干部队伍建设视域下高校干部人事档案工作规范化建设探究

摘 要：高校干部人事档案在干部提拔和考察任免、人才培养中发挥着举足轻重的参考作用。面对新时代与新要求，迫切需要加强高校干部人事档案规范化建设。本文分析了规范化建设中存在的问题，主要有：规范化思维不足、信息化建设质量不高、标准化建设力度不足、管理队伍水平亟待提升等，需要从档案材料收集整理、档案信息化建设、制度化运行、干部管理队伍培育等方面狠下功夫，推动干部人事档案管理提质增效。

关键词：高校；干部人事档案；规范化

干部人事档案是干部工作的重要组成部分，是从严监督管理干部的重要抓手。2014年10月，中组部在全国分级分批开展干部人事档案专审工作。2018年，《干部人事档案工作条例》印发施行，为推进高校干部人事档案科学化、制度化与规范化提供了契机。党的二十大提出“建设堪当民族复兴重任的高素质干部队伍”的要求，干部人事档案作为高校干部工作的重要组成部分，必须推进规范化建设，充分发挥好其重要基础作用。

1 高校干部人事档案工作规范化建设的价值

人事档案记录干部的个人资料、工作经历、培训情况以及考核评价等重要信息，是干部个人能力和素质的真实体现，是组织了解干部能力和业绩的重要依据，其管理水平的高低，不仅直接关系到一个高校档案管理工作的水平，还直接影响着高校人才强校战略的实施。一是有助于高校精准引才育才。高层次人才培养是高校人事工作的重中之重。当前，各高校人才竞争越发激烈，通过档案分析人才结构，能够为学科建设、科学研究、梯队建设、人才引进提供科学依据。二是有助于做好人才评价。干部人事档案数据能够充分体现人才的真实年龄、第一学历、专业方向、思想政治水平、专业培训情况、职称水平、受表彰情况等，为人才评价提供关键性数据，有助于高校尊重人才培养规律和科研规律，科学设立评价目标、指标和方法，引导人才潜心主业、追求卓越。三是有助于维护职工合法权益。干部人事档案是经过组织部门认定的合法数据，权威性、可信度高，在维护职工合法权益方面发挥着积极作用。例如，干部职位晋升、教师职称评聘、荣誉申报方面都需要档案材料来印证。四是有助于精准选人用人。干部人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础。推进规范化建设，有助于以严谨细致、高严标准、突出实绩的工作方法为考察干部提供全方位、多角度、立体式精准画像，提升选人用人的公信力。

2 新形势下高校干部人事档案工作规范化建设的现状

伴随信息化建设的扎实推进，高校干部人事档案现代化水平稳步提升，档案模式逐步走向规范化与智能化。但是，与人事档案治理模式现代化相比，仍然存在一定的不足。

2.1 档案规范化意识不强

《条例》对干部人事档案的工作体制机制、内容建设、日常管理、利用审核、工作纪律等内容进行了详细规定，是做好高校干部人事档案规范化管理的基础。有些高校干部人事档案管理出现了“宽、松、软”的现象，规范化建设不到位的现象较为突出，主要表现在：一是规范建档意识不足。档案管理流程化建设不够，对规范建档、审核、查询利用缺乏严谨工作态度，档案管理无序化问题突出，档案信息被泄露、涂改、遗失的问题影响了规范化建设的开展。二是内容归档不及时。高校人员流动性强，有些档案管理人员未能及时将档案材料整理、归档，档案材料完整性不够，且第一时间也没有录入电子档案，对后期的干部档案审核带来不必要的麻烦。三是档案使用程序不严谨。档案借阅使用不规范问题较为突出，按照《条例》要求，需要严格履行借阅程序，通过申请、批复、登记等环节，但是有的高校借阅制度落实不扎实，流程标准化缺失，严重违背了档案查询利用原则。

2.2 档案信息化管理不到位

大数据时代的来临，迫切需要充分运用信息技术提升干部人事档案管理水平，助推干部人事档案工作科学化，这也成为当前干部人事档案工作发展的新方向，是新时代赋予干部人事档案工作的新内涵。当前，高校信息化建设受资金不足的影响，信息化水平有待提升，主要影响因素有：一是专项资金缺乏，难以保证及时更新技术和设备，基础设施建设薄弱，数据化潜能难以发挥价值，整体建设效果不理想。二是网络安全环境重视程度不够。网络安全防控设施建设不到位，人事档案信息被泄露风险加大，为信息化建设带来不利影响。三是信息内容更新不及时。人事档案工作落实力度不够，建管用并重的理念缺失，材料收集和数字档案更新工作制度化、常态化落实有差距，难以保证干部人事档案始终真实准确、全面规范、鲜活及时。

2.3 档案标准化建设力度不够

近年来，干部档案专项审核工作扎实推进，重点对“三龄两历一身份”的信息进行核实，特别是注意审核档案材料是否有违法涂改造假，原始档案材料是否齐全完整等。高校在开展专项审核过程中，档案材料缺失、制作不标准的问题较为突出。一是档案材料形成上缺乏严肃性和纪律性。干部本人填写材料时随意性强，有的字迹潦草难以辨认，甚至为了自身利益而弄虚作假，使档案内容失真。出现这些问题，主要原因在于档案生成部门对档案管理不严不细，未能有效履行职责。二是档案材料完整性不够。有的档案材料缺少审批机关意见和盖章、落款时间不合理。有的缺少必要的印证材料，如奖励的证书、成果的鉴定报告等，工作随意性强，使档案管理处于无序混乱的状态。学历材料残缺严重，给核查有关学历性质和真实性增加了很大困难。

2.4 管理队伍水平亟待提升

一是基础业务素质不过关。高校档案人员大多是兼职，对档案管理知识了解不深入，未能及时学习《干部人事档案工作条例》《中华人民共和国档案法》《干部档案整理工作细则》《干部人事档案造假问题处理办法（试行）》等，对材料归类鉴别、档案材料整理、信息认定等重点难点问题缺乏解决办法，综合能力素质不够过硬。二是基础设施建设不达标。档案室、阅档室、整档室、档案管理人员办公室分离不够，档案库房智能化程度不够，库房面积狭小、存量不足、设备落后的问题较为普遍。三是档案资政服务效能发挥不足。主动服务理念较为缺乏，人事档案开发利用与共享不足，单位间信息联动机制不足，档案价值发挥通道较为狭窄。

3 干部队伍建设视域下高校干部人事档案工作规范化建设的路径分析

要根据干部人事档案管理的总体要求结合高校工作实际，在档案的收集、鉴别、整理、存档、利用等方面持续发力，推进干部人事档案管理数字化、科学化、规范化建设。

3.1 在档案材料收集整理上动真格，确保档案材料完整性

要按照《干部人事档案材料收集归档》的相关要求，不断加强干部人事档案精细化收集与整理工作，打牢规范化建设基础。

3.1.1应收尽收。定期开展零散材料集中收集行动，学校档案管理部门积极对接有关二级单位，及时报送每年度形成的干部考核、工资调整、表彰奖励、科研成果等材料，同时提醒及时将干部新取得的入党、学历等材料归档，做到应报尽报、应收尽收，确保干部人事档案的充实完整。

3.1.2加强甄别。严格执行《条例》要求，组织精干力量严格审核归档材料的真实性和完整性。接收材料须齐全完整、文字清楚、对象明确、内容真实、手续完备。按规定须有组织盖章的材料，应加盖组织印章。个人撰写的材料，应有形成材料的时间及本人签名。凡干部重要信息填写与组织认定不一致的，一律不予归档。

3.1.3做好登记。对于管档范围内、符合归档要求的材料切实进行分类登记，填写《干部人事档案接收材料登记表》，对送交材料进行送交份数、送交时间、送交人等信息登记，确保档案材料转递接收留底、留痕、留迹。

3.1.4及时归档。对收集的常规性材料，合理安排时间整理入档。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，所有归档材料实行分类分批归档，对考核、工资类材料、考察和任免类资料实行“一个月内归档”；对科研成果、后取学历学籍档案、入党材料等重要档案材料实行“当天即时归档”。归档前提取新材料中的奖励、惩处、新读学历等信息，及时更新干部信息库，确保干部信息动态掌握。

3.2 在档案信息化建设上求突破，打造新型档案管理模式

3.2.1加强信息化工作顶层设计。高校要着眼于信息化发展趋势和人事档案管理需要，抓住关键，转变思维，紧盯信息化建设的任务目标、工作内容和方法步骤全过程，合理规划信息化建设发展规划。要持续加强对信息化建设的资金投入，引入大数据、区块链、“互联网+”、人工智能等新一代信息技术，淘汰落后技术，提升信息化层次，跑出信息化“加速度”。

3.2.2优化干部人事档案管理系统，逐步实现干部管理分析一体化。管理系统除满足基础管理需要外，要对高级查询功能进行个性化灵活定制，对学科、职称、奖项、荣誉称号、课题等标签实现干部信息有针对性的定制筛查，根据选用标准即时设置筛选条件，动态生成干部人事名册，根据指标预警情况及时调整任用干部。

3.2.3加强便捷利用。发挥移动终端便捷作用，适时更新干部档案信息库，实现信息分类管理，推动共享利用，加快实现干部人事档案的数字化工作从“纸间”到“指尖” 、从“线下”到“云端” 转型。例如，有的高校移动端设置概要、干部名册、编制职数、预警提醒、政策资料等功能模块，实现数据从点到面、从查询到统计、从比对到验证的快速互联。

3.2.4持续净化网络安全环境。要设置好防火墙、防水墙等杀毒防护措施，及时更新病毒库，适时引入区块链保护技术，营造安全、可靠的网络环境。

3.3 要在制度化运行上出硬招，探索服务型档案治理体系

3.3.1健全管档责任体系。高校组织部门要履行干部人事档案工作牵头抓总职责，建立联席会议制度，明确责任分工，加强督导检查。各二级学院要严格把关、定期归档，从源头上把控档案质量。组织部门要加强宏观指导和过程监督，形成干部人事档案工作的监管闭环，对发现问题的档案严格实行责任倒查机制，保障档案管理的严肃性。

3.3.2坚持制度化管理。规范干部人事档案日常管理工作台账，建立查（借）阅、接收、保管、转递等各项制度，对档案材料进行制度化的收集、鉴别、整理和归档，切实做到“有章可循、有规可依、有据可查”。

3.3.3常态化开展干部人事档案专项审核工作。落实“初审、复审”制度，认真摸排历史遗留问题，逐一分析研判，坚持重要信息“凡疑必查”，准确认定干部人事档案“三龄两历一身份”等重要信息，坚决防止干部因档案问题“带病提拔”“带病上岗”。

3.3.4推动档案库房现代化。升级改造档案保管条件，推动档案室智能化智慧化改造，同步安装视频监控系统，为干部人事档案保管提供安全可靠的基础设施保障。五是强化服务理念。要针对高校人才发展的缺失，立足服务高校高质量发展的需求，在人才结构分析、引才政策制定等方面为学校提供精准资政服务，发挥好人事档案在高校治理中的独特作用。

3.4 要在干部管理队伍培育上求实效，打造专业化人才队伍

3.4.1选优配强队伍。干部人事档案管理是一项默默无闻的幕后工作，也是一项政治要求极高的事业，高校组织部门要把政治素养高、思想道德过硬、敬业奉献的干部放在管理一线，在实践中经风雨、见世面、壮筋骨，学习各项业务和政策，使档案管理人员成为干部工作的“活字典”，培养一支政治可靠、业务精通、作风扎实、纪律严明的干部档案管理队伍。

3.4.2加强基础业务培训。围绕业务知识、保密规定和工作纪律等，定期开展集中学习，增强专业素养。要及时跟进最新政策宣讲，就干部入口、工资晋升、发展党员、科研档案管理等方面的内容精准讲解，提升档案管理人员综合素质和业务能力。

3.4.3增强职业荣誉感。要积极搭建业务比武“擂台”，评选干部人事档案工作管理标兵，营造比学赶超的干事创业环境，持续增强基层管档员的归属感与荣誉感。在外出培训、继续教育、评先树优方面给予倾斜，弘扬工匠精神，大力创树实干为先的导向，激励档案管理人员担当作为。

结语

干部人事档案记载着一名干部每一步的成长与成熟，是知人识人的重要依据，是国家组织工作、干部工作、人才工作的重要组成部分。高校要从高等教育发展的长远角度出发，认真做好干部档案规范化建设，不断完善档案管理制度，加强档案管理人员培训，努力提升干部人事档案工作质量和水平，不断开创高校干部人事档案工作的新局面，为新时代选拔任用优秀干部和人才提供重要支撑。

参考文献

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[2]王琇.人事档案管理信息化建设创新路径[J].黑龙江档案，2021（11）：10.

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[4]魏薇.如何做好干部人事档案收集归档工作[J].黑龙江档案，2014（10）：15.

作者简介：高杨阳（1988—），研究生学历，西安医学院助理馆员，主要从事干部人事档案管理研究。