院志编撰工作中的档案应用及思考

摘 要：修史编志是中华民族的优良传统，是一项功在当代、利在千秋的重要性工作，也是一项专业性强的工作。为增强修史编志成果更具可读性与可信度，在编史修志过程中需要始终以档案资料为依据，充分发挥档案在修志过程中的重要作用。本文以南宁市妇幼保健院院志编撰为例，首先分析了《院志》编撰所具有的“存史、资政、育人”的现实重要性，并从为修志提供信息源、增强修志现实性、保障修志准确性等三个方面，提出了档案在院志编撰工作中的重要价值。最后提出如何运用好馆藏档案资料，发挥其在院志编撰工作中应有的价值，不断提升院志编撰的质量和水平。

关键词：档案；院志编撰；应用

概述

南宁市妇幼保健院是一所集预防保健、教学科研、健康教育和技术指导为一体的三甲妇幼保健院、国家级爱婴医院。近年来，南宁市妇幼保健院秉承“述道精诚，拓新笃行”的院训，大力实施“人才兴院，科技强院”的发展战略，是全国首家分娩镇痛技术研究所、首批国家级婚前保健特色专科建设单位。先后荣获国家级母婴安全优质服务单位、全国维护妇女儿童权益先进集体等荣誉称号。2023年8月初，南宁市妇幼保健院启动《南宁市妇幼保健院院志》（以下简称《院志》）的编纂工作，至2024年5月完稿。《院志》展示和记述的是从1953年至2023年底的70年历史，尤其是在南宁市妇幼保健院进入新世纪发展的20年间，南宁市妇幼保健院在医疗业务、健康教育、科研教学、人才培养、基础设施建设、对外援助和党建工作等方面所取得的成就。《院志》体例完整、史料翔实、图文并茂，充分展现了广大南宁妇幼人忘我拼搏、仁爱奉献、创新发展的精神风貌，是一部具有较强历史和现实参考价值的书籍，对妇幼保健事业的发展提供借鉴和指导作用。

1 《院志》编撰的现实重要性

1.1 存史

志，有记录、记载的意思。志书是经济发展的载体，是社会进步的见证。《院志》的编撰既是南宁市妇幼保健院的详细记录史，也是该院的一部发展史。南宁市妇幼保健院历经七十余载的改革发展，在此过程中产生了大量具有保存价值的文献史料，这些文献史料既是展示南宁市妇幼保健院从无到有、从弱到强的发展历程，也展现了各个时期南宁妇幼人筚路蓝缕、艰辛创业的过程。通过将这些文献史料、档案资料的整理、提炼和总结，成为回忆、总结南宁市妇幼保健院的发展史，并以《院志》的形式予以呈现，将篇章浓缩成目录，再将目录提炼成书名，作为继承、弘扬南宁妇幼人奋斗史的重要载体。《院志》中详细记录了历届院长、副院长，历年在册职工人数以及科室沿革等，这些都是南宁市妇幼保健院发展历史的重要见证和记录。

1.2 资政

资政，即帮助治国理政。修志的另一重要功能就在于其“治天下者以史为鉴，治郡国者以志为鉴”。可见，院志为医院的发展提供重要鉴戒，为当代社会服务提供重要参考和借鉴。《院志》中详细记录了各个年份南宁市公共卫生项目开展及妇幼健康指标完成情况，也记录了孕产保健、计划生育、生殖医学等主要临床业务科室的设备配置、历年医疗项目，还详细记录了医联体、互联网医院及远程会诊等业务开展情况以及各个时期科研成果及课题情况、人才培养等，这些重要信息为妇幼保健部门的行政决策、高质量发展决策提供重要参考，有利于进一步完善相关工作机制，创新医疗临床科技及应用，为妇幼保健院的高质量发展决策提供重要参考。

1.3 育人

育人，即教育、教化、培养人。地方志凝聚着地方历史文化的精华，展现出“一方之全书”的价值。《院志》则凝结着医院长期发展以来的厚重历史文化，展现了一代又一代南宁妇幼人艰辛创业的发展历程，反映了南宁妇幼人的良好医德医风、坚毅执着的优良品格。正是由于志书具有存史功能，而存史功能又能给人以启示，启发人们思考社会现象，探讨人生的价值和意义。如《院志》首次对医院建院以来进行全方位的寻根溯源，编制了医院首本《院志》，形成了以《院志》、院史馆、画册、党建文化长廊/广场、成果展示宣传片、院歌等为主题的妇幼文化体系，多形式、多维度展示了妇幼发展成果，为妇幼文化的延续奠定了基础。因此，《院志》编撰完成后，可以帮助后人了解前人的丰功伟绩，为后人“学有榜样、赶有目标”提供“活教材”[1]。

2 《院志》编撰的档案价值性

档案是“方志之骨”，离开档案，方志就等于无源之水[2]。在南宁市妇幼保健院始于1953年12月筹备儿童保健所，历经70余年来的发展，产生了大量珍贵的档案。这些档案在此次《院志》编撰中发挥着重要作用。《院志》数易其稿，成稿后共有178970字，收录了260余张图片以及一些实物等，离不开档案的支持。

2.1 提供修志信息源

修志是一项工作量大、周期长、涉及面广的专业性工作，在修志过程中，身为一名修志工作者，既要有强烈的责任意识、精品意识，也要有与时俱进的时代意识，要立足医院馆藏的最权威、最可靠的档案资料，根据医院的发展实际需要，编写出最具可读价值的史志。如《院志》中第一章“组织沿革”部分，包括党群组织、群团组织，其中党群组织又包括历届党委会及书记、副书记、党委委员，也包括历届纪委会及书记、副书记、纪委委员，还包括党委办、各支部等党委各部门以及共青团、工会和职代会等群团组织，通过这些党群组织、群团组织历史档案资料的收集，为修志提供体现医院组织沿革。为此，南宁妇幼保健院修志过程中做了大量档案收集利用工作，如从医院档案室查询档案资料331卷，向各科室职工征集档案154份，向退休干部职工征集档案史料530份，向南宁市卫健委、南宁市档案馆等查阅档案400余份。在收集这些档案的基础上，做好去粗存精、去伪存真，提炼出具有保存价值的档案史料，作为《院志》编撰的重要信息源。

2.2 增强修志现实性

南宁市妇幼保健院从2023年8月初正式启动编撰《院志》，至2024年5月完稿，前后历时10个月，召开专题会议8次，征求修改意见20余次，从档案资料收集，将分散、零碎的档案史料收集起来，并按照修志的标准和要求进行归纳、整理和研究分析，从而形成具有调理清晰、内容成体系的《院志》。可见，修志过程中，档案资料成为修志的重要现实资料。换言之，离开档案去修志，将使修志工作成为无源之水、无本之木。《院志》初稿完成后，经反复修改，数易其稿，最终完成目前的334页、178970余字的《院志》。从上千张照片中，经筛选《院志》收录了260余张图片。这些都体现了在修志过程中修撰人员从浩如烟海的馆存档案资料中查找、摘录、收集具有编撰价值的史料，并以馆藏的档案现实资源为依据，高质量地实现了修志工作。

2.3 保障修志的准确性

《院志》是资料性的著述，详细记述了一个单位的发展史。档案资料一般是经过斟酌和甄别的，是实事求是的，也是反映事物历史的真实状况。准确是编史修志的基本要求，在编史修志过程中，需要修志人员查阅大量档案资料，并将这些资料进行整理和归纳，使其格式简洁、标准统一、内容准确。医院档案本身已经经历了收集、整理和著录，并划分了相应的归档范围及保存年限。因此，档案资料信息准确性与可靠性高，这也使《院志》编撰体现了实事求是、准确无误的特点，并经受住历史的考验。如《院志》中的“学科建设及科研教学”包括人才培养，包括送出进修、接受继续教育和学历提高情况。科研，包括研究的方向领域、完成课题情况、成果和学会职务。在修志过程中，选择这些珍贵的档案资料，使修志经得住历史的检验，为医院的可持续发展提供宝贵经验[3-4]。

3 《院志》编撰的若干思考

3.1 健全修志三大保障

从人力、物力、财力三个方面为修志提供可靠保障。首先，人力保障是首要保障。根据修志工作需要，成立《院志》编撰委员会或编撰领导小组，由医院主要领导或分管档案工作的院领导任修志工作组主任，并从办公室、档案室及其他业务科室抽调业务骨干参与院志编撰工作。定期召开院志编撰工作会议，定期听取编撰工作进展，研究解决困难问题，就篇幅纲目、结构体例、工作计划及志书审定召开专门会议讨论。在人员保障方面，既要兼顾各个年龄段，做到“老中青”结合，也要实行专业优化。医院修志涉及医疗、行政管理和健康知识等，要兼顾各学科人才。其次，要做好物力保障。编修志书要提供必要的办公场所、设施等，由于会频繁应用到档案资料等，要确保档案安全。且编修志书是一项周期性较长的工作，需要提供专门的办公场所，方便编修志书人员安心工作和集中会议讨论。此外，还要提供必要的办公设施。如办公桌椅、档案橱柜、计算机、打印机和照相机等，条件许可的情况下还要配备通勤车辆，便于外出考察、学习及档案资料的复印、查阅。再次是财力保障。编修志书需要一定经费支持，应将编修志书纳入部门预算，将志书编修过程中需要的印刷、出差、办公、出版等经费纳入财政预算。相关费用保障。例如，在征集档案史料过程中，给予积极捐献档案资料人员相应的物质奖励，鼓励更多人踊跃提供重要的档案资料，保障志书编修档案资料的源头活水[5]。

3.2 把握纲目三大编法

编修志书的成功关键在于纲目，编好纲目能够为志书编修提供重要指引。好的纲目，要确保内容完整、结构合理、职责明确。《南宁市妇幼保健院志资料撰写提纲》包括序、概述、大事记以及组织沿革、行政机构、妇女儿童保健工作、临床业务科室、医技科室、学科建设及科研教学、医院文化和后勤服务管理等八章，包括一个“后记”。从纲目内容看，《院志》构成完整、编章及科室完整性特点，即《院志》包括了前置、正文、后置三大内容构成，其中前置包括序、概述和大事记等；正文包括8个章节内容，涵盖了妇幼保健院的各个业务科室及管理方面的内容。后置主要为后记。从篇章来看也体现了完整性，做到了纵不缺项、横不缺目的效果。如“医院文化”一章中包括概述，院徽、院训、院歌、医院理念、对外宣传、创建活动、人物及荣誉等五节。从纲目结构来看，也要体现其合理性。如归类、排列和章节设置等三个方面都要体现其合理性。“事以类聚、类为一志”是修志纲目归类设置的基本要求，表现在志的整体纲目布局要合理，结构严谨，题文相符，同一门类，最大限度地精简篇数，可合并一定要合并，可归类一定要归类。排列合理，主要是指志一般要按照“前置—正文—后置”顺序近修排列，其中正文内容排列要按照先行政管理，接着业务科室等。章节设置要合理，主要是指章节设置体现职能性、细化和完善。最后，纲目职责要明确，即纲目编制不是档案室、办公室或其他业务部门的职责，而是全院的共同责任，需要各部门各司其职、各负其责，齐心协力，共同完成，因此，要明确并细化纲目编制过程中各单位的具体职责内容[6]。主要体现在单编职责、综合职责和交错职责三个方面。例如，《院志》的纲目编撰是南宁市妇幼保健院的职责，是妇幼保健院17个专业学科的职责，也是全体南宁妇幼保健人的共同职责。

3.3 注重档案的三大搜集方法

编修志书关键在于搜集好档案资料。除了要举办修志业务培训，讲深讲透志书编撰的现实意义，还要把征集资料的范围和要求予以公布，借助互联网或上门征集等多种形式，最大限度地做好志书编撰资料的征集工作[7]。搜集资料的方法有“作战法”、核对法和并举法等，所谓作战法就是将志书编撰资料的收集看作是一场战役，既要集中人员打歼灭战，也要做好拾遗扫尾战，就某事件单独召开座谈会等形式，进行征集。核对法，就是要将搜集到的档案资料反复鉴别核对或者佐证，确保资料的真实性。并举法则包括摘编、登归登并举，将资料整理建档。在《院志》的编撰中，也采用了多种方式进行征集。如89人/次共查阅291卷院内室档案；向全院各科室干部职工征集目前医院发展历程相关材料，共收集到154份。派出人员到南宁市卫健委、南宁市档案馆、广西壮族自治区档案馆等查阅收集档案400余份；向退休干部职工征集声像类116张照片。首任院长（谭系慈）家属捐赠共计13份；退休职工295份；社会人士捐赠51件。

结语

编修志书是一项功在当代、利在千秋的优良传统，是为单位或地方建立“家谱”的有重要现实意义的工作。其中档案在编修志书中发挥着关键性作用。作为编修志书人员要在思想上高度重视修志以及修志过程中档案的重要意义，健全修志保障，把握纲目编法，做好修志档案资料的搜集，确保高质量按时完成编修志书任务，展现前人的丰功伟绩，启迪后人接续奋斗，为推动事业发展提供重要保障。

参考文献

[1]黄勇，廖名顺，陈艺.院志编修的流程与策略——以《湖南省林业科学院院志》为例[J].湖南林业科技，2013（3）：77-80.

[2]周晓彤.档案在编史修志中的作用[J].兰台世界，2011（2）：120.

[3]章碧君.浅谈医院方志编纂中的档案利用——以南京市溧水区人民医院为例[J].档案与建设，2013（9）：71-72.

[4]喻芳，喻同汉，邹文瑾.医院院志历史档案编纂整理浅析[J].中国继续医学教育，2017（6）：36-37.

[5]贾泽军，朱延军，顾建英.院志编纂与医院文化建设[J].解放军医院管理杂志，2021（11）：1094-1097.

[6]李沫.《院志》编撰与医疗机构档案管理[J].中医药管理杂志，2008（3）：224-225.

[7]郑才，郑博，张宇航.关于院志篇目设计的几点浅见[J].黑龙江史志，2010（13）：1.

作者简介：蓝智（1977.1—），大学学历，南宁市妇幼保健院档案管理人员，研究方向：档案信息化管理方向。钟春蓉（1983.1—），研究生学历，南宁市妇幼保健院副研究馆员，研究方向：综合档案管理。