平行记账法下高职院校学生助困基金账务处理研究

摘要：伴随着高职院校的发展，学生助困基金使用占比呈逐步扩大之势。庞大而频繁发生的学生助困基金代发业务需要依赖规范、统一的财务数据处理工作，以规避风险。以G职业技术学院为例，探讨平行记账法下高职院校学生助困基金账务处理实践。研究表明，通过平行记账各司其职，可避免后续专项资金执行不到位，出现无法捋清资金来龙去脉的现象，从而规范资金管理，使高职院校在接受专项检查或审计时，做到财务数据之间、财务数据与国库系统数据之间保持一致。

关键词：高职院校；平行记账；学生助困基金；代发资金；风险规避

0 引言

2017年，财政部发布《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》（财会〔2017〕25号），要求单位会计核算应当具备财务会计与预算会计双重功能，实现财务会计与预算会计适度分离并相互衔接［1］，为不同口径的财会报表提供真实、准确的数据。这种双重功能的实际账务处理操作即为平行记账法。

一直以来，G职业技术学院在学生助困基金账务处理上缺乏对年初国库系统下达的学生助困基金预算指标进行财务会计体系下的预提账务处理，而是等待至实际发生资金代发支出时，单一地使用预算会计核算体系借记支出科目、贷记银行存款等科目。年末，G职业技术学院也未根据当年的教育事业收入总额计算应计提的学生助困基金金额及调整该基金的年初部门预算并进行账务调整。如此简单的账务处理方式，也就意味着很容易从源头上便缺乏对相关资金的监管，不利于风险规避及应对上级部门的各项检查和审计，更无法从账务上清晰地查询资金的总指标金额、结余资金的金额及整个预算执行过程中资金是否已经存在超支等现象。

1 平行记账法及其应用

平行记账法简单来说就是在进行会计核算时，在财务会计体系下采用权责发生制，在预算会计体系下采用收付实现制，并且对预算管理的现金收支情况采用平行记账的方式［2］。该记账方法可以通过财务会计体系下核算出虚拟代发户中尚未形成实际支出的资金数额，规避了预算会计体系下按照国库系统授权支付凭证和银行实有账户回单核算导致无法发现资金滞留代发户的风险。

G职业技术学院在采用平行记账法之前，核算学生助困基金一直面临无法监管代发资金滞留虚拟代发账户的风险，即在发生代发支出时，仅按照国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户）记载的金额来完成财务记账，忽视了代发清单上失败金额并留存于代发户上的尚未完成实际支出却视同代发成功全额记支出，导致账务处理与实际业务不符的情况发生。同时，这也产生了无法从财务上监管代发失败的数据最终是否完成代发的资金风险，或者代发资金是否按照原发放名单执行的风险。

另外，根据学生助困基金提取要求，公办高职院校应从当年的教育事业收入总额中按照4%的比例提取学生助困基金专项资金［3］。这就意味着该专项资金数额庞大，需要通过构建统一、科学、规范的平行记账法对其进行全方位的会计核算与监管，才可最大限度地规避资金滞留、挪用、挤占、虚报、冒领等违纪违法行为。

2 G职业技术学院年初预提学生助困基金

高职院校学生助困基金主要用于全日制专科生有关勤工俭学、特殊困难补助、学费减免、国家助学贷款风险补偿、贫困学生家庭慰问、资助育人及宣传、校内无息借款、校内奖助学金，以及贫困生参加求职考研、创新创业、社会实践、专业技能培训、外出实习、访学交流等活动支出［3］，属于净资产类，适用于专用基金科目。根据资金活动业务的发生情况，G职业技术学院在专用基金科目下设9个三级科目，分别为勤工俭学、特殊困难补助、学费减免、国家助学贷款风险补偿、贫困学生家庭慰问、资助育人及宣传、校内无息借款、校内奖助学金、其他。在财务会计核算体系下，年初根据当年部门预算下达数据，借记“业务活动费用——教育费用——对个人和家庭的补助费用”，贷记“专用基金——学生助困基金——其他”，并待实际业务发生代发资金支出时，据实将“专用基金——学生助困基金——其他”调整至对应的三级科目。在预算会计体系下，年初预提资金暂不处理，待资金实际支出时再进行会计处理。

1.财务会计

借：业务活动费用——教育费用——对个人和家庭的补助费用

贷：专用基金——学生助困基金——其他

2.预算会计

暂不处理。

3 G职业技术学院资金支付业务发生时的处理

学生助困基金的使用，一次支付业务多数涉及大批量的学生名单，在数据初始收集过程中，由于受到多方面因素影响，存在银行账户与户名不相符、账户被冻结等问题，导致代发失败，难以保证数据的准确性。G职业技术学院根据不同的失败类型，以及专用基金的9个三级科目，分门别类地按照勤工俭学、特殊困难补助、学费减免、国家助学贷款风险补偿、贫困学生家庭慰问、资助育人及宣传、校内无息借款、校内奖助学金、其他进行不同的账务处理。由于平行记账法的基本要求，政府会计主要由财务会计与预算会计共同构成。本文以G职业技术学院发放学生利用课余时间勤工俭学产生的劳务报酬补助作为阐述账务处理的抓手。

3.1 无代发失败发放

1.财务会计

根据国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户），先将资金作为事业收入存入零余额账户。

借：银行存款——零余额账户——财政专户管理资金

贷：事业收入——教育事业收入——财政专户应返还收入

根据国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单（零余额账户——代发户），将零余额账户转入的指标金额再转入代发户进行代发准备。

借：专用基金——学生助困基金——勤工俭学

贷：银行存款——零余额账户——财政专户管理资金

根据原始凭证资料记载的实际业务发生的类别，调整年初计提的专用基金三级科目明细。按照代发户结果清单的资金金额，由“其他”科目中扣除，再转入“勤工俭学”科目，确保“专用基金——学生助困基金——勤工俭学”余额为零。“专用基金——学生助困基金——勤工俭学”科目在本期的借贷方金额相同，即为本期勤工俭学业务实际发生金额。

借：专用基金——学生助困基金——其他

贷：专用基金——学生助困基金——勤工俭学

2.预算会计

根据国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户），做如下账务处理：

借：事业支出——教育支出——项目支出——非财政专项资金支出

贷：事业预算收入——教育事业预算收入——专项收入

3.2 部分代发失败发放

在实际业务中，部分代发失败存在两种情况：第一种是代发失败的金额暂存在虚拟代发户中；第二种是代发失败的金额被要求退回至国库。这两种情况在国库集中支付凭证财政授权支付回单和银行回单上存在区别，应该按照不同的情况进行账务处理，以保证零余额账户的收支流水和国库系统数据一致。

1.财务会计

在第一种情况下，国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户）之间记载的支出金额一致，均为应代发金额，但是在代发户的结果清单中，成功代发至学生个人的金额与国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单的金额存在差额而不一致。那么，根据权责发生制的核算要求，财务会计需要根据代发失败的金额进行挂账处理，从账务上清晰地记录应代发金额、代发成功金额、代发失败金额。

根据国库集中支付凭证财政授权支付回单、代发户结果清单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户），做如下账务处理：

借：专用基金——学生助困基金——勤工俭学 （应代发金额）

银行存款——零余额账户——财政专户管理资金 （应代发金额）

贷：其他应付款——代发户暂存款 （代发失败金额）

银行存款——零余额账户——财政专户管理资金 （应代发金额）

事业预算收入——教育事业预算收入——专项收入 （代发成功金额）

根据实际业务发生的类别，调整年初计提的专用基金三级科目明细，分录金额为代发成功金额。按照代发户结果清单的代发成功资金金额，由“其他”科目中扣除，再转入“勤工俭学”科目。此时，“专用基金——学生助困基金——勤工俭学”科目余额为借方余额，表示代发失败的资金金额。该余额等于“其他应付款——代发户暂存款”的科目余额。

借：专用基金——学生助困基金——其他

贷：专用基金——学生助困基金——勤工俭学

在第二种情况下，国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户）之间记载的支出金额一致，均为应代发金额。而在代发户结果清单中，成功代发至学生个人的金额与国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单的金额存在差额而不一致，该差额即为代发失败金额。这部分代发失败金额由于超过资金内控要求时间仍然无法成功代发出去的，将被要求原路逐级退回国库系统，从而产生国库集中支付退回通知书、基本户银行红字回单（代发户——零余额账户、零余额账户——代理区级国库集中支付日间垫付款项）。那么，根据权责发生制的核算要求，财务会计需要根据代发失败的金额进行挂账处理，从账务上清晰地记录应代发金额、成功代发金额、代发失败金额，同时待获取全部红字回单时，方可做反向分录进行冲红。

需要强调的是，红字回单分别为国库集中支付退回通知书、基本户银行红字回单（代发户——零余额账户、零余额账户——代理区级国库集中支付日间垫付款项）。这些红字回单必须一并获取后，方可做反向分录冲红。因为国库集中支付退回通知书仅是一项指令，一旦发出就会在国库系统产生回单，而指令所记载的资金金额是否执行到位要以基本户银行红字回单（代发户——零余额账户、零余额账户——代理区级国库集中支付日间垫付款项）为准。现实中，会出现银行工作人员已经接收了指令，将代发失败金额从代发户退回零余额户却未将零余额户退回国库系统（代理区级国库集中支付日间垫付款项）的情况，导致国库系统中对应的预算项目指标资金短缺，各环节账实不符，后续对账和资金支出均受阻。

根据国库集中支付凭证财政授权支付回单、代发户结果清单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户），做如下账务处理：

借：专用基金——学生助困基金——勤工俭学 （应代发金额）

银行存款——零余额账户——财政专户管理资金 （应代发金额）

贷：其他应付款——代发户暂存款 （代发失败金额）

银行存款——零余额账户——财政专户管理资金 （应代发金额）

事业预算收入——教育事业预算收入——专项收入 （代发成功金额）

根据实际业务发生的类别，调整年初计提的专用基金三级科目明细，分录金额为代发成功金额。按照代发户结果清单的代发成功资金金额，由“其他”科目中扣除，再转入“勤工俭学”科目。此时，“专用基金——学生助困基金——勤工俭学”科目余额为借方余额，表示代发失败的资金金额。该余额等于“其他应付款——代发户暂存款”的科目贷方余额。

借：专用基金——学生助困基金——其他

贷：专用基金——学生助困基金——勤工俭学

根据国库集中支付退回通知书、基本户银行红字回单（代发户——零余额账户、零余额账户——代理区级国库集中支付日间垫付款项）做冲红处理，冲减“其他应付款——代发户暂存款”科目的贷方余额和“专用基金——学生助困基金——勤工俭学”科目的借方余额。

借：其他应付款——代发户暂存款

贷：银行存款——零余额账户——财政专户管理资金

借：银行存款——零余额账户——财政专户管理

贷：专用基金——学生助困基金——勤工俭学

2.预算会计

根据国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户），做如下账务处理：

借：事业支出——教育支出——项目支出——非财政专项资金支出

贷：事业预算收入——教育事业预算收入——专项收入

根据国库集中支付退回通知书、基本户银行红字回单（代发户——零余额账户、零余额账户——代理区级国库集中支付日间垫付款项），做如下账务处理：

借：事业预算收入——教育事业预算收入——专项收入

贷：事业支出——教育支出——项目支出——非财政专项资金支出

3.3 全部代发失败发放

此类代发失败业务的发生一般出现在每年12月中下旬，即国库系统即将关闭之际，国库支付岗位的工作人员无法在发出国库集中支付凭证授权支付之际，同时制作加密代发明细表发送至银行，导致代发金额滞留在代发户中。那么，在权责发生制的核算要求下，资金尚未实际对外支出，财务会计核算体系下应进行挂账处理，预算会计核算体系下应做支出处理。

1.财务会计

根据国库集中支付凭证财政授权6386e8da60cf7957cad81d71b092824c878b76244af31a25c4f5e2268ba197f6支付回单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户），做如下账务处理：

借：专用基金——学生助困基金——勤工俭学

贷：其他应付款——代发户暂存款

由于资金尚滞留在单位代发户中，即尚未实际对外支出，根据全责发生制的核算要求，不需要按照尚未代发成功的金额和业务类别调整年初计提的专用基金三级科目明细。此时，待发生代发支出时，再参照前述情况进行账务处理，此处不做赘述。

2.预算会计

根据国库集中支付凭证财政授权支付回单、基本户银行回单（代理区级国库集中支付日间垫付款项——零余额账户、零余额账户——代发户），做收支处理。根据国库集中支付凭证财政授权支付回单，银行已经接收指令，将资金从国库系统提取至零余额账户，再从零余额账户转至单位代发户，从预算执行的本质上说，单位已经形成了收支，且该资金因国库系统的管理要求不会再回流。因此，做如下账务处理：

借：事业支出——教育支出——项目支出——非财政专项资金支出

贷：事业预算收入——教育事业预算收入——专项收入

4 G职业技术学院年终调整汇算

年末，G职业技术学院根据预算会计核算体系下的教育事业收入按照4%的比例提取学生助困基金，并与年初预提的学生助困基金比较。

1.财务会计

预算会计核算体系下，教育事业收入按照4%的比例提取学生助困基金，大于年初预提的学生助困基金，应补提年初尚未足额提取的金额，做如下账务处理：

借：业务活动费用——教育费用——对个人和家庭的补助费用

贷：专用基金——学生助困基金——其他

预算会计核算体系下，教育事业收入按照4%的比例提取学生助困基金，小于年初预提的学生助困基金，则冲减年初多提取的金额，做如下账务处理：

借：专用基金——学生助困基金——其他

贷：业务活动费用——教育费用——对个人和家庭的补助费用

预算会计核算体系下，教育事业收入按照4%的比例提取学生助困基金，等于年初预提的学生助困基金，则不需要进行账务处理。

2.预算会计

不做账务处理。

5 结语

学生助困基金属于专项经费，资金性质为财政专户管理资金，由高职院校财务部门测算后编制部门预算并将该项资金下达至本校资助管理中心，再由学校资助管理中心根据相关规定统筹使用，保证专款专用。财务部门要做好资金使用时的合规性审核工作，特别是保障资金发放的准确性和及时性，明晰资金使用方向，充分利用平行记账法，从账务处理上反馈资金的流向，方便定期对资金使用情况进行抽查，跟进资金使用进度，确保资金及时发放到位，结余不超过当年提取总额的20%。同时，财务部门如果发现资金使用存在挪用、挤占、虚报、冒领等问题，要及时进行反馈，要求资助管理中心加以纠正，确保后续的财务数据上报准确无误，专项审计无原则性错误，账务处理做到账实相符，来龙去脉清晰可见。

参考文献

［1］财政部.关于印发《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》的通知：财会［2017］25号［A/OL］.（2017-10-24）［2024-03-10］.https：//kjs.mof.gov.cn/zhengcefabu/201711/t20171109_2746877.htm.

［2］刘素芳.浅析政府会计平行记账基本原理及应用［J］.中国乡镇企业，2023（7）：12-14.

［3］广西壮族自治区教育厅，广西壮族自治区财政厅.广西壮族自治区教育厅 广西壮族自治区财政厅关于印发广西高等学校助困资助经费管理办法的通知：桂教规范［2018］5号［A/OL］.（2018-07-31）［2024-03-10］. http：//jyt.gxzf.gov.cn/zfxxgk/zc/gfxwj/t13810729.shtml.

收稿日期：2024-04-07

作者简介：

黄利芳，女，1988年生，本科，会计师、经济师，主要研究方向：事业单位财务。