从繁琐到高效档案管理规范化蜕变之旅

档案是记录各项社会活动以及单位工作情况的重要载体，包含人类文明进展过程中产生的各种精神财富，不仅见证着社会过去的发展进程，也是未来开展各项工作的关键依据。随着“互联网+”信息化时代的到来，现代科学技术在档案管理中的应用，涉及收集整理、分类著录、开发利用、共享服务等方面，对发挥档案功能有巨大推动作用。现对“互联网+”背景下档案功能及规范化管理模式进行探究，重点讲述当今时代档案对于社会公众、部门单位的利用价值，指出思想建设、制度建设、信息化建设、安全建设等方面出现的问题，并提出优化策略，以期为相关管理人员提供决策参考。

随着社会的不断发展以及人们对档案需求的不断提升，利用数字化手段及信息化技术实现档案价值的充分发挥，已成为各级档案部门的重要课题，也是未来提升信息化管理水平、加强科学技术应用、扩大档案事业影响力的关键举措。在此发展背景下，各级部门领导者与管理人员要谋突破、求发展，及时转变思想理念，重视档案工作转型升级，积极探索信息化建设新渠道、新手段、新模式，不断适应新时代要求，全面提升规范化管理水平，充分发挥档案资源价值优势，进而实现各项事业可持续发展。

档案功能及规范化管理模式综述

档案“存史资政育人”作用价值

一是提供决策。档案资源中，有较多部分涉及部门单位发展、民众生活生产、各类法律权益等方面，利用数据挖掘、主动推送等技术对多种文件深入分析总结，科学整理分类，使党和政府及部门单位领导者能够利用档案在最短时间内作出精准决策，选择最优管理办法，提供全面且有力的信息支撑，达到事半功倍的效果。二是文化“育人”。档案伴随人类社会的各项活动产生，是一种文化现象的体现，其真实记载了社会发展进程的重大事件与关键人物，是促进文明成果延续的重要载体，对其加以深度利用，可进行知识技能与思想道德教育，从而彰显文化魅力。例如，红色革命档案中，一张张图片记录过往，一份份档案承载历史，展示着中国共产党波澜壮阔的发展历程，记录着抗战英雄的革命事迹，描绘着未来发展的美好前景，可引导党员干部及社会广大群众感受革命先烈炽热的爱国情怀，进一步增强责任感和使命感，不负时代、勇担使命，以更加昂扬的精神状态、更加饱满的干劲热情、更加坚定的信心决心，在接续奋斗中赓续共产党人的精神血脉，努力创造无愧于新时代的新业绩。

档案资源实现信息化管理的必要性及意义

在传统的档案管理模式中，档案分布较为分散且孤立，没有科学合理的框架以实现集中有序收集，整体较为混乱。纸质档案收集存放、人工手动翻阅查询利用的工作方式只适用于数量少、类型单一的档案文件，但随着大数据时代的到来，每天产生的海量信息使档案数量呈几何级增长，并且内容复杂、分布广泛、载体形式多样、管理难度较大，过去的工作方式已远远达不到时代发展的要求与人们的需求，需要利用信息化技术加以规范化管理。一是推动现代化水平。利用数字化技术、OCR技术，实现档案文件由纸质转化为电子数据存储，依托系统平台与搜索引擎，可将错综复杂的文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、照片档案等结构性与非结构性数据进行高度统一整合，并实现统一性管理与便捷性在线检索，提高各类档案的管理效率及利用频率，进而最大程度发挥潜在价值。二是提升共享化水平。电子档案数据量庞大，涉及范围广泛，在过去的工作模式中，“各自为政”的现象比较严重，档案资源的交流性较低，难以进行信息传递与知识共享。通过互联网技术与云平台构架，开放型电子档案数据可实现跨地区、跨行业、跨部门输送及远程服务，达到“1+1＞2”的目的，进一步扩大档案资源的利用范围，也减少办事人员的多方“跑腿”，做到“让数据多跑路”，从而保障了档案高质量管理目标的实现。

“互联网+”背景下档案功能及规范化管理现存问题及挑战

信息化管理思维淡薄，人员培训不够

当今社会，档案的管理工作及其功能的体现越来越重要，但在实际发展过程中，仍然存在发展缓慢、不充分的问题，部分档案工作者档案意识较差，认为档案仅仅是一项辅助性工作，无法为单位及社会发展带来巨大贡献，无需将大量人力、物力、财力分配到档案工作中，使得档案资源的潜在利用价值难以通过对外服务的方式充分发挥。同时，存在对新时期现代技术与档案规范化管理结合手段的认知偏离，部分管理人员年龄较大，非科班出身，信息化基础较差，受传统管理模式制约较深。而部门单位的后期继续教育及日常考核工作力度不够，即使具备数字化转型的条件，也无法具体实施，导致档案资源的经济价值、文化价值、社会价值被无限弱化，档案文件的管理更加刻板化、表面化，档案文化服务临时化、形式化，在一定程度上严重制约了档案事业的发展。

科学化体系尚未健全，制度标准混乱

一是宏观的领导力方面。由于档案工作的性质，多数政府及各级部门单位对其的重视程度有限，一般安排少量人员负责日常收集存放，对于人才的引进、岗位的调配、工作的推进、部门间交流力度较弱，主要负责部门对于上下级与兄弟部门的档案业务统筹力度较小，同时，档案的功能仅在小范围内发挥，导致难以达到协同发展的目的。二是制度标准建设方面。档案功能的发挥与价值的彰显，离不开高质量管理与高效化利用，但是在实际工作中，部分单位忽略了标准制度体系的构建，往往对上级部门出台的文件“照搬照抄”，出现较多标准设计不科学、制度应用不合理、业务流程较模糊的问题，相关人员执行力较差，使得档案文件在收集、整理、归类、上传、存储、检测过程中，存在不达标、不标准、不规范、分散化和随意性的问题，无法满足业务及服务需求。

专业化平台构建缺失，功能利用较少

就目前而言，信息化技术在档案管理过程中的应用较为普遍，在一定程度上为其实现规范化提供了助力。但在整体实践过程中，技术的应用水平仍然相对较低，具有较大提升空间。资金问题使得电子档案管理的基础硬件设施较为落后，软件功能较为基础，没有沿用最为前沿的新兴技术实现智慧化管理，仅仅是停留在将纸质档案转变为电子档案的层级上。与此同时，在“互联网+”的发展环境下，最直接的档案利用模式是互联互通，但是，由于各级档案部门存在较多技术壁垒，所研发的系统在系统构架、开发语言、数据库类型中存在较多差异，使得档案事业整体呈“碎片化”“去中心化”，数据整合度不高、服务利用性不强，无法实现规范化管理利用。

安全化防护不够完善，制约整体发展

在“互联网+”的信息化背景下，档案管理的安全化防护体系是制约行业规范化发展的重要因素。在人员思想方面，由于档案信息化建设是一个建设周期较长、人员流动较为频繁的过程，在思想上无法做到始终如一地重视档案安全工作，容易在管理过程中出现利用不科学、共享无保障等安全问题，从而难以提高工作质量。在技术方面，大多部门重视信息化建设，往往仅限于系统平台的开发，而忽略安全设备及技术的应用，在电子档案数据信息流转过程中，防护手段应用远远不足，使得部分个人隐私及涉密数据暴露在网络平台，大量敏感信息在管理利用过程中容易出现被截留、篡改、泄漏等风险，对单位及个人在一定程度上产生不良影响。

“互联网+”背景下档案功能及规范化管理

紧跟时代潮流，打造优秀干部队伍

一是提高政治站位。在新时期背景下，作为档案工作者，要深入领会党的二十大精神的核心要义与习近平总书记对档案工作的指示要求和丰富内涵，进一步树立档案意识，利用档案资源把握历史发展规律和时代发展趋势，主动创新、勇担使命，构建具有当地特色的档案规范化发展及服务模式，积极主动开展文化资源开发服务，成为档案的参与者、保护者、传播者和推广者，让其更好地发挥应用价值，提高公众对档案文化的认同感和归属感。

二是提升信息化意识。在档案行业内，上至领导者，下至管理人员，要进一步转变信息化发展思维，充分发挥“互联网+”发展环境及网络技术优势，依托互联网系统平台与融媒体，构建多元化、多样化、广泛化的档案信息共享平台，有针对性地提供个性化的档案服务，促进档案资源的快速传播。

三是优化干部队伍。通过专家授课、理论研学、外出调研、业务培训等方式，强化档案管理人员文件管理与信息化技术应用水平，进一步开阔眼界、去除短板，提高干部队伍的理论综合素质与对外服务能力。同时，要进一步健全考核机制，通过奖惩制度和日常工作作风建设，提高档案工作人员干事创业的积极性和主动性，围绕对外服务，利用工作成效、档案资源整理分类标准、涉密档案安全管理等指标的具体要求细化考核内容，全方位考察工作人员的岗位贡献度，并将考核结果与工作人员的职级晋升、薪资待遇等挂钩，从而有效调动工作人员的工作热情。

加强组织建设，建立科学规章制度

一是完善组织建设。各级政府要明确档案工作分管领导，要求各级部门单位设置档案工作专班及业务科室，在区域内设置档案规范化管理领导小组，由政府分管领导任组长，档案主管部门负责人任副组长，其他部门档案管理人员任组员。领导小组负责国家及上级部门关于档案工作部署要求的传达、贯彻执行，统筹规划档案事业整体发展情况，着力解决当下存在的问题，研究制约发展的问题并制订解决方案。同时，要求各级档案部门制订档案工作发展规划及实施条例，进一步明确工作职责，细化任务分工，督导制度实施，做好日常考核，从而构建上级统一领导、档案部门牵头协调、各单位各司其职的工作格局。

二是统一制度标准。领导小组要会同各部门单位，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《文书档案案卷格式》《电子档案移交接收操作规程》，结合中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》，制订科学合理、可行性高、结合度较强的档案管理标准，并随着工作的开展不断进行修订和完善，确定档案信息化资源建设过程的采集整理、分类存储、检索利用等环节的统一规范和要求，从而为促进档案信息的电子化存储、智能化检索和个性化服务等功能的提升做好保障，以完善的管理体系为基础引领档案管理活动的有序规范开展。

开发管理系统，深度利用现代技术

在大数据背景下，加强档案的信息化、规范化建设已成大势所趋，进行档案管理创新，必须要以现代科学技术与档案智慧化管理平台为支撑。一是强化基础设施。进一步加大对档案信息化的投入，一方面加强数字资源建设，精细化整理档案文件，招标具有涉密资质、技术成熟的第三方加工公司进行数字化扫描，不断提高数字化率；另一方面结合本单位实际情况，采购服务器、存储器、安全设备、网络设备等硬件设施，不断完善机房、库房、数字档案室建设，从而为实现档案的信息化管理提供基础保障。二是加强技术应用。充分应用大数据、云计算、人工智能、区块链、物联网等现代化技术，不断研发、升级、完善软件系统，结合系统功能进一步优化管理流程，使其可以做到自动分类、高效检索、快捷利用。三是促进共建共享。以大数据技术及“互联网+”工作环境为依托，发挥一体化档案智慧管理平台优势，促进部门之间、行业之间、地域之间的互联互通，整合成为区域档案数据库，按照“四个好”“两个服务”目标要求，推动数字中国与政务服务改革，真正意义上提高档案管理质效。

提高防护水平，促进工作安全运转

一是加强人员管理。按照档案管理“法治”与“人治”的要求，做好日常培训及宣传工作，要求所有管理人员按照《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等有关法规制度开展工作，不断增强其规范化标准化管理意识，从而保障各项工作有序开展。二是构建防护屏障。在硬件上，采购漏洞扫描、日志审计等安全设备；在技术上，应用区块链技术实现数据的链式存储；在手段上，采用身份检测、电子签章、信息加密、杀毒软件、TCP/IP协议过滤等安全措施，防止社会不法分子在档案管理利用服务过程中窃取关键信息、篡改重要数据，做到全方位、无死角保障档案数据的存储安全、利用安全、共享安全，全面保护档案的真实性、完整性，最大程度提升档案资源的实际效益。

综上所述，在科学快速发展的“互联网+”时代，传统的档案管理模式呈现单一化弊端。为适应新环境，需要档案部门相关人员紧跟时代发展趋势，冲破固有思维模式，加快档案信息化战略转型，高标准建设档案管理系统平台，加快实现档案文件收、管、存、用全流程规范化管理，促进现代信息化技术手段与传统档案管理工作相结合，从而为经济社会的高质量发展贡献“档案力量”。

（作者单位：山东省枣庄市中心血站）