新时代背景下中学档案管理工作困境及对策分析

摘 要：新时代背景下，中学档案管理工作存在制度不完善、理念滞后、队伍建设不足、技术落后等问题。档案管理工作对师生的成长、学校的发展具有重要意义。阐述了新时代背景下做好中学档案管理工作的意义，分析了目前中学档案管理工作的困境，从完善工作管理制度、更新工作理念、运用新技术等方面探讨了新时代背景下做好中学档案管理工作的对策。

关键词：中学档案管理；工作困境；对策分析

作者简介：连素敏（1976—），女，福建省福州第一中学。

中学档案管理工作是学校管理工作的重要内容，在新时代背景下，我们要不断探究提升中学档案管理工作水平的策略。本文在明确做好中学档案管理工作的意义的基础上，深入剖析了当前中学档案管理工作所面临的困境，并有针对性地提出了一些对策。

一、新时代背景下做好中学档案管理工作的重要意义

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性［1］。 档案具有重要的记录功能，在学习、就业、社会保险办理、档案专项核查等方面中起着辅助作用［2］，能够充分反映被记录者的成长过程。中学档案管理工作是宏观档案管理工作的一个细分领域，其主要面向中学学生、教师及学校。新时代背景下，做好中学档案管理工作既是管理好学生成长发展过程相关材料的重要环节，也是管理好教师教学教研、学校发展相关材料的重要环节。

（一）是管理好学生成长发展过程相关材料的重要环节

学生档案管理是中学档案管理工作的重要内容，重视以文字、表格等形式，记录和反映学生的个人经历、品德能力、学习和工作表现。学生档案管理与学生的升学、就业等直接相关，发挥着记录学生成长发展过程的重要作用。做好中学档案管理工作是确保每一位学生的档案清晰、有据可查的重要前提，是学校重视每一位学生成长发展过程的重要体现。

（二）是管理好教师教学教研相关材料的重要环节

中学档案管理工作还涉及对教师教学教研过程的记录。在档案管理工作中，相关人员要对教师教学教研相关材料进行分类整理与归档保存，建立相应的档案合集。从教师个体的角度看，档案合集能直接反映教师的教学过程，是教师职业生涯的原始记录。从教师群体的角度看，档案合集库能充分反映教师整体教学教研过程，为教师群体的专业发展与相关课程建设的改进创新提供支撑。

（三）是管理好学校发展相关材料的重要环节

中学档案管理工作的内容还包括记录学校发展相关材料等。一所学校的发展历史及教育管理过程，均可通过档案来呈现。因此，做好中学档案管理工作，是保存学校发展历史材料的必然要求，也是推动学校各项工作更好发展的重要前提。

二、新时代背景下做好中学档案管理工作的内涵

（一）实现传统方式与信息技术有机结合

传统档案管理方式较为可靠、准确，但存在纸质档案占用空间大、工作量大、人工工作效率低、查档困难等问题，导致档案管理工作的效率较低，科学性不足。而在档案管理工作中运用信息技术，能有效提高工作效率，弥补传统档案管理方式的不足。因此，在档案管理工作中，我们要融入信息技术，将传统管理方式与信息技术有机结合。

（二）实现档案管理与档案利用的有机结合

中学档案管理工作包括多个环节，是一个环环相扣、逻辑严密的系统工程。其中，档案管理环节是基础，是档案利用的前提，而档案利用环节则是充分挖掘档案价值的重要环节。为了有效推动新时代档案管理工作的开展，我们不仅要做好档案收集、整理、归置工作，确保档案查询快捷、准确，还要在做好档案管理工作的基础上进行数据分析等，找出档案所反映的规律、结论，将档案的深层次价值发挥出来。

三、目前中学档案管理工作的困境

档案管理是各个学校教育管理工作中不可缺少的重要内容。中学档案管理工作作为学校教育工作的辅助环节，具有极其重要的作用。然而，当前中学档案管理工作仍存在一些问题，如工作制度不完善、工作理念滞后、队伍建设不足、技术落后等。

（一）工作制度不完善

部分省市、学校依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等制定了立足地方实际、具有学校特色的规定，以规范中学档案管理工作，相关规定的出台为中学档案管理工作提供了依据，指明了方向。但在推进中学档案管理工作的过程中，部分学校仍缺乏完善的工作和管理制度，这使得档案管理工作的开展受阻，运行不顺畅。

（二）工作理念滞后

先进的工作理念是工作高效开展的前提。但从实际情况来看，目前仍有部分中学档案管理工作者工作观念较为落后，具体表现如下。一是无法站在全局高度，认识到档案管理工作的重要意义。其认为档案管理工作不是学校发展的重点工作，因此只要按部就班地归置相关材料即可。二是创新工作方式的积极性不足，固守传统的档案管理方式，排斥信息技术等先进管理手段。三是不愿主动思考如何对档案进行合理利用。中学档案是对学生、教师、学校发展过程的真实记录，其中含有丰富的信息，因此我们要对档案进行分析，将档案的价值充分发挥出来，从而有效推动学校的发展。

（三）队伍建设不足

良好的专业能力是科学高效做好档案管理工作的重要保障。从表面上看，档案管理工作的流程较为简单。但深入剖析后我们不难发现，这一工作具有较强的专业性，其具体操作过程涉及信息管理、档案管理、图书馆学等专业知识，同时涉及计算机技术等专业能力。从实际情况来看，目前部分中学档案管理工作者队伍建设还不够完善，这制约了中学档案管理工作的开展。一是相关工作人员流动性强，兼职人员数量较多。相较于教育教学等工作，档案管理这项辅助性工作在一些学校不受重视。因此，在配备相关工作人员时，部分学校会以兼职为主、专职为辅，招收较多兼职人员，这会明显降低档案管理工作者队伍的专业性，增加此队伍人员的流动性，使得工作的系统性、延续性难以得到保证。二是部分工作人员专业不对口，专业素质有待提升，工作能力有待加强。部分学校对档案管理工作认识不到位，在招聘相关工作人员时不限制专业，这会导致所聘人员专业不对口。三是部分中学档案管理工作者队伍存在老龄化现象，这不利于相关人才的培养以及档案管理新技术的引入，会在一定程度上影响档案管理工作的开展。

（四）技术落后

中学档案管理是国家档案管理工作的重要组成部分，是中学教育改革发展中校园文化建设的重点工作。在开展中学档案管理工作时借助信息化手段契合信息化时代发展特点，是档案管理信息化建设的必然要求，也是解决传统档案管理工作难题的有效途径。当前，不少中学虽然已经认识到在档案管理工作中融入信息技术的重要性，但对相关技术引入、人员素养培训的支持力度仍不足，这直接影响了中学档案管理工作信息化的推进，使得档案管理工作方式仍然较为传统。

四、新时代背景下做好中学档案管理工作的对策

新时代对中学档案管理工作提出了更高的要求，面对现实工作中的难题与困境，相关人员要坚持系统思维，建立“制度—理念—技术—队伍”四位一体的机制，充分建立健全中学档案管理工作制度，积极转变工作理念，合理运用信息技术，积极组织档案管理者进行系统培训，以此推动中学档案管理工作的开展，提升中学档案管理工作的科学性和效率。

（一）建立健全中学档案管理工作制度

在建立健全中学档案管理工作制度时，相关人员可以从以下几个方面进行。一是建立健全中学档案管理工作的领导制度。中学档案管理工作是学校管理工作的重要组成部分，事关学生升学、就业等，事关学校发展建设。为此，要建立健全中学档案管理工作的领导制度，将档案管理工作纳入学校年度工作、学期工作规划中，可通过设立分管领导、运用领导负责制等，提升学校管理层对中学档案管理工作的重视程度。二是建立健全中学档案管理工作的工作制度。规范的工作制度是工作有序开展的前提，制订合理规范的工作制度能在一定程度上减少人员流动带来的工作衔接不畅等问题，降低工作出现错漏的可能性。因此，要制订合理的工作制度，明确规定工作内容、工作方式、工作要求等，确保档案管理工作者在开展工作时有章可循。三是建立健全中学档案管理工作的保障机制。可构建“人员—场所—材料”三位一体的保障机制。学校应将中学档案管理工作者招聘工作纳入学校整体人员安排计划中，适当招聘相关专业毕业人员，以提高档案管理工作者队伍的专业性。同时，学校要设置适合开展档案管理工作的场所，并依据相关要求进行设备升级。需要注意的是，由于档案管理工作既面向学生，又面向教师、学校行政部门等，因此学校应引导各方积极配合相关人员做好档案管理工作，以确保档案管理工作的顺利实施。

（二）与时俱进，更新工作理念

档案管理工作在发展中形成了一些固有的工作方式。然而，当前我们正处于信息技术高速发展的时代，因此要主动探索档案管理的新技术与新方法，将信息技术有机融入档案管理工作中。在新时代背景下，充分发挥信息技术的优势，推动其融入中学档案管理工作中具有重要的意义，既能适应时代发展的现实要求，又能解决传统档案管理工作问题，提升档案管理工作效率，促进档案资源的开发与利用。要想将信息技术与中学档案管理工作有机结合起来，相关人员要转变中学档案管理工作者的工作理念，引导其摒弃传统固化的工作理念，树立信息化意识，主动将传统档案管理方式与信息化手段进行有机结合。

（三）不断革新技术，多措并举做好档案管理

中学档案管理工作涉及多个要素，包含多个环节，较为复杂且意义重大。要想做好档案管理工作，使档案分类明晰、查找便捷，相关人员就必须革新档案管理技术。一是引入新兴技术，如信息技术等。通过将传统方式与信息化手段相结合，能提高档案管理工作的效率与水平。二是反思传统方式，总结以传统方式开展档案管理工作的优势与劣势，对传统工作方法、流程进行调整、优化，以提高档案管理工作的效率。三是处理好传统工作方式与信息技术的关系。要想有效推进中学档案管理工作的发展，应将传统档案管理方式与信息技术有机结合起来，相关人员既要发挥信息技术高效、便捷等优势，又要发挥传统方式利于保存原始材料等优势。需要注意的是，中学档案管理工作既涉及与学校发展有关的常规性文件，又涉及具有历史特点的独特文件。因此，在运用信息技术或传统方式管理档案时，相关人员应充分分析档案的性质、作用与重要性，选择更便于发挥档案功能的储存方式。

（四）加强技能培训，建设专业水平高的工作队伍

习近平总书记指出：“人才是第一资源。”［3］聚焦于档案管理工作，人才是促进档案管理工作不断发展的重要因素，一支专业基础扎实、专业能力较强的人才队伍有利于档案管理工作的高效开展。因此，要想推动中学档案管理工作更好地发展，相关人员要着力建设专业水平更高的工作队伍。一是要重视人才选拔，严把人才选拔关，选拔专业对口、具备一定档案管理工作专业知识或工作经验的人员。二是要重视专业培训，有组织、有规划地对相关工作人员进行系统培训，包括基础知识培训、专业技能培训等。系统的培训能在一定程度上提高相关工作人员的专业能力，为档案管理工作的顺利开展奠定基础。三是要重视经验交流，积极组织不同地区、不同行业、不同学校间的档案管理工作交流会。在经验分享交流会中，相关工作人员能吸收、借鉴其他人在档案管理工作方面的经验，提升自身的档案管理能力与水平。

［参考文献］

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论［M］.北京：中国人民大学出版社，2006.

[2]许奋.中学档案管理现状分析及改进措施［J］.兰台内外，2023（14）：40-42.

[3]习近平.在网络安全和信息化工作座谈会上的讲话［M］.北京：人民出版社，2016.