新时代公路工程档案管理工作的难点与对策分析

摘 要：《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，要着力推进档案治理体系和治理能力现代化。因此，加强和改进新形势下公路工程档案管理是时代所需。本文从做好公路档案管理的意义出发，认为在工作中存在思想认识有偏差、档案规范性建设不高、制度建设不到位、信息化质量有待提升、服务能力较弱等难点，要坚持靶向有力，在责任落实、制度体系、信息化建设、开发利用、人才培养方面加以改进，推动公路工程档案高质量发展。

关键词：公路工程；档案管理；对策

公路工程档案是公路规划、建设、质量监管的第一手资料，对历史研究和公路维护具有重要作用[1]。当前，档案事业发展进入新时代，《中华人民共和国档案法》及其《实施条例》为档案事业发展提供了坚强保障。《“十四五”全国档案事业发展规划》为档案工作发展指明了前进方向。因此，解决好公路档案管理中存在的难题，需要对标时代要求，深入分析在实践中的困境，深刻剖析原因，更好地为城乡建设、经济发展服务。

1 做好新时代公路工程档案管理的重大意义

1.1 有利于保护和传承公路工程文化遗产

档案中记录着公路工程建设、改造、维护的全过程信息，反映了党委政府时刻将人民群众对美好生活的向往作为工作出发点和落脚点，蕴含着丰富的历史文化内涵。保管好、留存好这些珍贵史料，有利于展示公路人不畏艰险、开拓创新、为民服务的崇高精神，增强人民群众的认同感和自豪感，凝聚起建设现代化国家的磅礴伟力。通过挖掘档案资源，有助于展示公路建设的历史背景、文化特色和效果影响，公众可以更加了解和珍惜所处的历史环境，树立正确的历史观，增强集体主义意识。

1.2 有利于推动公路事业创新发展

档案作为公路建设的基础性史料，在工程质量监管、预防腐败方面发挥着重要作用。例如，公路档案中凝结着技术人员的开拓创新精神，包含着工程建设新技术新业态，在实践中有助于推动公路行业的科技进步，提升公路行业整体智能化现代化水平，推动公路建设质量提高和效益提升。

1.3 有利于带动相关产业发展

一方面，公路工程既是交通设施，也是人文建筑，对于带动旅游等产业发展具有推动作用。通过开发档案资源，建设工程档案史料馆，打造网红打卡地，带动当地人文环境建设。另一方面，可以促进学术交流与进步。借助档案数据分析，能够挖掘档案背后蕴含的内涵价值，为地质研究、人文历史、经济结构调整提供一定史料支撑。

2 公路工程档案管理工作的难点

2.1 思想认识有偏差

部分公路工程建设部门对档案的重要性认识不足，认为档案管理周期长、见效慢、难开展，对档案潜在的价值认识不充分，甚至内心排斥抵触档案工作，在思想认识、工作思路上都未能做到与时俱进。有的单位的档案收集、保管利用工作未能提上议事日程，片面地认为档案只归档重要性文件即可，对过程性材料收集不重视。现场资料和实验室资料归档不同步，音视频档案资料缺失，质检资料质量不高等问题。档案工作应付检查的观念依然占主流，有的单位突击应对上级部门的考核，常态化开展工作不足，导致资料管理混乱、内容不规范、填写字迹潦草等问题。

2.2 档案规范性管理制度不健全

公路工程建设周期较长，少则一两年，多则五年以上，参建单位众多，管理方法各异，导致档案标准化程度较低，主要表现在：一是收集不齐全现象突出。由于档案意识薄弱，部分重要档案未得到妥善保管，致使工程竣工时部分档案遗失，为应对上级检查突击补充材料，档案真实性和原始性无法保证。二是归档面覆盖不足。公路工程档案内容丰富，不仅包括文书、施工、设计、竣工等，还包括勘察图片、施工影像记录等。但是由于归档范围中未明确新质档案资源。例如，音视频、新媒体档案等，此类档案大多未及时归档，不能完整呈现工程建设全貌。三是管理质量层次不齐。公路建设工期较长，档案管理人员众多，档案归档质量也因人员不同产生差异，档案规范程度的差异为后期查询利用带来一定困难。

2.3 制度建设不到位

制度供给不充分是工程档案规范化建设的“难点”。一是组织领导不到位。有的工程建设单位未成立档案管理领导小组，难以形成一级抓一级、层层抓落实的工作局面，档案管理网络不够优化，档案高效运行存在较大阻碍。二是制度更新不及时。对照《中华人民共和国档案法》及其《实施条例》规定内容，工程建设部门未及时修行相关制度，档案管理模式难以转型升级。三是常态化管理制度执行不到位。库房管理制度较为松散、借阅制度执行不严格的问题较为普遍，档案安全保障不能满足新技术环境的要求。

2.4 信息化质量不高

在新技术环境下，工程档案管理应发挥技术赋能作用，把公路工程档案管理与公路工程BIM信息管理系统、智能化办公平台和数字化预算财务管控机制联系起来，以信息化方式有效强化信息管理效能[2]。但是，多数工程档案信息化尚处于初级阶段，新一代信息技术应用不充分，信息化成果仅限于查询利用，档案数据资源自成体系，互联互通能力不足，档案数据桥梁纽带作用发挥不充分。

2.5 服务能力较弱

档案管理部门主动服务意识不足，在公路事业发展中的价值未充分彰显，主要表现在：一是档案查询利用较为传统，远程查档、跨领域查档尚未真正实现。二是档案资政水平不高。工程档案凝结了公路建设中的好经验与好做法，对其他工程建设具有重要意义，但是挖掘这些珍贵资源力度还不够，未能从档案中汲取先进做法，档案资源长期处于沉睡状态。三是档案开发手段较为单一。工程建设是一项利国利民的事业，需要加强开发力度，大多数公路工程档案开发采取宣传页、专题展览等形式，方式较为陈旧、吸引力不足，效果难以保证。

2.6 人员素质有待提升

工程档案管理人员素质和能力与档案工作发展还有一定差距，主要原因有：一是档案人员更迭较为频繁。大多数档案人员为兼职，工作稳定性不足，加之工程周期长，档案人员流动性较强。二是档案培训机制不足。公路系统缺乏常态化的培训机制，档案人员未能及时掌握档案标准规范和前沿问题，操作水平不高，视野面不够，限制了档案工作规范化建设。三是职业荣誉感不强。档案人员晋升通道较为狭窄，职称评聘难以保障，档案人员内生动力不足，人才流失较为严重。

3 公路工程档案管理工作的对策

3.1 责任落实要从严从紧

要持续在组织领导上下功夫，健全公路工程档案的工作机制，把档案管理工作放到公路事业发展中思考谋划，找准档案与业务工作的结合点、切入点与落脚点，正确处理好档案工作与业务建设的关系。领导小组要充分发挥综合协调作用，加强对公路工程档案发展的总体部署、系统设计和统筹推进，持续改进和创新工作机制，落实工作责任。要把档案工作摆上重要位置，纳入重要议事日程，定期听取工作汇报，研究解决突出问题。把组织领导融入档案工作全过程，坚持档案工作与业务工作同研究、同部署、同检查、同考核。档案管理部门要落实好责任制，建立健全质量管控体系，全面实施首问负责制，推广现代档案管理理念和方法，加强全流程、全过程的质量管理，从源头上确保公路档案治理水平现代化。

3.2 制度体系要加快健全

根据《中华人民共和国档案法》《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》和公路工程档案验收有关标准，建立档案制度化管理体系。一是健全“三合一”制度。认真贯彻落实《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表“三合一”制度的通知》要求，详细掌握“三合一”制度的具体内容和要求，努力建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系，维护档案资源完整与安全。要加强新质档案资源的收集与整理，优化档案资源结构，全方位地记录好公路建设全貌。要加强档案资源质量管控，明确收集时限和整理标准，不断提升档案资源管理的科学化、规范化、标准化水平。二是修订完善档案管理制度。针对工程档案管理的薄弱环节，要完善归档、保管、利用、保密、专管人员岗位责任制等工作制度，进一步明确档案工作职责和任务，协调指导各部门对档案材料的形成、积累、收集、整理，使其有据可依，规范有序。

3.3 信息化建设要夯基垒台

《中华人民共和国档案法》规定：“推进传统载体档案数字化和档案资源利用网络化。”公路档案部门要加快信息化转型升级，积极引进人工智能、大数据、物联网等新一代信息技术，提升管理效能。要增强整合能力，依托工程档案信息管理平台，对系统内资源实现再整合，形成“数据库”式信息资源体系，为精准化信息服务奠定基础。要打通OA办公平台和档案信息系统、财务管理系统、技术管理系统等，实现业务数据的互联互通，实现数据资源自由流动，提升工作效率。在数据结构上，要统一数据归档范式，实现数据流动、出库、盘点等全流程管理；进一步将档案资源嵌入公路事业发展的整个生命周期，实现档案数据即时收集与利用。要把档案信息安全摆在突出位置，强化数据加密，保障数据利用安全可靠。探索将区块链技术融入信息安全管理，确保整个档案数据链条免受非法篡改。

3.4 开发利用要创新方式

充分发挥工程档案信息化成果，在服务方式、开发利用上下功夫。一是构建档案信息服务平台。信息服务平台可以集成多源异构的档案资源、分析处理海量档案信息并提供多样化的档案组织方式，最终实现高效化和科学化的档案信息检索服务[3]。在平台建设过程中，要搭建与业务系统的有效联系，着力推进档案数据互联互通。二是着力推进精准化服务。强化人工智能技术应用，发挥深度学习优势，根据用户的检索记录，结合指定词库，对检索热词词频进行排名，便于管理者了解档案利用内容趋势[4]。运用好智能管理优势，自动生成档案管理的统计分析和报告。例如，存量的变化趋势、访问次数情况等，帮助管理者快速获取并理解档案管理的关键指标和趋势，进一步改进档案管理方式。与此同时，要构建反馈和沟通机制，实现从“供给导向”到“需求导向”的转变，精准把握好实际需求，提升服务针对性。三是发挥大数据优势。在保障隐私和安全的前提下，对档案查询用户需求进行分析，收集其习惯偏好，为用户“精准画像”，提供好个性化服务。四是强化档案资源编辑研究。围绕公路事业发展任务和国家战略，精心研究档案资源中的成熟经验和做法，通过编写资政专报等形式为上级决策提供有益参考。创新档案开发形式，在档案展览、宣传展示等方面，借助新媒体平台，融入数字人文技术，提升档案开发利用的效果和质量，增强档案鲜活度，提高档案管理工作的社会影响力。

3.5 人才培养要持续用力

一是强化组织培训。定期对档案工作人员进行培训，积极组织学习《中华人民共和国档案法》等法律法规，持续增强档案管理人员的档案工作能力和业务素质。二是创新激励模式。实施有针对性的关心关爱举措和帮扶经验交流，畅通晋升渠道，对表现优异的人员给待遇给位子，对不适宜人员及时调整。定期邀请学历高、表现优秀、档案工作经验丰富的干部传授经验，最大限度地发挥传帮带作用。三是要积极留住人才。真心实意地关心和爱护档案管理人员，深入开展爱岗敬业教育，积极营造拴心留人环境，靠档案事业凝聚人、靠组织关心吸引人、靠政策制度激励人，使高素质的档案人才能够留得住、安下心，全身心地投入档案工作建设与发展之中[5]。四是要精心培养人才。引导档案人员积极适应数字社会发展要求，掌握新技术环境下档案管理的能力和本领，主动拥抱大数据时代，拓展知识视野，为提高档案管理水平奠定知识基础。

结语

公路工程档案承载着工程建设的历史记忆，继承了企业的文化传承，奠定了谋远而固本的基石。新时代，做好档案工作要树立新标准，确立新任务，提高政治站位，深刻认识档案工作的重要意义，补齐工作的短板和不足。要持续推动档案信息化提档升级，严格落实“三合一”制度，加大档案工作投入力度，注重档案工作人员培养储备，切实提升依法治档、科学管档、高效用档的能力，推进公路工程档案事业高质量发展。

参考文献

吕素娟.公路部门档案管理与业务工作相融互促探索实践[J].兰台内外，2023（02）：14-15.

[1]赵海英.公路工程档案管理工作的难点与对策分析[J].黑龙江档案，2023（06）：11-12.

[2]李立明.大数据环境下工程档案信息化建设的困境与对策研究[J].黑龙江档案，2022（06）：19-20.

[3]李立明.新修订的《中华人民共和国档案法》背景下智慧档案云平台建设研究[J].档案天地，2022（09）：10-11.

[4]董文君.创新思路 破解难题 提高干部档案管理水平[N].中国档案报，2019（01）：04.

作者简介：赵长海（1981— ），大学学历，临沂市公路事业发展中心沂南县中心馆员，主要从事档案管理与研究。