新形势下工程档案信息化管理创新策略分析

摘 要：在新形势下，随着科学技术的快速发展，各行各业进入信息化时代，档案行业也是如此，利用现代技术手段实现海量信息的高度整合、高效管理与广泛应用已成为不可阻挡的趋势。由此可见，在大数据背景下，实现工程档案工作的创新性管理，就必须加大信息化管理体系建设力度。本文以新形势下工程档案信息化管理创新策略分析为题，在思想建设、宣传工作、体系建设、平台建设、队伍建设等五个方面分析现存问题及优化路径，以其为相关部门单位提供决策参考。

关键词：新形势；工程档案；信息化管理

工程档案是在工程运行的立项、设计、审批、招标、勘察、建立、竣工验收等阶段形成的不同载体的文件材料，包括文书档案、照片档案、声像档案等。随着社会的不断发展和经济水平的不断提升，工程项目数量逐渐增加，随之也产生了海量的档案案卷，将其进行数字化转型、信息化管理、智慧化应用已成为新时代提升档案管理水平的重要手段，使档案文件的管理呈现电子化、社会化、现代化特征，从而实现档案资源的合理共享，为广大用户提供便捷服务。

1 新形势下工程档案信息化管理的必要性及意义

对于信息化管理，主要目标是面对新时期数量呈几何级倍数增长档案文件的现状，实现电子文件收集整合、归档利用过程的标准化、规范化管理，期间遵循档案信息的保密性、安全性、真实性和完整性原则，进而提高工程档案的利用价值及作用，从而为部门单位、公司企业带来一定的经济与社会效益。

1.1 顺应时代发展

政策方面，2021年中办、国办联合发布的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要全面加强档案资源建设，推进实现信息化管理。在技术层面，以大数据、云计算、人工智能为主体的现代信息化技术已逐渐应用到各行各业。在“无纸化办公”及“互联网+”的时代背景下，各类工程在推进及运转过程中产生的数据信息往往以电子化的形式存在，使得档案管理工作逐渐走向单套制，所以在工程档案管理工作与数字化、信息化技术相融合是大势所趋。

1.2 提高工作效率

在传统意义上的工程档案管理模式下，相关数据大多以纸质文件的方式存在，工作人员的大部分时间用于前往各个业务部门收集档案信息，然后存放至库房，开发利用也仅仅停留在手动翻阅查询，工作效率低下，开发利用开展较少。并且在新形势下庞大的档案总量以及呈倍数增长速度的背景下工作人员分身乏术，无法做到高效开展工作。通过利用现代化技术，实现档案资源管理突破时空限制，由过去的封闭式管理转变为开放式管理，管理人员及用户可借助互联网进行检索查阅，极大地提升了收集整理、开发利用的效率，也能够更加精准地满足新时期工程档案个性化和智能化管理的需求[1]。

1.3 实现资源共享

在信息化时代，对于档案管理、开发、利用最为突出的优势是实现共建共享。过去的工程部门大多各自为政，档案的信息化进程与开展情况参差不齐，信息孤岛现象严重。通过利用数字化技术、操作系统及计算机网络，可将庞大的工程档案纸质文件进行数字化扫描为电子文件，并上传至系统平台。管理人员及用户可随时随地对其进行检索查阅，推进实现工程档案的个性化和精准化服务，让“数据多跑路、群众少跑腿”，提升工程档案信息资源治理能力和公共服务水平，有效地推动了工程档案资源的整合，也进一步优化了资源的合理利用。

1.4 保障信息安全

在过去的管理模式下，对工程档案的管理大多以纸质文件为主，其安全性难以得到充分保障。一方面，随着时间的推移，大多数部门单位的库房防尘防虫、恒温恒湿等保管条件不到位，使得档案纸张极易受损。另一方面，在日常查询利用过程中，容易因人为因素导致档案信息被泄露、丢失、损坏，进而造成不可逆的损失。实现工程档案的电子化存储及信息化管理，可有效避免原始纸质文件因风化、潮湿、虫蛀、霉变等自然因素损坏，同时通过安全硬件设备及软件防护手段，可保证电子文件在利用过程中不被黑客、恶意软件窃取损坏，最大程度地保障工程档案的安全性、完整性和真实性。

2 新形势下工程档案信息化管理面临的困境

虽然在政策环境及技术支撑下为档案管理工作带来了较大的便利条件，但是在实际工程项目开展过程中由于相关领导及一线管理人员重视程度不够，档案意识不强，没有充分认识到工程档案所能带来的经济价值与社会效益，甚至部分单位仍在以纸质档案保存、人工手动查询为主的管理模式。导致整体档案信息化工作进程较为缓慢，需要相关人员引起重视。

2.1 重视程度不够强，创新意识不强烈

在工程建设行业，大多数部门单位存在“重建设、轻档案”的思想，领导及管理人员通常将工作重点放在项目推进、安全质量、经济效益等方面，认为档案工作仅仅是一项辅助性业务，把文件收集起来即可，甚至仅仅在竣工阶段为了应付检查而开展档案管理，导致整体上缺乏信息数据的准确性与可靠性。同时信息化理念落后，没有在政策制定、管理机制、财政资金、人力资源等方面赋予足够的资源支持与政策保障，管理方法较为单一，信息化转型速度相对缓慢，导致工程档案的实际使用效能不高，大数据技术的优势难以体现，在一定程度上制约了档案信息化的整体进程[2]。

2.2 管理体系不完善，组织架构不完整

在工程管理的圈子里，大多数单位没有设置较为独立的档案管理部门，基本由办公室人员代管，责任分工不清晰、业务流程不细化、日常监督不到位，主管部门对档案管理工作的宏观领导力不够，使得创新性发展规划、精细化发展措施制定不够，制约了整体发展。在此基础上，容易出现制度标准制定不完善、不科学、不合理的问题，部分工程部门尤其是基层单位缺少完善的管理制度，即使存在也仅仅是将上级出台的政策文件生搬硬套，没有贴合实际情况与发展需求，导致容易出现档案收集不齐全、分类著录不规范、归档范围较狭窄、共享利用难实现等问题，不能完全达到工程档案管理的标准化管理要求。

2.3 系统平台不先进，技术应用不充分

一是硬件方面。在工程档案管理转型升级的过程中，对于硬件设备有着较高要求。但是目前部分单位及企业不够重视信息化基础设施建设，网络设备、计算机终端、扫描仪、存储设备等远远达不到规定要求，使得相关技术无法应用于工程档案管理。还有些单位由于尚未进行充分的市场调研，使得购买的基础设施与实际应用脱钩，硬件采购规划缺乏科学性和系统性，不仅不能保证档案管理工作的质量和效率，还造成了资源浪费。二是技术应用方面。目前各地区档案信息化建设处于起步阶段，管理系统平台功能不完善、覆盖不到位、链接不通畅，大数据等技术的深入应用不足，导致共建共享的目标难以实现。同时对于安全设备、杀毒软件、防护措施等技术应用的不足，使得工程档案涉密数据在流转及存档过程中缺乏可靠的安全认证，仍需进一步的安全性和有效性保障。

2.4 专业人员队伍不专业，培养方式不全面

工程档案的信息化发展，不仅需要政策制度、设备技术在宏观层面上的支持与完善，人才还是推动各项工作顺利开展的必要条件。目前来看，在工程建设行业内，档案管理人员较少，且普遍缺乏信息化素养，业务能力参差不齐。一是部门单位及企业大多侧重于科研人员、行政人员的人才引进，忽视了档案管理岗的人员匹配。使得在实际工作开展过程中容易存在“没人管、不会管”的情况，数字化环境下工程档案的安全性、完整性、可用性难以保障，严重制约了整体改革创新的进程。二是培训方面存在问题。行业内缺少对档案管理人员的专题培训，即使开展也停留在开会讲解、视频教学等单一模式，形式化较为严重，缺乏实践性经验的教学与前沿科学技术应用的展示。使得工作者参与度较低，信息化方面理论知识欠缺，无法适应新时代各项工作对档案管理的需求。

3 新形势下工程档案信息化管理未来优化措施

工程档案的信息资料是促进项目推进、保障合法权益的最原始材料，无论对于管理部门单位还是施工企业方，都具有重要的作用。由此可见，面对上述问题，相关部门要高度重视工程档案信息资源的管理工作，打造专业团队、配置专业资源、形成管理体系，全面提升信息化建设水平，从而获得良好的经济效益与社会效益，助力各项工作进一步发展。

3.1 不断强化档案管理利用意识

一是在档案角度。工程建设相关部门单位管理人员要从思想上认可档案管理工作的重要性以及工程档案内含的巨大利用价值，定期开展工程档案管理工作专项会议，部署相关工作，引导全体干部同志重视档案工作。利用展览展板、理论研学、某信平台等线上线下的途径将档案的潜在价值、典型案例、前沿技术进行广泛宣传，进而营造良好发展环境，彻底根除“用时管、不用不管”的思维以及传统档案管理模式。二是在技术角度。档案管理人员要及时转变思想观念，增强信息化意识及服务意识，在工程档案高效管理的前提下致力于将有价值的信息提取出来并深度运用，在实际工作开展过程中强化责任感与使命感，促使工程建设、档案管理和信息化转型实现协同发展，为今后档案开发和利用创造条件[3]。

3.2 不断构建科学合理的管理体系

在新时期大数据背景下，档案管理制度成为规范工作者行为、提高其执行力的重要准则，制定完善的管理体系，一是要完善组织架构。从实际管理需求出发，设置领导小组及工作专班，要求把水利、住建、城管、交通等参建部门负责同志吸纳进来，明晰各部门、各人员的相关责任，由领导小组针对现实情况对工程档案的管理利用工作进行统筹规划、任务分配、问题协调与日常监督，形成上下协调、共赢发展的工作体系。二是规范标准体系。领导小组要根据国家出台的《中华人民共和国档案法》与住房和城乡建设部关于进一步深化工程建设项目审批制度改革推进全流程在线审批的通知》（建办〔2020〕97号）、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2014）等政策文件，结合发展规划，进一步完善和健全档案业务管理流程和相关技术规范，明晰各个步骤环节内容，保障工程档案前期规划立项，到后期竣工验收的全生命周期严格管控，从而提高档案信息化管理及建设的规范化与标准化水平。

3.3 不断开发高效安全利用平台

一是建立工程档案管理利用系统。积极开展行业调研，结合自身发展需求，采购科学合理的软硬件基础设施，形成良好的底层构架，将传统纸质档案进行数字化加工处理后上传至平台，通过优化档案管理流程为工程涉及部门人员提供在线查询、下载等个性化利用需求，管理人员通过操作系统便捷的界面与功能模块，能够快速创建、编辑、存储信息，利用者可输入相应关键词即可快速检索所需档案信息，在节省了人力资源的同时也可使工程负责同志更加专注于工程运转的实际工作。同时要加强技术应用。例如，数据挖掘和主动推送技术，实现用户对工程各项业务信息的定制查询，并针对实际需求主动推送最新工程进展和运行动态等相关档案信息；流媒体技术，将工程声像档案等多媒体数据分割成多个数据块，在减少用户终端存储空间的同时使其具备较高的容错性。云技术，实现档案在广大范围内的共建共享，减少人工重复劳动，进而促进人事、财务、科研、管理、后勤等各项工作的协同发展。二是保障工程档案数据信息安全可靠。在系统平台建设初期，要配置合理的安全防护硬件设备，并且在对外利用服务过程中应用身份识别、权限设置、数字签章、加密传输、防火墙等安全防护措施，最大程度地保障相关数据的安全性和隐私性，从而使工程档案能够更好地服务于项目开展、业务推进和竣工验收等工作[4]。

3.4 不断打造敢于创新优秀团队

一是满足岗位需求。各单位人力资源部门要深入分析档案管理岗位匹配情况、缺失情况和需求情况，面向社会各界广泛汲取人才，可通过社会招聘、省考、事业编、遴选借调等方式选拔既懂得工程运转流程及档案管理技能，又了解现代化科学技术应用的复合型人才，不断提升档案管理岗位门槛。也可与本地高校签订合作培养方案，围绕档案专业、建筑工程专业进行有针对性的业务培养，从而为工程建设行业注入新鲜活力[5]。二是“请进来”“走出去”相结合。一方面邀请业内专家、高校教授等具有丰富档案管理经验的人员与技术骨干前来授课，手把手教学，让管理人员接受最为先进、最具针对性的培养教育，熟悉系统操作流程及技术要点，知悉行业最新发展情况及创新方向，从而不断提高综合业务水平。另一方面，领导者要定期带领档案管理人员前往先进地区学习经验做法，带着问题寻找最优解决路径，弥补弱项短板，使得整体队伍发展与时俱进。

结语

综上所述，现代科学技术无疑为工程档案的管理与利用带来巨大的优势及考验，这就需要相关部门紧跟时代潮流、增加资金投入、重视管理体系建设、推动干部队伍培养，确保工程档案的收集整理、存储利用、开放共享等工作更加高效便捷，以“档案力量”助力工程项目高质量发展。

参考文献

[1]郭方.档案信息化建设与工程档案管理措施分析[J].城建档案，2021（04）：10-11.

[2]邱慧慧.基于数字化背景下道路工程档案信息化管理及建设研究[J].未来城市设计与运营，2023（02）：90-92.

[3]袁媛.建设项目工程档案信息化管理的思考[J].安装，2021（10）：23-25.

[4]尹学新.建筑工程档案信息化管理现状及对策探究[J].城建档案，2021（12）：21-22.

[5]尚汶茜.数字化时代建筑工程档案信息化管理及建设研究[J].文化产业，2022（27）：22-24.

作者简介：郐正正（1990— ），大学学历，山东港口烟台港集团有限公司档案管理人员，研究方向：工程档案信息化管理。