新形势下国有企业办公室管理效能提升的路径探索

国有企业办公室在企业运营中发挥的重要作用

桥梁般的承上启下作用 办公室是国有企业的关键部门，其工作具有综合性和专业性的特点，肩负着联系上下、协调内外、服务各方的重任，同时还承担着办文、办事、办会等各种具体的岗位工作。因此，为确保企业各部门、全员能够全力以赴、齐心协力地有序开展各项工作，国有企业办公室需要发挥出桥梁般承上启下的作用。通过细致周密的组织安排、有效的协调沟通，让企业不仅政令畅通，而且上下能够步调一致，相互支持与合作。

参谋般的辅助决策作用 国有企业办公室既要按照领导要求，负责企业政策制度、重要文件的起草工作并下发至各部门贯彻执行，又要多方收集资料和信息，向领导真实准确地反映相关工作的执行落实情况和完成进度，并协助做好领导决策部署的跟踪、督办、督查工作，当好领导的参谋，成为领导的得力助手，发挥辅助决策作用。其管理能力、工作水平的高低，事关企业方针、政策能否落到实处，甚至对企业全局工作产生影响。

窗口般的内外沟通作用 国有企业办公室是企业的一个窗口，不仅对内要服务决策、服务落实、服务职工、服务发展，履行多种服务职能，而且对外要展示出良好的企业形象。办公室事无巨细，都要综合考虑、面面俱到，并协调处理好企业内外部各种问题，保证上传下达、内外沟通的顺畅有效、衔接的及时高效，发挥窗口般的内外沟通作用。

国有企业办公室管理现状

以经验管理为主 缺乏科学管理的理念当前，一些国有企业办公室部分管理者在开展各项管理工作的过程中，存在经验主义倾向，往往凭借以往经验来管理，对于先进科学的管理方法不能自觉主动地去学习。一些办公室内部沟通不足，处于被动执行的状态，主动沟通的意识欠缺。同时，在办公室定位上，有些管理者将其定位为二线服务部门，而非一线的生产销售部门，办公室主要起辅助作用，这种错误认知直接导致在办公室的职责定位上不准。在新形势下，企业无论是在管理理念、管理方式方法上还是工作流程上均需要与时代同步和接轨，通过科学管理来提高管理效能，充分发挥出办公室的各种职能作用。

信息化管理手段应用不足 在信息化的时代，各行各业均在向现代化管理方向发展。然而，有些国企办公室的管理者尚未形成信息化管理的意识，仍然沿用传统模式来开展工作，应用先进设备和信息化技术进行管理的意识不强，以致办公室整体工作效率不高，职能未充分施展。以办公室常见的督查督办工作为例，仍有一些国企管理者采取人工逐一收集、分类、整理的传统方式，不仅工作效率低，而且易出现遗漏，影响工作质量。

缺乏科学合理的考核评价体系 国企办公室涉及的工作内容繁杂、琐碎，无法对所有工作采用量化的形式来考核，因此多以定性评价为主，定量评价不足。由于量化指标要求及标准不清晰，在对办公室人员进行岗位评价考核时存在一定的主观性，令其缺乏明确工作目标，不仅难以调动人员的工作积极性，而且影响岗位工作质量和工作效率的提高。

新形势下国有企业办公室管理效能提升路径

引入科学先进的管理理念 强化责任意识和协同意识 在新形势下，要想提升国企办公室管理效能，办公室管理者首先应从思想上更新传统管理理念，改变以往依赖经验管理的思想观念，引入科学先进的管理理念并贯穿各项工作的始终。具体可从以下几方面来进行：

一是强化国企办公室管理者责任意识。既要立足全局，走出以往对办公室工作定位的错误认知，正确看待自身工作职责，以保证岗位工作在定位上的准确。同时又要清楚认识到办公室管理在企业运转中的重要性，明确自身岗位工作的价值，如此方可遵照工作要求严于律己、尽职尽责、保质保量地在规定时限内完成岗位工作任务。此外，面对繁杂琐碎的工作，不可拖拖拉拉，而应雷厉风行、真抓实干，养成求真务实的工作作风与立即响应、快速执行的良好工作习惯，确保每一个细节均能落实到位。

二是国企办公室管理者协同意识的强化。协同除企业内部员工间、岗位间的协同外，还涉及部门间的协同。因此，作为国企办公室的成员，要认识到部门就是一个小集体，这个集体内的每一名成员都要具备集体荣誉感和团队协作意识。只有在部门内形成团结一致、相互支持与协作的工作氛围，才能让每名成员受到感染和积极影响，才有利于国企办公室整体工作效率的提高，从而节约管理成本。对于工作中遇到的重难点问题，要集中办公室全员的一切力量，多层面多角度地分析问题，集思广益，听取不同建议和意见。在综合分析考虑后，选取最优方案来解决问题，以避免因工作的片面、疏忽而出现失误。此外，还要遵循以人为本的原则，清楚地认识到员工间的个体差异。为此，需要深入了解每名员工的优缺点，知人善用，以发掘其潜能，将集体的效能和价值发挥到极致，实现人性化管理。

三是强化国企办公室管理者精细化思维。要想提高国企办公室的工作质量，就要改变粗放式管理模式。管理者不仅要形成精细化思维，还要坚持以精细化管理模式来开展管理工作。以服务企业员工为例，除了解和满足其需求外，还要站在对方立场设身处地去考虑，并审视自我，不断改进、总结和推广成功经验。同时，办公室工作文化也要向精细化发展，使部门的管理由制度化约束实现向文化约束的转化，让部门员工在潜移默化中成为其工作模式，以助推办公室管理质量的提升、管理水平质的飞跃。此外，在平时的工作中应融入创新意识、品质意识，让工作标准和要求随之提高，并在不断完善办公室管理的过程中提高管理效能和价值。

优化岗位工作流程 完善考核管理评价机制 提升国企办公室的管理效能及水平，首先就要明确岗位职责，并对岗位工作流程加以细化和优化。围绕定岗、定责、定标准这一主线，进一步优化完善岗位说明书，从而明确各岗位职责及要求，避免由于职责要求不明晰而在部门内形成内耗。其次，对现有管理流程、工作流程进行优化，并加以分解、细化，制定出标准化的各岗位作业程序，并绘制流程图，让办事流程得以全面规范，打造一支专业化、标准化、国企办公室管理团队。最后，完善考核管理评价机制。为有效调动国企办公室管理者工作积极性、主动性，不仅要完善现有考核管理评价机制，还要设置奖惩激励机制。一方面，设计科学合理的量化指标，采用多种方法如调查问卷法、观察法来展开综合调研，对不同岗位不同工作的要求进行细致分析，以使关键的量化指标得以明确。对于非程序性工作需定性设计绩效指标，通过绩效考核来激发员工工作热情。同时，结合考核结果的应用，确保制度化管理模式落实到位，以使管理效率得到显著提升。另一方面，设置奖惩激励机制。对于工作表现突出、取得成就的员工要给予物质奖励和精神表彰，反之对消极怠工未完成本职工作者要给予相应处罚，以达到奖优罚劣的目的，从而避免让员工产生干好干坏一个样的不良印象，在办公室内部形成积极进取的氛围，让员工的工作热情在紧张却不乏人性化的工作环境中得以点燃，积极性、主动性得以提升，从而助推国企办公室不断提高管理水平。

加快推进信息化管理进程 国企办公室管理效能的提升离不开信息化技术的应用，要通过加快推进信息化管理进程来改变以往粗放管理的局面。因此，国企办公室自上而下、由内到外均应采用信息化管理手段，通过管理方式的优化创新、先进信息技术在工作中的普及，确保各项工作流程有效衔接和无缝对接，从而避免因人为疏忽而出现管理漏洞。并且为保证企业领导层决策的准确及时，需对任务管理程序加以开发，通过系统整合信息的收集以及任务的督办，提供给企业的领导者全面而完整的信息，作为其决策参考依据。此外，信息化管理的推进还涉及各种相关设备及工具的使用，如电脑设备、移动智能终端等，借助这些终端设备能很好地对管理工作进行在线沟通、回复、处置，从而提高信息传递的时效性，以及国企办公室的办事效率。

提升国企办公室人员综合能力 在新形势下，国企办公室管理效能的提升需要建立在办公室成员整体工作能力提高的基础上。因此，国企办公室人员应从三个方面来提升自身的能力：一是文字书面表达能力的提升。材料撰写是办公室诸多工作中的内容之一，也是办公室成员应具备的基本功。这就需要办公室人员平时利用各种撰写材料的机会苦练基本功，勤于练笔，勤于用脑，多看多观察，从多个角度分析问题，不断总结和反思，从而准确领会领导意图及工作要求，快速组织语言形成文字材料，长此以往，必将熟能生巧。二是综合协调能力的提升。国企办公室对内对外均需要沟通协调。为此，首先要有顾全大局的意识，能够服务好各方。三是要强化自身的沟通交流能力。本着以人为本的理念，虚心听取他人意见与建议，学会换位思考，兼顾各方需求，才能提高沟通协调的有效性。最后，沟通方式方法应引起足够重视，把握好沟通协调的最佳时机，以对方易于接受的方式与之交流，并注意态度的诚恳、语言表达的准确精练，能够直接击中问题的要害，促使双方就关键事项达成一致，以提高沟通协调的成功率。

作者单位：中国生物技术股份有限公司