医院档案规范化管理工作研究

摘 要：在现代医疗背景下，医院档案管理不仅关乎医院内部运营的效率，还直接影响着患者信息的安全与医院形象的塑造。随着“互联网+”和数字化技术的飞速发展，医院档案管理正迎来前所未有的机遇与挑战。文章将简要阐述医院档案规范化管理的必要性，并基于对医院档案管理现状的分析，深入探讨医院档案规范化管理的有效路径和措施，以期推动医院档案管理向更加高效、安全、智能的方向发展。

关键词：医院；档案；规范化管理

引言

随着医疗事业的蓬勃发展，医院档案的数量和种类不断增加，档案管理工作面临着前所未有的挑战。医院档案规范化管理不仅能够提高医院内部运营的效率，减少人力与物力的浪费，还能够为医院的科学研究、临床教学、医疗服务等提供有力支持，推动医院整体管理水平的提高。因此，加强医院档案规范化管理工作对于促进医院持续健康发展具有重要的实践价值和参考意义。

1 医院档案规范化管理的必要性

医院档案指医院在运营过程中形成的各类医疗、行政、财务、科研和教学等活动的原始记录。这些档案当中不仅涵盖了患者的诊疗记录、医学影像资料，还包括医院的行政文书、财务报告以及科研数据等。其以文字、图表、声像等不同形式存在，共同构成了医院运营和发展的历史见证。从医疗角度来看，患者档案是医生诊断和治疗的重要依据，详尽的病历资料有助于医生更准确地了解患者的病情，从而制定更有效的治疗方案。在行政管理方面，档案记录医院的各项决策、规划和活动，是医院管理层进行决策分析、总结经验教训的宝贵资料。在科研和教学领域，医院档案也能为医学研究提供丰富的临床数据和案例。

也正是由于医院档案的重要性和多样性，医院档案的规范化管理尤为重要。规范化管理意味着对档案的收集、整理、保存和利用等各个环节进行标准化操作，确保档案的完整性、准确性和系统性。这不仅有助于提高档案的利用效率，减少因档案管理不善而造成的资源浪费和效率低下，还能为医院的决策提供更为可靠的数据支持[1]。随着医疗技术的不断进步和医院管理模式的现代化，医院档案的信息量日益增大，规范化管理能够帮助医院更好地应对这一挑战。通过科学的方法和先进的技术手段，实现档案的高效管理和利用。同时规范化管理还有助于提升医院的整体形象和服务质量，增强患者对医院的信任感和满意度。

2 医院档案管理现状

2.1 信息化程度不足

部分医院档案管理人员缺乏信息化观念。对医院档案管理信息化的重要性和紧迫性认识不足，导致医院在档案管理信息化建设上的投入有限，相关设施和技术支持不够完善，信息化建设未能真正落到实处。一些管理人员在实际工作中仍然采用传统的工作方法，未能充分利用信息技术来处理和管理档案，导致档案管理效率低下，信息化进程缓慢。还有部分管理人员过于关注医院的经济效益和技术设备引进，忽视了档案管理信息化的实际需求。偏颇的管理理念进一步加剧了档案管理信息化程度的不足，使医院在信息化管理方面滞后于时代发展的步伐。

2.2 人员专业能力有限

当前，医院档案管理面临的另一重要问题就是管理人员的专业能力问题。部分档案管理人员虽然具备一定的专业知识，但缺乏实践经验，难以将理论与实际工作有效结合，导致其在处理档案管理任务时，可能无法高效地应对复杂情况，从而影响档案管理的整体效率和质量。一些档案管理人员对待工作的态度不够积极，缺乏主动学习和创新意识。部分人员可能认为档案管理工作无需太多专业技能。因此，忽视了自我提升的重要性[2]。这种观念不仅会阻碍档案管理人员个人职业的发展，也会制约医院档案管理水平的提高。除此之外，还有部分医院对档案管理人员的培训不够重视，导致管理人员的思想观念陈旧，缺乏应对新时代档案管理挑战的能力。这也使档案管理人员在工作中比较被动，只是机械地接受任务，而无法主动发现问题并寻求解决方案。

2.3 制度建设不够完善

随着医院的不断发展和服务项目的增多，许多医院已经建立了档案管理制度，但这些制度往往没有及时更新，难以及时适应医院规模的扩大和服务项目增加所带来的新需求。传统的档案管理制度逐渐暴露出无法满足当前复杂档案管理要求的问题。由于档案内容日益复杂，且重要性日益凸显，不完善的档案管理制度会导致档案管理缺乏有效的参考依据。这不仅增加了档案管理人员的工作难度，也可能影到医务人员对患者信息的记录和存储，进而影响诊疗工作的参考依据。同时，如果档案管理人员未能及时对档案资料进行分类与整理，一旦后续工作需要这些资料，就会增加查阅难度，给工作带来诸多不便。不完善的制度建设不仅影响档案管理工作的效率和质量，还可能对医院的整体运营和发展造成不利影响。

3 医院档案规范化管理路径

3.1 推进档案管理信息化建设

3.1.1完善档案管理基础设施。首先，医院需要确保资金充足，并根据档案管理的现状和需求，对档案室的基础设施进行有针对性的投入与完善。购置专业的档案存储设备，如密集架、档案柜等，以满足不同档案的安全存储需求。购置计算机、扫描仪等先进的硬件设备，以支持档案的数字化转换和存储。其次，医院应构建完善的网络体系，为档案管理提供稳定、高效的网络环境。完善的网络体系有助于实现纸质档案向电子档案的快速转换，减少物理空间的占用，提高档案存储的效率和安全性。还能支持档案的实时更新和在线查阅，满足医院内部及外部对档案信息的快速获取需求。在档案管理系统的建设上，医院应结合实际情况和档案管理现状，进行系统的优化和升级[3]。进一步明确档案资源的归档流程、借阅规则等相关内容，确保档案管理资源得到有效管理。此外，医院还应树立大档案思维，对档案管理的各个环节进行一体化管理。医院可以通过完善档案软件的功能，实现与其他系统的无缝对接，促进资源的共享和信息的实时更新。

3.1.2推进档案管理数字化转型。在“互联网+”的时代背景下，为推进医院档案管理的数字化转型，第一，由于医院档案种类繁多，有人事档案、科研档案、病历档案和财务档案等。因此，需对档案进行细致分类，并搭建相应的数据库。这不仅能提高检索效率，还能确保档案信息的准确性和完整性。第二，医院应积极引进先进的信息技术，如大数据、人工智能和云计算等，以优化档案管理工作。大数据技术可以优化档案检索功能，实现智慧检索，提高档案编研工作的效率。人工智能技术可以构建数字化档案室，实现智慧档案管理，通过物联网技术与智能档案架的结合，实现档案管理系统与数据库的实时衔接。云计算技术能确保档案资源在云端安全存储，减少对硬件资源的依赖。此外，医院还应加强对档案资源的开发和利用。如对数字档案进行有针对性的编研，结合新医改的要求，编辑和制作相关宣传材料，如微视频等，以提高医院的知名度和影响力。

3.2 加强档案管理人员培训与引进

3.2.1强化人才培养和引进。在现代医疗环境中，随着人们对健康、医疗技术和服务质量的追求日益提升，医院档案规范化管理的重要性日益凸显。而强化医院档案管理的人才培养与引进是提高医院档案管理水平、确保医疗服务质量的关键环节。首先，医院应结合“十四五”时期对档案资源管理的要求，进一步完善人才培养机制。这也意味着医院需要制定长期、系统的人才培养计划，加大对档案管理人员的培训力度，增加人才培训频次（参考图1）。

医院也可以通过引进先进的互联网技术，如微课、PPT等在线资源，为档案管理人员提供多样化的学习平台，鼓励管理人员开展自主学习，不断更新知识结构，掌握扎实的专业技能。其次，医院要及时更新档案培训内容，确保培训内容与时俱进且具有针对性。培训不仅要涵盖传统的档案管理知识，还应加强大数据、人工智能等先进技术知识的普及与推广。同时通过案例分析、实践操作等方式，使档案管理人员能够深入了解不同技术的原理和功能，并做到熟练应用，为档案管理信息化建设提供有力支持。除此之外，医院还应构建专门的技术人才培养体系，加强对技术人才的引进与培养，适度抬高相关岗位招聘标准（参考图2），确保档案管理系统能够得到专业的维护、更新和升级[4]。一方面，提高档案管理系统的稳定性和安全性。另一方面，为档案管理人员提供技术支持，帮助管理人员更好地完成档案管理工作。

3.2.2逐步转变管理人员的工作模式。在推动医院档案规范化管理的过程中，逐步改变管理人员的工作模式也是提高管理人员专业能力的关键环节之一。一是医院要明确档案管理人员的角色定位和工作目标。旨在通过制定清晰的工作职责和绩效标准，使档案管理人员明确自己的职责范围和工作重点，从而引导其从传统的被动管理模式转向主动、高效的管理模式。二是医院应建立激励机制，激发档案管理人员的工作积极性和主动性。如通过设立绩效考核体系，将档案管理工作与个人职业发展、薪酬待遇等挂钩，使管理人员更加关注工作质量和效率。对于在工作中表现出色、具有创新意识的档案管理人员，医院应给予适当的表彰和奖励，以激发其的工作热情。三是档案管理人员应树立主动学习意识，认真学习各种档案管理知识和技术，如信息化技术、大数据技术等，并将所学知识与实践有机结合。还应积极参与医院管理制度的讨论和完善工作。如根据自己的工作经验和实际情况，对医院的管理制度提出相应的意见和建议。这些意见和建议有助于医院进一步完善管理制度，使制度更加贴近实际、更加合理有效。四是医院应倡导团队协作和跨部门合作。档案管理工作不仅是档案管理部门的职责，还需要与其他部门密切合作。医院应鼓励档案管理人员与其他部门建立沟通机制，共同解决档案管理中遇到的问题，提高工作效率。

3.3 完善档案管理制度与流程

3.3.1完善档案管理制度的首要任务是明确制度完善的目标与原则。目标应聚焦于提高档案管理的规范化、信息化与专业化水平，确保档案资料的真实性、完整性、安全性与可利用性。同时，要坚持科学、合理、高效、实用的原则，确保制度能够真正落地执行。

3.3.2为确保档案资料得到规范化存储与利用，医院需要制定统一的标准。标准应涵盖档案资料的收集、整理、分类、编号、存储、借阅和归还等环节。档案管理人员应接受统一的培训，掌握同一种档案归档方式，确保档案资料得到妥善收集与存储。同时要加强对档案管理人员的监督和考核，确保其严格遵守制度规定。

3.3.3随着信息技术的不断发展，医院档案管理也应与时俱进。档案管理引进先进的信息技术，如云计算、大数据、人工智能等，可以进一步优化管理制度，提高档案管理的效率和质量。医院可以建立电子档案管理系统，实现档案资料的数字化存储和在线查阅或者利用大数据分析技术，对档案数据进行深度挖掘和分析，为医院决策提供有力支持。

3.3.4根据《“十四五”全国档案事业发展规划》，结合医院的实际情况，医院制定相应的档案管理规划。在规划中，医院要明确档案管理的任务与要求，全面包含档案资源的收集、整理、利用等各个方面；要完善工作机制，确保各项任务能够得到有效执行。如医院可以成立档案规范化管理领导小组，负责统筹协调档案管理工作，制定档案管理制度和流程，明确各项工作的具体要求和操作规范。

3.3.5在档案立卷归档过程中，管理人员要严格把关，确保档案质量。要根据档案资源的类型确定其归档格式和存储方式。要对档案进行认真审核和整理，确保档案资料的完整性和准确性。要严格按照制度规定进行立卷归档操作，确保档案得到妥善保存和有效利用。医院在完善档案管理制度与流程的过程中，要明确各部门的职责和权限划分，加强协作与沟通。医院可以通过建立完善的协作机制和信息共享平台，实现各部门之间的无缝对接和高效协同工作。也要加强对档案管理人员的培训和指导，提高其业务能力和综合素质水平。

结语

综上所述，医院档案规范化管理不仅有助于提高医院内部运营的效率，更在保障患者信息安全、维护医院形象方面发挥着关键作用。面对“互联网+”和数字化技术带来的机遇与挑战，医院应当积极拥抱变化，持续探索和创新，推动医院档案管理向更加规范化、数字化和智能化的方向发展。

参考文献

[1]张艳.新医改背景下医院档案规范化管理的思考与实践[J].黑龙江档案，2024（01）：270-272.

[2]杨乐.医院档案规范化信息化建设对管理工作的实施影响分析[J].中国标准化，2024（04）：229-232.

[3]潘宜兴.医院办公室档案规范化管理的对策研究[J].兰台内外，2023（35）：49-51.

[4]张爽.医院档案规范化管理探析[J].黑龙江档案，2023，（04）：135-137.

作者简介：高雪玲（1982—），大学学历，江苏省丰县中医医院馆员，研究方向：档案管理。