生态环保档案管理优化策略研究

摘 要：党的十八大以来，我国生态文明建设取得举世瞩目的成就，这些成绩都记录在档案之中，成为重要的时代记忆。文章从生态环保档案的时代价值阐释出发，分析了档案管理中亟待解决的四个方面的问题，提出了生态环保档案“四个体系”建设的优化路径，以期提供可借鉴的管理经验，推动新时代生态环保档案高质量发展。

关键词：生态环保；档案；优化策略

近年来，我国不断推进生态文明建设，在环境质量、生态保护、绿色转型、制度体系、全球贡献等方面都取得重大成就，发生了巨大变化。记录好、留存好这些伟大成就是档案工作的时代使命。当前，档案工作的发展环境发生了显著变化，要按照《档案法》《“十四五”全国档案事业发展规划》等规定，持续做好生态环保档案“四个体系”建设，提升档案工作服务国家生态文明建设的能力和水平，为国家中心大局贡献更多档案智慧和力量。

1 生态环保档案的价值阐释

档案工作在推动生态文明建设中发挥着基础性作用，在存史、资政、育人方面具有独特价值。

1.1 凭证价值

档案是再现历史真实面貌的原始文献，是具有凭证价值的重要实物[1]。进入新时代，国家对生态环保工作重视力度进一步加大，生态文明建设取得了具有里程碑意义的重大成就，生态环境明显改善，天更蓝、山更绿、水更清、环境更优美。这些成绩都记录在档案中，成为宝贵的时代记忆和重要参考资料。做好生态环保档案管理规范化建设，有利于总结推动经济社会发展全面绿色转型的成功经验，发挥档案资政价值，构建好以治理体系和治理能力现代化为保障的生态文明制度体系。

1.2 经济价值

档案记录了生态文明建设的社会实践活动，在生态文明政策制定、规划产业发展和处理重大问题方面提供了可靠的依据。首先，大数据、人工智能技术的成熟，能够对档案内容和结构进行定量分析，总结数据背后的治理规律，节约经济支出和避免重复劳动。其次，生态环保档案具有重要的开发价值，通过赋能生态园、科普基地、实践站所的建设，以鲜明的特色大力发展环保档案文化产业，精心打造档案文化产品，能够在经济社会发展上彰显档案作用。

1.3 育人价值

生态环保档案记录着中国共产党团结带领人民群众进行生态文明建设的伟大实践，蕴含着中国共产党人的初心和使命。生态文明建设不是一蹴而就的事情，需要久久为功、付出长期艰苦的努力。开发好与利用好生态环保档案，能够激发全社会都来做生态文明建设的实践者和推动者，凝聚强大合力。生态环保档案也是中小学环保教育的重要教材，将档案资源进学校、进课堂和进社区，有利于广大青少年树立劳动意识、环保意识和节约意识，努力做堪当民族复兴大业的时代新人。

2 新形势下生态环保档案管理面临亟须解决的问题

生态环保工作的有序推进，为档案管理营造了良好的制度环境和社会氛围，档案工作重视程度显著提升，但在操作层面，档案管理的规范化、标准化和科学化建设方面还有提升空间。

2.1 资源建设的力度不强

《环境保护档案管理办法》规定了文件材料归档类型，主要有文书档案、重大活动档案、科技档案和工程建设档案等。这些档案类型是生态保护档案资源建设的重点。在工作中，文书档案归档率较为及时、完整，但是其他专业档案收集不齐全、不完整的问题较为普遍，主要原因是平时收集和归档意识不足，档案连贯性和整体性不够。归档整理不够系统，未能按照有关整理规则进行梳理。在归档范围和年限上把握不精准，有的环保工程档案前期的环评、勘察资料缺失、竣工资料不完整，为查询利用带来一定困难。

2.2 共享利用的优势未体现

生态环保档案的价值在于共享，能够发挥在调整产业结构方面的优势。但是，环保档案共享率低的问题困扰着档案作用的发挥。首先，档案利用大多是本部门或者生态系统内应用，数据管理未与其他部门管理系统相结合，在政府政策制定上未能充分发挥作用；其次，系统内重要档案数据共享力度不够，重要的生态监测指标与环评数据等还未真正实现自下而上的有序流动。

2.3 治理理念的转型不到位

生态部门推进档案治理转型成效有限，主要是现代化的治理理念尚未真正树立。一是思想认识有偏差。部分基层档案部门缺乏将“死档案”变成“活信息”的意识。二是档案治理能力不足。缺乏足够的知识储备和思考，无法适应现代档案管理要求，特别是在信息化条件下，应用新技术的能力不足，未能掌握档案发展的新趋势与新动态。三是资金投入力度不够。主要是档案管理系统更新投入不够，新的技术平台打造不够及时。云平台、区块链技术与档案管理融合是新的发展方向，但是需要系统优化升级，这些都需要一定资金投入，有的部门对档案数字化建设缺少维护资金，档案数据运营落后于时代发展。

2.4 安全保护意识不强

档案风险防控意识有待提升，档案数据资源防范化解重大安全隐患的能力不足，主要表现在：一是安全网络不健全。大数据、“互联网+”、人工智能技术尚未完全融入安全管理中，档案防护网络和体系较为陈旧，无法完全抵御新技术的入侵，数据安全保护体系亟待强化。二是突发应急处置能力不足。对数据丢失、被篡改等突发性问题应急演练不到位，档案备份不充足，未有完善的应急预案。三是受客观条件和单位经费不足的制约，安全设备设施配备不足，增加了档案安全管理的难度[2]。同时，档案实体保管条件未达到“九防”要求，存在较大安全隐患。

3 生态环保档案管理的优化路径

生态环保档案管理要按照自上而下、由传统到现代的原则开展，从治理体系、资源建设、数据关联、知识服务、记忆活化等方面下功夫，提升档案管理现代化水平。

3.1 在推进治理体系建设上综合施策，多向发力

一是明确制度规范。生态环境工作的扎实推进离不开法律法制的保障，同样，生态档案管理也需要相关制度和规范作为支撑。各级各部门要结合工作实际，对照《档案法》《档案法实施条例》《环境保护档案管理办法》，制定好相关落实举措和细则。二是完善档案工作责任制。制定档案人员岗位责任制、安全与消防制度、档案保管制度、档案保密制度、档案立卷归档制度以及档案利用制度等，做到档案管理工作有章可循。要制定好应急预案，进一步做好应急准备和保障措施工作，随时应对可能发生的档案突发事件。三是做好人员培训。定期开展专业化培训，从生态环保事业发展的趋势和要求出发，将档案信息化建设和数据管理作为培训重点，深化对文件材料收集、整理、编目、保管、档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表编制等基础内容的理解，为档案管理制度化、信息化、规范化打下坚实基础。四是持续做好基础设施建设。要对标数字时代要求，优化调整资金支出结构，更新机房服务器、存储器、网络交换机、机柜等设备，夯实基础设施建设和档案数字资源建设基础。积极筹措资金，助力系统平台和档案数据资源库建设，为档案信息化建设积累经验并提供可复制的建设模式。

3.2 在加强档案资源收集上突出重点，注重质量

一是制定生态环保档案“三合一”制度。按照国家档案局要求，制定好机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度，明确档案门类划分、统一档案分类方法、理顺档案整理要求等，建立覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源管理体系。围绕环保工作职能作用，把握环保工作机关及其所属的事业单位、直接管理的社会组织的工作内容和运转机制，从档案来源、范围、类型、数量等方面明确“应归尽归”标准，努力实现“齐全完整”的目标。二是做好重大活动和重点工作档案资源归集。重点对环保督查、环境管理、环境监测、环境污染及其防治、环境工程等工作的文件材料归集范围进行归类列举，明确归集重点，纳入单位档案全宗统一管理，列入文件材料归档范围和档案保管期限表，按照文书、科技、照片等相应门类整理规则，做好组件（卷）、分类、排列、编号和编目等工作，确保档案资料收集齐全、整理规范。三是强化专题档案征集力度。生态环保工作离不开社会和大众的广泛参与，大量的视频、照片档案散存在社会上，确定征集的具体范围和对象，厘清思路，将征集工作与业务建设工作相结合，做到业务工作走到哪里、征集工作就延伸到哪里，做大做强生态环保档案库。

3.3 在提高开发利用质量上拓展领域，优化服务

《环境保护档案管理办法》规定，环境保护部门的档案管理机构应当积极开发环境保护档案信息资源，并根据环境保护工作实际需要，对现有档案信息资源综合加工和深度开发，为环境保护工作提供服务[3]。一是加强环保工作经验总结与阐释。档案是环保工作全过程的真实记录，涵盖政策制定、督导检查、环境监测、生态治理等，蕴含着生态环境治理的成熟经验和做法，对于推动新形势下生态环境工作具有重要参考价值。档案管理机构要加强对档案资源的研究与阐释，挖掘思想内涵，科学总结经验做法，为环保事业提供精准的决策参考。二是发挥好育人功能。生态环保档案蕴含着党和国家坚定不移走生态优先、绿色发展之路的初心和使命，是进行社会主义核心价值观教育的重要素材。进一步创新环保宣传方式，将档案元素有序融入其中，借助国际档案日、世界环境日推出有震撼力、感染力的主题档案文化展，在“润物细无声”中感悟生态文化。三是做好档案服务利用。持续优化档案利用环境，简化档案利用程序，有效满足人民群众对档案信息和档案文化需求[4]。建设日常利用、专题利用、研究利用、宣传利用相结合的生态环保档案利用体系，围绕利用目的，采用信息化技术，提高深度全面检索能力。

3.4 在保障档案安全管理上坚守底线，严控风险

一是夯实安全体系建设。贯彻好总体国家安全观，建设制度到位、措施到位、设施到位、处置到位的生态档案安全体系。坚持把档案安全摆在首要位置，建立健全“一岗双责、齐抓共管、失职追责”的安全管理责任体系，把抓档案安全各项制度贯穿于档案接收、保管和利用等环节。二是防范化解安全风险。围绕安全风险防控，全面排查安全风险隐患，全面落实安全防范责任，全面强化人防、物防、技防措施，筑牢档案安全防线，对安全风险管控进行科学识别认定、精准划分等级，针对可能存在的安全风险隐患制定相应的预防和整改措施。强化日常安全检查，加强档案数据备份，全面提高抵御和防范风险能力。三是夯实技术保护底座。高度重视数字化成果的保管和保护，推进新一代信息技术在档案保护中的应用，配备计算机专业人士对数字化的电子档案进行“四性”检测工作，确保电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性。档案管理系统要把区块链技术与防火墙、漏洞检测等深度融合，构建现代化信息安全保护屏障。四是着力提升档案安全意识。生态档案管理人员要始终紧绷档案安全这根弦，坚持预防为主，把加强防范作为确保档案安全的根本，牢固树立防患于未然的思想，从源头上预防和化解风险。

3.5 在档案信息化建设步伐上对标高线，力求突破

一是推动数据化管理。要加强技术创新，将传统的档案管理模式与现代信息技术相结合，将云计算、大数据、区块链等技术融入档案管理软件中，提高数据收集的完整性、安全性、稳定性，为档案数据管理提供更好的支持。二是大力实施专题数据库建设。按照“应收尽收、应归尽归”原则，借助档案管理系统资源分类管理和大数据挖掘技术，在传统的“卷”“件”管理模式的基础上，通过事件、活动等多个数据维度重新对档案进行标签化定义，建立环保督察、环境治理、大气监测等专项数据库，打造具有生态特色的档案数据资源体系，不断优化方便人民群众的“网上查档”服务和档案利用。三是加强数据共享。生态档案数据对于经济结构调整和方针政策制定具有重要参考意义。进一步加强与发改、工信、住建等部门的联系，引入先进的技术手段和档案管理理念，建立档案数据资源共享平台，使不同部门、机构、地区之间的档案信息得以互通有无，打破信息壁垒，实现资源共享。

结语

生态文明建设功在当代、利在千秋，做好生态环保档案建设责任重大、使命光荣。要着眼于推动形成人与自然和谐发展的现代化建设新格局，充分认识档案工作的重要地位和独特作用，持续强化政治担当，从对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度做好各项工作。要聚焦档案工作发展趋势，提升治理效能，强化科技应用，守牢安全底线，努力开创与社会主义生态文明观相适应的档案工作新局面。

参考文献

[1]张秀良.档案保护标准的缺失引发的思考分析[J].科技资讯，2022（11）：03-05.

[2]杨志久.环保档案管理常见问题研究[J].中国高新区，2017（04）：05-06.

[3]张文芝.云南生态环保档案管理利用的研究与思考[J].云南档案，2021（08）：21-23.

[4]贺美晓.朔州推进档案利用体系建设服务民生[N].山西青年报，2023（06）：07.

作者简介：张振华（1979—），大学学历，山东省胶州市李哥庄镇人民政府副研究馆员，研究方向：档案管理。