数字化档案管理中信息通信技术的应用探究

摘 要：中央档案馆馆长会议提出要加快推进档案信息化建设，充分利用大数据、云计算以及人工智能等现代信息技术，提高档案管理和服务水平。当前，信息通信技术在数字化档案管理中的应用面临安全保障、技术更新与兼容性和人员技能与培训等难点。文章提出加强安全保障措施、保持技术更新与兼容性、提升人员技能与素养等建议，以期充分发挥信息通信技术在数字化档案管理中的作用。通过信息通信技术的应用，可以实现档案管理从传统手工操作向自动化、智能化转变，提高档案管理效率。通过加密和备份确保档案安全，通过网络共享打破时空限制，提高档案利用率，将有力推动档案管理现代化，为党和国家事业发展提供坚实的档案保障。

关键词：信息通信技术；数字化档案管理；应用；安全；成本

中图分类号：TN91；G270.7 文献标识码：A

2023年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”档案事业发展规划》，提出要推动档案工作高质量发展，加快推进档案信息化建设，提高档案治理体系和治理能力现代化水平。在数字化时代背景下，档案管理工作面临着新的机遇和挑战。一方面，大数据、云计算以及人工智能等现代信息通信技术为档案管理带来了新的发展契机，为提高档案管理效率、确保档案安全、促进档案资源共享提供了有力支撑；另一方面，档案管理工作也面临着诸如技术更新迅速、数据安全风险以及成本投入较大等难点。如何充分利用信息通信技术推动数字化档案管理创新发展、实现档案管理现代化是摆在档案工作者面前的一项重要课题。

一、信息通信技术在数字化档案管理中应用的意义

信息通信技术的快速发展和广泛应用，为档案管理工作带来了革命性的变革。传统的档案管理主要依赖人工操作，存在效率低、易出错以及检索困难等问题。而信息通信技术的引入，使得档案管理实现了自动化和智能化，极大地提高了工作效率和管理水平。

通过使用计算机系统和专业的档案管理软件，可以对海量的档案实行快速、准确的分类和编目，建立完善的档案元数据，实现多维度、多条件的档案检索，节省了人力和时间成本。数字化档案不仅可以长期保存，还可以通过先进的存储技术，实现异地备份和容灾，确保档案数据的安全性。同时，信息通信技术还提供了强大的安全保障措施，如数据加密、访问控制以及操作审计等，可以最大限度地防止档案信息被泄露、篡改或删除，维护档案的完整性和可靠性。

信息通信技术还为档案资源的共享和利用开辟了广阔空间。传统的纸质档案受地域和时间限制，难以实现跨部门、跨地区的共享和协同利用。而数字化档案通过网络技术，可以实现异地、远程的访问和调用，打破了时空界限，使得档案资源能够最大限度地被利用，不仅提高了档案的使用效率，还为跨部门、跨地区的协同工作提供了便利，促进了信息资源的整合和优化配置。

二、信息通信技术在数字化档案管理中应用的难点

1.安全保障难题

随着信息通信技术的广泛应用，数字化档案管理在提高效率和便捷性的同时，也不可避免地面临着信息安全的巨大挑战。在网络环境下，数字档案更容易受到各种安全威胁，如黑客攻击、病毒入侵以及数据被泄露等，都可能导致档案数据的丢失、篡改或被泄露，给国家安全和个人隐私带来严重风险。

2023年3月，国家互联网信息办公室发布的《中国互联网网络安全报告》显示，2022年，我国网络安全形势依然严峻，全年共监测到各类网络安全事件18.7万起，其中泄露数据事件1.3万起，同比增长14.3%。这表明，数字化档案也面临着越来越多的安全挑战。

数据被泄露是数字化档案管理面临的最大安全风险之一。档案数据通常包含大量敏感信息，如个人隐私、商业机密、国家机密等，一旦被泄露，后果不堪设想。2023年5月，某省档案馆因系统漏洞，导致近100万条居民档案信息在网上被泄露，包括姓名、身份证号、家庭住址等隐私数据，引发了社会的广泛关注和批评。这一事件再次敲响了加强数字化档案安全保护的警钟。

数据篡改是另一重大安全隐患。档案数据具有法律证明效力，真实性和完整性至关重要。然而，在数字环境下，档案数据更容易被恶意篡改或删除，且难以被察觉。一旦发生数据篡改，不仅会影响档案的权威性和可信度，还可能导致严重的法律纠纷和经济损失。

网络攻击也是数字化档案管理面临的现实威胁。档案信息系统作为关键信息基础设施，往往成为黑客攻击的重点目标。通过SQL注入、DDoS攻击等手段，黑客可能窃取档案数据或者导致档案业务瘫痪系统，造成灾难性的后果。2023年2月，国家档案局发布了《档案信息系统网络安全管理办法》，要求各级档案部门加强网络安全防护，增强安全意识和技术能力，有效应对网络安全威胁。

2.技术更新与兼容性

信息通信技术日新月异，新技术、新标准层出不穷。根据工信部发布的《2023年中国数字经济发展报告》，2022年，我国数字经济规模达到45.5万亿元，同比增长9.6%，新一代信息技术加速演进，云计算、大数据、人工智能以及区块链等新技术在各行业被广泛应用。面对技术的快速迭代，数字化档案管理系统也必须与时俱进，不断更新换代，以适应新的技术环境和业务需求。

然而，技术更新也带来了一系列兼容性问题。一方面，新老档案数据的迁移和转换是一项复杂而艰巨的任务。许多档案数据存在格式陈旧、内容失真等问题，需要实行数据清洗和格式转换，才能在新系统中正常使用，不仅工作量大，还容易出错，稍有不慎就可能导致数据丢失或损坏。以江苏省档案馆为例，该馆从20世纪90年代开始开展数字化建设，积累了大量的档案数据。但由于早期技术和标准的局限性，这些数据大多采用了专有格式，难以在新系统中直接使用。为此，该馆从2023年启动了档案数据迁移项目，利用大数据清洗、智能识别等技术，对近1000万页档案数据实施迁移转换，计划用3年时间完成这一艰巨任务，不仅需要投入大量的人力、物力，还对档案工作人员的技术能力提出了更高要求。

另一方面，不同档案管理系统之间的兼容性问题也不容忽视。由于缺乏统一的技术标准和规范，不同厂商开发的档案管理系统往往各自为政，数据格式、接口协议等不尽相同，导致系统之间难以实现互联互通和数据共享，不仅影响了档案数据的利用效率，还给档案管理工作带来了很大不便。

三、信息通信技术在数字化档案管理中的应用建议

1.加强安全保障措施

数字化档案管理面临着诸多安全风险和挑战，必须建立健全安全保障体系，全方位、多层次地保护档案数据的安全。应充分利用现代信息通信技术，构建纵深防御、智能感知以及动态响应的立体化安全防护网络。

一是建立严密的数据加密机制。采用量子密钥分发（QKD）技术，实现密钥的绝对安全分发和管理，杜绝泄露密钥风险。对敏感的档案数据，要采用国密算法，如SM4实行全生命周期加密保护，包括存储加密、传输加密以及应用加密等，确保数据即使被泄露也难以被破解。

二是实施严格的访问控制。基于零信任安全模型，对所有访问主体实行持续认证和授权，采用多因素认证技术，结合生物特征、硬件令牌等实现动态身份验证，防止账号被盗用与冒用。利用大数据分析技术，对用户行为开展智能分析，及时发现异常访问行为并采取限制措施。

三是建立完善的安全审计机制对于保障系统的安全运行至关重要。利用区块链技术对用户的所有操作行为实行全程记录和存证，可以确保操作记录的真实性、完整性和不可篡改性。每一次操作都会生成一个加密的数据块，并与前一个数据块通过密码学方式相连接，形成一条安全可靠的数据链条。任何对数据块的篡改都会导致后续数据块的校验失败，从而可以快速发现并追溯异常行为。此外，一旦发生数据被泄露、非法访问等安全事件，系统可以快速回溯事件过程，锁定责任人。由于操作记录的不可篡改性，任何试图隐藏或伪造证据的行为都将无法逃脱审计系统的追踪，不仅有助于事后的问责和追责，更重要的是还可以起到强有力的预防和警示作用，促使用户自觉遵守安全规范。

四是运用人工智能技术对海量的审计日志展开智能分析，可以自动识别可疑行为模式，实现实时预警和响应。通过机器学习算法，系统可以从历史数据中学习正常行为模式，并与实时操作行为做对比，一旦发现异常，立即触发预警并采取相应的防御措施。这种主动式的安全防护机制，可以有效降低安全风险，提高系统的整体防御能力。

五是定期开展安全漏洞扫描和风险评估。利用云端智能安全扫描平台，对档案管理系统实行全方位的安全检测，及时发现和修复系统的安全漏洞，降低被攻击的风险。应建立量化的安全风险评估模型，综合考虑威胁发生的可能性和影响程度，科学评估系统面临的安全风险，制定有针对性的安全防护策略和应急预案。

2.保持技术更新与兼容性

信息通信技术日新月异，新技术、新标准层出不穷。数字化档案管理系统必须与时俱进，不断更新换代，以适应新的技术环境和业务需求。这就要求档案管理部门与信息通信技术供应商保持紧密合作，共同推动系统的技术更新和兼容性保障。

档案管理部门要建立技术更新机制，定期评估现有系统的技术水平和业务适应性，及时发现存在的问题和不足。要密切关注信息通信技术的最新发展动向，特别是云计算、大数据、人工智能、区块链等颠覆性技术，评估其在档案管理中的应用前景和价值。与技术供应商保持顺畅沟通，了解其产品的升级计划和路线图，确保系统能够平稳过渡到新技术平台。

在技术更新时，要注重兼容性设计，确保新系统能够与原有系统、数据格式、接口标准等实现无缝衔接。可以采用微服务架构，将系统拆分为多个松耦合的服务组件，通过标准化接口实现灵活组合和独立升级。同时，要充分利用虚拟化、容器化等技术，实现应用和数据的平滑迁移，避免一次性的大规模替换，降低升级风险和成本。

对于老旧的档案数据，要制订详细的迁移计划，确保数据的完整性和可用性。要充分利用大数据清洗、智能识别等技术，对历史数据展开格式转换、质量检查等预处理，提升数据的规范性和可迁移性。对于不可直接迁移的非结构化数据，如图像、视频等，可以采用人工智能技术，如光学字符识别（OCR）、语音识别等，提取关键信息并转化为结构化数据。同时，要采用增量迁移策略，先迁移关键数据和高频访问数据，再逐步迁移其他数据，确保业务的连续性。

3.提升人员技能/3iJ0dOSU3rA1tFSu2VLv1lfGUoRKMScr+KPXWAVFv0=与素养

数字化档案管理是一项复杂的系统工程，既需要先进的信息通信技术作支撑，也需要高素质的档案管理人才来运用。随着信息通信技术的快速发展和广泛应用，档案管理人员的知识结构和能力素质也面临全面重塑。因此，大力提升档案管理人员的信息化技能和素养，是推进数字化档案管理的关键所在。

首先，要建立常态化的技能培训机制，采用线上线下相结合的方式，有针对性地提升档案管理人员的信息通信技术理解和应用能力。线上培训可以依托数字化学习平台，开发档案信息化专题课程，涵盖信息技术基础、元数据管理以及数字档案保护等内容，实现优质培训资源的共享；线下培训可以通过实践教学、案例分析、专题研讨等方式，加强实操演练和经验交流，提升技术应用的实效性。例如，上海市档案局与华东师范大学合作，利用虚拟现实（VR）技术开发了档案管理情景模拟系统，学员可以在虚拟环境中练习档案数字化、档案异地备份等操作，极大地提升了培训的沉浸感和互动性。

其次，要鼓励档案管理人员积极参与行业交流和学习，以开阔视野、更新知识、拓展能力。支持其参加国内外档案信息化会议、培训和考察，了解前沿技术动态和发展趋势，学习借鉴先进经验和优秀案例。可以搭建档案信息化专业社区和交流平台，利用大数据技术对社区内容实行智能分析和推荐，为档案管理人员提供个性化、精准化的学习资源和服务。同时，还可以通过技能竞赛、优秀案例评选等方式，激发档案管理人员的学习热情和创新动力。

四、结束语

信息通信技术在数字化档案管理中的应用是大势所趋，是推动档案管理现代化的必由之路。档案管理部门应积极顺应时代发展趋势，加强与信息技术企业的合作，加大资金和人才投入，不断研发和更新适用于档案管理的先进技术和系统，完善数字化档案安全保障体系，优化成本效益，充分发挥信息通信技术在提高档案管理效率、确保档案安全、促进档案资源共享等方面的积极作用。只有不断创新，与时俱进，才能高质量地开展档案管理工作，为党和国家事业发展提供更加有力的信息支撑和档案服务保障。

参考文献：

[1]刘天琦.智能化信息通信技术的发展与应用[J].电子技术，2024，53（01）：258-259.

[2]葛 新.数字化档案管理中信息通信技术的应用[J].中国新技术新产品，2020（23）：117-119.

[3]郝 磊.数字化档案管理中信息通信技术的应用对策[J].办公室业务，2018（13）：42.

[4]王 辉.数字化档案管理中信息通信技术的应用[J].兰台世界，2017（07）：57-59.

[5]黄思思.数字化技术在综合档案管理信息化中的应用[J].兰台内外，2022（12）：16-18.

[6]杨 燕.数字化档案管理中信息通信技术的应用探究[J].卷宗，2021，11（19）：94.

[7]羊飞蓉.数字化条件下档案信息化管理的应用[J].城建档案，2021（10）：41-42.

[8]张 玲.计算机技术在档案数字化管理中的应用研究[J].无线互联科技，2021，18（04）：86-87.

[9]杨 静.试论事业单位如何全面实现综合档案数字化管理[J].兰台内外，2021（20）：7-9.

[10]蒋 冠.国家综合档案馆数字档案资源服务质量维度研究[J].中国档案，2020（10）：74.

作者简介：魏见黎（1973—），女，汉族，山东郓城人，本科，副研究馆员，研究方向：人社档案管理。