新形势下工程审计档案“四个体系”建设研究

摘 要：工程审计是审计工作的重要内容之一，保管好和利用好工程审计档案对于提高审计现代化水平至关重要。本文从档案管理“四个体系”建设的角度，分析了工程审计档案存在治理结构不健全、开发利用不足、安全体系不完善等问题，认为需要在优化工程审计档案治理结构、推进资源体系建设和开发利用等方面下功夫，加快构建现代化档案治理体系，提升档案治理效能，为推动工程审计档案工作高质量发展提供强大引擎。

关键词：工程审计档案；四个体系；路径选择

工程审计档案是审计活动的真实记录，是国家档案资源的重要组成部分，必须站在维护财经秩序、推动国家治理的高度，严格按照《审计机关审计档案管理规定》和《审计文件材料立卷归档操作规程》等相关规定，扎实做好工程审计档案“四个体系”建设，推进审计档案治理体系和治理能力现代化，为现代化国家建设贡献审计力量。

1 工程审计档案的基础认知和时代特征

1.1 工程审计档案的基础认知

工程审计是国家对固定资产投资活动实行监控的一种重要手段，是我国审计监督体系的一个重要组成部分。工程审计基于对项目成本和财务支出资料的对比分析，得出精准、有效、合法的审计结论，为工程建设提供科学合理的数据支持，进一步提高资金利用率。同时，工程审计还能够发现和解决监管渎职、设计缺陷、决算不准确等问题，确保工程建设的合理性与合法性，实现施工成本和高效管理的有机平衡。例如，在实践中，工程审计主要关注项目投资的“绩”与“效”。通过查阅项目资金下达文件和支付票据、待摊费用与相关合同等档案，对项目资金支出的真实性、合规性和效益性等情况进行核查，多方面查找存在的问题并分析其原因，提出相应审计建议。

1.2 工程审计档案的时代特征

1.2.1内容繁杂。工程审计档案整体性强，需要对整个工程进行全方位的审阅，这决定了档案资料体量大、类型多。例如，档案包括工程管理前期资料文件、工程管理过程资料、工程档案资料与工程结算资料等，其中结算材料还包括结算书、计算底稿、施工合同和竣工图等，档案材料数量要求多、规范性强，是工程审计档案管理区别于其他类型的主要特征。

1.2.2归档要求高。工程审计档案归档需要按照《审计文件材料立卷归档操作规程》，严格分类标准，按结论类、证明类、立项类、备查类对工程审计文书进行整理、立卷、归档、装订和封装，使工程审计档案能够全面、完整、真实地反映审计项目从开始到结束的整个工作流程所取得的结果和成效，确保审计文件材料的归档质量。

1.2.3利用率高。工程审计档案是审计过程的浓缩，能够回顾整个审计项目实施的全过程，从而总结好经验与好做法，为工程审计更高效地开展提供智力支持。在审计项目档案整理利用过程中，查找在审前调查阶段、实施阶段和审计报告阶段等环节中存在的不足，推动今后的审计工作得以改进和完善，进一步提高审计人员的业务能力，从而促进审计质量的提升。

1.2.4成套性强。工程审计档案是总结工程审计工作、规范审计行为的工具箱，是衡量工程审计工作质量的重要依据，也是审计项目资料的集合，它完整地收录了工程审计的工作流程，整个档案史料缺一不可，构成了完整的框架。

2 新形势下工程审计档案治理的实践困境

《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，要全力推进档案“四个体系”建设，推进档案事业创新发展。对照要求，工程审计档案管理还存在不足。

2.1 档案治理结构不够优化

档案管理体制与工程审计工作不相协调是工程档案治理的重要障碍。一是思想上重视程度不够。对档案法律法规缺乏了解，立卷归档不及时，造成档案积压甚至流失。二是组织领导乏力。档案管理顶层设计不够，缺乏强有力的组织领导架构，有的单位未成立专项领导小组，未配备必要的专职档案人员，多数管理人员为兼职，难以适应信息化时代的要求。三是资金投入不足。在信息技术使用上资金支持不够，新技术尚未完全融入档案管理，工程档案管理手段和方式落后于时代发展。

2.2 规范化管理尚存差距

国家对审计档案管理出台了一系列标准规范，是指导工程审计档案管理的“金标准”。在落实过程中，工程审计档案规范化建设还有不足。例如，档案管理制度不够健全，根据审计档案管理标准未制定符合实际的档案管理规范，缺乏实际操作的指导性规章。档案资源体系建设滞后，工程周期建设较长，档案收集意识不足，未能将收集整理贯穿工程建设全过程，工程审计档案不齐全的现象较为突出。档案整理标准化程度较低，受人员素质影响，档案整理混乱、逻辑错误、信息不全的问题时有发生，对工程审计工作开展带来负面影响。

2.3 开发利用效果不明显

工程审计档案处于开发初级阶段，重收轻管的现象较为突出，开发利用尚未被高度重视，主要表现在：一是开发方式较为落后。档案资源多用于查考，主动服务意识偏弱，多数为相关编史修志、纪检监察提供资料，主动开展研究的意识和能力不足。二是经验总结不到位。工程审计是技术含量较高的工作，它需要的不单是工程、会计、审计的专业知识，还需要辩证逻辑分析能力、行业趋势以及经济形势的分析能力等，工程审计凝集着工作人员的智慧和工作经验。但是在实践中都被束之高阁，档案价值未能充分发挥出来。

2.4 安全体系建设相对滞后

防范化解工程审计档案风险能力不足，主要有：一是网络安全建设不够扎实。网络建设中信息安全技术应用不够全面，使得档案信息系统变得非常脆弱，易受来自各方面的攻击。例如，区块链技术在维护分布式账本安全上具有独特优势，能充分抵御来自外界和内部的非法窃取或篡改，但是这一技术尚未被应用于工程审计档案层面。二是安全管理制度执行不到位。库房管理较为松散，借阅制度落实有偏差，档案人员岗位职责履行不到位，“十防”措施应用层面有差距。三是档案消防演练不及时。管理人员安全保密意识较差，安全保管尚未提升到应有高度。

3 新形势下工程审计档案“四个体系”建设的路径分析

工程审计档案管理部门要全面推进档案管理科学化、规范化、数字化能力水平建设，推动“四个体系”打造走深走实。

3.1 要在“效”字上出实招，持续优化工程审计档案治理结构

3.1.1落实主体责任。审计机关要健全档案管理责任体系，坚持统一领导、归口管理的原则，压紧压实档案管理责任。工程审计人员要分工协同，共同完成档案规范化管理任务。工程建设单位要将档案管理放在突出位置，安排专人做好档案材料的收集、整理、归档和移交等工作，形成多方共建的档案管理体系。

3.1.2发挥制度效能。对标《档案法》和《审计机关审计档案管理规定》，健全完善机关档案管理制度，建立涵盖工程审计档案保管、保密、销毁、库房管理、借阅利用和工作责任追究等制度体系，确保各环节制度措施健全完备。

3.1.3更新档案工作理念。要充分认识到工程审计档案资政育人的重要作用，充分认识到档案工作为历史负责、为现实服务、替未来考虑的独特价值，更好地践行新档案理念，实现从重保管到重开发利用的转变，充分挖掘好工程审计档案在经济社会发展中的重要价值。

3.1.4做好人才队伍建设。明确专人负责档案管理工作，切实增强档案工作的责任意识和保密意识。要建立常态化档案培训机制，掌握好信息化时代档案工作的新特征和新趋势，着力提升档案管理人员的能力，以档案管理队伍的高素质推动审计档案管理的高水平。

3.2 在“优”上做文章，扎实推进工程审计档案资源体系建设

3.2.1强化理论学习。定期组织学习《审计机关审计档案管理规定》《审计文件材料立卷归档操作规程》《审计署审计档案保管期限规定》等相关文件规定，明确工程审计档案整理规范和方法。同上级机关等积极沟通交流，学习档案管理的经验及做法，不断更新档案管理知识，提升资源收集针对性。

3.2.2强化收集制度更r9IZaYXuYIUm/vWKymSZSA==新。要加强前端控制，制定好《工程审计档案“三合一制度”》，将审计需要提供的原始材料全部纳入收集范围，如重要论证材料、原始手稿、项目支出明细等。要及时对新质档案资源进行精准收集，如论证发言材料、音视频档案等，确保工程审计档案齐全完整。

3.2.3加强规范化建设。把加强工程档案管理作为提高审计监督效能、规范内部管理的一项重要内容来抓，在卷宗质量上统一制作标准，逐页编码，使档案目录清晰、排序合理。整理完结的档案要统一规格、统一标签、统一归档，确保案卷规范美观。每一卷审计档案的封皮、卷内归档文件目录的格式及填写要求均按照新修订《审计法》的规定标准填写。加强细节管理，工程审计档案封皮、卷内归档文件目录、归档文件材料等纸质文件材料字迹工整，立卷归档的文件材料确保签字完备。

3.2.4推动数字档案资源提质增效。积极探索“数据化”归档模式，建立工程审计电子档案数据，内容涵盖工程项目基本情况、问题类型、审计结论等。探索电子档案“单套制”模式，推动案卷目录、文号索引数字化率，做到文档一体化，实现从文件生成、办理到档案归档的全过程信息化管理。

3.3 在“深”字上动脑筋，盘活用好工程审计档案资源

3.3.1强化经验总结。加强工程审计档案阅览、分析与归纳总结，不断从优秀审计项目档案中汲取审计思路和方法，更好地服务审计工作实践。例如，利用档案中典型事例编印案例选编、事迹汇编等，为制定工程审计项目计划、审计实施、参评优秀项目、人员考核等发挥参考作用。

3.3.2加强资源再利用。要对工程审计档案开展学习研究，通过查阅学习同类工程项目审计档案，可以减少审前调查的工作量，对工程审计中常见的问题予以重点关注，为审计实施方案的制定提供有力参考。

3.3.3发挥好查证作用。要从宏观层面和角度加强审计的综合分析，提出具有前瞻性、针对性和建设性的建议和意见，为上级提供数据支撑，发挥档案资政作用。加强编纂研究，发挥好工程档案教育作用。例如，把优秀工程审计项目档案资料作为审计研讨的学习教材，从中领略审计思路，使审计新手尽快进入角色，熟悉审计业务。

3.3.4加强工程审计档案互联互通。审计档案是纪委监督的重要凭证，要对纪检、巡察、组织等部门所需的档案资料、问题线索，按照规定程序及时予以提供。在数字化建设的基础上建立数据管理系统与相关部门管理平台的有效链接，实现工程审计成果共享，增强审计监督合力。

3.4 要在“实”字上下功夫，夯实工程审计档案安全防护网络

3.4.1严格落实工程审计档案归属单位的主要责任。要进一步提高思想认识，把档案安全工作放在重要位置来抓，定期组织分析研判安全风险，组织有关部门按照职责分工，及时排查安全风险隐患，采取针对性措施加强实体档案安全。进一步强化档案工作人员的安全意识与责任意识，克服麻痹思想和侥幸心理，更好地掌握档案安全防护常识和技术操作规范，特别是档案目录数据和电子档案安全保管的操作技能。在档案管理和提供利用过程中，正确处理档案管理、利用与保密、保护之间的关系，防止档案损伤、丢失、污染和泄密，并严格遵守国家有关档案开放的规定。

3.4.2加强审计机关档案安全保密。强化风险意识，档案保管利用设施设备应满足“九防”要求，实现档案库房、调阅室和办公室三分开。加强档案管理设施设备更新维护，排查梳理档案安全风险隐患，全面加强工程审计档案工作源头管理、过程管理和结果管理。

3.4.3加强数据安全保护。积极开展数据分类分级保护、数据安全风险评估、预警监测和应急处置、数据安全审查等工作，构建常态化数据保护机制，重点做好工程审计档案网络防护基座建设，运用人工智能、区块链等新一代信息技术优势，构建高水平防火墙及防水墙，增强抵御网络风险的能力。

结语

工程审计档案管理是对一个建设项目的全方位综合记录，档案资料真实记录着工程的建设过程，做好相关资料的收集、管理和使用工作，能够为审计工作顺利开展提供可靠条件和依据。面对新时代审计工作的要求，审计部门要将“四个体系”建设贯穿工程档案管理始终，归好、学好、用好工程审计档案，着力提升工程审计档案治理体系和治理能力现代化，释放数字档案优势，牢固树立“档案是不可再生资源”的忧患意识，压紧压实档案管理责任，规范和加强工程审计档案管理工作，推进档案管理工作科学化、制度化、规范化，更好地发挥参谋助手的作用。

参考文献

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作者简介：屈渭鹏（1987—），大学学历，陕西省佳县审计服务中心馆员，主要从事工程审计档案管理、审计档案管理。