《档案法实施条例》背景下疾控档案信息化建设探索

摘 要：《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）于2024年3月1日起正式实施。这是继《档案法》之后的又一部档案领域法律法规，是实现档案事业法治化的重要保障。本文以《实施条例》为视角探究疾控档案信息化建设路径，分析了关于档案信息化建设的相关条文内容及具体规定要求，以疾控档案为例，进一步讨论了《实施条例》的实施背景下疾控档案信息化建设的特点及路径，为做好新时代疾控档案信息化建设提供积极指导，不断提升疾控档案现代化水平。

关键词：《实施条例》；档案信息化；疾控档案

概述

2024年3月1日起《中华人民共和国档案法实施条例》正式颁布实施。《实施条例》确立全新档案治理格局、调整档案范围界定要求、明确数字档案管理框架、补齐档案安全管理短板等新亮点，并首次详细规定了“档案信息化建设”的主体、要求和条件以及电子档案“四性”的检测、数字档案室建设及档案安全保密要求、档案数字资源共享利用等，这些规定为新时代疾控档案信息化建设指明了方向、明确了重点，为疾控档案信息化建设提供了有力法律保障。

海口市疾病预防控制中心（以下简称“中心”）隶属于海口市卫健委，内设19个职能机构，承担全市疾病预防控制业务。近年来，中心积极围绕打造技术型、服务型、管理型、智慧型的“四型疾控”，自成立以来，先后荣获全国卫生监督先进集体、海南省丝虫病防治先进集体、海南省抗风救灾先进集体等荣誉称号。

随着计算机信息技术、网络技术、数据库技术和多媒体技术的飞速发展及其在档案管理中的深度运用，疾控档案信息化发展取得了长足进步，也为疾控事业发展提供了有力的技术支持和保障。《实施条例》的颁布实施，为新时代疾控档案信息化建设提出了新要求，要以此为契机，推动疾控档案信息化建设提档升级，为疾控事业发展提供有力支持。

1 《实施条例》中信息化建设的相关规定

档案信息化是指档案管理部门或机关、企业、事业单位在档案管理过程中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案信息化建设实现了从传统实体档案保管、利用为重点转向档案信息数字化存储和服务为重心。新颁布的《实施条例》中共有7处提及“档案信息化”、5处提及“档案信息化建设”，这些内容和要求也体现其与时俱进的特征，适应新时代档案工作现代化发展的现实要求。

首先，规定了档案机构及其信息化建设职责。《实施条例》第十一条第五款明确规定了国家档案主管部门（即国家档案局）应履行“档案信息化建设”职责。第十二条第四款规定了县级以上地方档案主管部门（省市县档案局）履行“档案信息化建设”职责。其次，规定了档案信息化建设内容。其中第五章专门设置了“档案信息化建设”这一章节，该章节共7条，体现了落实《档案法》的具体要求。从该章节的内容规定及设置情况来看，主要包括：（1）建设主体。包括机关、团体、企事业单位和其他组织。（2）建设规划。这些建设主体应将信息化建设纳入本单位的信息化建设规划。（3）建设内容。包括电子档案收集、移交、接收、备份、共享及安全保密内容。如“电子档案”合规条件，即来源可靠、程序规范、要素合规。机关、团体、企业事业单位和其他组织定期移交电子档案，移交方式以线上移交为主，按照“四性”要求接收并进行检测，异地备份及其存储介质要求；档案数字化加工及利用；档案信息资源共享利用及电子档案安全、保密要求，既包括网络安全，又包括数据安全[1]。

2 《实施条例》中的信息化建设相关要求

2.1 档案信息化建设是职责所系

职责即职务上应尽的责任。《实施条例》中既规定了档案机构应承担的信息化建设职责，也包括机关、团体、企业事业单位和其他组织的信息化建设职责。其中国家档案主管部门担负着“组织、指导”全国范围及国家级档案信息化建设的职责，而县级以上地dAtXCTHrVzwikFzyTUCztQ==方档案主管部门则承担着“组织、指导”本行政区域内的档案信息化建设。其中还进一步规定建立“档案的管理”工作责任制。即形成档案的机关、团体、企业事业单位或其他组织，应建立“档案工作责任制”，且单位主要负责人为安全第一责任人，将“档案信息化”列入应尽的第一责任人职责之一[2]。

2.2 档案信息化建设是时代所需

《“十四五”全国档案事业发展规划》 把“深化档案信息化战略转型”作为指导思想之一，明确提出到2025年“档案信息化建设再上新台阶”，要把“档案信息化建设”融入“数字中国建设”，到2025年基本实现数字转型。把“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”作为“十四五”时期档案事业八大主要任务之一。因此，《实施条例》中明确提出要把“档案信息化建设”纳入本单位信息化建设规划，还要求积极推动档案信息化建设与办公自动化、业务系统归档功能建设，实现“电子档案的全过程管理”，这些规定的落实集中体现了满足“十四五”全国档案事业发展规划的任务要求。

2.3 档案信息化建设是使命所要

档案具有存史资政育人功能。“要把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好。”新时代，档案工作者承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的职责使命。推动档案信息化建设是落实档案工作使命的必然要求，《实施条例》第五章“档案信息化建设”中提出“县级以上地方档案主管部门”应当推进本行政区域档案数字资源共享利用工作，“国家档案主管部门”应制定数据共享标准，推动全国档案数字资源“跨区域、跨层级、跨部门”的“共享利用”。档案的价值在于利用，通过档案查询、检索、利用，有利于发挥档案存史资政育人功能[3]。

3 《实施条例》中的信息化建设的主要特点

3.1 革新性

与传统档案管理模式相比，档案信息化建设是一项改变传统档案管理模式，弥补传统档案管理模式的不足，且不断优化和改进档案管理方式，以适应新时代档案现代化发展的现实需要。《实施条例》就档案信息化建设做出了许多新的规定和要求。例如，要把信息化建设纳入部门或单位信息化建设规划、实行档案信息化建设责任制、电子档案要确保“来源可靠、程序规范、要素合规”、电子档案接收要进行“四性检测”等等，这些规定都为档案信息化建设革新性提供了根本法治保障。

3.2 时效性

计算机信息技术、物联网、互联网、大数据、云计算等信息技术快速发展，迭代周期越来越短，档案信息化建设面临的形势和发展的环境也在不断的发展、变化。面对新情况与新问题，档案信息化建设要始终坚持与时俱进，严格遵守时效性原则，始终按照《实施条例》中有关档案信息化建设的最新标准与要求，用以指导档案信息化建设的原则、内容和步骤等。如机关、群团组织、国有企业事业单位要把档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，要把单位办公自动化系统、疾控业务归档系统以及电子档案管理信息系统有机衔接，实现疾控业务档案全过程管理。根据疾控业务电子档案来源、程序和要素的可靠、规范和合规等最新要求，全过程做好疾控业务电子档案全过程可追溯。

3.3 强制性

所谓强制性规范，就是指必须要落实、不能以个人意志予以变更或排除适用的规范，包括强制性规定和禁止性规定。《实施条例》是由国家权力机关或行政机关规定，且具有法律效力的规范性文件。其中有关档案信息化建设的相关规定和要求具有强制性，是必须要执行或落实的。例如，档案馆接收的电子档案应进行“四性”检测；档案信息化建设要纳入疾控中心信息化建设整体规划；电子档案要实行“全过程”管理；同时，疾控业务电子档案管理系统应符合网络安全、数据安全及相关保密规定。如未严格执行《实施条例》的强制性规定，就需要承担不利后果等刑事、民事与行政责任，档案馆可采取约谈、责令限期改正等。因此，《实施条例》的实施，进一步明确了档案信息化建设的强制性要求，必须要按照规定和要求抓好落实，使档案信息化建设拥有法规依据。

4 疾控档案信息化建设路径——基于《档案法实施条例》为视角

根据《全国疾病预防控制行动方案（2024-2025年）》《“十四五”国民健康规划》以及《实施条例》的相关规定和要求，加快推进档案信息化建设是落实《实施条例》和相关规划方案的现实要求。

4.1 顶层设计：明确档案信息化建设目标

《实施条例》中明确提出要把档案信息化建设纳入本单位信息化建设总体规划。因此，首先，要明确疾控中心档案信息化建设目标。疾控中心要加强档案信息化建设顶层的规划设计，明确疾控中心档案信息化建设短、中、长期建设发展规划。根据疾控中心档案管理现状，做出科学评估，制定档案信息化建设的预期目标。其次，要明确疾控中心档案信息化建设优先级。即在明确目标基础上，把亟需建设的内容和要求作为优先建设完成的任务内容。如疾控档案安全保密、档案信息共享等，根据档案信息化建设内容优先级，明确档案信息化建设的时间表与路线图，确定档案信息化建设范围[4]。最后，要明确疾控中心档案信息化建设的评估方法。疾控中心档案信息化建设是一个循序渐进、不断改善的过程，要科学确立疾控中心档案信息化建设的评估指标，采取适宜的评估方法，分析和评价疾控中心档案信息化建设成效，并根据建设成效给予科学评价。

4.2 硬件建设：搭建档案信息化建设平台

疾控中心档案信息化建设，硬件平台是基础。根据《实施条例》规定以及疾控中心档案管理的现实需要，搭建档案信息化建设平台。包括引进先进的档案信息化管理设备、信息化管理应用系统。平台系统包括基础层、应用层、服务层。要选择适宜的应用工具。根据疾控中心档案信息化平台建设及管理的实际需要，选择适宜的电子档案收集、整理、归档、查询、检索、利用及共享的应用工具。如选择Documentum或OpenText等拥有强大搜索功能的档案管理系统；选用Microsoft Azure或Amazon S3高级加密和权限功能的云存储技术。此外，还要配置计算机、数码扫描仪、打印机等，为疾控档案信息化管理提供硬件设备，助力档案信息化管理现代化。

4.3 软件建设：丰富档案信息化建设内容

按照“存量数字化、增量电子化”原则，不断丰富疾控中心电子档案信息化内容。所谓存量数字化，就是要做好疾控中心传统档案的数字化工作，组织人员或者委托第三方专业档案管理机构[5]，将馆藏的档案内容进行扫描、识别和管理，并将扫描后的电子档案数据图片进行幅面修正、校正，整理达标后做好电子档案的数据挂接[6]。同时，要做好电子档案信息安全保密工作。增量电子化，就是指疾控中心电子档案管理信息系统与疾控中心办公自动化系统、业务系统归档功能有机衔接，实现业务办理完成后，即可实现疾控中心电子档案的归档工作。同时，要做好疾控中心档案信息安全、网络安全和数据安全及保密工作，要按照电子档案来源可靠、程序规范、要素合规的标准和要求，做好电子档案全过程管理。

4.4 制度建设：完善档案信息化建设体系

制度建设是疾控中心档案信息化建设的重要外在保障。既要做好电子档案管理、查询、检索、利用及销毁等日常管理制度，也要按照《实施条例》的标准和要求，做好电子档案信息化建设的标准、规范等建设，按照《档案法》《实施条例》等法律法规的相关规定和要求，进一步提升档案信息化建设过程中的标准化、规范化建设，不断提升疾控中心业务档案管理质量和效率。如档案信息分类、档案数据格式、著录标引等规范和要求，进一步细化疾控中心业务档案的著录标引和数字化采集的相关标准和要求，确保疾控业务档案信息共享利用，持续扩大档案信息化建设成果。

4.5 人才建设：壮大档案信息化建设队伍

根据疾控中心电子档案信息化建设的任务和要求，着力打造一支专业化、复合型档案信息化管理人才队伍，为档案信息化建设提供可靠的人才支持和保障。首先，要做好现有从业者的业务知识培训，重点要做好计算机信息技术、网络技术、安全保密知识等业务培训，打造既懂档案业务知识，又能够熟练运用档案信息管理系统的复合型档案管理人才队伍。其次，要做好人才引进工作。根据疾控中心档案信息化建设的现实需要以及现有人员编制情况，加大档案学、情报学人才引进力度，并做好新进人员的业务知识培训，提升档案信息系统运用能力和水平。

结语

2024年3月1日，《实施条例》正式实施。这是继《档案法》之后的又一部档案领域的法律法规，是实现档案事业法治化的重要保障。当前，要重点抓好《实施条例》的贯彻落实，尤其是档案信息化建设，要从顶层规划设计、软硬件建设以及相关体制机制、人才队伍建设等方面，综合施策，积极探寻疾控档案信息化建设方法和路径，不断提升疾控档案现代化水平，以疾控档案现代化助力疾控事业高质量发展。

参考文献

[1]张楠.探讨档案管理信息化的安全与保密[J].兰台内外，2024（4）：25-27.

[2]王绍忠.夯实档案事业高质量发展法治基础[J].陕西档案，2024（1）：13-14.

[3]孙伟.探讨档案信息化建设在医院档案管理中的价值[J].经济与社会发展研究，2024（15）：163-165.

[4]尹学新，尹然.大数据时代疾控档案信息化发展策略研究[J].中国信息化，2022（3）：89-90.

[5]卓美水.新时期疾控档案信息化管理研究[J].兰台内外，2021（6）：48-49.

[6]陈寒.浅谈档案信息化建设[J].陕西档案，2024（2）：50-51.

作者简介：朱峰（1979.8—），大学学历，海口市疾病预防控制中心馆员，主要从事人事档案、档案信息化。