“互联网+”联合PDCA循环在医院档案管理中的应用

摘 要：通过观察并探讨医院档案管理工作中“互联网+”与PDCA循环管理方法的联合应用效果。研究组工作人员对档案管理流程、档案管理有效性、档案管理实效性以及管理强度等各方面的满意度展开评分。研究认为，医院档案管理过程中贯彻落实“互联网+”联合PDCA循环管理方法，能够显著提高档案管理效果，提升工作人员的满意度，医院可以更加有效、准确地管理档案资源，为医院的发展提供有力支持。

关键词：医院档案管理；互联网+；PDCA；满意度

中图分类号：G271 文献标识码：A

随着信息技术的迅猛发展和医疗改革的持续深化，医院档案管理面临着诸多挑战和机遇。传统的档案管理模式已经无法满足现代医院对档案信息的准确性、及时性和共享性的要求。因此，探索新的档案管理模式和方法成为医院管理领域的重要课题。在此背景下，“互联网+”联合PDCA循环的管理模式应运而生。互联网技术的快速发展为档案信息的采集、存储和共享提供了便利，而PDCA循环作为一种科学的管理方法，有助于提高档案管理的系统性和持续性。将两者相结合，不仅可以实现档案管理的数字化和信息化，还能通过持续改进和优化管理流程，提高档案管理的效率和质量。此外，医院档案资源作为医院内各科室业务工作的重要组成部分，具有保持、考察及利用价值。档案内容包括党群管理、医学科研、行政管理、医疗管理和基础建设等多个方面，内容体系较为繁杂，容量较大。因此，如何在医院档案管理过程中根据院内科室工作情况开展创新，实现档案管理的科学化与规范化，也是当前有待解决的问题。基于此，在互联网背景下，借助新科技创新档案管理工作显得尤为重要。

一、一般资料与方法

1.一般资料

2022年01月至05月，对我院300份档案开展常规管理并纳入常规组。其中99份人事档案、103份文书档案、76份实物档案、22份其他档案。2022年06月至12月，对我院300份档案开展“互联网+”联合PDCA循环管理并纳入研究组。其中97份人事档案、105份文书档案、77份实物档案、21份其他档案。两组档案数量、档案类型等一般资料匹配度较高，可比性充分，检验结果P值＞0.05。

首先，纳入标准。

（1）档案类型：纳入研究的档案应包括但不限于病历档案、行政档案、人事档案和科研档案等，确保各类档案都得到充分考虑和应用。

（2）档案管理系统：使用的档案管理系统应具备互联网接入功能，能够实现档案的数字化和信息化管理，支持档案数据的快速共享和交流。

（3）PDCA循环应用：在档案管理中应明确实施PDCA循环，包括规划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和行动（Act）四个阶段，确保档案管理的持续改进和优化。

（4）档案管理人员：应具备专业的档案管理人员，熟悉档案管理流程，能够熟练运用互联网技术和PDCA循环开展档案管理。

（5）数据质量：档案数据应完整、准确、规范，符合相关标准和要求，能够支持医院管理和决策的需要。

其次，排除标准。

（1）档案类型：对于特殊类型或敏感性的档案，如涉及患者个人隐私或医院机密的档案，应予以排除，以保护档案的安全和隐私。

（2）技术限制：如果使用的档案管理系统无法接入互联网或不支持数字化和信息化管理，则无法纳入研究范围。

（3）管理不规范：没有明确实施PDCA循环或管理流程混乱，则无法保证研究的科学性和有效性。

（4）数据不完整或不准确：档案数据存在严重缺失、错误或不一致性，则无法支持研究的准确性和可靠性。

2.方法

常规组300份医院档案开展常规管理，包括：

（1）档案收集：是档案工作的起点和基础。档案收集任务包括汇总来自不同科室、部门和员工的档案，以保证一切重要资料能够被全面纳入。

（2）档案管理：需依照既定的规章和分类准则，对收集的档案开展条理化管理。包括分类、组合、排列、编号和基本编目，使档案有序化，便于后续的检索和利用。

（3）档案鉴定：通常涉及判断档案的真伪和价值。对于有价值的档案，需要做好鉴定记录，以便后续的利用和管理。

（4）档案存储：将整理好的档案妥善存储。包括选择合适的存储介质和存储地点，确保档案的安全性和可访问性。

（5）档案利用：根据医院的需要和规定，提供档案的利用服务。包括档案的借阅、复制、查询等，确保档案能够得到有效的利用。

研究组300份医院档案开展“互联网+”联合PDCA循环管理。

（1）P（计划环节）。召开小组讨论会，分析和总结既往管理过程中出现的相关问题，如硬件条件设施不完善、部分工作人员不清楚管理要求及管理过程、工作岗位设置复杂、日常任务重而忽略了对医院档案的管理、专业能力尚待提升、医院档案管理体系不健全、信息化管理水平较低等，确定管理问题之后，进一步深入分析原因并加以探讨。医院档案管理问题多，究其原因是管理模式有待创新、管理决策层重视程度不足和信息化管理水平较低所致。因此，在年度工作计划当中，应将医院档案管理工作作为重点考核项目，不断完善规章制度，明确工作岗位权限、范围和责任，使各项管理流程透明、清晰。与此同时，为了提高信息化管理水平，应配备专用办公室、打印机、无线网络和电脑等硬件设备设施，专门负责医院档案信息化管理，并开发线上管理系统，组织工作人员学习互联网技术，熟练运用电脑，以促进医院档案管理规范化、科学化、标准化与信息化开展。

（2）D（实施环节）。由领导负责监督档案管理工作，以确保各项操作有序、高效落实。通过集中管理，不断提高工作人员的管理能力，调动主观能动性，使主动参与技能培训，学习管理新规范，从而拓展自我认知，及时掌握新时代发展背景下的管理动向。在收集档案期间，应要求工作人员明确归档范围、档案内容，尽可能地避免收集无任何效用的档案资料，最大限度地满足资料收集新规定。医院还应配备专门的档案室。

另外，利用互联网技术、计算机技术，研发设计档案管理系统，以提高人事档案信息化管理水平。在既往医院管理过程中，大部分的档案归档后很少会根据具体情况加以完善，以至于档案信息缺失与不完整。因此，医院应当集中梳理各类档案，及时列出信息缺失、不完整的档案，以纸质形式联系档案负责人，要求负责人立即完善、补充与修改。

（3）C（检查环节）。主要检查实施环节的管理效果，并对其加以评估和验证，对于实施环节的执行情况，给予全面、翔实的记录，及时分析、总结实施环节出现的问题，如果实施环节贯彻落实了计划目标，则汲取经验，进一步推广。如果实施环节并未落实计划目标，则从不同方面逐一分析、审核，明确原因，并将检查结果与绩效考核挂钩，从而充分调动工作人员的主观能动性，使其积极参与档案管理工作。另外，根据医院档案管理的实际状况，每个月或每个季度召开一次协调会，加强各职能部门的沟通交流，互相分享资源，并向相关科室征询意见，为后续管理工作提供指导。

（4）A（处理环节）。完善每个管理岗位的职责权限，逐步健全管理制度，以科室为单位，确定每个科室主要负责人的职责权限，若是发现档案信息缺失、信息收集出错等问题，问责科室主要负责人，从而加大各方人员的监督力度，以确保档案信息完整、信息收集正确。

3.观察指标

（1）档案管理效果。各类档案安全保存，归档及时、正确，信息收集无差错，则纳入显效范畴；各类档案存储安全，归档基本正确、及时，信息收集差错少，视为有效范畴；各类档案存储不安全，归档错误、不及时，信息收集差错较多，视为无效范畴。其中，显效+有效的例数占总例数比率，即为总有效率。

（2）满意度。通过调查问卷，由档案管理工作人员主观评分档案管理流程、档案管理有效性、档案管理实效性、管理强度等各个方面的满意度，各项评分0～10分，评估分值越高，说明满意度就越高。

4.数据统计处理

运用统计学软件（SPSS22.0版本）检验处理研究组、常规组的定量资料、定性资料，其中，以均数（Mean Value）加减标准差（Standard Deviation）（）形式描述档案管理满意度等定量资料，组间t检验；以[例（n）、百分率（%）]形式表述档案管理效果等定性资料，组间x2检验；以P值描述组间数据检验结果，当P＜0.05时，说明两组结果有差异意义。

二、结果

1.观察比较两组档案管理效果

研究组档案管理效果较常规组更高（P<0.05）。见表1。

三、讨论

新时代，对医院档案管理效率以及实效性的要求越来越高，围绕医院中心开展档案管理工作，深入改革管理体系，夯实基础的管理服务，进一步拓展档案功能，从而为医院发展打下坚实的基础显得很有必要。在本研究中，研究组档案管理效果为98.67%，明显高于常规组档案管理效果82.00%（P<0.05）。说明“互联网+”联合PDCA循环管理方法对医院档案管理效率具有显著的提高作用。因为联合管理模式新颖，通过数字化和信息化手段，实现了档案的快速录入、检索和利用，因而能够最大限度地开展资源整合，提高医院档案管理效率，缩短档案处理的时间，从而满足新时代发展需要。与此同时，研究组工作人员对档案管理流程、档案管理有效性、档案管理实效性以及管理强度等各方面的满意度评分较常规组更高，两组之间存在明显差异（P<0.05）。说明“互联网+”联合PDCA循环管理方法受到了档案管理工作人员的高度认可。硬件设备设施的完善、信息化管理水平的提高，进一步减轻了管理人员的工作负担，使其有更多的时间、精力投入档案管理工作中，提升档案管理质量，避免了传统档案管理中容易出现的信息不准确、共享困难等问题ee44f3159c2fb50224ecf144d8a22b47，确保档案数据的真实性和完整性，形成良性循环。通过优化档案管理流程和标准，提高了档案的利用率，使档案在医疗实践、领导决策和制定工作标准等方面发挥了更大作用。

同时，加强了与其他科室和部门的沟通与协助，实现了档案信息的共享和互通。互联网信息万变，发展速度快，为了促使PDCA管理作用最大化，在实际应用过程中应当引起各级领导的重视，持续提高管理能力，以契合新时代发展需求，避免大环境变化而影响医院档案信息化管理水平。

综上，医院档案管理实践期间，基于“互联网+”背景下，与PDCA循环管理方法联合应用具有显著效果，能够进一步提高档案管理效率，提升工作人员的满意度，在医院档案管理中的应用具有重要的实践意义和推广价值。未来，将继续深化研究和实践，不断完善和优化管理模式，为医院档案管理工作顺利开展提供更多的支持。

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作者简介：陈琳（1973—），男，汉族，江苏兴化人，本科，山东省第一荣军优抚医院院长办公室主任，副研究馆员，研究方向：档案管理。