大数据时代城建档案信息化管理路径分析

摘 要：在当今社会，城市化进程不断加快，城市建设的规模及数量随之有着较大幅度提升，产生的城建档案也呈几何倍数增长，各部门单位及社会群众对于档案管理的需求也在不断走向多元化，应用的场景及领域也越来越广泛，管理好、利用好城建档案资源库，已成为城建主管部门在新形势下需要面临的重要课题。本文以大数据时代城建档案信息化管理路径分析为题，在档案意识提升、管理体系完善、系统平台建设、干部队伍构建等方面指出当下存在的问题及未来优化的路径，致力于提升城建档案资源管理开发利用水平，进而为城市建设与发展提供支持。

关键词：大数据；城建档案；信息化管理

随着新时代现代科学技术的不断发展，计算机网络、云计算、人工智能、区块链等技术逐渐得到普及应用，各行各业正式进入大数据信息化时代。城建档案作为记录城市发展历程、建设路径、管理活动的重要载体，对于留存历史文化、支持未来发展决策及保障公众利益具有不可替代的作用。这就要求城市建设相关部门领导者要及时转变思想，围绕电子档案的完整性、真实性、可靠性、安全性和可用性进行深入研究，充分应用现代化信息技术与数字化技术，大胆改革创新，促进城建档案全面转型升级，以实现城建档案管理的现代化、智能化和可持续发展。

1 大数据时代城建档案信息化管理综述

在国家出台的“十四五”规划纲要中对于城市建设工作提出明确要求，要实施城市更新行动，促进大中小城市和小城镇协调发展，强化历史文化保护。为今后城市建设工作指明了发展方向的同时，也证明了城建档案是不可小觑的支撑力量和赋能要素。与其他类型档案不同的是，城建档案属于专业档案，具有独特特点，厘清城建档案特征、利用现代技术优势、制定档案服务策略，才可真正让档案资源服务于城市未来建设。

1.1 城建档案定义及特征

城建档案大多是城市建设过程中图纸规划设计、施工管理、竣工验收等活动生成的具有保存价值的文件资料，真实记录了城市建设过程的历史进程与文化沉淀。随着相关工作不断走向专业化和精细化，城建档案基本有了较为明确的范围，大致可分为城市规划档案、工程竣工档案、管理档案、设计施工与科研档案，内容涵盖基础设施建设、交通运输工程、环保卫生管理等方面，具有综合性强、内容复杂、覆盖面广、整体性强的特点。其中成套性在于城建档案必须要齐全完整，城建档案特别是工程档案，是以施工项目为单位进行收集整理、存储归档的，内容之间各有联系，每道工序前后衔接，如若出现丢失或缺漏，则前后所有相关文件都将作废，也不会作为城建档案进行统一保存，这就需要在城建档案生成阶段做好收集整理工作，将归档工作落实到项目施工、竣工验收全流程中，提高接收效率，方便档案利用者及时利用档案。二是综合性，城建档案来源于不同部门，在工程建设项目中也涉及多个环节，需要相关机构将分散在各处的文件资料归集起来形成完整系统的信息数据，才能正确反映项目建设全过程。

1.2 城建档案信息化管理的必要性及意义

随着社会各部门单位及广大群众档案意识的提升，城建档案所能带来的经济效益与社会价值也得到越来越多人认可。例如，城区拆迁改造、公共基础设施建设、生态文明建设等对城建档案的需求越来越大，依托互联网及大数据技术，无疑为城建档案管理工作增添了动力。一是提高管理效率。在传统的管理模式下，大多数由管理人员将散落在各部门单位的纸质文件汇总到库房整理，利用过程也停留在手动翻阅，效率低且容易出错，通过信息化技术手段将纸质档案转化为电子文件，再利用系统平台的智能化检索与自动化处理，能够大幅提高档案管理效率，节约人力成本与档案存储空间，进而实现档案管理的精准性与高效性。二是增强档案信息安全性与隐私性。城建档案中相当一部分数据信息涉及重要数据与个人身份信息，具有一定的保密性，在过去的管理模式中，极易因人为因素导致数据被泄露、文件丢失、信息损毁，造成不可逆的损失。在大数据时代，利用数据加密、身份识别、加密传输等措施，可确保档案信息在安全可靠的环境中传递利用，同时合理的隐私保护机制也能够保护公民个人的隐私权益，进而为公众建立信任与支持，使其更好地为城市规划、土地利用等工作者提供学习的决策支持和规划参考[1]。

2 大数据时代城建档案信息化管理面临的问题及挑战

虽然在大数据时代，为城建档案信息化管理提供了良好契机，但是在实际工作开展过程中，仍然存在档案收集不齐全、整理不规范、归档有缺失、人才数量少、技术应用浅、共享模式弱等问题，严重制约了城建档案资源的整合、开发、共享和利用，需要相关部门领导者加以重视，积极寻找其中不足，并深入探索解决方案，从根源上解决系列困境。

2.1 档案意识不强烈，收集不齐全

在城市建设行业，大多领导者及管理人员档案意识薄弱，认为档案工作仅仅是将散落在各单位的文件汇总交与城建档案馆保管即可，无法为当下工作带来经济效益，便无需耗费过多精力，“重建设、轻档案”思想较为严重，即使开展档案工作也是在上级部门检查前夕紧急收集整理，出现形式主义的问题，这就导致档案文件收集不齐全、管理较粗糙、利用率低下等问题，整体上为城建档案事业发展带来较大阻力。

2.2 管理体系不科学，制度不完整

一是组织架构不完整。在城市建设相关单位的体系中，缺少档案信息化管理领导小组，整体体制不健全，没有形成系统全面、自上而下的统一管理格局，导致各参建单位的档案资源无法有效整合。在实际管理层面，容易出现工作职能职责不清晰、业务分工不细化，对于信息化工作的开展尚未制定切实可行的实施方案，对于政策倾斜、制度制定、资金申请、日常监督的领导力不够，容易在工作中导致问题频频发生却无从解决，在一定程度上制约了城建档案高质量管理。二是制度标准不完整。目前，城建档案的整体发展仍然处于初级阶段，大多数部门单位往往沿用上级部门颁布的文件，没有根据实际情况细化优化标准，在某些情况下制度内容可能过于笼统，出现管理制度与实际需求不匹配的问题，容易导致在实际工作中出现错误或遗漏，导致电子文件的完整性和可追溯性受到影响[2]。

2.3 干部队伍不专业，人才数量少

在城建管理系统，档案管理人才稀少是制约其信息化发展的重要因素，现有的工作人员在现代技术应用中存在明显短板，大多数人年龄较大、学历不高、流动性强、创新意识薄弱，整体结构较为分散，面对日常工作突发事件时无法妥善做出应对。与此同时，各级城建部门对档案管理人员的培训力度不够，对干部队伍综合素质的提升仍然停留在“纸上谈兵”的状态，甚至新上岗人员没有进行岗前培训便直接开展工作，导致整体档案管理队伍知识结构更新慢、眼界不够开阔、实践技能水平较低，无法在大数据时代熟练应用信息化技术提升工作效率，综合素质停滞不前。

2.4 系统平台不先进，安全无保障

在大数据时代，最为显著的优势是通过计算机网络实现多方信息的高效利用和共建共享，城建档案也是如此，需将城市建设相关部门单位与城建档案馆互联互通，加强协同合作。但是，目前大多数地区城建档案信息化建设处于较低水平，一是缺少档案信息资源一体化平台，没有配置城建档案信息化专项经费，使得必要的服务器、终端设备、网络设备、安全设备无法购置，使得创新思维与信息化建设思路无从开展。二是现代技术应用不彻底，城市建设相关部门领导者及管理人员尚未认知大数据、云计算、人工智能等技术内涵，对于自身工作需求、存在的问题了解不够深入，导致实际应用的技术与需求不符，针对性比较低，制约信息化进程的同时也造成了资源浪费[3]。

3 大数据时代城建档案信息化管理未来优化路径

无论在国家政策还是在技术支撑上，都对城建档案的信息化管理提供了良好的发展环境。国家在“十四五”规划以及2035年远景目标中对推进智慧城市建设提出明确要求，要构建城市数据资源体系，推进城市数据大脑建设。中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中也提出，要“推动档案工作与新技术深度融合，为档案事业发展提供持久动力”。基于此，各级城建部门要深入贯彻落实上级指示要求，在思想建设、管理体系建设、干部队伍建设、信息化平台建设等方面多方发力，进而打开城建档案管理工作的新局面。

3.1 提高重视程度，广泛化开展档案宣传

城市建设相关部门及参建单位，上至领导下至一线管理人员，要全面提升对档案工作的重视程度，深刻意识到档案工作是城市建设各项任务的关键环节，宏观上要进一步提升档案管理工作地位，定期召开专题会议调度工作进展，提高全体档案管理人员档案意识与信息化意识，并积极通过网站、某信公众平台、展板、某音、视频号等方式线上线下开展宣传档案工作的必要性，促进其与城市建设相关工作同规划、同部署和同发展，从而在政策、财政资金、人力资源方面向档案信息化建设工作倾斜[4]。

3.2 优化管理体系，精细化制定政策标准

一是完善顶层设计。建立城建档案信息化管理领导小组及工作专班，由城市建设主管部门统筹协调，分管领导作为组长，其他参建部门负责人作为副组长，档案管理工作人员为组员，以“项目化、清单化、责任化”的要求挂图作战，提升城建档案管理工作的地位。同时领导小组要根据当地发展情况，建立长远规划与实施方案，切实做到分工明确、职责清晰、任务细化，推进责任落实，避免出现权责纠纷，做到管理有组织保障，整体上形成分工协作、齐抓共管、合作共赢的工作格局。二是健全管理体系。领导小组要深入学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国城乡规划法》等法规以及《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002 ）等规范标准，结合实际工作需求，制定《城建档案信息化管理方案》《涉密档案数据处理办法》《城建档案保密制度》《城建档案管理应急预案》等制度，确保城建档案管理全流程有法可依、有章可循，提升其科学性、规范性和合理性，保障各项工作有效落实。

3.3 推动人才引进，常态化完善培养方案

针对管理队伍建设问题，各级城建部门要提高重视，深刻意识到“人才是第一资源”的重要性，并积极采取措施提升干部队伍综合管理水平。一是加强技术培训。构建“引进来”与“走出去”相结合的继续教育模式，一方面邀请当地档案主管部门业务专家或者高校档案管理专业教授前来授课，针对城建档案政策背景、技术应用、典型案例、问题解决等进行深入讲解，填补知识短板，筑牢理论根基，确保培训的有效性。另一方面可带领城建系统档案管理业务骨干外出参观学习，学习发达地区先进工作经验，提高解决问题的能力。二是加强人才引进。各级城建部门要根据本单位岗位空缺及实际工作需求，定期向上级部门申请人才引进政策，通过社会招聘、考录选拔的方式，选拔既懂得档案管理技能，又了解信息技术应用的高精尖复合型人才，并为其提供良好的工作环境和成长机会，激发干事创业的积极性，增强城建档案电子文件管理工作的实力和活力，为城建档案干部队伍提供新鲜血液[5]。

3.4 加强功能开发，深度化融合现代技术

一是完善基础设施。城建部门领导者要高度重视档案信息化工作，定期划拨专项资金用于基础设施采购、硬件升级改造、日常运行维护等工作，为后期管理利用工作提供良好支撑。二是加强信息化建设。以“互联网+政务服务”为基础，在大数据发展背景下，结合城建档案管理工作特征及关键点，充分应用数字化技术、通信技术、数据挖掘、主动推动、机器学习、人工智能等高科技手段，全面搭建城建档案管理利用一体化平台，在行业实现各单位之间档案资源无差异共享，立足工作开展多元化、社会需求个性化的特点，全面提升电子档案文件归档、管理、利用、服务的网络化、智能化水平，使城建档案更好地为城市的社会、经济、文化发展服务。三是保障安全环境。不断完善城建各部门电子档案文件管理制度，配套采购安全审计、漏洞扫描等硬件设备，确保各计算机终端及服务器安装防火墙，在源头确保电子文件的安全性和稳定性。在对外服务利用过程中，要扎实采取身份识别、权限设定、数字签章、加密传输等技术应用，防止非法访问和恶意攻击，从而保障其真实性和可靠性。

在新时期大数据时代以及城市建设快速发展的背景下，加强档案开发利用，提高管理水平具有重要意义。这就需要相关部门领导者以及一线管理人员牢固树立大局意识、责任意识、创新意识和争先观念，转变发展思想，强化顶层设施，加强对档案信息化工作的宣传，制定切实可行的工作目标与可行方案，不断推进现代科学技术与城建档案管理工作相结合，让“数据多跑路”，促进档案数据共建共享、协同发展、实现共赢，使城建档案切实发挥潜在利用价值，进而为城市建设发展赋能。

参考文献

[1]王雯.城建档案数字化建设实施路径研究[J].黑龙江档案，2023（06）：222-224.

[2]刘娇娇.城建档案数字化与信息化管理模式探讨[J].未来城市设计与运营，2024（01）：87-89.

[3]史建阳.新媒体时代城建档案管理信息化现状及对策研究[J].新闻研究导刊，2024，15（04）：57-59.

[4]丁琳.城建档案电子文件归档的制约因素及对应方法分析[J].兰台内外，2024（05）：1-3.

[5]赵棋.城建档案资源开发利用研究[J].兰台世界，2023（12）：121-123.

作者简介：郭桂炫（1991— ），大学学历，深圳市城建产业园发展有限公司档案管理员，研究方向：城建档案数字化和档案利用。