构建高校文书档案管理信息系统

摘要：随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为社会经济和人们活动的重要战略资源。档案信息化建设是国家整体信息化建设的重要组成部分。文书档案是高校档案资料的重要内容，提升高校的文书档案管理工作质量，与信息化发展要求相适应成为高校档案工作的重要课题。现就高校文书档案管理系统的构建展开探究，对信息系统构建的要点进行阐述，以期助力系统的完善与构建。

文书档案管理信息系统是指高校档案管理部门为适应教学、管理等日益增长学校文书档案信息资源管理、利用需求，运用便捷高效的信息技术对档案信息进行收集、管理、存储和共享利用的档案信息集成管理系统。随着教学管理数字化、电子政务等高校管理模式的建立和发展，信息化业务产生大量的电子文件，安全地接收、保管和利用好这些数字化档案，以及服务信息化发展是档案工作的必然任务。为保障文书档案管理信息系统的构建，需要和实际管理工作需求紧密结合，整体提升文书档案管理工作的质量水平，为实现既定的管理工作目标奠定基础。文书档案管理信息系统涉及的功能模块比较丰富，在构建时要抓住要点，保障各功能模块在实践应用中发挥积极作用。

文书档案管理信息系统的建设是一项系统工程，需要依托长远规划、逐步建设，经过调研、论证、开放、构建、保障条件、运行维护等全面建设，具备完整、标准的档案业务功能，使用国家部门或行业规定的规范词汇、表格、数据等，保障系统的合规、安全、有效运行，全面推进高校文书档案信息资源的数字化、信息服务网络化、资源利用简易化，使档案资源成为学校各部门和全体师生可实时共享、随时利用的有益资源，为高校发展提供决策依据，发挥信息系统作用。

文书档案管理信息系统构建需求及总设计

系统构建需求分析

文书档案管理信息系统有利于提升高校文书档案管理工作的效率和现代化水平、有利于具有保存价值的重要档案资源的长久存储和安全保管、有利于提高高校整体服务能力和信息化水平，实现信息资源的局域和社EGfnXLic+5Mi8Sk8xcW+8Q==会共享，满足高校师生对现代化档案信息服务的现实需求[1]。在高校文书档案的信息化管理过程中，部分纸质档案已完成电子化。部分高校已经配备了档案专业的管理系统和数据库，但一般只有常规的功能模块，如档案检索和查阅，功能比较单一，并没有覆盖档案从搜集到整理、分类、排序等全过程，部分环节只能在线下进行，档案信息管理系统的应用存在局限性。档案管理体系中的文书规范、电子档案标准、档案数据整理、运行和数据安全规范还有待完善提升。为了实现文书档案全过程信息化自动化管理，充分发挥档案信息管理系统的作用，需要进一步深度完善管理信息系统的构建，满足实际工作中档案管理的需求。文书档案管理工作比较复杂，涉及的工作内容较多，而专业档案管理人员较少，对实际档案工作的顺利开展造成一定程度的影响，对工作数字化发展也会产生很大阻碍。构建完善文书档案管理信息系统是提高文书档案管理工作质量和效率的必然要求和必要保障，也是高校不断推进档案信息化建设发展，加快高等教育数字化转型的必然趋势。

系统总设计

文书档案管理信息系统的设计为实现对文书档案信息的集成管理，一般注重开放性、灵活性、可靠性。系统架构具备开放性，可完成与其他校园业务管理系统的数据交换、对接和共享。具备适度开放的应用接口，如OCR识别引擎。支持与其他系统的数据归集、兼容和迁移。系统构建可采用适应现代网络技术发展的B/S架构，该架构是通过客户端浏览器以及Web服务器和数据库服务器部分构成，没有用户数量的限制，涵盖用户层、业务层、数据层和支撑层，安装、维护和用户使用相对简易便捷。系统配置应具备灵活性，能够灵活简便地选择和切换不同功能模式、工作流程等。可靠性对文书档案管理系统至关重要，需要采取相应的技术手段，防止非授权访问，保障信息数据安全，确保信息不被泄露、篡改和丢失。软件配置从数据库，以及操作系统的合理选择方面加强重视，和系统要求紧密结合；硬件配置从系统的稳定，以及维护层面出发，满足管理信息系统的应用需要。

文书档案管理信息系统构建

数据库设计

文书档案管理信息系统的构建对关键技术要加强重视，数据库的设计环节要和档案管理信息系统的需求相符，结合数据库设计流程，在选定的数据库上构建相应数据表，定义其中的字段，并做好备份以及恢复管理的相应设计。数据库的设计要按照相应原则，和系统运行中大量数据处理要求相满足，保障数据库方便管理以及维护升级，设计维护数据库过程中保障数据正确分布到数据库表中，采用正确数据结构，保障数据查询以及存储的便利，这对简化应用程序处理过程有着积极意义。构建数据库要结合高校文书档案管理规范进行统一编码以及分类，保证便利的信息交换以及共享资源。例如，根据年度、组织机构，或问题、保管期限等对文书档案进行分类，遵循文书档案形成的逻辑规则，按要求对类目进行分类标识，包括档号、全宗号、类别号、案卷号、文件号等。

功能模块设计

文书档案管理系统应根据档案资料的收集、管理、保存、利用等档案工作的具体要求，以及其所需要依赖的网络环境，建立并完善相应功能模块。符合国家、行业归档的针对不同门类档案数据的规范标准，确保档案信息的可靠和可用。不同的文书档案管理系统可根据需求的侧重点不同，强化突出某方面功能，并不断完善拓展。文书档案管理信息系统的构建要注重关键性功能模块的设计，保障各功能模块在实践中能够实现良好应用。

1.档案收集模块的设计

系统接收文书档案电子数据的过程，需要从源头进行完善设计，保障数字化信息的真实、完整、可使用。支持各类型数据资料的录入、导入、归集功能，支持丰富的文件格式，能够批量导出或导入数据，保证数据传输过程的稳定和可控，具备多格式信息的接收功能。文书档案系统的数据来源主要是纸质档案的数字化和业务工作中的原生电子文件资料。

原生档案数据的在线归档一直是档案信息化发展探索实践的重要课题。传统的纸质文书档案保管和传递的模式，依赖各层级文书资料管理人员的重视和水平，较难保证每一份重要的纸质档案都能得到长期有效地交接，很多文书档案都散落在不同的部门或个人手中，部分十分重要的珍贵档案可能会由于相关人员的疏忽或岗位调动而遗失，文书档案的连续性和完整性较难保证。作为重要的不可再生资源，档案一旦遗失就无法弥补。随着信息技术的飞速发展，计算机的信息处理功能日益强大，大容量、高速度的计算机能够稳定快速地对文字和图片信息进行检索、识别和处理，实现文书档案的安全规范在线归档，可以提高文书档案信息化管理的效率，减少工作量和耗时，也可以减少档案在移交信息化整理过程中的损耗。在档案信息化管理中，线上完成电子档案的分类、归档、盖归档章、编目、分类保存等流程，一次输入、多样化输出，减轻人员负担，减少错误发生，极大地提高了工作效率。在档案管理中，要不断研究和探索档案信息化管理系统和其他高校校园信息管理系统的可行性对接，如办公OA系统、教务管理系统等。

2.档案管理模块的设计

文书档案信息系统的管理模块，一般应具备对系统中各类档案数据信息进行收集、整理、移交、比对、接收、分类、入库、著录、挂接、保管、鉴定、检索、统计、编研等操作，具有完善的档案利用模块，含利用登记、业务受理、处理事件、利用统计等功能，实现各门类多字段检索，具备业务所需的检索速度、查全率和查准率，使原始无序的档案基础数据通过一系统规范操作，成为有序的数据。例如，用户管理功能模块对准入用户进行管理，增删改查用户，对用户权限、模块权限进行设置和调整；备份功能模块对系统数据库进行全库备份，并能安全下载存储，删除的文件恢复；档案统计模块对在库档案条码数据进行多维度统计，分析统计结果；平台设计模块可设计展示档案政策法规供用户阅览参考，展示系统内各业务模块的分布和操作等；目录编制生成功能在文书档案管理信息系统构建中是比较重要的模块。全宗内，文书档案的构成复杂，采用单一分类方式划分类别较少，通常采用两种以上的方式。档案管理系统采用年度、机构、保管期限的标准，三级目录如同每条记录的某个分类属性。档案检索查询功能在对这一模块的设计应用方面，主要是提供综合查询以及表内查询方式，检索时验证身份，通过后即可输入查询条件，判断是否为表内用户查询，若是，则会执行表内查询处理的流程，输出报表；否则会依照综合查询的流程执行。

3.档案存储模块的设计

选择符合国家标准的存储格式，根据数据的格式和重要程度选择读取、测试方式；根据数据重要程度，以及管理和使用的需要，选择在线、离线、异地、异质、分级等存储方式和手段。安全性和稳定性是存储构架建设的首要因素，根据文书档案的数据规模和用户数选择合适的存储容量和传输设备。当前，在确保数据安全的基础上探索和优化基于云计算技术的托管服务，将应用程序和数据存储于云服务器，是提高存储容量和管理能力的有效探索。

4.档案利用模块的设计

文书档案管理系统应当根据档案数据的利用需求和网络条件，建立通过互联网、局域网或政务网等平台，实现档案查询、资源发布、信息共享、统计分析等功能，使高校师生能够方便快捷地运用可操作的检索方法查询所需档案信息数据，确保检索获得的信息数据尽可能全面、完整和准确。利用馆藏文书档案资源进行全过程管理，并通过对档案数字资源的在线检索、借阅、负值，提高档案利用工作效率，提升档案利用服务水平。同时，协助工作人员对系统的访问量、需求分布等进行分析，从而不断改善系统功能。

文书档案管理系统的保障体系

安全保障体系

安全保障体系是文书档案管理系统建设的基础工作，包括档案信息数据安全、信息系统安全和网络平台安全。一是要确保软硬件系统和运行平台的稳定、可靠；二是要保障档案数据信息的保密、可用，不被篡改和窃取，解决如何有效进行介入控制、如何保证数据传输的安全性等问题[2]；三是建设有安全保障的库房。现代化智能控制库房能实现所有环控设备包括空调、净化除酸一体机等，智能监测漏水、烟雾和防盗等，便捷实现库房八防。档案信息作为重要的具有凭证价值的信息资源，必须采取相应完善的安全保障技术，加之配套的软硬件设备设施，对档案信息系统建设单位或企业要求相应的保密资质，建立相应的安全保密制度体系和制订应急预案。有针对性地对档案信息系统可能发生的数据窃取、电力中断、载体损坏、病毒入侵、权限不清、信息窜改等安全隐患，采取相应的信息技术手段和信息系统管理制度进行制约和防范。

制度规范体系

严格遵照档案管理和信息化规范管理法规和标准开展档案信息化管理，是实现文书档案管理系统有效运行的前提条件[3]。围绕文书档案的信息化全过程管理，研究和建立与之相匹配的管理制度、操作规程；围绕高校文书档案规范管理要求中的各项指标，细化具体措施，坚持把标准落实、落细，改进工作思路和工作方法。满足文书档案信息化管理的需求，满足高效、便捷、电子化管理的需求，建立健全基于信息化管理的全新归档制度，是长期、高效的档案储存和使用基础，对确保信息化发展下的档案信息资源和网络安全具有重大意义。

人才队伍建设

信息化、数字化档案馆建设，规范化文书档案信息系统管理，离不开专业技术人才，尤其是兼具档案管理专业知识和计算机专业知识的复合型人才。大力培养和挖掘信息化档案建设方面的人才，即不仅掌握专业熟练的文书档案管理知识，还掌握网络技术、数据库管理技术、网站建设和维护技术、档案数字化技术等信息化专业技术，能够根据工作需要规范专业地开展文书档案的信息化管理工作。学校档案馆应有计划、有针对性地对各级（类）档案管理人员常态化开展档案信息化教育培训。培养和挖掘兼具档案管理专业知识和计算机网络专业知识的复合型技术人才是教育培训的目的。使从业人员掌握网络应用技能、档案管理系统操作技能，随业务需求和信息技术的升级迭代，不断更新业务知识。

系统建设项目管理

根据国家和行业有关归档，开展文书档案信息管理系统需由具备信息系统工程施工资质和档案管理专业资质的企业进行施工建设，并全程对建设环节进行监督检查，对施工工程的安全性、规范性、保密性等进行管理，并组织具备资质的人员对档案管理系统和软件平台，以及数据安全管理进行专业验收。

档案管理工作是一项持续性、长期性的系统工作，也是学校规范化管理的基础。为有效保障文书档案管理工作有效开展，应通过设计相应的管理信息系统，使之能够和具体的文书档案管理工作相适应，满足实际档案管理工作的要求，有效提升档案管理工作质量，为实现高效率的档案管理工作目标起到促进作用。

（作者单位：湖北开放大学）

[1]张海东.高职院校文书档案管理工作的现状及对策研究[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（07）：43-44+57.

[2]徐茵.高校学生档案管理信息系统的构建[J].城建档案，2020（05）：33-34.

[3]高玲俐.高职院校档案管理工作研究[J].黑龙江档案，2020（06）：60.