流动人员人事档案管理与数字化建设研究

摘 要：在市场经济不断推进发展的背景下，随着就业方式的多元化发展，流动人员总数不断增多，用人部门与劳动力个人之间互相选择的空间越来越大，特别是随着信息技术的发展以及大数据时代的到来，使得档案管理类部门对流动人员人事档案的管理也迎来了前所未有的挑战。如何实现利用数字化技术对流动人员人事档案管理以进一步提升档案管理的质量与效率，是人事及社会管理部门面临的一项重大课题。

关键词：流动人员；人事档案；数字化

人事档案资料记录了一个人的成长轨迹，不仅是个人成长经历的有力证明，还是用人单位选人用人的重要参考，更是流动人员在参加各类招录招聘考试、办理政审以及职业生涯中参与职称评定与职务升迁所必须参考的重要依据。随着市场经济发展的不断深入，就业渠道与就业方式的多元化发展，劳动分工细化趋势越来越明显。不但推动城乡乃至城市之间人口流动的规模不断增大，而且作为用人单位与劳动者个人之间相互选择的范围与空间也越来越大，由此导致关于流动人员人事档案管理工作越来越成为社会管理的重要组成部分。在可预见的未来，流动人员人事档案的入库量、库存量以及流转量将会不断增加，流动人员档案管理工作的难度也越来越大，要求也越来越高。社会对流动人员的人事档案管理与建设工作的要求，也会朝着更加规划化于现代化的方向发展。在大数据技术已经渗透社会生活的今天，虽然传统纸质档案存在原始性、安全性的特点，但也因在档案保管和转接等方面的手续复杂、效率低以及易遗失等特点存在很多需要改进的弊端。如何规避传统管理模式带来的各种问题，不断解决与优化流动人口档案管理中存在的各种问题，提高流动人员人事档案管理的质量与效率，已经成为人力资源公共服务相关部门急需探讨与解决的重要课题。

1 流动人员人事档案数字化管理的优势

随着大数据时代的到来，大数据技术无疑为流动人员人事档案管理提供有效的技术支持[1]。流动人员的人事档案管理相对于其他人员所面对的工作量和工作难度都要更大。信息时代给流动人员档案管理工作带来重大的革新契机，借助于大数据信息技术优势，流动人员档案管理开展数字化建设，无疑为解决诸多传统档案管理模式的弊端提供解决问题的有效途径。

1.1 有利于最大限度地搜集与挖掘流动人员档案的信息

流动人员的人事档案是以流动人员个体为单位，经过相关部门对其在社会上自然流动过程中所发生的信息，进行合法合规的审查调查后以最原始的形式储存的一种关于该人员的基本信息的历史记录材料。这种人事档案的建立与妥善管理是其参加各种考试与考核乃至职业发展的重要历史参考资料，也是当前社会管理更好地实现对流动人员进行管理的一种方式与手段。在当下，通过数字化管理可以使得任何类型流动人员的人事档案，都能够通过先进的信息技术与数字化技术将当事人的档案信息搜集与收录在档案管理的数据库中。借助数字化模式管理流动人口的档案信息可以打破原有的时空限制，使得档案管理部门对个体信息的搜集和挖掘能力有了更加便捷的途径，还可以运用优质的数字化管理理念与工作模式对流动人口档案系统进行管理。可以及时将流动人口作为人才资源的职业选择等信息最大限度地纳入人事档案信息系统中，极大地充实和丰富了流动人员的档案信息；还可以为各行各业的人事管理与调配需求提供服务，提升整体管理效率和质量。

1.2 有利于最大限度地保持原始档案的真实性与完整性

流动人员档案数字化建设能够更好地实现流动人员人事档案保存的原始性、真实性与完整性。传统的纸质档案的缺点不仅不利于长期保存，还很难实现对大规模同类信息进行分析。将流动人员的基本信息从纸质化管理转变为数字化管理，不仅可以避免由于流动人员的反复流动而增加重复性工作，还可以避免因档案频繁的出入库以及客观原因导致的档案损坏与丢失现象发生，更重要的是可以避免非法涂改档案信息事件的发生。流动人员人事档案数字化使得档案管理部门更加高效地对档案进行管理，从而为企事业单位选拔人才提供充分、准确的信息。人事档案数字化管理的主旨是要将传统的纸质化档案管理模式，通过利用数字化技术转变成信息化管理模式，以提高对流动人员人事档案管理的信息化水平。同时，依托网络大数据平台的优势和手段建立健全流动人员人事档案数据库，以标准化、信息化和网络化为目标实现流动人员档案信息利用的更加高效与合理化。

1.3 有利于最高效率的使用与共享档案信息

流动人员档案信息的数字化建设能够更高效地对档案进行管理，也能够提升资源共享的效率。其本质是将人工管理的档案对接先进的数字化技术进行管理模式优化，不仅减少人工管理可能造成的各种失误，降低管理人员的工作压力，还能在很大程度上提高人力资源部门与单位档案管理部门的工作效率。此外，利用大数据平台实现资源共享利用已经成为社会各行业发展的趋势，企事业单位的人事档案管理部门可以完全通过档案的数字化建设来提高档案资源的共享效率。利用大数据平台实现流动人员档案的数据共享可以推动区域间档案调动的便捷化，最大限度地实现网络传送为主、人工劳动为辅的档案管理与服务模式。数字化建设不仅有助于人力资源服务部门与用人单位全方位了解流动人员的信息，还有利于为用人单位高效率地挖掘优秀人才提供基础依据，以提高经济效益和社会效益。纸质档案的数字化管理模式的转化还在很大程度上降低了纸张等原材料物质的消耗，顺应了国家在节能降耗以及保护环境等方面的政策要求。

2 流动人员人事档案管理存在的问题

2.1 流动人员人事档案管理制度不完善

随着市场经济的不断深入发展，虽然人才流动的规模和速度在攀升，但是许多基层档案管理部门还没有形成完善的关于流动人才人事档案的管理制度，由此导致了管理制度与现实需要相脱节，流动人才档案管理专业化程度难以提升。现阶段流动人员人事档案管理的弊端在人事制度改革工作不断推进的趋势下日渐凸显，由于不同区域对流动人员档案的管理制度与机制存在较大差异。例如，有些地区由于没有配备专业的档案人才，因档案管理人员缺乏专业知识且不能熟练掌握档案管理的基本规范与要求，致使档案信息资料有分散或遗失现象，对流动人才档案信息的完整性和真实性造成了一定程度的影响或者由于没有实现大规模的电子办公模式，更没有建立较为完善的数字化档案信息系统，严重影响了人事档案在大数据平台的共享；更有为了保证档案信息的安全性，流动人员人事档案管理部门都会对查阅与借用档案等行为设置比较严格的要求，制度的设定和管理模式的落后，导致档案信息也难以实现有效的共享，造成了档案使用价值难以提升。

2.2 流动人口人事档案信息入档不完善

人事档案本身具有信息量大，内容庞杂的特点。流动人员的人事档案因其自身受很大流动性与不确定性因素的影响，尤其是在人档分离的情况下，档案信息流转环节和采集工作就更加复杂，长此以往可能会出现流动人员资料分散、无法完整搜集的情况，这也给人事档案管理工作带来了很大难度。除此之外，由于流动人口的档案资料包含学历、工作履历、职位、职称等较为复杂但却重要的信息，在流动人员办理就业及失业手续的过程中，按照相关要求可能会需要跨区域进行传递该人员的档案信息，但是在调取档案手续烦琐且缺乏数字化支持的条件下，会加剧流动人员人事档案出现分散于各地、难以搜集与管理的问题。在数字化技术支持缺失的条件下，档案信息的流动会加剧纸质档案资料内容易缺失的缺点。以纸质档案为基础形成的电子档案也存在缺项、图像失色与歪斜、入库时图像分辨率低而出现档案内容质量较低等情况，影响使用效率与数据共享。用人单位在选聘流动人员后也不注重对流动人员档案信息的搜集与管理，而且用人单位也不关注已离职人员档案的移交工作，这会进一步加大对流动人员档案搜集与管理的难度。虽然，如今部分地区已随着数字化技术的普及将流动人员人事档案也并入政务信息化建设中来，但是基于流动人员个性特征多样化、变动性较强的特征，加之流动人员人事档案流转速度快、使用频率高等特点，致使流动人员人事档案材料在内容更新之后存在流转不规范的问题。

2.3 流动人口的“弃档”情况较为严重

就目前流动人员人事档案管理的现状来看，每年总有一部分暂时无法就业的大学毕业生不了解档案管理的相关规定。尤其是就职于私企的大中专毕业的流动人员，本人对档案管理意识较为薄弱，毕业后大部分进入私企工作，未能认识到档案的重要意义，因缺乏与档案管理机构和单位保持有效沟通超过三年以上，而被人力资源交流中心与人才市场归类为“弃档”。目前弃档现象非常普遍，不仅增加了档案管理部门的管理难度，而且导致这些流动人员在之后的就业乃至就业后的职称评定与职务升迁过程中遭遇诸多困难。此外，还有一些企业为了防止人才流失会采用扣留员工人事档案的方式，进而影响了流动人员人事档案的“档随人走”规则。更有一些流动人员从安全角度考虑选择了自己保管档案，最终导致档案丢失乃至转档困难的现象。显然，以上几类情况如果不能得到有效解决，很难提高流动人员人事档案资源的共享与使用效率。

3 流动人员人事档案数字化建设优化对策

3.1 构建流动人员资料数据库，促进数字化档案的跨区域共享

作为档案管理部门应积极高效地利用网络、信息储存等现代化数字技术，打破封闭式的档案管理模式，构建一套适应数字化时代、全国统一的流动人员信息数据库管理系统和网络平台。利用云计算技术、大数据分析、互联网等现代信息系统，实现大数据技术与现代档案系统之间的连接，使得流动人员档案管理部门能够借助于大数据和互联网平台的查询系统，真正达成流动人员档案资料的跨区域共享的目的。以数字化技术来实现流动人员人事档案中关于人的社会化属性，以开放式管理模式推进人事档案的社会化和公开化进程以及档案的一体化管理，打造符合社会人才流动的档案管理模式，为流动人员人事档案管理质量与效益的提高奠定基础，能够更好地为企事业单位及时获取流动人员的档案信息，进而为顺利进行选人用人提供便利。

3.2 构建完善的流动人员人事档案管理制度

进入数字化时代，为保证流动人员人事档案的合理利用与共享效能的发挥，必须科学建构人事档案管理机制，全面搭建流动人员人事档案管理系统，提高人事档案管理体系的运作质量与效率。当前，我国已经具备大多数针对实体档案管理制度的规章制度与法律法规。例如，国家档案管理部门已制定出台《流动人员人事档案管理服务规定》《干部人事档案数字化技术规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等相关文件，推动各地区实现流动人员人事档案数字化、规范化和标准化管理[2]。2020年6月，我国修订并通过了《中华人民共和国档案法》，并且在相关条文里增加了关于“档案信息化建设”章节，为在信息化时代打造档案的数字化管理模式提供了法律支撑。未来，作为基层档案管理机构应参照该《档案法》建立完善且科学的流动人员人事档案数字化管理制度，利用大数字平台充分实现电子档案的信息共享，针对用人单位与个人的个性化需求有针对性地打造全方位立体化的数字化档案服务体系，促动流动人员人事档案的管理工作更加科学和规范，更好地为社会选用人才提供信息服务。

3.3 多渠道规避弃档现象

档案资料的完整性与真实性是确保社会企事业单位选人用人的基本参考保障。因此，确保流动人才档案资料在流进与流出过程中的完整性，不仅需要依赖完备的档案管理制度与机制，档案管理部门负责任的态度，还需要作为流动人员本人对档案重要性的认知以及践行。首先，从源头抓起，大力加强高校学生对个人人事档案管理的宣传工作，促使即将毕业的学生清醒地意识到人事档案对自己未来职业发展的重要影响。其次，从用人单位来说要加强对员工档案知识的宣传，在对新入职人员档案加强管理的同时还要对离职人员人事档案积极地调转。再次，对于流动人员自身来讲，要对自己的档案去向做好后期的跟踪与监督工作。最后，档案管理部门还应采取切实可行的政策，依法清查档案管理进程中的违法违规行为，保障流动人员人事档案合法合规也在人才市场上自由流动。

综上所述，流动人员人事档案管理数字化建设途径的变革是适应信息时代档案管理发展的必然趋势，将流动人口人事档案作为社会化价值属性来体现功用，在为流动人员提供有效的人事档案管理服务的同时，充分利用网络大数字平台的优势与作用来实现不同部门之间人才资源信息的共享与交流以及一体化应用和管理，以促进人事档案管理与服务质量，进而提升人事档案信息网络平台的管理效率和管理质量。

参考文献

[1]邝豪杰.论加强流动人员档案管理信息化建设工作[J].办公室业务，2019（14）：80.

[2]柏雪.流动人员人事档案数字化管理探析[J].办公室业务，2022（17）：150-152.

作者简介：杨慧茹（1991—）大学学历，山东省德州市德城区人力资源和社会保障局馆员，主要从事档案工作。