电子档案信息格式不断更新，如PDF、JPEG等，导致数据可能不兼容或不可读。这种格式依赖特定软硬件的特性，一旦软硬件过时，数据访问性将受影响。因此，需定期执行格式转换、迁移和更新，以保持数据持续可用。

其次，电子档案信息资源的数据量巨大、保存成本高，是重要挑战。其多样化形式、高分辨率和丰富内容导致数据规模攀升，形成海量数据，对存储空间和设备需求大。同时，保存成本高，包括设备设施更新、人员培训、能源消耗及维护等投入，随数据增长和技术发展费用增加。因此，需合理规划优化保存成本，实现经济高效的数据管理。

再次，元数据规范化建设滞后影响电子档案信息资源的长期保存。元数据是描述档案的关键信息，对数据的识别、检索等功能至关重要。然而，当前元数据缺乏统一标准，导致数据一致性、完整性不足。同时，缺乏有效工具和方法也限制了元数据的自动生成与管理。因此，制定合理的元数据标准，开发有效的工具和方法，对于提高元数据管理水平、确保数据完整至关重要。

最后，电子档案信息资源在风险防范与灾难恢复方面存在不足。面临人为错误、攻击、灾害以及技术故障等多重风险，其安全性和可靠性受到考验。缺乏有效风险评估与应对策略，数据保护脆弱。同时，灾难恢复能力需加强，恢复条件复杂且备份手段不足，数据难以完全恢复。因此，需强化风险防范，识别风险源并制定防控策略，提升灾难恢复能力，设定恢复目标并实施有效备份恢复方案与迁移平台，确保电子档案信息资源在风险中安全、灾难后能够完整可用。

二、云计算技术在电子档案信息资源长期保存中的应用

云计算技术作为一种基于互联网的弹性、可扩展且按需获取计算资源的服务模式，对解决电子档案信息资源长期保存中的诸多问题起到了关键作用，并在很大程度上提高了档案信息资源的管理和利用水平，推动了其数字化转型。本部分将从云存储、云处理和云服务实现异地备份及经济高效的保存策略四个方面，详细探讨云计算技术在电子档案信息资源长期保存中的应用价值。

首先，在解决存量问题方面，云存储技术通过互联网将数据分布存储于多个服务器上，实现了电子档案信息资源的大规模远程访问和管理。云存储提供了近乎无限的虚拟化存储空间，通过多副本备份、数据压缩以及去重等技术提高存储利用率并降低成本。同时，借助数据加密、访问控制以及容错恢复机制确保了数据的安全性和可靠性，并支持异地备份与灾备恢复以应对灾难性风险，从而实现电子档案信息资源的持久保存。此外，通过互联网的便捷访问和先进的数据索引、检索技术，云存储极大地提升了档案数据的可用性、可访问性以及多格式支持和展示效果，优化了用户体验。

其次，云处理技术为电子档案信息资源的数据转换和元数据建设提供了强大的支撑。通过虚拟化技术整合分布式计算资源，云处理能够动态分配计算能力，采用并行计算、分布式计算等方式加速数据处理速度，不仅可以支持档案数据的格式转换，解决兼容性和可读性难题，还能够实现平台迁移，保证资源的持久性和及时更新。此外，云处理技术对于自动化或半自动化的元数据生成和管理也极为有利，有效解决了描述不足、组织不合理等问题，确保了档案电子信息资源的一致性、完整性和结构性关联。

再者，云服务创新性地改变了档案电子信息资源的异地备份方式。相较于传统的物理介质复制或专用网络传输，云服务通过互联网提供弹性、低成本的按需服务，包括云存储、云计算等，极大简化了备份流程，提高了备份效率与性价比。云端服务提供商采取多重安全措施保护数据隐私和完整性，并通过多地多副本备份策略保障数据可恢复性和可用性，使得档案电子信息资源异地备份更具灵活性与可扩展性。

最后，从经济高效的角度审视，云计算技术为电子档案信息资源长期保存带来了显著优势。云存储利用分布式架构降低存储成本，根据实际需求动态调整资源用量，节省了购置和维护专用设备的资金投入。与此同时，通过将运维工作转移至专业的云服务提供商，档案部门得以减轻人力、物力负担，减少系统运行的技术风险与压力。更重要的是，云计算提供的强大计算能力和跨地域、跨平台共享特性，不仅提高了档案资源的检索、转换和分析效率，还扩大了档案资源的社会共享范围和影响力，有力推动了档案管理数字化水平和社会服务能力的提高。

综上所述，云计算技术全面应用到电子档案信息资源长期保存的各个环节，有效解决了数据存储、处理、备份和经济高效利用等方面的关键挑战，为档案事业的发展注入了新的活力与可能性。

三、基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略

基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略是档案部门应对新时代挑战和优化档案管理的重要手段。在利用云计算技术的过程中，档案部门需制定全方位的策略以确保档案资源的真实性、完整性、可用性以及安全性。本章围绕云架构建设、云上大数据标准规范化、创新云存证服务模式以及提高云安全运维水平四个方面展开探讨。

首先，在云架构建设方面，档案部门应根据自身的业务特性和资源需求，精心选择适合的云架构模式，如公有云、私有云、混合云或社区云等，并充分考虑云架构的可扩展性、可靠性、可移植性及互操作性，以适应电子档案信息资源动态变化和多元化的需求。建立与云服务提供商间的紧密合作关系，明确双方权责关系，通过合理的服务协议规范服务内容与质量，e504e40c7bf0ef4903188d0a5d31b1a6从而保障档案部门利益与权益，实现云计算资源的最优化配置和利用。

其次，在规范云上大数据标准层面，档案部门着重于构建标准化、一致性和规范性的元数据系统。为此，需确立云上大数据的结构和内容标准，结合电子档案信息资源类型和特征，规定包括标识符、标题、作者和日期等关键元素属性，确保其能全面描述档案的基本信息、结构信息、管理信息及使用信息。同时，遵循国际通用的Dublin Core、METS、PREMIS等标准以及国内相关法规，如《电子文件归档与电子档案管理办法》《电子档案元数据规范》等要求，保证跨平台、跨系统的互操作性和资源共享性。此外，还应建立完善的大数据更新维护机制和质量控制评估体系，确保大数据的准确、完整和适时更新。

再次，创新云存证服务模式对提升电子档案信息资源凭证价值和法律效力至关重要。档案部门采用先进的数字签名、数字水印、时间戳和区块链等云存证技术，确保资源的身份认证、内容保全、时间证明及来源追溯等功能得以有效执行。设计合理且完善的云存证服务流程，建立健全监督评估机制，形成合作的云存证服务网络，与云服务提供商、公证机构和司法机关等多方协作，共同推进统一的云存证服务标准和规范，以期实现服务的协调一致、互认互信及资源共享。

最后，针对云安全运维水平的提高，档案部门应从策略规划、组织建设、技术应用及监督评估等多个维度综合施策。制订契合电子档案信息资源安全等级和保护需求的云安全运维计划，并随云计算环境的变化持续修订完善。建立专业的云安全运维团队并加强人员培训考核，引进先进的云安全运维技术和工具，实现自动化、智能化的安全防护和监控审计。与此同时，健全云安全运维的监督评估机制，定期严格审查运维过程和结果，依据评估结果实行奖惩激励，确保电子档案信息资源在云端存储过程中的安全性和保密性得到有力保障。

四、结论与展望

本研究以云计算技术为核心，深度剖析了电子档案信息资源长期保存所面临的挑战与问题，提出了构建基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略，深入阐述了基于云计算的电子档案信息资源长期保存策略的具体内容和实践路径。

展望未来，应深化云计算在电子档案信息资源长期保存中的应用研究，关注技术创新，评估其成效，提炼最佳实践。同时，完善云计算相关标准和规范，结合我国档案特点，制定适应性强的服务协议与标准，确保云计算服务质量与性能。此外，还应推动云计算在档案保存领域的广泛应用，加强部门间合作，形成协同效应，共同提高我国电子档案信息资源长期保存的整体水平与应对能力。

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作者简介：王苗（1982—），女，汉族，山东淄博人，硕士，馆员，研究方向：档案信息化管理。